淺談如何加強工程監(jiān)理單位的合同管理及財務管理

鄒敏

摘要：目前，隨著國家經濟發(fā)展步伐的加快和建設工程項目的快速增長，工程監(jiān)理行業(yè)作為建設工程項目提供必要監(jiān)理服務的行業(yè)得到了迅速的發(fā)展。工程監(jiān)理單位同在在項目工程建設過程中為工程技工投資、施工進度和質量的監(jiān)理服務來實現(xiàn)建設項目的快速、安全地竣工和完成。由于工程監(jiān)理單位發(fā)展速度的加快和市場需求的不斷增長，工程監(jiān)理單位在履行其職責過程中暴露出的問題也在逐漸增加。本文立足于工程監(jiān)理行業(yè)，對工程監(jiān)理單位的合同管理與財務管理問題進行了深入的探討。

關鍵詞：工程監(jiān)理單位；合同管理；財務管理

隨著國內市場規(guī)范化、社會化的不斷發(fā)展，工程監(jiān)理在社會經濟建設中的作用越發(fā)的突出。自1988年我國工程建設監(jiān)理事業(yè)起步以來，經過近30年的推廣和完善工作，工程監(jiān)理單位逐步成為工程建設中的管理者和協(xié)調者，并承擔起了協(xié)調施工單位和業(yè)主之間管理的重要角色。同時，工程監(jiān)理單位在保障工程項目建設中實現(xiàn)“投資、質量和進度目標”三要素的統(tǒng)一上發(fā)揮著重要的作用。工程項目建設由于涉及資金規(guī)模巨大的特殊性，直接關系到了地區(qū)經濟、行業(yè)發(fā)展和國家穩(wěn)定等眾多問題。

一、工程監(jiān)理單位合同管理的重要性

根據(jù)我國《建筑法》中的法條規(guī)定，建設單位與監(jiān)理單位之間應以書面形式訂立相關的建設工程監(jiān)理合同。監(jiān)理合同是保證監(jiān)理單位獲得建設單位正式授權的重要依據(jù)。如果工程監(jiān)理單位的管理體制中存在合同管理不當?shù)膯栴}，在建設項目開展過程中就容易出現(xiàn)腐敗孳生、糾紛不斷等現(xiàn)象，同時也會加大監(jiān)理單位開展工程項目協(xié)調管理工作的難度。因此，注重監(jiān)理單位合同管理工作，對工程監(jiān)理單位和建設施工單位雙方都有著重要的意義。

（一）加強合同管理是監(jiān)理目標實現(xiàn)的基礎

通過規(guī)范工程監(jiān)理單位和建設施工單位之間的合同管理工作，實現(xiàn)合同簽訂、履行和管理等步驟的有序、穩(wěn)定，是工程監(jiān)理單位獲得監(jiān)理授權的重要保證。只有嚴格制定在建項目合同，并按照法定的程序要求監(jiān)理單位和建設單位進行合同的簽訂和合同中文本條款的履行，才能督促監(jiān)理單位更加積極、規(guī)范地開展監(jiān)理活動，為在建項目實現(xiàn)規(guī)范化建設提供更好的保障。嚴謹?shù)暮贤瑑热菔墙ㄔO單位可以在建設項目中事中保證計劃投資、工程進度和建設質量能夠按照預期的建設項目目標完成的保證，可以實現(xiàn)在建工程項目建設的效率、進度和質量總體上的提高。

（二）合同管理規(guī)范管理是實現(xiàn)監(jiān)理工作的順利開展的保障

工程監(jiān)理單位同建筑單位之間的合同具備的法律效力是實現(xiàn)監(jiān)理工作開展的主要依據(jù)和最權威的文件，也是有效保障監(jiān)理單位和建設施工單位雙方各盡其責、共同完成項目建設的法律約束效力。由于市場因素在經濟發(fā)展和項目建設中的滲透，監(jiān)理單位和項目建設施工單位受到市場競爭和自身利益因素的影響，在實際的建設項目進行過程中，業(yè)主、建設施工單位等項目涉及的單位之間存在一種相對緊張的博弈關系，如果缺乏全面、科學、有效的合同，必然使得各方在工程項目建設進行過程中分別以自身的利益為先，導致工程建設項目監(jiān)理失效、經濟秩序混亂的情況出現(xiàn)。因此，工程監(jiān)理單位作為第三方組織，通過規(guī)范的合同管理程序和合同履行監(jiān)督程序將能有效地對項目建設過程中各方的行為進行有效地協(xié)調和約束作用，從而保證工程項目能夠有條不紊地進行。

