信息技術(shù)讓學校教務(wù)管理更高效

■鄭 浩

信息技術(shù)讓學校教務(wù)管理更高效

■鄭 浩

在“互聯(lián)網(wǎng)+”的召喚下，日新月異的計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)取得長足發(fā)展，其應(yīng)用正滲透到社會生活的各個領(lǐng)域。在這一大背景和前提下的學校管理也由以前的傳統(tǒng)管理方式逐漸向信息化轉(zhuǎn)變，尤其給學校教務(wù)部門帶來的便利更為明顯。

一、提高學籍管理效率，降低錯誤出現(xiàn)概率

目前，因?qū)W生的學籍管理要求越來越高，規(guī)范化學籍管理自然成為教務(wù)管理的核心內(nèi)容之一。每學年初及學年結(jié)束階段，以往每年的學籍管理常常是使用紙質(zhì)檔案，統(tǒng)計比較麻煩，也容易出錯，從2006年開始揚州市教育局推出了網(wǎng)上學籍管理系統(tǒng)。從高一新生進校開始教務(wù)處把新高一學生的基本信息收集好，使用辦公自動化軟件中的excel表格設(shè)計好相關(guān)參數(shù)并將學生信息輸入，按要求導入到網(wǎng)絡(luò)平臺中的學籍管理系統(tǒng)，此后就可以實現(xiàn)隨時查詢學生的每一個相關(guān)信息的目標。這有個缺點就是錄入信息的工作量很大，并且容易出錯。2009年江蘇省教育廳統(tǒng)一推出了江蘇省基礎(chǔ)教育學籍管理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)功能更加強大，使用更加方便，如以前高一新生的數(shù)據(jù)都是我們把學生的信息輸入到電子表格中，然后再導入到系統(tǒng)中，一個年級幾百個學生，在錄入過程中難免出錯，現(xiàn)在新的系統(tǒng)中學生可以用自己的身份證號登錄進行自身信息的完善和修改，大大減少了出錯的概率。

二、便捷課務(wù)管理，規(guī)避重課、缺課現(xiàn)象

教務(wù)管理中的課務(wù)管理包含多角度的內(nèi)容，其中有每學期的具體作息時間、課務(wù)表的提前編排、任課教師的具體分工安排等。筆者在進行課務(wù)管理時巧妙下載使用了“排課通”軟件并對其加以適當改造以適應(yīng)地區(qū)需要。經(jīng)過優(yōu)化后的軟件能夠在較短的時間內(nèi)順利自動排出課程表初表。筆者還會根據(jù)學科特點，學校教師配備狀況等因素進一步對排課結(jié)果加以微調(diào)，使其更具適用性?；谝酝膽T例，一個班級語數(shù)外學科盡可能安排在上午，學業(yè)測試學科則穿插其中，每天最后一課安排為學生自主學習科目，這樣編排出的課表打印出來交給教務(wù)處主管負責的同仁根據(jù)全學校情況再次檢查、調(diào)整和確認。最后再將課表輸入軟件檢索出重課、空課等情況，有效避免出現(xiàn)部分教師課時不足現(xiàn)象。還可以借助這一軟件對平時正常上課中出現(xiàn)的教師調(diào)課、請其他教師代課、上課遲到等及時做記載。在信息技術(shù)的幫助下，筆者所在的學校課務(wù)管理更為科學合理，出現(xiàn)重課、脫課的概率大大降低，教學秩序井然。

三、完善報名管理系統(tǒng)，確保及時、準確報名

每年的11月份都是江蘇省高考和學業(yè)水平測試報名的時候，以前報名都是學生填寫好報名表，然后錄入到電子表格中，上報給考試院，這種傳統(tǒng)方法不僅費時費力而且還容易出錯，如果一個選擇理化組合的考生，你給他報成了理生組合，那后果將不堪設(shè)想。自從2008年以后，江蘇省教育考試院推出了網(wǎng)上報名系統(tǒng)，每個考生一個賬號，自己登錄上網(wǎng)報名，報名信息直接存入省考試院的數(shù)據(jù)庫中，然后由學校統(tǒng)一打印出報名信息確認表給學生核對、簽字確認，這樣大大降低了出錯的概率。在報名的時候，我還碰到過這樣一個問題：學生報名用的電子照片，開始我們都是用身份證號進行命名的，但考試院要求必須用學生相應(yīng)的考籍號命名，怎么辦？最簡單的辦法就是一個一個手動改，那改上一天也改不完。為此，大家開動腦筋，最終結(jié)合兄弟學校的成功做法，根據(jù)學校自身特點，參照辦公軟件自帶的功能，筆者和同事們共同探索出用“excel函數(shù)結(jié)合批處理命令”來批量更改文件名的方法，這樣一天的工作量只要幾分鐘就能搞定。使用信息技術(shù)便于學生報名、信息核對及修改，打印出信息表再次學生簽字確認這一整套流程一直沿用至今，使得報名系統(tǒng)得到完善并確保了學生報名準確、高效。

四、批處理畢業(yè)證書打印，確保打印質(zhì)量與速度

以前當畢業(yè)學生不多的時候，畢業(yè)證書上的信息用手寫還是能夠應(yīng)付的，但隨著招生人數(shù)越來越多，一個年級少則六七百人多則八九百，再想手寫畢業(yè)證那可是有些招架不住了，我就開始嘗試用電腦打印，先在word中排好版，對好位置，然后把姓名等信息輸入，打印，雖然不需要手寫了，但效率仍然很低。在筆者所擁有的全市教務(wù)管理工作人員的群里，筆者看到有同仁探索到了新的方法，巧妙使用辦公軟件word中自帶的“郵件合并”功能，將相關(guān)數(shù)據(jù)輸入在excel工作表中，通過兩者之間的調(diào)用順利實現(xiàn)了畢業(yè)證書的批量處理，設(shè)定好打印參數(shù)并準備打印設(shè)備，所打印出的畢業(yè)證書不僅僅速度快且極為美觀。

“工欲善其事，必先利其器”?？傊?，在教務(wù)管理中，合理利用信息技術(shù)可以讓工作效率得到大幅度的提升，也會使教務(wù)管理變得更科學、高效?！?/p>

（作者單位：江蘇揚州教育考試院）