物資采購(gòu)工作協(xié)同調(diào)度體系建設(shè)深化應(yīng)用研究

許德健 陸野

摘要：經(jīng)過(guò)多年的積累，物資采購(gòu)管理已經(jīng)形成了較為成熟、規(guī)范的工作流程以及一套標(biāo)準(zhǔn)化程度相對(duì)較高的過(guò)程文件，存在較好的物資基礎(chǔ)，但這些流程、文件和崗位、人員等尚不能有效地結(jié)合起來(lái)。本文在物資采購(gòu)工作調(diào)研分析的基礎(chǔ)上，以流程為主線、效率為導(dǎo)向、制度為保障、信息為支撐，通過(guò)開(kāi)發(fā)協(xié)同調(diào)度管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目任務(wù)之間、崗位人員之間的有效協(xié)同，進(jìn)而提高物資采購(gòu)部門(mén)內(nèi)的協(xié)同工作水平，為保證采購(gòu)管理工作信息安全、支撐公司和電網(wǎng)健康發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：電力 物資采購(gòu) 協(xié)同 辦公系統(tǒng)

隨著集中招標(biāo)采購(gòu)向縱深發(fā)展，物資采購(gòu)工作出現(xiàn)了工作量大、項(xiàng)目管理復(fù)雜、招標(biāo)人員專(zhuān)業(yè)要求高、人員培養(yǎng)難度大周期長(zhǎng)等一系列問(wèn)題，客觀上增加了物資采購(gòu)工作的難度和風(fēng)險(xiǎn)，部門(mén)內(nèi)對(duì)建立工作協(xié)同機(jī)制的需求極為強(qiáng)烈。而另一方面，經(jīng)過(guò)多年的管理提升建設(shè)，物資采購(gòu)工作標(biāo)準(zhǔn)化程度相對(duì)較高，工作流程較為成熟且規(guī)范性強(qiáng)，具備一定的建立協(xié)同工作機(jī)制的基礎(chǔ)?？偛吭凇笆濉蔽镔Y管理規(guī)劃中，多次提及“協(xié)同”二字，提出“以供應(yīng)鏈整體協(xié)同為主線建立新型物力集約化業(yè)務(wù)體系”進(jìn)行業(yè)務(wù)架構(gòu)頂層設(shè)計(jì)、“建立與相關(guān)專(zhuān)業(yè)管理交圈地帶的常態(tài)化溝通協(xié)同機(jī)制”等建設(shè)目標(biāo)。為有效提升采購(gòu)管理水平，公司亟需探索物資采購(gòu)工作協(xié)同調(diào)度體系建設(shè)的思路與方案，研究開(kāi)發(fā)物資采購(gòu)工作協(xié)同調(diào)度管理系統(tǒng)，促進(jìn)物資采購(gòu)工作協(xié)同機(jī)制良性形成。

一、國(guó)內(nèi)外協(xié)同辦公理論研究現(xiàn)狀

（一）國(guó)外現(xiàn)狀研究

辦公自動(dòng)化于50年代在美國(guó)和日本首先興起，隨著電腦出現(xiàn)和辦公事務(wù)的增加，為了提高文檔和數(shù)據(jù)處理能力，最初只是具有電子數(shù)據(jù)處理的簿記功能，60年代被管理信息系統(tǒng)取代，直到70年代后期才形成涉及多種技術(shù)的新型綜合學(xué)科——辦公自動(dòng)化?？傮w來(lái)說(shuō)，這個(gè)階段的系統(tǒng)處理能力較弱，處理文檔能力一般，應(yīng)用范圍較狹窄。

80年代，國(guó)外辦公自動(dòng)化得到了飛速發(fā)展，許多國(guó)際性知名的計(jì)算機(jī)軟硬件公司都投身于這一巨大的市場(chǎng)。如IBM等巨頭公司推動(dòng)了辦公管理方式的變革，辦公自動(dòng)化產(chǎn)業(yè)規(guī)模也隨之?dāng)U大，也促進(jìn)了計(jì)算機(jī)及信息產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展。此階段優(yōu)點(diǎn)是計(jì)算機(jī)性能大大改善，能夠存儲(chǔ)處理更為復(fù)雜的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和工作流，形成以網(wǎng)絡(luò)為中心，群體能在一定程度上協(xié)同辦公。然而，系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)、運(yùn)行維護(hù)投入成本較高，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)普及率較低。

進(jìn)入90年代以來(lái)，辦公自動(dòng)化得到蓬勃發(fā)展。國(guó)外巨頭公司看到廣闊市場(chǎng)前景投入了大量資金、人力，深入細(xì)致的研究數(shù)字、語(yǔ)音、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時(shí)引進(jìn)人機(jī)工程，并推出了圖像處理儀器、文字處理器等先進(jìn)辦公設(shè)備，極大推動(dòng)了辦公自動(dòng)化發(fā)展。在此階段，各公司進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新，先進(jìn)辦公設(shè)備層出不窮，提高了人們辦公效率，OA系統(tǒng)得到大量應(yīng)用和發(fā)展。

