信息環(huán)境下的項目檔案管理

張劍

［摘要］建設(shè)項目檔案管理，需要建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理各單位全方位的參與，其由施工單位負責(zé)收集施工全過程中的圖紙、聲像等檔案資料，整理后按時移交給設(shè)計單位的檔案部門，由檔案部門負責(zé)項目檔案的接收、整理、組卷及文件資料的數(shù)字化加工。

［關(guān)鍵詞］管理；建設(shè)項目；檔案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.098

［中圖分類號］G270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2017）02-0-02

1 項目檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 項目檔案管理普遍存在的問題

在項目施工過程中，領(lǐng)導(dǎo)、基層管理人員及施工人員意識不到項目檔案管理工作的重要性，基層單位沒有專職或兼職的檔案管理人員。另外，各單位和部門之間缺乏相互的溝通交流，不落實檔案管理責(zé)任，往往是重工程建設(shè)，輕檔案管理，在工程完工時，各單位才開始整理工程資料。種種因素，造成項目檔案資料管理無序，資料流向不明，收集不齊全，組卷、歸檔的檔案存在與工程實際不符的情況，給工程后繼工作帶來了嚴重的影響和無法估量的損失。

1.2 當前常見的項目檔案管理方法

1.2.1 組建項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組

建立由建設(shè)單位（業(yè)主）牽頭，設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位參加的聯(lián)合項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。

施工單位建立以項目經(jīng)理為主，技術(shù)員、施工員為輔的，負責(zé)管理好施工現(xiàn)場的施工圖紙、設(shè)計更改通知單、施工更改設(shè)計、補充設(shè)計的施工圖紙等檔案資料的團隊。

設(shè)計單位，由項目施工圖紙的設(shè)計者和檔案部門的管理人員一起負責(zé)施工圖紙、文件、計算數(shù)據(jù)、會議紀要等資料的收集、整理。

監(jiān)理單位，由現(xiàn)場監(jiān)理負責(zé)施工現(xiàn)場的各種文件、資料，圖紙等管理情況。

建設(shè)單位（業(yè)主）以合同為依據(jù)，以經(jīng)濟為杠桿組織協(xié)調(diào)各單位，建立健全項目檔案管理工作的各項規(guī)章制度，明確各方責(zé)任。明確工作范圍，明確歸檔時間，責(zé)任落實到人。

工程從立項到竣工，由施工單位負責(zé)收集施工全過程的圖紙、聲像等檔案資料，整理后按時移交給設(shè)計單位的檔案管理人員，他們再進行整理、組卷、文件資料的數(shù)字化加工。

1.2.2 建立完善的項目檔案管理工作流程和管理制度

建立完善的項目檔案管理工作流程和管理制度是保證項目檔案完整、準確、齊全的前提。根據(jù)國家、行業(yè)的有關(guān)標準、規(guī)范，并結(jié)合各單位的實際情況，建立行之有效的建設(shè)項目檔案管理制度和管理工作流程，實現(xiàn)檔案管理工作的常態(tài)化、標準化、規(guī)范化與信息化。

加強項目檔案管理制度建設(shè)，建立檔案管理工作程序，是做好項目檔案管理工作的根本保障。必須明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求及歸檔責(zé)任人。建設(shè)單位是工程項目的業(yè)主，也是工程和項目檔案的接收者，應(yīng)承擔(dān)好工程建設(shè)過程中檔案管理工作的組織者，把項目檔案納入合同管理，明確各方責(zé)任，組織協(xié)調(diào)各方工作，及時溝通檔案資料的管理現(xiàn)況，交流檔案管理信息，根據(jù)合同規(guī)定，要求各單位管理好與建設(shè)項目相關(guān)的文件、檔案資料，并整理組卷，按時向檔案部門移交。

2 信息環(huán)境下的項目檔案管理

2.1 鏈接局域網(wǎng)，建立設(shè)計單位檔案管理部門網(wǎng)站

建立設(shè)計單位檔案管理部門網(wǎng)站，搭建檔案信息發(fā)布平臺，令檔案管理系統(tǒng)通過局域網(wǎng)與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)OA、EIP系統(tǒng)對接，實現(xiàn)各類檔案信息資源的集中管理，遵循電子文件與實體文件同步歸檔，本著“誰產(chǎn)生、誰錄入、誰審核”的原則，由檔案管理部門將條目的主要信息錄入到檔案管理系統(tǒng)中，同時上傳相應(yīng)的電子文件，實現(xiàn)檔案信息資源共享,

