房地產(chǎn)檔案管理工作的探索與思考

吳海萍

摘 要：近年來，隨著我國(guó)房地產(chǎn)業(yè)的迅速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案管理的內(nèi)外環(huán)境也發(fā)生了新的變化，出現(xiàn)了許多新問題，比如檔案數(shù)量大、檔案分類多、工作質(zhì)量低、檔案收集手段落后等，嚴(yán)重影響了檔案的保管和利用，阻礙了房地產(chǎn)檔案工作正常開展。為了適應(yīng)新時(shí)期房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展需要，房產(chǎn)檔案室必須采用科學(xué)有效的管理手段，依法規(guī)范管理房產(chǎn)檔案，增強(qiáng)房地產(chǎn)檔案的實(shí)用性和有效性，達(dá)到數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案同步建立，按照檔案利用的目的，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：房地產(chǎn)檔案 特點(diǎn) 管理

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展以及社會(huì)對(duì)房產(chǎn)檔案需求的日益增多，傳統(tǒng)的房產(chǎn)檔案管理模式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代化、高效化的發(fā)展需要.房產(chǎn)檔案管理部門必須在認(rèn)清房產(chǎn)檔案管理特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，對(duì)傳統(tǒng)的管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，不僅要對(duì)單位內(nèi)部管理機(jī)制和服務(wù)觀念進(jìn)行改革，還要對(duì)房產(chǎn)檔案管理手段和管理技術(shù)進(jìn)行改革，以推動(dòng)房產(chǎn)檔案管理步入信息化、現(xiàn)代化的運(yùn)行軌道。

一、房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)

房地產(chǎn)檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)發(fā)證登記、房地產(chǎn)交易買賣、房屋動(dòng)拆遷、建設(shè)用地及批租用地活動(dòng)中，經(jīng)過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產(chǎn)權(quán)人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、計(jì)算材料、圖紙、圖表、照片、錄像帶、錄音帶、磁介質(zhì)軟盤等各種載體內(nèi)容的文件材料。

1、法律依據(jù)性。房地產(chǎn)檔案是除房地產(chǎn)權(quán)屬證書外法律認(rèn)可的、確認(rèn)房地產(chǎn)權(quán)利歸屬、鑒證房地產(chǎn)權(quán)屬處置的唯一有效證明。由于房地產(chǎn)業(yè)已成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的支柱產(chǎn)業(yè)，房地產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)行為日益增多。諸如房地產(chǎn)交易、析產(chǎn)、抵押、繼承、查封、保全、評(píng)估過程中產(chǎn)生的種種糾紛，人民法院如何裁決，房地產(chǎn)檔案是重要的法律依據(jù)。

2、動(dòng)態(tài)性。造成房地產(chǎn)檔案的動(dòng)態(tài)性主要有兩個(gè)方面的原因：一是房地產(chǎn)本身發(fā)生了變化。例如房屋的狀況變動(dòng)，房屋被拆除產(chǎn)權(quán)滅失等。二是房屋外部條件的變化引起房地產(chǎn)檔案的變化。包括房產(chǎn)測(cè)量方法的改變，歷史遺留問題的處理，路街巷變化，編號(hào)方式的改變，房產(chǎn)交易造成房地產(chǎn)權(quán)屬轉(zhuǎn)移等。

3、數(shù)量巨大，使用頻繁。房地產(chǎn)檔案是與房屋產(chǎn)權(quán)一一對(duì)應(yīng)的。也就是說有一份產(chǎn)權(quán)，就會(huì)存在一卷房地產(chǎn)檔案。因此，房地產(chǎn)檔案的數(shù)量相當(dāng)大，部分大城市的房地產(chǎn)檔案數(shù)以百萬(wàn)計(jì)。據(jù)筆者調(diào)查統(tǒng)計(jì)，為辦理房地產(chǎn)交易、析產(chǎn)、繼承、抵押、查封、評(píng)估等正常業(yè)務(wù)而利用房地產(chǎn)檔案，大城市平均每年為3-6萬(wàn)次，中等城市為1-3萬(wàn)次，小城市為2千-1萬(wàn)次。從總體上看，房地產(chǎn)檔案的數(shù)量和利用量都非常大。

4、區(qū)域壟斷性。房地產(chǎn)管理的基本原則是屬地管理。因此，各地房地產(chǎn)管理部門在進(jìn)行房地產(chǎn)管理的過程中處于對(duì)本地區(qū)房地產(chǎn)檔案的獨(dú)占和壟斷地位，如果不規(guī)范管理和開發(fā)利用，將直接影響本地區(qū)房地產(chǎn)業(yè)乃至整個(gè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的穩(wěn)定。

5、呈現(xiàn)信息化性。房產(chǎn)檔案信息化，就是指在房產(chǎn)檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。數(shù)字化檔案是房產(chǎn)檔案保管以及便捷查閱的需要。同一個(gè)電子文件中的正文、圖形、批示、附件等可以在載體上連續(xù)存放，房產(chǎn)檔案的數(shù)字化管理，能夠滿足查閱需求。

6.分類相對(duì)穩(wěn)定性。分類是房地產(chǎn)檔案管理的基礎(chǔ)，房地產(chǎn)檔案的分類牽動(dòng)著房地產(chǎn)工作的布局，如果庫(kù)房的房地產(chǎn)檔案發(fā)生了變化，則會(huì)引起相應(yīng)工作的一系列變化。因此，我們對(duì)房地產(chǎn)檔案的分類必須保持長(zhǎng)期的相對(duì)穩(wěn)定，不宜經(jīng)常或頻繁地更改分類方法和分類體系 為保持置合理，穩(wěn)妥可靠。這是保持房地產(chǎn)檔案分類長(zhǎng)期穩(wěn)定的前提。

