高校智慧檔案館建設(shè)初探

李娟 楊莉莉

（上海交通大學(xué)檔案館 上海 200030）

高校智慧檔案館建設(shè)初探

李娟 楊莉莉

（上海交通大學(xué)檔案館 上海 200030）

云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等IT新興技術(shù)的發(fā)展，為檔案館的新一輪革新創(chuàng)造了契機(jī)。智慧檔案館在智慧校園框架下，借助技術(shù)手段，整合檔案數(shù)據(jù)資源，改善信息服務(wù)模式，構(gòu)建信息智能、資源共享的新型檔案信息服務(wù)模式。

智慧檔案館 信息服務(wù) 云計(jì)算 大數(shù)據(jù)

數(shù)字檔案館作為檔案信息化發(fā)展的一個(gè)重要階段，具有特殊的里程碑意義。當(dāng)傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足信息大爆炸時(shí)代的需求時(shí)，數(shù)字檔案館便應(yīng)運(yùn)而生，其通過建設(shè)各類數(shù)字化信息系統(tǒng)，簡化檔案管理流程，并使檔案利用者能夠快捷、簡便地找到所需資料。

隨著新一代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案利用者的需求成為檔案信息化建設(shè)的重要價(jià)值導(dǎo)向。高校檔案信息來源于學(xué)校各職能部門，隨著職能部門信息服務(wù)資源日趨多元化，服務(wù)模式的多樣化，開發(fā)平臺(tái)、操作系統(tǒng)乃至應(yīng)用數(shù)據(jù)庫都各不一樣，職能部門間數(shù)據(jù)壁壘日漸增多，亟須一項(xiàng)新技術(shù)將分散的應(yīng)用系統(tǒng)高效地統(tǒng)一起來，避免造成檔案資源的浪費(fèi)。在此背景基礎(chǔ)之上，智慧檔案館的設(shè)想由此產(chǎn)生。

一、智慧檔案館的助力和形勢

1.社會(huì)層面。隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)和物聯(lián)網(wǎng)概念廣泛應(yīng)用，這些新一代信息技術(shù)以超高速的運(yùn)算能力和低廉的運(yùn)營成本，深受網(wǎng)絡(luò)信息界好評，被視為科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域繼計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)之后的二次革命。隨著眾多跨國信息技術(shù)行業(yè)公司例如IBM、Amazon、Google等將這些新興技術(shù)用于自身產(chǎn)品，并著力于向政府部門、事業(yè)單位甚至企業(yè)推廣，各大高校也開始推崇智慧化的多樣應(yīng)用，通過對海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、分享、挖掘、搜索、分析，利用、集成和融合技術(shù)，實(shí)現(xiàn)高校內(nèi)各部門間信息的共享和業(yè)務(wù)協(xié)作，將檔案數(shù)據(jù)作為學(xué)校無形財(cái)產(chǎn)進(jìn)行統(tǒng)一有效管理，給師生乃至社會(huì)提供更多更人性化的公共服務(wù)。

2.高校層面。高校信息化始于20世紀(jì)80年代，經(jīng)過多年的數(shù)字校園建設(shè)，高校信息化水平已大大提升，教學(xué)、科研、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、檔案等高校主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域都完成了一系列信息化建設(shè)。近年來，隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)、社交網(wǎng)絡(luò)等新型信息技術(shù)快速提升和廣泛應(yīng)用，高校信息化已經(jīng)進(jìn)入了新階段——智慧校園時(shí)代。

當(dāng)前業(yè)界普遍接受的智慧校園定義來自清華大學(xué)蔣東興教授，即“智慧校園是高校信息化的高級形態(tài)，是對數(shù)字校園的進(jìn)一步擴(kuò)展與提升，它綜合運(yùn)用云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)、大數(shù)據(jù)、智能感知、商業(yè)智能、知識(shí)管理、社交網(wǎng)絡(luò)等新興信息技術(shù)，全面感知校園物理環(huán)境，智能識(shí)別師生群體的學(xué)習(xí)、工作情景和個(gè)體的特征，將學(xué)校物理空間和數(shù)字空間有機(jī)銜接起來，為師生建立智能開放的教育教學(xué)環(huán)境和便利舒適的生活環(huán)境，改變師生與學(xué)校資源、環(huán)境的交互方式，實(shí)現(xiàn)以人為本的個(gè)性化創(chuàng)新服務(wù)”。相比于傳統(tǒng)的數(shù)字校園，智慧校園有以下主要特征：互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)高速泛在；智能終端廣泛應(yīng)用；團(tuán)隊(duì)協(xié)作便利充分；集體知識(shí)共生共榮；業(yè)務(wù)應(yīng)用智能整合；外部智慧融會(huì)貫通。