（二）國(guó)內(nèi)現(xiàn)狀研究

雖然國(guó)內(nèi)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)相較發(fā)達(dá)國(guó)家起步較晚，但隨著技術(shù)的不斷成熟，理念不斷的更新，OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)建設(shè)的水平也正在不斷向歐美等國(guó)家接近。目前國(guó)內(nèi)的OA系統(tǒng)已經(jīng)應(yīng)用于各行各業(yè)。在最近幾年不斷摸索中，也逐漸形成了適合中國(guó)國(guó)情的系統(tǒng)建設(shè)和管理方式。

我國(guó)OA發(fā)展，經(jīng)歷了如下三個(gè)階段：

第一代OA系統(tǒng)，從1985年到1993年，此階段主要解決了漢字處理問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)和文檔的電子化。采用單機(jī)設(shè)備，在微機(jī)設(shè)備中開(kāi)發(fā)dBase、FoxBase系統(tǒng)完成了數(shù)據(jù)處理工作。

第二代OA系統(tǒng)，從1993年到2002年，電視電話會(huì)議系統(tǒng)，遠(yuǎn)程語(yǔ)音系統(tǒng)，語(yǔ)音郵件系統(tǒng)得到應(yīng)用。電子郵件、語(yǔ)音處理等關(guān)鍵部門(mén)的部分業(yè)務(wù)迅速發(fā)展，實(shí)現(xiàn)部分業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化。

第三代OA系統(tǒng)，從2002年至今，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)、即時(shí)通訊技術(shù)、圖像處理技術(shù)的飛速發(fā)展，發(fā)展成融合信息處理、業(yè)務(wù)流程處理和知識(shí)管理的應(yīng)用系統(tǒng)。

本文結(jié)合公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況，打破目前市面上流行的OA系統(tǒng)最終成為企業(yè)內(nèi)部如報(bào)銷(xiāo)、請(qǐng)假、郵件、待辦等職能管理工具的怪圈，以溝通支持為基礎(chǔ)，涵蓋公文流轉(zhuǎn)、流程審批、日程管理、項(xiàng)目管理、任務(wù)管理、知識(shí)管理等功能，將物資采購(gòu)工作協(xié)同調(diào)度管理系統(tǒng)打造成真正的業(yè)務(wù)管理平臺(tái)。

二、物資采購(gòu)工作協(xié)同調(diào)度體系建設(shè)

為落實(shí)國(guó)家電網(wǎng)公司十三五規(guī)劃戰(zhàn)略要求，公司開(kāi)發(fā)物資采購(gòu)工作協(xié)同調(diào)度管理系統(tǒng)，旨在將招標(biāo)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化流程結(jié)果及關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)時(shí)間進(jìn)度要求通過(guò)信息系統(tǒng)的形式實(shí)現(xiàn)線上集中管控，具備從工作任務(wù)創(chuàng)建到任務(wù)分配與推送，再到任務(wù)過(guò)程管控、結(jié)果管理等功能。形成任務(wù)協(xié)同、崗位協(xié)同、部門(mén)協(xié)同的三級(jí)協(xié)同體系，實(shí)現(xiàn)物資業(yè)務(wù)管理的績(jī)效最大化，有效降低采購(gòu)過(guò)程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)，持續(xù)提升物資業(yè)務(wù)管理信息安全建設(shè)。

（一）系統(tǒng)功能架構(gòu)

物資采購(gòu)工作協(xié)同調(diào)度管理系統(tǒng)是集溝通平臺(tái)、公文流轉(zhuǎn)、流程審批、日程管理、項(xiàng)目管理、任務(wù)管理、動(dòng)態(tài)知識(shí)管理以及員工考評(píng)于一體的綜合管理系統(tǒng)。系統(tǒng)通過(guò)部署任務(wù)瀏覽、基礎(chǔ)設(shè)置、任務(wù)創(chuàng)建、任務(wù)模板管理、任務(wù)審核、任務(wù)執(zhí)行、需求計(jì)劃管理、需求計(jì)劃臺(tái)賬維護(hù)、招標(biāo)文件自動(dòng)生成九個(gè)模塊，協(xié)助管理者實(shí)時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)展、流程審批進(jìn)程、員工任務(wù)完成情況，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目任務(wù)之間、崗位人員之間的有效協(xié)同，具體的物資采購(gòu)工作協(xié)同調(diào)度管理系統(tǒng)架構(gòu)如圖1所示。

