特種設(shè)備管理文件材料歸檔范圍和檔案保管期限探討

張然

隨著時(shí)代的發(fā)展，各行各業(yè)使用特種設(shè)備越來(lái)越多，因特種設(shè)備管理不善引發(fā)的傷亡事故時(shí)有發(fā)生，所以被國(guó)家列為重點(diǎn)監(jiān)管項(xiàng)目。特種設(shè)備管理檔案作為特種設(shè)備管理的重要環(huán)節(jié)，它的建立、完善，可以促進(jìn)特種設(shè)備的管理，保障人們的生命和財(cái)產(chǎn)的安全。特種設(shè)備管理檔案使用科學(xué)、合理的文件材料歸檔范圍和保管期限，又可以規(guī)范和促進(jìn)特種設(shè)備檔案的管理和利用。

特種設(shè)備指涉及生命安全、危險(xiǎn)性較大的電梯、鍋爐、壓力容器、壓力管道、客運(yùn)索道、大型游樂(lè)設(shè)施等，與人民群眾生活息息相關(guān)。特種設(shè)備如果在設(shè)計(jì)、制造、安裝、使用、維護(hù)過(guò)程中稍有疏忽，將可能發(fā)生重大事故，造成人們生命及財(cái)產(chǎn)的損失，因此，國(guó)家把特種設(shè)備的制造與使用管理列為特殊行業(yè)，管理上要求特別嚴(yán)格。特種設(shè)備管理檔案作為特種設(shè)備管理的重要組成部分，越來(lái)越受到管理部門的重視，《中華人民共和國(guó)特種設(shè)備安全法》也明確規(guī)定了特種設(shè)備安全技術(shù)檔案必須納入的歸檔內(nèi)容。做好特種設(shè)備檔案文件資料的歸檔范圍及檔案保管期限的劃分是檔案管理的重要起點(diǎn)。長(zhǎng)期以來(lái)，特種設(shè)備管理沒(méi)有專門的歸檔范圍及保管期限的規(guī)章，各管理單位只能借鑒文書檔案和科技檔案的法規(guī)來(lái)分類歸檔。但從調(diào)查結(jié)果來(lái)看，因特種設(shè)備檔案只有極少數(shù)專業(yè)檔案管理人員管理，多數(shù)單位都是特種設(shè)備管理員兼管，對(duì)檔案管理的不專業(yè)，就形成了特種設(shè)備檔案五花八門的分類與整理模式。且隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展，特種設(shè)備管理模式的變更，特種設(shè)備檔案管理沒(méi)有隨之而變，出現(xiàn)了在文件資料歸檔過(guò)程中過(guò)于注重單份文件本身的價(jià)值，而在無(wú)意之中忽視了文件之間的內(nèi)在聯(lián)系和完整性等現(xiàn)象。使收集文件歸檔時(shí)出現(xiàn)了漏洞，在劃定歸檔文件保管期限時(shí)，也存在不合理之處，給檔案的利用帶來(lái)了不利因素，沒(méi)有起到檔案在特種設(shè)備管理中應(yīng)有的作用，也阻礙了特種設(shè)備檔案管理水平上的提升。本人在從事特種設(shè)備及特種設(shè)備檔案管理過(guò)程中，根據(jù)特種設(shè)備日常管理的特點(diǎn)，結(jié)合檔案管理專業(yè)要求，對(duì)特種設(shè)備管理文件資料歸檔范圍及檔案保管期限進(jìn)行了研究，制定了本單位《特種設(shè)備管理文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，在本單位獲得深圳市特種設(shè)備安全標(biāo)準(zhǔn)化管理一級(jí)達(dá)標(biāo)單位中起到了重要作用。

根據(jù)國(guó)家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合特種設(shè)備管理的工作實(shí)際，其特種設(shè)備管理文件材料歸檔范圍主要為：一是特種設(shè)備安裝前論證、評(píng)估、審批資料；二是安裝、檢驗(yàn)、移交過(guò)程中形成的技術(shù)資料；三是日常維保過(guò)程中形成的資料；四是日常故障排除、維修、報(bào)廢形成的文件資料；五是特種設(shè)備使用日常安全管理中形成的文件資料。

特種設(shè)備的管理和檔案的利用有其獨(dú)特性，借鑒國(guó)家文書檔案保管期限永久、30年、10年的規(guī)定，結(jié)合特種設(shè)備管理的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)特種設(shè)備管理文件材料資料歸檔范圍及使用檔案保管期限探索如下：

