關(guān)于做好國有企業(yè)基層單位檔案管理工作的思考

張 妍

神華國能(神東電力)集團(tuán)公司技術(shù)研究院，陜西 西安 710065

關(guān)于做好國有企業(yè)基層單位檔案管理工作的思考

張 妍*

神華國能(神東電力)集團(tuán)公司技術(shù)研究院，陜西 西安 710065

文章論述了檔案管理工作在國有企業(yè)工作中的重要作用，對現(xiàn)階段國有企業(yè)基層單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行了剖析，思考解決問題的辦法，有針對性地提出了幾點(diǎn)具體措施，以便于國有企業(yè)基礎(chǔ)檔案管理工作的更好開展。

國有企業(yè)；檔案管理；問題；措施

檔案就是指組織或個人在以往的社會實(shí)踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息，是國有企業(yè)活動中保存有價值的信息資料的主要途徑。檔案管理工作是國有企業(yè)管理工作的一部分，是國有企業(yè)管理整合、砥礪奮進(jìn)、不斷發(fā)展壯大的關(guān)鍵。隨著國有企業(yè)的不斷發(fā)展，對國有企業(yè)檔案管理工作提出新的要求，檔案工作者要認(rèn)識到時代的發(fā)展和形式的變化，不斷轉(zhuǎn)換思維、認(rèn)真思考，積極為國有企業(yè)基層檔案工作發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

一、做好國有企業(yè)基層檔案管理工作的重要意義

(一)檔案是國有企業(yè)基層單位經(jīng)驗(yàn)發(fā)展的歷史資料

企業(yè)檔案是特指企業(yè)在日常工作中從事企業(yè)管理、生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、經(jīng)濟(jì)核算及科學(xué)技術(shù)研究等活動中直接形成的具有保存價值的真實(shí)記錄。企業(yè)檔案是一種真憑實(shí)證，作為第一手參考資料，記錄著國有企業(yè)基層單位過去的工作情況和歷史狀況，主要包括文字材料、圖樣圖表、照片、錄像、錄音帶等各種形式的文件材料，具有客觀真實(shí)性，杜絕了編造虛構(gòu)的參考資料的無用性。比如檔案室保留的上級的批示文件或者紅頭文件、基建期工程檔案、各類合同、某些人員的真實(shí)手稿等等，都能為國有企業(yè)基層單位工作的開展提供必要的資料、素材查詢依據(jù)。

(二)檔案管理工作是國有企業(yè)基層單位管理工作的重要組成部分

國有企業(yè)基層單位檔案管理工作是對基層單位各項(xiàng)工作和員工行為活動的真實(shí)記錄，是基層單位企業(yè)管理的一部分。國有企業(yè)基層單位任何規(guī)章制度的出臺，都是通過充分發(fā)揮檔案的作用，在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，經(jīng)過充分的研究討論，得出的科學(xué)決策，有利于提高工作效率和管理水平。同時，還能依據(jù)檔案信息對基層單位領(lǐng)導(dǎo)和各個員工行為規(guī)范、項(xiàng)目運(yùn)營、生產(chǎn)管理、以及一些工作流程進(jìn)行科學(xué)有效的監(jiān)督監(jiān)管，通過對歷史數(shù)據(jù)的比對，吸取經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，不斷自我完善，持續(xù)提高國有企業(yè)基層單位的管理水平，不斷提升基層單位盈利水平。國有企業(yè)基層單位的檔案管理工作當(dāng)前已不再僅限于完善檔案自身管理，而是立足提升檔案管理水平，從而提升基層單位整體運(yùn)作水平。

(三)檔案管理工作是國有企業(yè)基層單位企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)在基礎(chǔ)