（二）系統(tǒng)功能模塊

1、任務(wù)瀏覽模塊

主要實(shí)現(xiàn)在線預(yù)覽采購(gòu)工作所有狀態(tài)的任務(wù)情況和執(zhí)行人工作負(fù)荷量情況，便于上級(jí)合理分配采購(gòu)任務(wù)。任務(wù)預(yù)覽菜單中可顯示任務(wù)主要信息，操作者可以根據(jù)任務(wù)名稱(chēng)關(guān)鍵字、人員名稱(chēng)關(guān)鍵字進(jìn)行快速搜索，界面中用不同顏色標(biāo)識(shí)任務(wù)的緊急情況和完成情況，便于操作者快速預(yù)覽；人員工作量預(yù)覽時(shí)操作者根據(jù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)、人員姓名關(guān)鍵字等搜索條件查看人工作負(fù)荷量情況，界面可以通過(guò)柱狀圖的長(zhǎng)度與寬度表示員工任務(wù)的時(shí)長(zhǎng)與個(gè)數(shù)。

2、基礎(chǔ)設(shè)置模塊

主要包括權(quán)限設(shè)置和員工管理兩個(gè)基礎(chǔ)功能。系統(tǒng)管理員通過(guò)自定義角色，添加、修改、刪除權(quán)限基本信息，分配角色對(duì)應(yīng)的系統(tǒng)使用權(quán)限，且根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況和人員流動(dòng)情況，編輯人員信息、修改相關(guān)數(shù)據(jù)。其中，員工管理模塊中可以實(shí)現(xiàn)部門(mén)轉(zhuǎn)移和數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能，實(shí)現(xiàn)人員信息的批量處理，大大提高工作效率。

3、任務(wù)創(chuàng)建模塊

主要實(shí)現(xiàn)流程新建、流程修改、流程節(jié)點(diǎn)分配等功能。項(xiàng)目批次經(jīng)理可以便捷地通過(guò)拖拉節(jié)點(diǎn)框及流程線配置新流程，在線編輯任務(wù)起止時(shí)間、執(zhí)行人、節(jié)點(diǎn)模板、關(guān)聯(lián)流程文檔查詢等信息完成任務(wù)創(chuàng)建。更為人性化地是，流程設(shè)置完成后可以保存為模板，便于以后在其他任務(wù)創(chuàng)建前直接套用。

4、任務(wù)模板管理模塊

主要實(shí)現(xiàn)流程模板的調(diào)用和編輯。項(xiàng)目批次經(jīng)理可以直接調(diào)用前期固化在系統(tǒng)中的流程模板或者根據(jù)業(yè)務(wù)的變化，編輯、新建模板進(jìn)行模板管理，下一次配置任務(wù)時(shí)可以迅速快捷調(diào)用。

5、任務(wù)審核模板

主要用來(lái)實(shí)現(xiàn)流程創(chuàng)建完成后分管領(lǐng)導(dǎo)的審批確認(rèn)。分管領(lǐng)導(dǎo)可以直觀地預(yù)覽創(chuàng)建流程中每個(gè)任務(wù)各節(jié)點(diǎn)的詳細(xì)情況，根據(jù)業(yè)務(wù)開(kāi)展情況，在線完成任務(wù)的審核/駁回/任務(wù)下發(fā)、刪除、暫停/重啟、終止等操作。為了提高審批效率，系統(tǒng)提供了批量審核業(yè)務(wù)流程的功能。

6、任務(wù)執(zhí)行模塊

主要實(shí)現(xiàn)任務(wù)執(zhí)行人任務(wù)處理的功能。任務(wù)執(zhí)行人通過(guò)選擇任務(wù)所在年份、月份、工作周等時(shí)間字段，查看任務(wù)列表情況，根據(jù)自身工作情況，選擇接受或者拒絕任務(wù)。接受任務(wù)后，執(zhí)行人可以在任務(wù)節(jié)點(diǎn)信息中查看其他節(jié)點(diǎn)中需要關(guān)聯(lián)的文檔信息，并在相關(guān)節(jié)點(diǎn)上傳對(duì)應(yīng)的資料文檔。僅有當(dāng)任務(wù)流程中所有節(jié)點(diǎn)狀態(tài)均為“已完成”，任務(wù)流程為“執(zhí)行完成”。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著物力集約化管理工作的不斷推進(jìn)，物資管理的各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的精益化、集約化程度不斷提升，取得了顯著的成績(jī)，但也存在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)之間銜接、協(xié)同不順暢的問(wèn)題。物資采購(gòu)工作協(xié)同調(diào)度管理系統(tǒng)的應(yīng)用上線成功推動(dòng)了電力企業(yè)的工作流優(yōu)化再造和管理結(jié)構(gòu)優(yōu)化調(diào)整，它以流程為核心，利用日常辦公業(yè)務(wù)線上辦公手段實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)全程在線管控，消除管理壁壘，貫通采購(gòu)工作的信息鏈、數(shù)據(jù)鏈和業(yè)務(wù)鏈，構(gòu)建高效的內(nèi)部溝通機(jī)制，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和信息化，從根本上實(shí)現(xiàn)電力企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)、溝通、流程規(guī)范的信息化需求。

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