基于“云計(jì)算”的高校行政管理信息化建設(shè)的實(shí)踐與研究

劉廣

［摘要］21世紀(jì)是信息技術(shù)的時(shí)代，信息化已經(jīng)滲透到各個(gè)領(lǐng)域中，高校行政管理領(lǐng)域也不例外。然而，信息化是一把雙刃劍，既給高校加強(qiáng)行政管理提供了契機(jī)，也給高校行政管理提出了新的挑戰(zhàn)。如何加強(qiáng)高校行政管理信息化建設(shè)，是高校行政部門必須正視的重要問(wèn)題。筆者認(rèn)為，在高校行政管理信息化建設(shè)進(jìn)程中引入“云計(jì)算”可以起到事半功倍的效果。

［關(guān)鍵詞］高校行政管理；信息化建設(shè)；云計(jì)算

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.02.092

［中圖分類號(hào)］G647 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2017）02-0-02

0 引言

21世紀(jì)是信息技術(shù)的時(shí)代，信息化大大推動(dòng)了我國(guó)高校行政管理的改革和發(fā)展。在信息化的背景下，高校行政管理呈現(xiàn)出數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和多媒體化的特征，各種教學(xué)科研管理信息都可在多個(gè)部門、多個(gè)層級(jí)間同時(shí)傳遞，速度變快，受眾面變廣；，高校的行政管理方式變得日益多元化，如計(jì)算機(jī)輔助教學(xué)、網(wǎng)絡(luò)課程、BBS平臺(tái)乃至微博、微信發(fā)布信息，大大節(jié)省了行政管理的成本、提高了行政管理的效率；多校區(qū)、多部門之間可以共享即時(shí)的管理信息、優(yōu)質(zhì)的教育教學(xué)資源、電子圖書資源等，增進(jìn)了教師與學(xué)生之間、管理部門與師生之間的溝通，這預(yù)示著我國(guó)的高等教育已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代。但必須指出的是，在以上機(jī)遇出現(xiàn)的同時(shí)，也給當(dāng)前高校的行政管理帶來(lái)了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。信息化帶來(lái)的不僅有機(jī)遇，也有實(shí)實(shí)在在的挑戰(zhàn)。無(wú)論是思想觀念與效率提升之間、行政管理的硬件與軟件之間，還是組織體制與運(yùn)行機(jī)制之間，都存在不少的問(wèn)題，兩兩之間的博弈影響了高校行政管理改革的深化和高等教育質(zhì)量的提高。本文嘗試以“云計(jì)算”為切入點(diǎn)，提出加強(qiáng)高校行政管理信息化建設(shè)的對(duì)策，希望能起到拋磚引玉的作用。

1 高校行政管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.1 高校行政管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域中，高校是最早建設(shè)局域網(wǎng)的，教師、學(xué)生和學(xué)校行政管理人員是使用計(jì)算機(jī)頻率最高的群體。據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)“985”院校、“211”院校的校園網(wǎng)普及率已到達(dá)100%，超過(guò)90%的地方高校也建立了自己的校園網(wǎng)，甚至超過(guò)60%的高校具備了千兆主干網(wǎng)。必須承認(rèn)，信息化建設(shè)為高校行政管理帶來(lái)了很大的便利。從注冊(cè)、選課、教室安排等日常教務(wù)工作到考核、督導(dǎo)、評(píng)優(yōu)等教育教學(xué)質(zhì)量管理，從學(xué)生檔案收集、錄入到教師福利待遇管理等，都可以在信息化的背景下進(jìn)行運(yùn)作。目前，各個(gè)高校對(duì)行政管理信息化的建設(shè)是相當(dāng)重視的，但在具體執(zhí)行過(guò)程中，從管理者到應(yīng)用主體，都存在認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)，在行政管理信息化的建設(shè)方面重硬件不重軟件，重建設(shè)不重應(yīng)用，這就導(dǎo)致高校在行政管理方式和方法上，未能從根本上改變以適應(yīng)信息化的發(fā)展，尤其是在質(zhì)量管理上還未能適應(yīng)信息化帶來(lái)的變化和動(dòng)向，管理效率、效益提升的空間有很大。