3.檔案業(yè)界層面。作為檔案信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，在智慧城市、智慧校園等智慧生態(tài)快速發(fā)展環(huán)境下，檔案館正在從當(dāng)前重視館藏檔案資源數(shù)字化管理的思維，向檔案館全面信息化管理的智慧模式轉(zhuǎn)變，智慧檔案館已逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的數(shù)字檔案館成為檔案界最前端的理念。

數(shù)字檔案館是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理并保存，通過電腦、網(wǎng)絡(luò)提供查詢和利用，是一次檔案信息脫離載體的解放；智慧檔案館作為檔案館發(fā)展的新形態(tài)，通過云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)實(shí)現(xiàn)對檔案信息及其載體的智慧管理，對檔案利用者的智慧服務(wù)，從而構(gòu)建檔案館管理與運(yùn)行的新形態(tài)、新模式。這種轉(zhuǎn)變不僅出自檔案管理理論和實(shí)踐本身的發(fā)展需求，更有來自社會(huì)變革、服務(wù)演進(jìn)的深層次需求。

二、智慧檔案館建設(shè)的三大配置

1.硬件配置。傳統(tǒng)高校檔案館館舍和庫房的建造一般采用安防、門禁等監(jiān)控系統(tǒng)進(jìn)行環(huán)境安全控制，出現(xiàn)事故后由人工進(jìn)行事后檢查和分析。在檔案庫房中，一般沿用傳統(tǒng)加濕器、空調(diào)等溫濕度控制手段，對庫房進(jìn)行環(huán)境控制。智慧檔案館可以采用物聯(lián)網(wǎng)感知技術(shù)對檔案館館舍內(nèi)外環(huán)境進(jìn)行全面改造，收集并整理各種實(shí)時(shí)信息，依托校園管理網(wǎng)絡(luò)，將館舍外的行人交通流量以及庫房內(nèi)的溫濕度變化以數(shù)據(jù)的形式匯總并分析，以數(shù)據(jù)為依據(jù)建造最節(jié)能、環(huán)保和智能的智慧檔案館。

2.軟件配置。

（1）云計(jì)算。數(shù)字檔案館時(shí)期，高校檔案館致力于館藏資源數(shù)字化以及新增歸檔文件的電子化，通過開發(fā)各種檔案信息管理系統(tǒng)對檔案資源進(jìn)行安全管理和信息檢索，并將這些電子化的檔案信息提供給利用者。智慧檔案館在管理這些電子化檔案信息的基礎(chǔ)上，以智慧校園的云服務(wù)中心為主，檔案館的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施為輔，將檔案信息保存在云端，一則確保信息的安全備份，二則也能提供異地檔案查閱服務(wù)。

（2）大數(shù)據(jù)。高校檔案館是高校教學(xué)、科研、管理信息的信息倉庫，有著不可預(yù)估的潛藏價(jià)值。現(xiàn)如今，深度挖掘這些浩如煙海的檔案信息價(jià)值，在大數(shù)據(jù)時(shí)代成為可能。譬如，可以通過對年度科研檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，作為高校各領(lǐng)域科研發(fā)展趨勢的參考；可以通過對學(xué)生出國成績辦理數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，判斷學(xué)校各專業(yè)出國率及發(fā)展態(tài)勢；甚至可以通過對利用者的查檔記錄數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，定位館藏中利用率較高的檔案并深度挖掘，給予利用者更加人性化的信息推送服務(wù)。

