利用ACCESS實(shí)現(xiàn)銀行對賬自動(dòng)化

楊妮娜

摘 要：銀行對賬是醫(yī)院內(nèi)部控制的重要措施，及時(shí)準(zhǔn)確的對賬可以保障醫(yī)院的資金安全。醫(yī)院每天的門診、住院收費(fèi)業(yè)務(wù)十分頻繁，也就意味著銀行存款發(fā)生筆數(shù)多，當(dāng)財(cái)務(wù)軟件無法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)對賬的功能，如何能夠?qū)崿F(xiàn)銀行對賬自動(dòng)化，可以利用ACCESS實(shí)現(xiàn)銀行對賬自動(dòng)化。

關(guān)鍵詞：銀行對賬 ACCESS 自動(dòng)化

中圖分類號：F230

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號：1004-4914（2017）01-121-02

一、財(cái)務(wù)軟件銀行對賬模塊的局限性

一般來講，財(cái)務(wù)軟件中都含銀行對賬的模塊，但是財(cái)務(wù)軟件的對賬功能有時(shí)無法滿足特殊用戶的需求，因其局限性無法使用，只能采取耗費(fèi)人力且易出錯(cuò)的手工對賬模式。

財(cái)務(wù)軟件只能實(shí)現(xiàn)在一個(gè)賬套中進(jìn)行銀行對賬，如果存在一個(gè)銀行賬戶在兩個(gè)賬套中做賬，則無法使用。

在現(xiàn)實(shí)中，就存在這樣的情況。有的醫(yī)院存在分院，采取的是分賬套的模式進(jìn)行財(cái)務(wù)核算；由于資金是統(tǒng)一管理，銀行賬戶發(fā)生業(yè)務(wù)要分別做到不同的賬套，實(shí)現(xiàn)賬套獨(dú)立核算的目的，則存在一個(gè)銀行賬戶在兩個(gè)賬套中做賬的情況。這樣就無法使用財(cái)務(wù)軟件自動(dòng)對賬，采取原始的手工對賬模式，手工對賬存在對賬不及時(shí)，容易被人為操作利用的缺點(diǎn)。

二、什么是ACCESS及如何實(shí)現(xiàn)對賬

存在這種問題的醫(yī)院迫切的需要解決燃眉之急，其可以利用ACCESS實(shí)現(xiàn)銀行對賬自動(dòng)化。Microsoft Office Access是由微軟發(fā)布的關(guān)聯(lián)式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。它結(jié)合了Microsoft Jet Database Engine和圖形用戶界面兩項(xiàng)特點(diǎn)，因?yàn)樗囊讓W(xué)易用的特點(diǎn)正逐步取代傳統(tǒng)的VFP成為受歡迎的數(shù)據(jù)庫語言。

ACCESS可以將兩個(gè)有共同項(xiàng)的EXECEL表格進(jìn)行比對，找出二者的差異，然后通過EXECEL表格形式導(dǎo)出，供操作者使用。

首先，要確定比較的順序，就是需要對比的EXECEL表格，表格1與表格2誰作為基準(zhǔn)的問題。這就需要弄清表格的所屬關(guān)系，如果是包含關(guān)系，則以包含方作為基準(zhǔn)，被包含方主動(dòng)與包含方對比，形成差異就是兩者之間的差異。而銀行對賬單和銀行存款明細(xì)賬不存在包含的關(guān)系，而是各自都有對方不包含的數(shù)據(jù)，這就需要通過兩次對比才能找出所有的差異數(shù)據(jù)。這兩次操作從邏輯上來講是不分先后的，不影響最后的結(jié)論，可以任意確定。就以表格1作為基準(zhǔn)進(jìn)行舉例。

其次，為了做到心中有數(shù)，方便事后核對，應(yīng)記錄表格中包含多少條數(shù)據(jù)。將多個(gè)賬套的同一個(gè)銀行賬戶的醫(yī)院銀行存款明細(xì)賬導(dǎo)出，合并為一個(gè)完整的EXECEL表格，然后在導(dǎo)入前先把電子表格規(guī)劃，EXECEL表格的第一行作為列標(biāo)題，應(yīng)當(dāng)與Access中表的字段名稱一致（ID字段及不需要導(dǎo)入數(shù)據(jù)的字段可以忽略），否則導(dǎo)入的數(shù)據(jù)將包含電子表格的第一行的標(biāo)題數(shù)據(jù)，而且很可能會(huì)使導(dǎo)入的數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)的庫中的字段錯(cuò)開，導(dǎo)致導(dǎo)入失敗。表格規(guī)劃好之后，然后打開導(dǎo)入向?qū)В凑障驅(qū)б徊讲桨刺崾咀?，將表?、表格2依次導(dǎo)入ACCESS數(shù)據(jù)庫中，以原有的文件名命名，因?yàn)锳CCESS的操作需要思路清晰，而操作者的每個(gè)操作都將形成新的EXECEL表格，只有通過清晰的文件命名，操作者才可以理順自己的操作順序。

再次，在導(dǎo)入的表格1和表格2之間建立聯(lián)系，具體操作為在ACCESS中用查詢功能，在查詢窗口，點(diǎn)“新建”，跳出窗口向?qū)Вx擇“查找不匹配項(xiàng)查詢向?qū)А保檬髽?biāo)將表格1與表格2的共同項(xiàng)連接，屏幕會(huì)顯示一根連接兩項(xiàng)的黑線，按照向?qū)c(diǎn)擊“下一步”直至確定即可。此操作完成，出現(xiàn)的結(jié)果為表格2有而表格1沒有的數(shù)據(jù)，可命名為“表格2有表格1沒有”。