1.2 高校行政管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

由于受到種種原因的影響，尤其是沿襲傳統(tǒng)的行政管理辦法，高校行政管理信息化的應(yīng)用水平始終得不到提高，各個(gè)部門往往各自統(tǒng)計(jì)各自的數(shù)據(jù)，與其他部門之間不能共享，整個(gè)學(xué)校統(tǒng)籌難，同一個(gè)指標(biāo)在各個(gè)部門不能相統(tǒng)一。

在20世紀(jì)90代初，我國(guó)開(kāi)始出現(xiàn)多校區(qū)的大學(xué)，這種大學(xué)具有自己鮮明的特點(diǎn)，它不是各個(gè)大學(xué)在發(fā)展過(guò)程中因自身內(nèi)在的需求自然擴(kuò)展形成的，而是行政推動(dòng)的結(jié)果。網(wǎng)絡(luò)、手機(jī)聯(lián)系只能是教師與學(xué)生交流的補(bǔ)充，并不能替代面對(duì)面的直接交流。在信息化、多校區(qū)的背景下，怎樣充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，是高校行政管理面臨的新挑戰(zhàn)。

2 影響高校行政管理信息化建設(shè)的原因

在知識(shí)分子、高層次人才云集的高校中，為什么行政管理的信息化建設(shè)還會(huì)出現(xiàn)種種遲緩的現(xiàn)象？筆者以為，至少有以下幾方面的原因。

2.1 思想觀念的轉(zhuǎn)變滯后于信息化的發(fā)展

高校部分行政管理人員只是將計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等信息化設(shè)施理解為一種工具、一種提高工作效率的手段，而沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到信息化的內(nèi)涵。事實(shí)上，信息化的誕生與發(fā)展表示了社會(huì)經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)正在從以能量和物質(zhì)為核心轉(zhuǎn)變?yōu)橐灾R(shí)和信息為核心，信息化建設(shè)是一種新的觀念，甚至是一種新的世界觀。在廣大師生的眼里，往往也把信息化的作用停留在提高教學(xué)效率和提升學(xué)習(xí)能力的水平上。認(rèn)識(shí)的誤區(qū)直接影響了高校行政管理的信息化建設(shè)。

2.2 行政管理方式的變革滯后于信息化的發(fā)展

高校行政管理信息化是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，涉及行政管理的全過(guò)程、全方位，其包括學(xué)校從招生到分配，從專業(yè)設(shè)置到課程安排，從人員錄取到職稱晉升，這些事務(wù)相當(dāng)復(fù)雜。高校行政管理的各種數(shù)據(jù)往往不能共享，各個(gè)部門使用的信息資源通常沒(méi)有統(tǒng)一，從而造成一系列的問(wèn)題，信息技術(shù)在改變行政管理方式的同時(shí)，也改變了部分學(xué)生和教師的學(xué)習(xí)、科研動(dòng)機(jī)。學(xué)校行政管理如果不能跟上信息技術(shù)的發(fā)展，最終將釀成技術(shù)不能為知識(shí)服務(wù)的悲劇。

2.3 行政管理機(jī)制的變革滯后于信息化的發(fā)展

分散建設(shè)校區(qū)且校區(qū)相隔甚遠(yuǎn)，原以為網(wǎng)絡(luò)與信息化的背景，可以彌補(bǔ)路途遠(yuǎn)的不足，但現(xiàn)實(shí)狀況卻是，學(xué)校行政管理的組織結(jié)構(gòu)、運(yùn)行機(jī)制的變革滯后于信息化的發(fā)展。雖然建設(shè)了遠(yuǎn)程寬帶網(wǎng)，各校區(qū)間也“可視可聞”了，但師生間的交流，各學(xué)院、學(xué)科的融合尚未能充分利用到信息技術(shù)，不能充分進(jìn)行資源的共享、共用。在投入大量的建設(shè)資金時(shí)，人們?nèi)匀徽J(rèn)為需要奔波于各校區(qū)間，進(jìn)行面對(duì)面的交流。這不僅增加了機(jī)會(huì)成本，也導(dǎo)致時(shí)間成本變大。一邊是高校斥資建設(shè)“信息高速公路”，一邊是師生為往返于各校區(qū)的情況的意見(jiàn)很大。既然高端的通信設(shè)備搭起了各校區(qū)間的遠(yuǎn)程鏈接，為什么還要如此周折?可視會(huì)議能解決的問(wèn)題，人們不去充分利用，可以看出，舊的組織體制束縛了新的運(yùn)行機(jī)制，要解決這些問(wèn)題還有很長(zhǎng)的一段路要走。