（3）物聯(lián)網(wǎng)。物聯(lián)網(wǎng)就是物物相連的互聯(lián)網(wǎng)，早期較多應(yīng)用于物流網(wǎng)絡(luò)，之后被拓展延伸至各行業(yè)。RFID（射頻識(shí)別）技術(shù)作為物聯(lián)網(wǎng)的重要組成部分，已經(jīng)逐漸被圖書情報(bào)行業(yè)所認(rèn)可，為其在檔案信息服務(wù)領(lǐng)域的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。將RFID技術(shù)用于紙質(zhì)檔案的庫房管理，并建立RFID應(yīng)用系統(tǒng)，物聯(lián)網(wǎng)通過互聯(lián)網(wǎng)將眾多RFID應(yīng)用系統(tǒng)連接起來，在廣域網(wǎng)范圍內(nèi)對庫藏檔案進(jìn)行智能化管理。RFID技術(shù)通過射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，識(shí)別工作無須人工干預(yù)，可工作于各種環(huán)境之下，既減少了對紙質(zhì)檔案的調(diào)閱率，同時(shí)也提高了檔案管理的效率。

（4）互聯(lián)網(wǎng)+。“互聯(lián)網(wǎng)+”就是“互聯(lián)網(wǎng)+各個(gè)傳統(tǒng)行業(yè)”，但這并不是簡單的兩者相加，而是利用信息通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，讓互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)進(jìn)行深度融合，創(chuàng)造新的發(fā)展生態(tài)。高校檔案館通過使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的傳輸，將紙質(zhì)檔案等形式轉(zhuǎn)換為電子檔案的形式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的互聯(lián)網(wǎng)上傳與下載，讓人人都能便利及時(shí)地享受到檔案資源，促進(jìn)檔案管理信息化的實(shí)踐創(chuàng)新與發(fā)展，進(jìn)而推進(jìn)檔案資源的充分開發(fā)、有效配置及合理利用。

3.人員配置。數(shù)字檔案館依托各檔案管理系統(tǒng)，要求檔案管理業(yè)務(wù)人員熟練掌握使用計(jì)算機(jī)和檔案管理系統(tǒng)，具備較高業(yè)務(wù)素質(zhì)。智慧檔案館對領(lǐng)導(dǎo)、行政管理人員、檔案管理人員和IT服務(wù)人員提出全面的要求，重點(diǎn)加強(qiáng)IT服務(wù)部門人員的檔案專業(yè)服務(wù)技能和檔案管理人員的IT技術(shù)技能的培育和提升，以這支技術(shù)隊(duì)伍來保障智慧檔案館優(yōu)質(zhì)、高效、便捷地運(yùn)轉(zhuǎn)。

三、智慧檔案館時(shí)代的變革

1.對于檔案管理者而言。

（1）彈性服務(wù)。利用者對檔案信息的需求種類千差萬別，數(shù)量也時(shí)多時(shí)少，單一的檔案信息服務(wù)模式顯然無法滿足，所以高校檔案館必須樹立“彈性服務(wù)”的理念，在用戶需求量大的時(shí)候提供更多的技術(shù)保障。智慧檔案館可以通過引入云理念，實(shí)現(xiàn)在不調(diào)整軟件和硬件配置的情況下，迅速抓取或釋放相關(guān)資源，提高服務(wù)系統(tǒng)處理能力，解決臨時(shí)激增的服務(wù)需求。

（2）推送服務(wù)。智慧檔案館改變了以往被動(dòng)服務(wù)的傳統(tǒng)局面，使得“檔案推送服務(wù)”變?yōu)榭赡?。檔案管理者將利用者查檔的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，獲知利用者的信息需求和興趣點(diǎn)，整理相關(guān)檔案信息主動(dòng)推送給利用者。這種以用戶需求為導(dǎo)向的檔案信息服務(wù)，有效整合了檔案信息資源，使有限的檔案館藏發(fā)揮最大利用價(jià)值，能夠全面提升高校檔案部門的服務(wù)能力與服務(wù)水平。

（3）館際資源共享。智慧檔案館借助云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，徹底改變了以往各高校檔案信息孤島狀態(tài)，將原本分散在全國各高校檔案部門的信息匯集成龐大的資源池，共同為檔案利用者提供信息服務(wù)。

2.對于檔案利用者而言。

（1）異地查詢。智慧檔案館將構(gòu)建一個(gè)集合檔案館的各項(xiàng)功能、職能于一體的超級計(jì)算機(jī)群，使檔案信息利用的所有問題都可以在“云”上解決，提供所有快速便捷的服務(wù)，從而避免利用者疲于奔波，在任何地理位置都能輕松查詢到所需信息，大大提高檔案信息服務(wù)效率。