企業(yè)檔案是企業(yè)發(fā)展的真實(shí)記錄和見證，是全面記錄企業(yè)創(chuàng)建決策，反映企業(yè)成長歷史，承載企業(yè)智力成果，積淀企業(yè)價值與文化的歷史資料庫，是企業(yè)軟實(shí)力的重要載體和源泉。國有企業(yè)基層單位檔案管理工作是企業(yè)文化建設(shè)的內(nèi)在基層，做好檔案管理工作，通過一張張照片一段段影像一份份文件一件件實(shí)物，通過大量的史實(shí)資料，可以讓廣大員工了解到企業(yè)的成長歷程、企業(yè)的核心價值觀、文化氛圍等，增強(qiáng)企業(yè)的歸屬感、凝聚力和向心力；讓客戶更感性的了解到企業(yè)日益劇增的規(guī)模優(yōu)勢、資金優(yōu)勢、設(shè)備優(yōu)勢等硬實(shí)力和更好、更快、更強(qiáng)發(fā)展的企業(yè)文化價值，企業(yè)軟實(shí)力，從而不斷提高企業(yè)的綜合競爭力。

二、國有企業(yè)基層單位檔案管理工作中存在的問題

(一)檔案管理工作不受重視

部分國有企業(yè)基層單位對檔案管理工作的重視度不夠，認(rèn)為檔案管理就是企業(yè)日?，嵤碌某瓕懹涗浐拖嚓P(guān)事務(wù)的保衛(wèi)工作，在日常管理工作中只關(guān)注安全生產(chǎn)、經(jīng)營創(chuàng)效，不關(guān)心檔案管理工作。部分領(lǐng)導(dǎo)干部甚至認(rèn)為檔案管理工作只是簡單的文件保管，只要資料不遺失、不外露，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。在這種錯誤的思想指導(dǎo)下，就出現(xiàn)了“領(lǐng)導(dǎo)不重視，我們基層管理人員就更不重視”的情況，各級管理人員對于檔案管理工作并沒有一個明確的概念，也沒有配備專門的管理人員，更沒有有效的資源配置，檔案日常管理工作中出現(xiàn)了較多的疏漏，使檔案管理工作不能有力開展。

(二)檔案管理工作制度體系不夠健全

我國的法律中沒有對各個企業(yè)的檔案管理工作作出明確的和相關(guān)的檔案管理規(guī)定，雖然大部分國有企業(yè)總部都有企業(yè)的檔案管理工作制度和要求，但到了基層單位相關(guān)的制度要求并不能落實(shí)到位，既沒人負(fù)責(zé)落實(shí)到位，也沒人負(fù)責(zé)督促完成，相關(guān)檔案管理工作比較混亂和隨意。部分單位不僅相關(guān)材料組卷不符合歸檔要求，還出現(xiàn)混亂組卷的情況；個別單位既沒有開展過檔案鑒定工作，也沒有進(jìn)行過檔案銷毀和歸檔工作，只是將所有有字的文件堆放在柜子里，就算是歸檔了。同時部分檔案管理工作人員的責(zé)任心松散，對檔案管理工作流程的遵守不夠嚴(yán)格，外人很容易就查看或者借閱企業(yè)內(nèi)部檔案，極易造成企業(yè)檔案信息的流失，嚴(yán)重者甚至?xí)o企業(yè)造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。

(三)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施較差

部分國有企業(yè)基層單位因?yàn)閷n案管理工作不夠重視，所以在檔案管理工作的資金投入也較少，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施較差致使部分單位的檔案室還不僅達(dá)不到檔案管理的要求，與整齊、規(guī)范統(tǒng)一的要求還有一定的差距。大部分基層單位都沒有專門的檔案室，基本都是和辦公室混在一起，少數(shù)單位的檔案室甚至變成了雜物室，檔案柜也七大八小不統(tǒng)一，既不利于辦公開展又不利于檔案管理。個別單位檔案室設(shè)防意識不強(qiáng)，沒有防火、防盜等設(shè)施，極易使檔案受到損害。另外，由于保存檔案所用的電腦太舊，配置太低，軟硬件都不先進(jìn)，很容易造成電子檔案的丟失或者被竊，或者導(dǎo)致在存儲空間內(nèi)找不到相應(yīng)的電子檔案。