二、工程監(jiān)理單位如何加強合同管理

（一）參與合同的談判和制定過程

為了保證工程監(jiān)理單位在建設項目進行過程中工作的開展順利，工程監(jiān)理單位應在項目工程業(yè)主和項目工程施工單位簽訂合同、施工方與監(jiān)理單位簽訂授權合同之前就積極地投入到項目工程合同的準備、談判和制定過程中去。工程監(jiān)理單位參與合同談判和制定過程，將為合同管理工作奠定優(yōu)良的基礎。例如，有些業(yè)主在實際的工程項目進行過程中其實并不歡迎監(jiān)理公司的進入，而是由于政府法律法規(guī)等相關工作規(guī)定，不得不請監(jiān)理單位進行監(jiān)理工作。這些業(yè)主企業(yè)在實際項目進行過程中將監(jiān)理視為累贅，同時認為付給監(jiān)理單位的監(jiān)理費用是一筆額外的資金負擔。因此，業(yè)主單位認為既然監(jiān)理單位是自己花錢請來負責監(jiān)督工程進度和工程質量的，監(jiān)理單位只需要根據(jù)自身的需求做好相應職責即可，人為性地將監(jiān)理單位排斥在業(yè)主決策和利益分配的過程之外，導致了監(jiān)理單位在實際的工程建設過程中處于相對被動的地位。為了加強監(jiān)理單位在工程建設項目中的實際作用，監(jiān)理單位需要首先融入到監(jiān)理合同談判和制定的過程中去。通過在合同準備和制定期間的全程參與，監(jiān)理單位可以盡量避免合同中出現(xiàn)文本不規(guī)范或者合同條款和項目不清楚造成的經濟責任風險和違約責任風險等問題。同時，積極參與合同的談判過程，也方便監(jiān)理單位及時掌握后期合同管理的第一手資料和信息，通過規(guī)范合同管理的方式，杜絕違法合同的制定與簽訂，并自覺起到維護合同訂立過程中以及后期項目建設開工后各方的責任和義務。

（二）對合同項目內容進行分析

在項目工程合同簽訂后，監(jiān)理單位要及時認真組織對合同內容和各項目條款盡心認真的分析和研究工作。項目建設工程中，部分施工材料，如三大主材、管材和部分裝飾材料等將由施工方供給，監(jiān)理單位需要確切地掌握這些材料的來源、采辦過程，才能加強對投資控制和項目工程監(jiān)理的工作效率。在捋順合同條款和弄清合同內容的基礎上，對合同中所包含的各個項目條款進行有條理的分類研究和解釋。通過研究分析，及時找到合同中的缺陷和合同在實際項目建設操作過程中的弱點，并組織建立相應的應對方法預案。通過對合同內容及條款項目的分析，監(jiān)理單位能夠提前預測到建設項目進行過程中可能發(fā)生風險的關鍵點，并根據(jù)合同內容督促簽訂合同的雙發(fā)嚴格履行合同條款中標注出的義務和責任，防止風險出現(xiàn)和擴大的可能。同時，對于實際建設項目中出現(xiàn)的對合同部分項目管理條款有爭議的地方，監(jiān)理單位可以在預防該類情況發(fā)生和處理其發(fā)生后的索賠事件時掌握更多必要的有效信息。

（三）提高監(jiān)理隊伍的專業(yè)性

為了保證監(jiān)理單位合同管理的科學性和規(guī)范性，提高監(jiān)理單位監(jiān)理工程師的專業(yè)性和合同管理的能力是目前保證監(jiān)理工作中合同管理能力提高的重要保障。因此，工程監(jiān)理單位為了保證能建立一支專業(yè)水平高、應變能力強并且堅持合同內容原則的高素質人才隊伍，就要通過積極開展和舉辦監(jiān)理工程師在職專業(yè)基礎知識培訓課程和工程實踐經驗講座等培訓工作，全面提升各類監(jiān)理人員的專業(yè)技能水平。在這一過程中，監(jiān)理單位應加強監(jiān)理工程師對新技術和新工藝的學習、加強對新的管理模式和管理系統(tǒng)的了解，并加深對當前新型建筑材料的認識，讓新的建筑理念通過監(jiān)理工作進入到業(yè)主單位和具體的施工單位之間，從而不斷提高行業(yè)的發(fā)展。同時，還要不斷加強對監(jiān)理人員的職業(yè)道德教育和個人素養(yǎng)的提高，積極鼓勵和約束監(jiān)理人員能夠公平公正地處理工程項目建設合同管理中出現(xiàn)的各類問題。