（2）導(dǎo)航查詢。基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的智慧檔案館查詢系統(tǒng)，將通過細(xì)化檔案查詢路徑，明確查詢終端導(dǎo)向，使利用者能夠簡單快捷地獲取信息，或引導(dǎo)他們前往其他信息儲(chǔ)存點(diǎn)，節(jié)約利用者的時(shí)間。

四、智慧檔案館建設(shè)存在的問題及對策建議

1.相關(guān)法律制度需完善。與其他發(fā)達(dá)國家相比，我國有關(guān)云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新興科技的法律制度建設(shè)較為薄弱。無論是政府部門、企業(yè)用戶還是社會(huì)公眾，對新興科技安全問題的質(zhì)疑和擔(dān)憂一直未斷，對于數(shù)據(jù)主權(quán)歸屬、云計(jì)算可靠性保障、爭議的裁決等問題尚缺乏一套完整的規(guī)范和法律的保障，這些不確定因素會(huì)大大阻礙智慧檔案館建設(shè)發(fā)展的步伐，使這種創(chuàng)新服務(wù)模式的發(fā)展處于長期停滯。

首先，必須在國家和學(xué)校兩個(gè)層面落實(shí)智慧檔案館建設(shè)中信息安全的法律法規(guī)。與企業(yè)不同，高校檔案館在提供信息服務(wù)的同時(shí)，存在著更多個(gè)人信息安全、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)甚至涉及國家安全的信息保護(hù)法律問題，所以，盡快出臺(tái)提供信息服務(wù)的相關(guān)法律法規(guī)，是相關(guān)立法部門必須考慮的首要問題。

其次，智慧檔案館建設(shè)的前提之一就是高校檔案館能夠采購安全高效的信息服務(wù)。在采購信息服務(wù)的過程中，如何準(zhǔn)備采購和執(zhí)行采購，包括采購的標(biāo)準(zhǔn)、訂立合同、招標(biāo)競標(biāo)等涉及政府資金分配的重要問題，都亟須得到有關(guān)法律的支持，應(yīng)及時(shí)推動(dòng)相關(guān)部委出臺(tái)政府采購信息服務(wù)的法律依據(jù)和保障。

再次，檔案信息知識(shí)版權(quán)是智慧檔案館建設(shè)中不可忽視的問題。隨著高校檔案信息面向全校乃至全社會(huì)的開放利用，檔案信息的知識(shí)版權(quán)也應(yīng)該受到相應(yīng)的重視，有關(guān)立法部門可以參考《中華人民共和國知識(shí)產(chǎn)權(quán)法》來制定保護(hù)檔案信息的相關(guān)法律，以避免檔案信息被無權(quán)濫用和非法獲利的行為。

2.使用者的普識(shí)度需提高。根據(jù)賽迪公司發(fā)布的《中國云計(jì)算產(chǎn)業(yè)發(fā)展白皮書》顯示，我國云計(jì)算發(fā)展可以分為市場準(zhǔn)備期、起飛期和成熟期三個(gè)階段。根據(jù)《中國云計(jì)算產(chǎn)業(yè)發(fā)展階段分析圖》的預(yù)測，我國現(xiàn)階段的云計(jì)算水平應(yīng)該是處于起飛和成熟的中間階段。面對發(fā)展勢頭如火如荼的新興技術(shù)，在缺乏長期穩(wěn)定經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)之上，我們需要妥善處理好機(jī)遇與風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)系，才能構(gòu)建基于云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的智慧檔案館，豐富頂層設(shè)計(jì)，扎實(shí)配套建設(shè)，完善服務(wù)利用。

我國云計(jì)算發(fā)展階段示意圖

高校檔案信息服務(wù)的使用者包括在校師生、社會(huì)大眾的個(gè)體和團(tuán)隊(duì)等，他們不僅構(gòu)成了檔案信息服務(wù)的關(guān)系鏈，而且也直接影響著檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和效率。智慧檔案館建設(shè)的前提，在于得到使用者的正確認(rèn)識(shí)和完全認(rèn)可，唯有這樣才能發(fā)揮它的最大作用。