二、不斷創(chuàng)新意識(shí)、觀念和方式

1、創(chuàng)新觀念。隨著城市建設(shè)快速發(fā)展，房地產(chǎn)業(yè)呈現(xiàn)出強(qiáng)勁的增長(zhǎng)勢(shì)頭，房地產(chǎn)數(shù)量急劇增加，檔案利用率也大幅度提高。人們對(duì)所提供的服務(wù)質(zhì)量和要求越來越來高，在服務(wù)意識(shí)和工作觀念上作相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的需要。從具體上說，就是要把工作職能轉(zhuǎn)移到行政管理與提供服務(wù)并重上來，樹立全心全意為人民服務(wù)的意識(shí)，增強(qiáng)為民服務(wù)觀念，不斷提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，樹立人人有責(zé)任，“人人樹形象”的服務(wù)意識(shí)。

2、創(chuàng)新意識(shí)。隨著改革開放的不斷深化，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展和完善，科學(xué)技術(shù)進(jìn)步的日新月異，房地產(chǎn)檔案大量增加，各行各業(yè)對(duì)檔案信息資源的需求在急劇增長(zhǎng)，社會(huì)需求方式與對(duì)外服務(wù)的手段也發(fā)生了變化。為此，房地產(chǎn)檔案人員要與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，積極研究和探索歸檔文件整理規(guī)則，促進(jìn)檔案由傳統(tǒng)的手工管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，由實(shí)體檔案管理向虛擬檔案管理轉(zhuǎn)變，由依靠行政手段管理向依法管理檔案事物轉(zhuǎn)變，由檔案管理者向信息管理者轉(zhuǎn)變。努力實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化，檔案管理現(xiàn)代化，檔案服務(wù)社會(huì)化，檔案事務(wù)法制化，使檔案事業(yè)在開拓中前進(jìn)，在創(chuàng)新中發(fā)展。

三、房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理的措施

1、要加強(qiáng)培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)。房地產(chǎn)檔案是城市房地產(chǎn)管理的綜合反映，在當(dāng)前的信息時(shí)代建立一支既懂檔案管理，又懂房地產(chǎn)管理和計(jì)算機(jī)知識(shí)的專業(yè)隊(duì)伍，是實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案現(xiàn)代化管理工作的關(guān)鍵。計(jì)算機(jī)是高科技產(chǎn)業(yè)，需要有高素質(zhì)的人才，檔案部門除引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)人員外，還要加強(qiáng)在職檔案管理人員的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)培訓(xùn)，使管理人員既要掌握計(jì)算機(jī)的工作原理，又要熟練掌握計(jì)算機(jī)的操作技能。

2.要充分利用房地產(chǎn)檔案信息。房地產(chǎn)檔案蘊(yùn)涵著豐富的信息，房地產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化管理可以充分、快捷地利用房地產(chǎn)檔案信息為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。為此，我們要根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的特點(diǎn)，編制信息檢索工具，對(duì)房地產(chǎn)檔案信息進(jìn)行加工，更好地利用房地產(chǎn)檔案信息。第一，要編制檢索工具。數(shù)據(jù)中每一個(gè)產(chǎn)權(quán)要素都可以作為檢索點(diǎn)，包括產(chǎn)權(quán)人信息、房地坐落自然信息、產(chǎn)權(quán)證管理信息以及模糊條件檢索等等。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)處理信息的功能，編制打印房地產(chǎn)卡片、產(chǎn)權(quán)證號(hào)目錄、案卷目錄等檢索工具，形成計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索互補(bǔ)的檔案信息檢索體系，以提供高效、便捷的查詢服務(wù)。第二，要進(jìn)一步方便檔案信息的查詢。檔案利用是檔案管理的目的。房地產(chǎn)檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理后，檔案利用者可直接從計(jì)算機(jī)上閱讀圖形和文本形式的原始檔案，并可提供打印服務(wù)。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用既保護(hù)了檔案原件又能高效地滿足利用者的需要，從而改變過去以案卷為檢索單位、通過案卷查文件的方式，大大提高了工作效率。

3、要實(shí)行房地產(chǎn)交易、產(chǎn)權(quán)登記管理現(xiàn)代化。推動(dòng)房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)交易管理中，充分利用計(jì)算機(jī)對(duì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記的收件、初審、復(fù)審、審批、繕證、發(fā)證和財(cái)務(wù)結(jié)算實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，使產(chǎn)權(quán)登記過程中收集、產(chǎn)生的各種證明，直接登記進(jìn)入計(jì)算機(jī)，形成完整準(zhǔn)確的房地產(chǎn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為利用計(jì)算機(jī)管理檔案奠定基礎(chǔ)。原始檔案數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)后，再利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的分類組合、檢索、調(diào)閱、復(fù)制功能，來建立完整的房地產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)代化是新形勢(shì)下房地產(chǎn)業(yè)發(fā)展的必然要求，而要實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案的現(xiàn)代化管理，房地產(chǎn)管理部門必須提高認(rèn)識(shí)，下決心投入資金，選配人才和先進(jìn)的現(xiàn)代化管理設(shè)備，為檔案現(xiàn)代化管理創(chuàng)造有利的條件。

總之，房地產(chǎn)檔案工作要適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，要更新觀念，深化改革，運(yùn)用法律和經(jīng)濟(jì)手段，不斷增強(qiáng)服務(wù)功能，才能更好地發(fā)揮房地產(chǎn)檔案作用。

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