關于提高中專學校檔案管理工作的建議

王 麟

大慶市衛(wèi)生局職工中等專業(yè)學校，黑龍江 大慶 163000

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關于提高中專學校檔案管理工作的建議

王 麟

大慶市衛(wèi)生局職工中等專業(yè)學校，黑龍江 大慶 163000

在當前中專學校發(fā)展過程中，檔案管理作為中專學校最基礎的管理工作，中專學校檔案是對學生成長信息和學校發(fā)展狀況的真實記載，通過做好中專學校檔案管理工作，有利于更好的提高中專學校校園管理效率，促進學生的健康成長。學校檔案是一個學校各項管理工作的基礎，通過重視中專學校檔案管理工作，可以有效的提高學校的科教水平，更好的促進學校的健康發(fā)展。

中專學校；檔案管理；制度；檔案基礎建設；人員素質

檔案是一個學校做好各項工作的重要保障，因此對于中專學校來講，需要重視檔案管理工作的重要性，學校檔案管理人員要努力提高自身的專業(yè)技能，做好學校檔案管理工作，為全校師生提供優(yōu)質、高效的檔案服務。

一、準確理解中專學校檔案管理工作的重要性

在中專學校檔案管理工作中，需要對檔案管理工作的本質有一個正確的認識，在中專學校教學管理工作中，需要由檔案工作者為其提供科學的信息作為依據(jù)，從而更好的推動學校各項管理工作的順利開展，這也決定了檔案在學校管理工作中的基礎性地位。同時學校檔案通過對學校學生教師相關信息的真實記載，可以說是檔案是校內外教學工作的見證者，具有重要的憑證作用，在學校不斷發(fā)展過程中，檔案清晰的記錄了學校成長的歷程，這也使學校檔案的重要性越發(fā)體現(xiàn)出來。

二、加強對中專學校檔案的科學管理

(一)提高師生檔案管理意識

在學校發(fā)展過程中，需要將檔案管理工作納入到學校整體發(fā)展規(guī)劃中來，作為學校日常管理計劃的一項重要內容，在抓緊好教育教學的同時，要重視檔案重審工作，努力提高教職工的檔案管理意識，引導學生準確和認真進行檔案填寫，做好檔案宣傳工作，使學生認識到檔案對自己的重要性。進一步強化學校檔案的規(guī)范化管理，有效的提高學校檔案管理水平。

(二)增設檔案管理專職崗位

檔案管理工作對于專業(yè)性具有較高的要求，因此需要在檔案管理工作中，需要做到專職專崗，配備專職的檔案管理人員，不僅要求檔案管理人員要具有專業(yè)的檔案知識，同時還要做好崗前培訓工作，從而對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行規(guī)范，有效的提高檔案的利用效率。

(三)建立健全、有效的檔案管理制度

在中專學校檔案管理工作中，需要以學校檔案工作規(guī)范作為基礎，并與中專學校實際情況有效結合來建立健全檔案管理制度，對各職能部門檔案管理職責進行明確，進一步對檔案管理工作進行規(guī)范，確保學校檔案管理工作能夠做到有章可循。同時檔案管理工作還要納入到考核體系中來，定期對檔案管理工作進程進行檢查，發(fā)揮監(jiān)管職能，使學校檔案管理工作能夠步入正軌。

(四)重視學校檔案基礎建設

當前學校要加大檔案基礎設施建設力度，特別是在當前信息技術快速發(fā)展的新形勢下，學校也要加快推動檔案信息化的進程。為學校檔案信息化管理配備各種軟件和硬件設施，加快推進檔案信息化建設進程，有效的提高檔案收集、整理、保管和利用的水平，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索，使檔案能夠更好的服務于學校的發(fā)展和建設。

(五)找出管理缺陷，及時修正

當前中專學校檔案管理工作中還存在許多問題，這就需要在實際工作中，檔案管理人員要在日常管理工作及時發(fā)現(xiàn)問題，并針對存在的問題進行有效解決。使全校從上到下都能夠對檔案管理工作給予充分的重視，進一步建立健全檔案管理制度，強化檔案基礎設施建設，有效的解決檔案管理工作中的各種問題，更好的提高學校檔案管理的質量。

(六)推進數(shù)字檔案管理工作

數(shù)字檔案管理與傳統(tǒng)的紙質檔案管理是相對立的概念，為檔案管理提出了一個新的方向。在信息技術如此發(fā)達的今天，各個學校都有自身的校園網(wǎng)絡，學校內部許多管理工作已經(jīng)放在網(wǎng)絡化的層面上進行，數(shù)字檔案管理的建立也有了許多堅實的保障。我們可以借助計算機與多媒體技術，將檔案管理工作與服務工作進行數(shù)字化。檔案的數(shù)字化管理，主要包括檔案的收集、整理、保管、利用等等。在信息錄入的環(huán)節(jié)，就是將教職工、學生的檔案分門分類的進行整理，錄入計算機系統(tǒng)，然后進行整理，還要將這些信息分為保密資料與非保密資料，非保密的資料編輯到一塊，設置查詢功能，對于保密的檔案，需要設置使用權限。需要注意的是，建立電子化、數(shù)字化的檔案管理，不意味著拋棄傳統(tǒng)紙質檔案管理，紙質檔案是電子檔案的管理依據(jù)，是原始證據(jù)，紙質檔案要管理完整并且與電子檔案同步更新。需要注意的，電子化的檔案管理需要更高層次的網(wǎng)絡安全，防止被偷、被盜、被篡改信息的現(xiàn)象，還有數(shù)據(jù)的備份工作，也要給與高度的重視。

(七)提高檔案管理人員素質和工作能力

在當前知識經(jīng)濟時代，知識和信息作為社會的發(fā)展的兩大重要要素，這也使檔案的重要性更加突顯出來，從而對檔案管理人員提出了更高的要求。因此作為一名優(yōu)秀的檔案管理人員，需要在實際工作中具備認真負責的態(tài)度，不斷的學習專業(yè)知識，提高自身的專業(yè)技能，同時還要熟悉運用各種新技術，為全校師生提供更加優(yōu)秀的檔案服務。檔案管理工作對于專業(yè)性具有較高的要求，因此作為新時期的檔案管理人員，需要做到與時俱進，走在時代的前沿，在實際檔案管理工作中，要勇于實踐和探索，不斷對檔案管理方式和方法進行創(chuàng)新，提高自身的文化素質修養(yǎng)，掌握信息化技術，并利用現(xiàn)代化技術來武裝自己，努力提高檔案管理水平，從而為學生、教師及學校的發(fā)展提供優(yōu)質的信息服務。

三、結束語

在當前信息化時代，檔案管理工作具有非常重要的意義。中專學校檔案是對學校發(fā)展歷程及學生、教師相關信息的真實記錄，因此需要做好中專學校檔案管理工作。進一步建立健全檔案管理制度，加強對檔案管理人員的培養(yǎng)，充分的運用各種新技術來促進學校檔案信息化建設，努力提高中專學校檔案的管理水平，使其更好的為學校及社會的發(fā)展提供服務。

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