3 基于“云計(jì)算”加強(qiáng)高校行政管理信息化建設(shè)的建議

針對(duì)以上在信息化過(guò)程中高校行政管理存在的問(wèn)題，基于“云計(jì)算”理論，本文提出了相應(yīng)的對(duì)策。

黎加厚教授在《走向教育技術(shù)“云”服務(wù)》一文中，對(duì)“云計(jì)算”(Cloud Computing)進(jìn)行了明確的定義，認(rèn)為它是由幾十萬(wàn)乃至上百萬(wàn)臺(tái)價(jià)格低廉的服務(wù)器所組成的網(wǎng)絡(luò)，為廣大用戶提供有針對(duì)性的計(jì)算機(jī)服務(wù)。黎加厚教授認(rèn)為“云計(jì)算”是這些年來(lái)計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中的分布式處理(Distributed Computing)、并行處理(Parallel Computing)和網(wǎng)格計(jì)算(Grid Computing)的最新發(fā)展。

基于“云計(jì)算”理論，筆者認(rèn)為高校行政管理人員一定要與時(shí)俱進(jìn)，努力學(xué)習(xí)、掌握“云計(jì)算”的理論，要感受到“云技術(shù)”帶來(lái)的絕非是一個(gè)辦公手段的變化，而是整個(gè)行政管理流程的變革。

3.1 充分發(fā)揮“云計(jì)算”的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)管理方式的多元化

一種新的運(yùn)作方式的誕生，也催生了一種新的管理方式。在信息化的視角下，高校的管理工作也發(fā)生了巨大變化，新的管理內(nèi)容也相繼涌現(xiàn)，這就要求高校的行政管理要隨之變革。在高校行政管理中，各行政主管部門要充分利用“云計(jì)算”的優(yōu)勢(shì)，將各部門的信息傳送到網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，便于有訪問(wèn)權(quán)限的部門及時(shí)下載、更新，如果有什么變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)更新、維護(hù)信息，然后再將這些信息再次上傳，這樣才能保證有關(guān)部門所運(yùn)用的信息是最新的，也節(jié)約了各部門在使用信息時(shí)的成本，不必?fù)?dān)心因信息未更新而導(dǎo)致的問(wèn)題。在當(dāng)前“云計(jì)算”不斷發(fā)展的大浪潮下，高校一定要充分利用好這個(gè)機(jī)遇，充分發(fā)揮“云計(jì)算”的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)管理方式的多元化。

3.2 充分利用“云計(jì)算”的作用，節(jié)省高校的軟、硬件投入

如今，我國(guó)各個(gè)高校都在加大對(duì)信息化建設(shè)的投入，包括購(gòu)置計(jì)算機(jī)、實(shí)施后期管理和維護(hù)等，這筆支出是一個(gè)可觀的數(shù)字，這還只是硬件設(shè)施的部分，計(jì)算機(jī)軟件安裝和維護(hù)也需要不小的投入。由于計(jì)算機(jī)軟件更新?lián)Q代的速度相當(dāng)快，需要計(jì)算機(jī)硬件也要進(jìn)行相應(yīng)的更換。這對(duì)高校而言是需要不斷地投入，對(duì)行政管理工作也形成一些不利的影響，如行政管理的信息可能會(huì)隨著計(jì)算機(jī)的更新?lián)Q代而發(fā)生泄漏、丟失的風(fēng)險(xiǎn)。在這種情況下，高校行政管理部門應(yīng)積極應(yīng)用“云計(jì)算”提供的服務(wù)，將行政管理信息（包括人員開(kāi)支、學(xué)生信息、電費(fèi)賬單等）建立在“云計(jì)算”服務(wù)平臺(tái)中，行政管理人員只要結(jié)合實(shí)際工作情況，直接從“云端”下載軟件就可以直接應(yīng)用，這樣一來(lái)，計(jì)算機(jī)只是一個(gè)簡(jiǎn)單的終端，管理人員不必再綁定在一臺(tái)特定的計(jì)算機(jī)中處理信息，不必再為了軟件配置而耗費(fèi)精力，能大大提高學(xué)校行政管理的效率。