(四)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

目前，國有企業(yè)基層單位中大部分都是兼職檔案員，并沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，不具備專業(yè)檔案管理技能，而檔案管理人員自身素質(zhì)的好壞又直接影響著檔案管理水平高低以及檔案利用質(zhì)量，所以在檔案管理工作中檔案收集意識淡薄，文檔重要性認(rèn)識不清，整理、歸檔過程中分類、保管期限、保密等級等問題劃分不夠準(zhǔn)確，歸檔資料不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。特別是大部分檔案管理人員往往身兼數(shù)職，對檔案管理工作疲于應(yīng)付，只是將日常文件放入檔案盒，并不能及時整理歸檔，檔案管理工作并不到位，管理工作的質(zhì)量不高，嚴(yán)重影響了檔案的科學(xué)化管理水平。

此外，部門單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理工作誰都可以勝任、工作量也不大，所以對檔案管理人員的了解、關(guān)心和支持都不夠，特別是薪酬待遇也較低，大大降低了檔案管理人員對本職崗位的工作熱情，給檔案管理工作的發(fā)展造成了許多制約因素。

(五)檔案的開發(fā)利用不夠深入

企業(yè)進(jìn)行檔案管理工作的目的并不僅僅只是對以往發(fā)展的過程進(jìn)行一種記錄，事實(shí)上，企業(yè)檔案的存在關(guān)系著企業(yè)文化的建立、企業(yè)品牌形象的創(chuàng)建、企業(yè)人事變動、企業(yè)財產(chǎn)流入和支出情況等一系列有形或者無形的企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。檔案管理的八個環(huán)節(jié)包括收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計。其中，收集、鑒定、整理、保管、檢索、統(tǒng)計等項(xiàng)工作是檔案基礎(chǔ)工作，編研與利用是開發(fā)利用工作。當(dāng)前多數(shù)國有企業(yè)基層單位對檔案的開發(fā)利用還僅僅只是停留在檔案基礎(chǔ)工作層面，沒有對企業(yè)檔案的內(nèi)容進(jìn)行深度的總結(jié)和提取，欠缺關(guān)于檔案內(nèi)容利用的敏感性，檔案開發(fā)利用的主動性和預(yù)見性較差。

三、做好國有企業(yè)基層單位檔案管理工作的思考

(一)提高認(rèn)識、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，國有企業(yè)基層單位主要領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識，充分認(rèn)識到檔案工作的必要性和重要性，在管理工作中，要切實(shí)履行相關(guān)的管理制度，把檔案管理工作上升到相應(yīng)的管理地位。一是要建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和工作職責(zé)，選派具備檔案管理資格的人員上崗從業(yè)。二是要把將檔案管理工作計劃列入單位全年運(yùn)營綱要中，將檔案管理工作納入績效考核體系，領(lǐng)導(dǎo)要定期聽取檔案工作情況匯報，及時解決檔案管理工作中存在的問題、遇到的困難，約束和引導(dǎo)檔案管理工作的全面開展。三是要為檔案管理人員的事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個良好的內(nèi)部環(huán)境，打通職業(yè)晉升通道，解決好個人的實(shí)際問題，使他們能安心做本職工作，從而促進(jìn)檔案工作的持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

(二)健全制度、完善機(jī)制

國有企業(yè)基層單位要把檔案管理工作當(dāng)成一項(xiàng)長期的、重要的基礎(chǔ)工作來抓，要根據(jù)《企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》的要求和上級單位的相關(guān)檔案制度規(guī)定，結(jié)合本單位工作實(shí)際建立健全檔案管理相關(guān)制度，對檔案管理的各項(xiàng)工作流程進(jìn)行有效規(guī)范和嚴(yán)格控制。對檔案的形成、收集、整理、歸檔、裝訂、銷毀等各個工作環(huán)節(jié)都有明確的要求和規(guī)定，并上墻公示，形成一套科學(xué)、規(guī)范、合理、可行的檔案管理制度體系，建立和完善標(biāo)準(zhǔn)化操作程序和相關(guān)的配套制度，確保檔案管理工作與中心工作協(xié)調(diào)發(fā)展，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營提供助力。