1、特種設(shè)備安裝前期資料

1.1安裝特種設(shè)備可行性論證、經(jīng)費(fèi)來(lái)源報(bào)告、采購(gòu)申請(qǐng)與批復(fù)、會(huì)議記錄。 永久

1.2基建技術(shù)考察報(bào)告、設(shè)計(jì)方案及審核資料。 永久

1.3設(shè)備采購(gòu)招標(biāo)、投標(biāo)、評(píng)標(biāo)、中標(biāo)資料。永久

1.4采購(gòu)合同、安裝計(jì)劃。永久

1.5重要往來(lái)函件、郵件。永久

2、技術(shù)資料

2.1特種設(shè)備制造單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照、制造、安裝許可證、安裝人員資質(zhì)證明等文件資料。永久

2.2產(chǎn)品出廠合格證、主要部件材質(zhì)證明、產(chǎn)品質(zhì)量證明文件及產(chǎn)品銘牌拓印件或復(fù)印件、使用維護(hù)說(shuō)明等隨機(jī)資料。永久

2.3特種設(shè)備技術(shù)證明、安裝基礎(chǔ)圖、地基圖、電氣線路圖、竣工圖。永久

2.4特種行業(yè)特許經(jīng)營(yíng)許可證、危險(xiǎn)化學(xué)品經(jīng)營(yíng)許可證、道路危險(xiǎn)貨物運(yùn)輸許可證、車輛行駛證、駕駛員資格證、押運(yùn)員證。永久

2.5特種設(shè)備安全檢驗(yàn)檢測(cè)部門頒發(fā)的安裝合格檢驗(yàn)報(bào)告、使用登記證。永久

2.6特種設(shè)備移交清單、接收單位驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、鑰匙簽收單。永久

2.7使用、管理培訓(xùn)資料。30年

2.8變更、移裝、注銷、報(bào)廢資料、安全性能綜合技術(shù)鑒定報(bào)告。永久

2.9改造、重大維修及運(yùn)行測(cè)試等有關(guān)資料。永久

2.10運(yùn)行故障和事故記錄、維修校驗(yàn)記錄。永久

2.11重大安全隱患通知、整改報(bào)告。永久

2.12特種設(shè)備及附屬儀器儀表、管道定期檢驗(yàn)報(bào)告、定期維護(hù)保養(yǎng)記錄。10年

2.13特種設(shè)備日常巡查、登記記錄。10年

2.14特種設(shè)備臺(tái)帳。10年

2.15其它隨機(jī)文件資料。10年

3、招聘維護(hù)保養(yǎng)單位招、投標(biāo)文件、合同、資質(zhì)證明資料

3.1申請(qǐng)、審批、會(huì)議記錄等文件資料。30年

3.2招、投標(biāo)書、中標(biāo)通知書、合同等資料。30年

3.3維保單位資質(zhì)證明、維保人員資格證、身份證。30年

4、特種設(shè)備使用管理機(jī)構(gòu)、人員、職責(zé)

4.1特種設(shè)備管理機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配備資料。30年

4.2特種設(shè)備管理人員資格證、任命書。30年

4.3特種設(shè)備管理人員崗位職責(zé)。10年

5、特種設(shè)備安全管理制度

5.1特種設(shè)備使用、管理規(guī)章制度、應(yīng)急預(yù)案。10年

5.2安全操作規(guī)程。10年

5.3安全責(zé)任制度、安全管理制度。10年

5.4安全信息的收集、傳達(dá)與溝通函件。10年

6、特種設(shè)備日常管理資料

6.1年度管理計(jì)劃及總結(jié)。10年

6.2政府特種設(shè)備監(jiān)管部門檢查通知及整改記錄。10年

6.3使用單位對(duì)特種設(shè)備安全檢查、巡查資料。10年

6.4應(yīng)急救援人員聯(lián)系表、處理流程、應(yīng)急裝備、應(yīng)急物資儲(chǔ)存表。10年

6.5安全警示標(biāo)識(shí)圖片。10年

6.6應(yīng)急演練通知、記錄、圖片。10年

6.7安全使用、乘坐培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)資料。10年

6.8安全會(huì)議記錄。10年

6.9三級(jí)安全教育卡。10年

6.10其它業(yè)務(wù)往來(lái)文件、函。10年

（作者單位：深圳市南山區(qū)蛇口人民醫(yī)院）