規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式在電力基建工程檔案管理中的運(yùn)用初探

孫紅麗

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人們生活方式的轉(zhuǎn)變，對于電力的需求逐漸加大。因此電力基建工程建設(shè)成為改善電力企業(yè)負(fù)擔(dān)的重中之重，而電力基建工程檔案管理工作又對整個工程建設(shè)產(chǎn)生重要影響。文章淺談電力基建工程檔案管理工作現(xiàn)存的問題，并簡要分析在其檔案管理工作中規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式的具體運(yùn)用。

關(guān)鍵詞：規(guī)范化 標(biāo)準(zhǔn)化 管理模式 電力基建工程檔案管理

前 言

電力基建工程檔案管理作為電力基建工程建設(shè)的重點(diǎn)，可以全面的展現(xiàn)工程建設(shè)的整個過程，并對于電力基建工程具有總結(jié)性作用。因此可以說電力基建工程檔案管理是對電力基建工作的文本表述。但是現(xiàn)階段我國電力基建工程檔案管理中存在著諸多問題，對電力企業(yè)的健康發(fā)展產(chǎn)生不利影響。

一、電力基建工程檔案管理現(xiàn)存的問題

（一）文件缺失

現(xiàn)階段，我國電力基建工程檔案管理中存在著相關(guān)檔案文件缺失的問題。針對檔案文件缺失問題有諸多可能導(dǎo)致其出現(xiàn)的原因，例如施工過程中的記錄人員的工作不規(guī)范，或是在檔案管理過程中出現(xiàn)漏洞。針對不同的原因應(yīng)該有具體的解決措施，才能避免文件缺失問題對電力基建工程檔案管理造成的不良影響。

（二）資源短缺

目前我國電力企業(yè)缺乏對檔案管理工作的重視和支持，使得檔案管理工作出現(xiàn)資源短缺問題。檔案管理資源短缺不僅僅在于設(shè)備或資金上缺乏支持，導(dǎo)致設(shè)備落后，還在于缺少專業(yè)的員工，使得相關(guān)工作效率較低，從而造成電力基建工程檔案管理工作的滯后，影響相關(guān)企業(yè)的發(fā)展。

（三）缺乏明確的制度規(guī)范

我國電力基建工程檔案管理工作中還缺乏明確的制度規(guī)范，造成無法及時有效的監(jiān)督相關(guān)工作，從而容易出現(xiàn)文件缺失、工作效率低等問題。同時也因?yàn)槿狈χ贫纫?guī)范，無法對相關(guān)施工單位進(jìn)行有效的約束，容易使得相關(guān)歸檔工作質(zhì)量低下，對電力基建工程建設(shè)工作的順利進(jìn)行造成不利影響。

二、電力基建工程檔案管理中規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式的具體運(yùn)用

（一）在工程前期文件上的管理

電力基建工程項(xiàng)目的前期文件對整個工程項(xiàng)目的順利實(shí)施至關(guān)重要，代表著工程項(xiàng)目的合法性。但是在前期文件的處理上存在較大的困難。如果無法科學(xué)有效的處理前期文件，容易使得人力消耗和時間消耗較大，工作效率低下，質(zhì)量水平得不到提高。而使用規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式對前期文件進(jìn)行管理，可以有針對性的改善此類問題，減少資源的消耗的同時提高工作效率。電力企業(yè)可以安排專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行前期文件的收集、整理、申報等工作，使前期工作成為一個統(tǒng)一的流程，解決了人員經(jīng)手較多的問題，極大的提高了工作效率和工作質(zhì)量。

（二）在招標(biāo)階段上的檔案文件管理

規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式可有效改善招標(biāo)階段的檔案文件管理問題。在這一過程中因相關(guān)的人員、單位眾多，文件的數(shù)量、種類雜亂，所以檔案文件管理具有一定難度。這一階段可能涉及到招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件等各種文件的收集處理工作，因此容易出現(xiàn)檔案文件丟失、混淆等問題。規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式首先要求工作人員深入到這一階段的不同環(huán)節(jié)的工作中，加強(qiáng)對檔案文件的監(jiān)督管理。其次，工作人員要注重對相關(guān)功能表格的標(biāo)準(zhǔn)、文件的簽字等重點(diǎn)。例如在招標(biāo)活動中出現(xiàn)特殊事件，工作人員要及時與有關(guān)部門聯(lián)系，注重檔案交接工作，確保檔案文件的完整準(zhǔn)確，并做到與規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式相符合，為后續(xù)工作的順利實(shí)施提供便利[1]。

（三）在相關(guān)合同上的管理

規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式在電力設(shè)備、材料等合同管理上的運(yùn)用可以為工程建設(shè)的順利開展提供保障。在規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式下，首先工作人員要及時與相關(guān)施工單位和材料提供單位進(jìn)行有效的溝通，做到充分了解和掌握相關(guān)合同中所涉及到的具體數(shù)量或其他細(xì)節(jié)問題，從未為后續(xù)的檔案編制工作提供基礎(chǔ)。其次在驗(yàn)收階段，工作人員可以進(jìn)行開箱驗(yàn)收，并準(zhǔn)確認(rèn)真的填寫回單。此外，因?yàn)榇祟愒O(shè)備合同涉及到的材料設(shè)備數(shù)量、種類較多，所以應(yīng)對于合同中的具體標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有效核對，提高相關(guān)合同的準(zhǔn)確完整性。

（四）在工程施工和安裝文件上的管理

在電力基建工程的施工階段，利用規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式可以確保相關(guān)文件所涉及到的施工、安裝等工作得到及時有效的開展，從而為電力基建工程的順利實(shí)施提供基礎(chǔ)，促進(jìn)相關(guān)電力企業(yè)的健康發(fā)展。在施工文件和安裝文件的管理上使用規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式首先相關(guān)工作人員要做好日常工作的文件整理，嚴(yán)格按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行處理，對相關(guān)文件進(jìn)行監(jiān)督、檢查。其次，工作人員還應(yīng)與其他相關(guān)部門加強(qiáng)協(xié)作，共同做好資料數(shù)據(jù)的整理收集工作、施工監(jiān)督工作和施工定期檢查工作，加強(qiáng)監(jiān)管，提高電力基建工程的工作效率。同時，對于違規(guī)的施工操作，應(yīng)該第一時間進(jìn)行通知處理，要求整改，保障電力基建工程的施工質(zhì)量[2]。

（五）在竣工文件上的管理

在電力基建工程的竣工階段，也要使用規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式進(jìn)行竣工文件的有效管理。規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式有助于嚴(yán)格管理竣工檔案文件的歸檔、移交等工作，促進(jìn)其完整性和準(zhǔn)確性，避免在此階段檔案文件出現(xiàn)問題。其次，規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式在有助于檔案文件的規(guī)范完整，對電力基建工程起到積極影響的同時，還可以為移交部門、監(jiān)督管理部門的相關(guān)工作提供便利。

結(jié)束語

檔案管理工作對整個電力基建工程至關(guān)重要，而規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式可以有效的改善我國現(xiàn)階段電力基建工程檔案管理中的問題，推動其良性發(fā)展。因此我國電力企業(yè)應(yīng)該科學(xué)有效的將規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式運(yùn)用于相關(guān)檔案管理工作中，才能為我國電力事業(yè)發(fā)展提供堅實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] 林慶花.電力基建工程檔案管理中規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式的應(yīng)用[J].電子世界，2014（12）：295.

[2] 王芳.規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理模式在電力基建工程檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（23）：102+106.