然后，在以表格2作為基準(zhǔn)表格，重復(fù)以上的步驟，得到表格1有而表格2沒有的差異數(shù)據(jù)，將其命名為“表格1有表格2沒有”。至此，表格1與表格2的所有差異都找出來了。此時(shí)應(yīng)履行復(fù)核程序，即拿出記錄的原表格1和原表格2的數(shù)據(jù)總條數(shù)，分別減去差異的條數(shù)，兩者的差額應(yīng)該相等，也就是說找出的相同數(shù)據(jù)條數(shù)是一致的。

最后，將“表格2有表格1沒有”和“表格1有表格2沒有”的數(shù)據(jù)以EXECEL表格的形式導(dǎo)出到電腦桌面。將原手工對賬形成的銀行存款余額調(diào)節(jié)表做成電子表格，將兩方的差異分別粘貼到對應(yīng)的電子表格中。因?yàn)殂y行對賬單和銀行存款明細(xì)賬都只是顯示當(dāng)期的發(fā)生額，還要借助手工對賬將不在同一期間的可以對勾的數(shù)據(jù)進(jìn)行對勾。

在電子表格中將可以對勾的數(shù)據(jù)刪除，手工錄入當(dāng)期的銀行對賬單余額和醫(yī)院銀行存款明細(xì)賬余額；將余額調(diào)節(jié)表的“銀行已收企業(yè)未收”、“銀行已付企業(yè)未付”、“企業(yè)已收銀行未收”和“企業(yè)已付銀行未付”四項(xiàng)每一頁都設(shè)置“SUM”公式，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊要計(jì)算匯總數(shù)的方格，然后點(diǎn)擊“公式”項(xiàng)下的“自動(dòng)求和”，將需要加總的數(shù)據(jù)都用鼠標(biāo)拉倒黑色框內(nèi)，最后點(diǎn)擊表格最頂端的綠色對勾，則匯總數(shù)就自動(dòng)顯示了；如果未達(dá)賬項(xiàng)較多，則可以手工計(jì)算最終的銀行對賬單和醫(yī)院銀行存款日記賬的調(diào)整數(shù)，二者一致才正確。

由此可見，ACCESS只是一個(gè)簡便的工具，醫(yī)院負(fù)責(zé)對賬工作的人員要有想法，有思路，在實(shí)際操作的過程中思考如何能將自動(dòng)化水平提高。

三、實(shí)際操作中可以提高自動(dòng)化水平的途徑

提高自動(dòng)化水平的核心就是在銀行對賬單和醫(yī)院銀行存款明細(xì)賬之間尋找一個(gè)唯一的相同的關(guān)聯(lián)點(diǎn)，直接代替金額的對比。單一按照金額對勾的話，如果出現(xiàn)相同的金額，就不能保證一一對應(yīng)。如果當(dāng)期所有金額相同的業(yè)務(wù)在銀行對賬單和醫(yī)院銀行存款明細(xì)賬之間數(shù)量相同，才可以保證一一對應(yīng)了。

首先，就是與銀行進(jìn)行協(xié)商，要求銀行在醫(yī)院的對賬單中加設(shè)結(jié)算單據(jù)流水號，此流水號是唯一的且按照順序排列，醫(yī)院拿到銀行單據(jù)在做賬的時(shí)候要準(zhǔn)確無誤的輸入此流水號，這樣就能確保在實(shí)際對賬中按照結(jié)算單據(jù)流水號進(jìn)行關(guān)聯(lián)，直接對勾的準(zhǔn)確性。

其次，醫(yī)院可以自行控制的是住院和門診的現(xiàn)金收入，現(xiàn)金復(fù)核人員可以將門診當(dāng)天的現(xiàn)金收入按照扎賬時(shí)間匯總為一張現(xiàn)金繳款單，代替收費(fèi)員各自填寫的現(xiàn)金繳款單，收費(fèi)員各自填寫的現(xiàn)金繳款單可以留存作為備查。住院的現(xiàn)金收入也如此，這樣可以有效減少二級復(fù)核人員、對賬人員的工作量，提高工作效率。

最后，醫(yī)院要設(shè)立扎賬日，每月末提前幾天扎賬，停止付款業(yè)務(wù)，給銀行預(yù)留足夠的時(shí)間進(jìn)行賬務(wù)處理，使付款業(yè)務(wù)銀行與企業(yè)都發(fā)生在同一期間，避免此類原因?qū)е碌奈催_(dá)賬項(xiàng)的產(chǎn)生。

值得一提的是，電子對賬完成后的未達(dá)賬項(xiàng)形成原因是無法用ACCESS來完成的，這一重要環(huán)節(jié)就需要對賬人員來完成。最終，形成一份完整、準(zhǔn)確、及時(shí)的《銀行存款余額調(diào)節(jié)表》。

參考文獻(xiàn)：

[1] 黃金玉，姜月華.基于GIS的東南沿海及重要經(jīng)濟(jì)區(qū)環(huán)境地質(zhì)信息管理系統(tǒng)的建設(shè).測繪與空間地理信息，2013（1）

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（作者單位：新疆醫(yī)科大學(xué)第二附屬醫(yī)院 新疆烏魯木齊 830028）

（責(zé)編：賈偉）