3.3 充分應(yīng)用“云計(jì)算”的成果，將其運(yùn)用到多校區(qū)管理之中

目前，我國(guó)越來(lái)越多的地方高校建立起了多校區(qū)，多校區(qū)的成立可以培養(yǎng)出更多的人才，但也加大了行政管理的負(fù)擔(dān)。在這種情況下，高?？梢詫ⅰ霸朴?jì)算”應(yīng)用到高校多校區(qū)的行政管理中，對(duì)各種資源進(jìn)行優(yōu)化配置，提高工作效率。行政管理人員將整理好的信息資源制作成一個(gè)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)格式，經(jīng)篩選、分類后，再由相關(guān)部門發(fā)布到相關(guān)主頁(yè)或數(shù)據(jù)服務(wù)器上，并對(duì)其進(jìn)行有效地更新與維護(hù)，以此保障信息數(shù)據(jù)的時(shí)效性與權(quán)威性，這可以有效地解決當(dāng)前在多校區(qū)管理中存在信息不統(tǒng)一的問(wèn)題，使信息得到有效流通。做到校區(qū)間資源的共享，校區(qū)間的所有部門都可以通過(guò)設(shè)備終端對(duì)其職權(quán)范圍內(nèi)共享的信息進(jìn)行訪問(wèn)，從而提高信息的使用率，減低多校區(qū)管理中人力、物力和時(shí)間的浪費(fèi)。

3.4 充分依托“云計(jì)算”的平臺(tái)，促進(jìn)學(xué)校各種信息統(tǒng)一規(guī)劃

在信息化的建設(shè)過(guò)程中，高校各部門一定要進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃，防止相互扯皮、相互推諉的現(xiàn)象發(fā)生。要進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃就必須將“云信息”進(jìn)行統(tǒng)一的存儲(chǔ)。首先，在格式上要做到協(xié)調(diào)統(tǒng)一。有的信息雖然在各個(gè)部門間能共享，但共享之后，許多部門發(fā)現(xiàn)信息在存儲(chǔ)格式上的不一致，其他部門無(wú)法查看，或共享進(jìn)行地很麻煩。其次，協(xié)議和標(biāo)準(zhǔn)要協(xié)調(diào)一致，這是各個(gè)部門充分共享的前提，只有充分依托“云計(jì)算”的平臺(tái)，促進(jìn)學(xué)校各種信息統(tǒng)一規(guī)劃，才能使高校行政管理的部門進(jìn)行充分合作，構(gòu)筑好高等教育質(zhì)量保證體系的重要支撐平臺(tái)。

4 結(jié)語(yǔ)

在信息化大背景下，高校外部環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，高校是行政管理亟須做出相應(yīng)的調(diào)整，這樣才能應(yīng)對(duì)當(dāng)前高校行政管理中低效率、資源浪費(fèi)嚴(yán)重等問(wèn)題?！霸朴?jì)算”理論的引入和運(yùn)用，是提高高校行政管理效率、推動(dòng)教學(xué)與科研進(jìn)一步提升的可循之路，本文提出了幾點(diǎn)利用“云計(jì)算”加強(qiáng)高校行政管理信息化建設(shè)的措施，希望能對(duì)高校的發(fā)展提供一些有價(jià)值的參考。

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