3.信息安全保障需加強(qiáng)。將云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)用于高校智慧檔案館建設(shè)的首要前提是保證檔案信息的安全，無論是否涉密，這些數(shù)據(jù)的保管需確保不被非法利用。在網(wǎng)絡(luò)這個(gè)虛擬的世界中，每一個(gè)用戶都有可能利用技術(shù)的漏洞成為竊密者，雖然智慧檔案館建設(shè)可以采用多種數(shù)據(jù)加密技術(shù)保證數(shù)據(jù)安全性，但由于檔案本身的嚴(yán)肅性，導(dǎo)致對數(shù)據(jù)的安全性要求更高，因此，安全工作尤為重要。

第一，要建立科學(xué)完善的保護(hù)體系。智慧檔案館建設(shè)的環(huán)境基礎(chǔ)是互聯(lián)網(wǎng)，眾所周知，互聯(lián)網(wǎng)的安全性至今仍被很多人詬病，互聯(lián)網(wǎng)實(shí)施的安全標(biāo)準(zhǔn)也不盡如人意。為了保障高校信息的安全性，智慧檔案館建設(shè)需要建立完善的保護(hù)體制：第一，要盡快制定相關(guān)IT技術(shù)的行業(yè)指導(dǎo)規(guī)范，落實(shí)法律法規(guī)的擬定；第二，要為高校檔案館“云端”海量信息的存儲(chǔ)提供優(yōu)質(zhì)的硬件設(shè)施，從物理源頭上保障政府信息的安全可用；第三，加強(qiáng)對信息技術(shù)提供商的監(jiān)管和審查力度，確保檔案信息服務(wù)所使用的信息技術(shù)供給具有較高可靠性。唯有建立了一套科學(xué)完善的保護(hù)體系，才能保障智慧檔案館的正常運(yùn)作，才能為高校師生提供便捷有效的信息服務(wù)。

第二，及時(shí)預(yù)防和處理網(wǎng)絡(luò)攻擊案件。即使在建立科學(xué)完善的保護(hù)體系的情況之下，針對檔案信息的網(wǎng)絡(luò)犯罪行為依然會(huì)存在，需要對這類案件作出提前預(yù)防和及時(shí)處理。由于網(wǎng)絡(luò)犯罪的主體沒有地域性限制，甚至有可能涉及外籍人士，因此，預(yù)防和處理會(huì)存在很多實(shí)際困難。所以，應(yīng)該將技術(shù)措施和法律手段結(jié)合起來，通過技術(shù)措施防止信息被不法人員竊取，實(shí)施法律手段加以警示和懲戒，以保障智慧檔案館提供安全有效的信息服務(wù)。

第三，實(shí)現(xiàn)多地多點(diǎn)信息備份。任何防范措施都有失敗的風(fēng)險(xiǎn)。一旦檔案信息數(shù)據(jù)遭到破壞，那么數(shù)據(jù)被侵染、竊取和流失后的迅速恢復(fù)就顯得尤為重要。智慧檔案館一改傳統(tǒng)的分散式數(shù)據(jù)存儲(chǔ),很好地保證云端數(shù)據(jù)資源的安全，所以應(yīng)該有效地利用這一優(yōu)點(diǎn)，將檔案信息數(shù)據(jù)保存在不同的服務(wù)器中，當(dāng)一臺(tái)存儲(chǔ)設(shè)備的數(shù)據(jù)服務(wù)意外中斷或者停止運(yùn)行時(shí),能夠自動(dòng)開啟備份在另一臺(tái)存儲(chǔ)設(shè)備上的數(shù)據(jù)文件,從而保障服務(wù)正常運(yùn)行并實(shí)現(xiàn)后期的數(shù)據(jù)恢復(fù)。

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On the Construction of Smart Archives in Colleges and Universities

Li Juan,Yang Lili

(Archives of Shanghai Jiaotong University,Shanghai 200030,China)

The development of cloud computing,big data,internet of things and other emerging IT technologies creates an opportunity for a new round of innovation in archives.Under the framework of smart campus and in virtue of technical means,smart archives integrate archival data resources to improve information service pattern,and to build a new archival information service mode that shares intelligent information and resources.

mart archives;information service;cloud computing;big data

李娟為上海交通大學(xué)檔案館館員，研究方向檔案信息化管理；楊莉莉?yàn)樯虾＝煌ù髮W(xué)檔案館館員，研究方向檔案管理與利用。

G270.7

A

2016-09-08