（四）對合同的履行情況進行跟蹤和檢查

在工程項目進行過程中，監(jiān)理人員要時刻注意合同中各個項目和條款的履行情況，對違反合同規(guī)定中的行為和內容應予以及時的指正，并責令其整改，對于已經造成不良后果的行為，要及時予以仲裁并提出相應的解決方案。然而，目前一些工程建設項目中，業(yè)主認為自身已經將工程監(jiān)理項目委托給了項目監(jiān)理公司，那么自身只需要向工程監(jiān)理單位要質量、要工期即可。在實際的工程項目進行中并不同監(jiān)理相互配合，而是采取遇事則拖，拖不過再解決的方針，一旦出了問題就是監(jiān)理單位的責任。為了盡可能的避免這種情況的出現(xiàn)，監(jiān)理單位應積極主動同業(yè)主單位溝通，根據(jù)合同履行的情況和跟蹤檢查的結果，及時向業(yè)主單位回報，對于其中發(fā)現(xiàn)的問題，責令業(yè)主單位按照合同中規(guī)定的相應內容進行履約，確保合同內容執(zhí)行的履行效率。因此，監(jiān)理單位在合同的執(zhí)行過程中要嚴格把握和審查合同執(zhí)行的情況及執(zhí)行過程中產生的問題，盡量提高合同的履行率，從而保障工程建設項目能夠按照既定計劃順利完成。

（五）審核并處理合同有關的索賠工作

對于合同在履行過程中出現(xiàn)的問題和違反合同規(guī)定的行為，監(jiān)理工程師在發(fā)現(xiàn)后應按照合同內容對違反合同的情況進行鑒定和審查，并在審核后提供公正公平的賠償方案。按照相關程序和法律內容，及時處理好工程項目進展過程中出現(xiàn)的索賠工作。在審核并判定索賠事件成立后，監(jiān)理工程師還應按照合同內容對承包方提出的賠款額度進行計算和進一步的核查，以保證提出的賠償數(shù)額正確、合理。作為第三方的調解機構，監(jiān)理單位在工程建設項目中不單單要確保索賠工作審核和執(zhí)行的順利，同時還要制定并采取相應的防過度索賠的機制和措施，減少無理索賠事件的發(fā)生概率及其影響，從而保障項目工程建設的順利進行。

（六）加強合同資料歸檔管理工作

通過對工程建設項目的合同進行分類、整體、編碼和歸檔，不但能起到監(jiān)理單位對合同文件的科學性、系統(tǒng)性的分管的作用，還能實現(xiàn)工程項目的規(guī)范化并提高合同管理工作的效率。合同資料的分類整理和歸檔工作是監(jiān)理單位發(fā)揮其合同管理職能的最后一環(huán)，也是對合同管理工作的必要總結，方便今后的備案、存檔和利用。監(jiān)理單位在實行項目工程建設的合同管理工作中，不單單要重視合同簽訂前的管理、簽訂后的分析、履約情況的落實和針對性管理措施的實施，同時還要加強對合同管理歸檔和管理經驗的總結和歸納，才能實現(xiàn)監(jiān)理單位專業(yè)能力在實踐中不斷增長的發(fā)展戰(zhàn)略。

三、工程監(jiān)理單位加強財務管理的重要性

財務管理工作對于加強工程監(jiān)理單位資產的完整性與安全性、會計信息的準確性和有效性有著重要的意義。所謂財務管理工作，就是以財務資金運作為對象、以提高經濟效益為目的、以科學管理決策為手段進行的經濟管理活動。目前，隨著國家經濟建設步伐的逐步加快，工程項目監(jiān)理單位作為新興的服務行業(yè)，其服務中心集中在對工程項目的投資、進度和工程質量的監(jiān)督和控制上。因此，工程監(jiān)理單位的服務內容和性質決定了其在實施監(jiān)理活動時必然要加強其自身的會計核算能力與財務管理的規(guī)范化，才能進一步保障工程監(jiān)理單位在實際應用中的有效性。

四、工程監(jiān)理單位如何強化財務管理

為了實現(xiàn)工程監(jiān)理單位在行業(yè)技術增長和市場競爭環(huán)境日趨激烈的環(huán)境中獲得更好的發(fā)展，加強工程監(jiān)理單位財務管理工作主要可以從資金管理、資產管理、債權管理和風險管理四個方面入手。

（一）資金強化管理

資金管理是工程監(jiān)理項目中財務管理的中心環(huán)節(jié)。而加強財務資金管理的主要方式是提高資金的使用效率。因此，從資金管理角度上來說，為了提高工程監(jiān)理單位的財務管理能力，首先要加大對資金的管理和考核力度。通過加強對建筑項目中資金使用的具體情況、款項的收支情況入手，嚴格審核每一筆自己的使用，對預算外的資金支出要進行審核和原因的分析，從而保障資金的安全使用。其次，加強資金管理要實現(xiàn)對建筑項目中的資金的集中化管理，通過資金的資金集中管理，能夠實現(xiàn)對建筑項目進行過程中的限制資金進行集中利用，從而更好地實現(xiàn)項目資金的高效、靈活的運行。再次，在監(jiān)理單位資金管理工作中，要做到盡量減少和避免資金的在途時間和資金分散的情況，從而實現(xiàn)對項目中各項資金的更好地控制。為了實現(xiàn)監(jiān)理單位強化資金管理的目的，監(jiān)理單位可以選擇加強同項目進行過程中同各大銀行之間的交流和業(yè)務流量，從而起到擴大建筑項目進行過程中的融資空間，不斷通過對資金管理的加強來保障項目資金鏈的彈性和現(xiàn)金流使用效率。