(三)加大投入、科技引領(lǐng)

國有企業(yè)基層單位要加強(qiáng)檔案管理工作，就必須要加大對檔案管理工作的資金投入，特別是隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，隨著互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)的廣泛應(yīng)用，更應(yīng)加快軟硬件設(shè)施的建設(shè)，要以高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求規(guī)劃和建設(shè)本單位的檔案設(shè)施和工作場所。首先要配備標(biāo)準(zhǔn)合格的檔案室，建立與普通辦公室有區(qū)別的獨(dú)立檔案室，按照“七防”工作要求，為檔案室配置空調(diào)、防盜窗、滅火器、溫濕度計、擋光窗簾、干燥劑、驅(qū)蟲劑等設(shè)備，并做好相關(guān)安防措施，避免火險、水災(zāi)等意外的出現(xiàn)，有效改善檔案保管環(huán)境。其次要購置、配備檔案管理所需要的硬件設(shè)施，如密集架、檔案柜、電腦、掃描儀等必要硬件設(shè)施，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。三是借助單位局域網(wǎng)絡(luò)，加大檔案系統(tǒng)管理軟件的投資應(yīng)用，通過相關(guān)儀器對檔案進(jìn)行掃描錄入，實(shí)現(xiàn)檔案資料的無紙化管理，不斷提高檔案管理工作效率。同時積極開發(fā)網(wǎng)上檔案業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，提高檔案的利用率。

(四)擴(kuò)大宣傳、加強(qiáng)培訓(xùn)

首先要利用各種有效載體對檔案管理工作進(jìn)行積極宣傳教育，不斷擴(kuò)大檔案管理工作的影響力，使廣大干部職工切實(shí)認(rèn)識檔案工作的重要性，將檔案管理工作機(jī)制落實(shí)到位。其次是要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，針對兼職檔案人員較多的情況，有針對性地開展檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，重點(diǎn)培養(yǎng)一批既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才，努力提高檔案管理人員的素質(zhì)。同時要在企業(yè)單位內(nèi)部組織全體人員的檔案知識培訓(xùn)，按照不同部門不同的檔案知識需求，按需施教，注重操作實(shí)效，使懂檔案、會使用檔案的員工多起來，使檔案管理工作人員能盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案錄入、檔案利用規(guī)范，不斷促進(jìn)國有企業(yè)基層單位檔案工作效率的提高。

(五)注重積累、加強(qiáng)管理

國有企業(yè)檔案管理人員要做好檔案資料收集管理工作，特別是要做好日常檔案的收集、整理工作，了解、跟蹤單位各部門檔案收集、立卷歸檔及工作動態(tài)規(guī)律，及時提醒、督促相關(guān)部門，及時將部門形成的檔案立卷歸檔，按期交回檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一管理，確保檔案種類、內(nèi)容真實(shí)完整。國有企業(yè)檔案管理人員要進(jìn)一步解放思想，與時俱進(jìn)，面對新時代檔案工作的新要求與新挑戰(zhàn)，不斷開拓創(chuàng)新，積極進(jìn)取，不斷促進(jìn)檔案工作有新發(fā)展、新創(chuàng)造，不斷提高檔案利用率，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，為中心工作服務(wù)、為基層群眾服務(wù)，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)檔案是企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)和有力保障，是企業(yè)管理中的重要組成部分，目前國有企業(yè)基層單位的檔案管理工作還存在一些不足，影響了國有企業(yè)基層單位檔案管理水平的提升，我們要著力解決它，切實(shí)提高企業(yè)檔案工作的專業(yè)化水平，健全企業(yè)檔案工作，提高企業(yè)檔案工作的整體水平，讓檔案管理在新的歷史條件下發(fā)揮更大的作用，更好地為企業(yè)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

張妍(1983-)，女，漢族，陜西神木人，研究生，神華國能(神東電力)集團(tuán)公司技術(shù)研究院綜合管理部，政工師，研究方向：黨建。

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