2.2 以檔案管理系統(tǒng)為平臺，構(gòu)建檔案信息發(fā)布網(wǎng)頁

建立檔案信息發(fā)布網(wǎng)頁，為用戶查詢、檢索提供了極大的方便，用戶不用再跑到檔案部門，足不出戶就可以完成借閱、查看檔案信息、瀏覽電子文件全文、歸還電子檔案等。

建立檔案信息發(fā)布網(wǎng)頁，傳遞建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理等各單位的檔案管理情況，及時發(fā)布檔案信息，在各類檔案中為用戶提供方便快捷的查詢和檢索功能，檔案管理工作的效率和質(zhì)量都將得到極大的提高，實現(xiàn)項目檔案的動態(tài)管理。

2.3 項目檔案數(shù)字化建設(shè)

使用數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及高速掃描技術(shù)將聲像文件、紙質(zhì)文件、電子檔案，系統(tǒng)地組成一定結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

檔案數(shù)字化建設(shè)的主要方法是全文儲存檔案，實現(xiàn)數(shù)字化形式的管理，對檔案信息中的文字內(nèi)容與有圖像信息進行融合，把這些相關(guān)信息錄入目錄數(shù)據(jù)中進行管理，并且實現(xiàn)把目錄數(shù)據(jù)制作成相關(guān)的檢索入口，從而才能更好、更便捷地實現(xiàn)對整個檔案的全文檢索。這也需要將紙質(zhì)材料進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，其可以利用掃描儀進行輸入。它還包括了對圖像文件進行壓縮管理后的重命名，并存放在一個固定的路徑上，在需要時可以通過文件名查找。有些檔案是需要永久儲存的，需要對光盤進行刻錄，這樣才能妥善處理這些問題。

2.4 做好檔案信息資源的提供利用工作

檔案的提供利用工作，是檔案的基礎(chǔ)性管理工作，是檔案功能的再擴展，其能夠產(chǎn)生明顯的經(jīng)濟效益和社會效益。檔案信息資源的開發(fā)與利用，能有效地促進項目檔案管理信息化的進程。在進行檔案信息資源開發(fā)時，要重視對檔案信息進行科學(xué)合理的分類與整合，將信息集成化，系統(tǒng)化，采用統(tǒng)一的管理模式，減少信息的分散程度。

同時要注重檔案管理信息化的規(guī)范性和標準化，規(guī)范性和標準化可以提高檔案管理的工作效率，提高檔案信息的利用率。制定標準規(guī)范要對檔案信息進行分類整合，形成規(guī)范化、標準化的檔案管理模式，有利于檔案信息資源的開發(fā)利用。

2.5 依據(jù)不同需求選擇項目檔案管理軟件

項目檔案管理選用軟件應(yīng)注意的事項包括以下幾個方面。第一，軟件進行檔案信息管理時，同時要具備對信息管理平臺進行及時的維護與升級的功能。第二，軟件要具備安全性與保密性，要有一定的監(jiān)控功能。這樣增強了檔案信息管理查詢的權(quán)限，也可以對所有的用戶進行實時的安全監(jiān)控。第三，軟件管理系統(tǒng)必須具備較快的反應(yīng)速度，滿足查詢以及操作的需求。第四，軟件必須符合國家行業(yè)的相關(guān)標準和規(guī)范，應(yīng)當通過國家標準的認定。

3 結(jié)語

建設(shè)項目檔案管理信息化建設(shè)，建立檔案部門網(wǎng)站，搭建檔案信息發(fā)布平臺，以及與協(xié)同辦公系統(tǒng)的無縫對接，有效地實現(xiàn)了建設(shè)項目檔案的動態(tài)管理，提高了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，節(jié)省了大量的人力、物力和財力，檔案信息資源的利用率及共享水平都將得到提高，為社會的發(fā)展提供更為快捷有效的檔案信息資源的服務(wù)。

主要參考文獻

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