（二）資產強化管理

監(jiān)理單位的資產具有分布分散、項目資產使用率較低等問題。目前監(jiān)理單位的資產管理中存在著資產管理無法實現(xiàn)動態(tài)化、資產處置不夠規(guī)范等問題，造成了監(jiān)理單位資產管理中的弱項。由于監(jiān)理單位資產的管理效率和管理安全均關系到監(jiān)理單位的穩(wěn)定和所有資本的增值情況，監(jiān)理單位的資產是實現(xiàn)工程監(jiān)理項目進行的重要保障。因此，在監(jiān)理單位的資產管理工作中，不但要根據(jù)相關的政策和法律法規(guī)，做好當前固定資產的管理工作，同時還要加強項目資產的評估工作，推動監(jiān)理單位資產管理制度不斷走向健全和完善。在項目進行過程中，監(jiān)理單位要指派專人固定對資產進行專項處理，準確地合適工程監(jiān)理項目中的資產問題，并對資產進行準確的核實，尤其是要根據(jù)監(jiān)理項目中的人員編制情況和實際業(yè)務的需要，對監(jiān)理項目的辦公用地、職工宿舍、交通運輸設備、專業(yè)設備等進行統(tǒng)計核算和調配工作，實現(xiàn)監(jiān)理單位固定資產的集中管理工作，和項目資產的優(yōu)化配置和資產使用效率的全面提高，從而保障項目資產的安全和資產管理運營中的有效性，確保工程監(jiān)理項目的順利開展和實施。

（三）債權強化管理

項目監(jiān)理過程中出現(xiàn)的工程款拖欠的現(xiàn)象是工程監(jiān)理項目中債權形成的主要原因。因此，為了保障工程監(jiān)理項目的順利進行，就要加強監(jiān)理項目的債權管理，并形成合法合規(guī)的管理制度和管理機制。在監(jiān)理項目的債權管理工作中，要保證債權計算的準確和各項手續(xù)的完整，并采取定期和不定期對債券進行確認和金額核對的辦法來加強管理，從而減少壞賬產生的可能。隨著建設工程項目的增加和工程監(jiān)理行業(yè)競爭的日趨激烈化的發(fā)展現(xiàn)狀，債權問題給項目監(jiān)理單位帶來的財務風險很大程度上影響了工程監(jiān)理單位的生存和發(fā)展。因此，工程監(jiān)理單位不但要做好債權管理工作，同時還要對欠款方的信資狀況做好調查和管理工作，進一步降低項目進行過程中應收賬款的增加給工程監(jiān)理工作帶來的風險。

（四）風險強化管理

隨著市場經濟的發(fā)展和市場競爭日益激烈，監(jiān)理單位在進行項目工程監(jiān)理過程中面臨著更大的財務風險。一方面，隨著監(jiān)理單位行業(yè)的擴大和市場風險的增加，工程監(jiān)理單位財務管理的外界風險在逐步增長。另一方面，由于工程監(jiān)理單位本身財務信息系統(tǒng)不夠完善、內部控制體系尚未健全、內部審計工作無法得到保障，隨著建筑工程項目設計資金額度的快速增長，監(jiān)理單位自身的內部財務風險也在不斷提高。為了應對來自外部風險和內部風險的雙重財務風險的壓迫，工程監(jiān)理單位需要全面提高財務風險的識別的應對能力、建立健全完善的財務風險評估體系、并將加強對監(jiān)理項目進行中財務風險關鍵點的控制作用，從而降低監(jiān)理活動的運行風險。作為監(jiān)理單位的財務管理人員，更應積極地投入到財務風險管理的工作中去，既要找到風險發(fā)生的源頭，也要控制項目監(jiān)理實施過程中風險發(fā)生的因素，才能全面降低建筑項目實施過程中風險發(fā)生的概率。

五、結語

綜上所述，工程項目在進行決策過程中就需要慎之又慎。工程監(jiān)理單位可以通過為建設單位提供有價值的項目修改意見和建設方案等，規(guī)范工程項目建設和發(fā)展，從而避免和減少當前建設工程不合理和盲目投資的概率，降低經濟泡沫產生的可能。為了提高監(jiān)理單位在實際建設工程項目中的作用，不斷加強監(jiān)理單位合同管理能力和財務管理能力能將成為新的經濟環(huán)境下推動監(jiān)理單位發(fā)展的核心動力。

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（作者單位：上海建科工程咨詢有限公司）