淺析新媒體環(huán)境下檔案利用服務(wù)模式的創(chuàng)新

文/趙師校

淺析新媒體環(huán)境下檔案利用服務(wù)模式的創(chuàng)新

文/趙師校

檔案信息是社會(huì)整體信息系統(tǒng)的重要組成部分，緊密結(jié)合新媒體特點(diǎn)，加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，整理、挖掘、加工、開發(fā)制作適合新媒體環(huán)境下利用的檔案信息，滿足社會(huì)和公眾檔案信息需求

眾所周知，檔案保管的目的在于利用，檔案在利用過程中體現(xiàn)其價(jià)值。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立完善，改革的不斷深化，各單位及組織在強(qiáng)化檔案保管的同時(shí)，更重視了檔案的開發(fā)利用，但檔案工作真正圍繞提供利用還跟不上形勢(shì)的發(fā)展。以網(wǎng)絡(luò)和移動(dòng)載體為主的新媒體技術(shù)的飛速發(fā)展，改變了信息傳播格局，對(duì)檔案信息開發(fā)利用也提出了更新更高的要求。加強(qiáng)檔案信息資源的開發(fā)利用，整理、挖掘、加工、開發(fā)制作出更多更好的適合新媒體環(huán)境下利用的檔案信息，滿足社會(huì)和公眾的檔案信息需求已成為檔案工作的重要任務(wù)。

一、新媒體環(huán)境帶來的檔案利用功能及方式的挑戰(zhàn)

檔案利用服務(wù)，是檔案館（室）為滿足檔案利用需求向用戶提供檔案并為之服務(wù)的一項(xiàng)活動(dòng)。在新媒體形勢(shì)下，檔案信息的功用更加豐富。公眾對(duì)檔案信息需求也不盡相同，表現(xiàn)出多樣化特征，傳統(tǒng)的檔案開發(fā)利用形式已不能滿足受眾的這種多樣化需求，從而，也使檔案信息開發(fā)利用方式多元化成為可能，檔案信息的功用已不再囿限于存史、資政，內(nèi)涵更加豐富。啟迪教化，德化育人，傳播知識(shí)，休閑娛樂等方面的利用功能日益凸顯。對(duì)檔案信息進(jìn)行開發(fā)、提煉，舉辦檔案展覽，根據(jù)檔案信息制作成數(shù)字電視節(jié)目，可滿足公眾娛樂需求都給檔案利用帶來挑戰(zhàn)。

從傳統(tǒng)的復(fù)印件的提供利用、將檔案復(fù)制品提供給利用者、編研成果的提供利用三種檔案利用服務(wù)方式，網(wǎng)上提供檔案目錄和檔案信息需求日益多元化、多樣化。傳統(tǒng)的檔案利用服務(wù)方式，檔案利用者主要是為了獲取檔案信息不得不到檔案館親自去查閱，受到空間和時(shí)間的限制。檔案提供者在整個(gè)利用過程中基本上是處于一種被動(dòng)的地位，是應(yīng)利用者的申請(qǐng)而提供檔案信息服務(wù)，而不是去發(fā)現(xiàn)利用者的需求，主動(dòng)地提供檔案信息服務(wù)。在檔案利用者和檔案提供者之間就缺少了相互溝通的環(huán)節(jié)。檔案的利用效果以及檔案利用者的意見沒有及時(shí)地反饋給檔案提供者，檔案提供者不能有效地跟蹤檔案利用者的需求，也就無法進(jìn)一步改進(jìn)檔案利用服務(wù)質(zhì)量。因此，現(xiàn)行的被動(dòng)封閉的檔案利用服務(wù)模式，勢(shì)必會(huì)導(dǎo)致檔案利用服務(wù)率不高，檔案的社會(huì)價(jià)值不能完全顯現(xiàn)，檔案的作用不能充分而有效地發(fā)揮，檔案工作的重要性就不能得到社會(huì)的普遍認(rèn)識(shí)，社會(huì)的檔案意識(shí)也就難以提高。

二、當(dāng)前檔案利用服務(wù)現(xiàn)狀和問題

當(dāng)前，檔案利用服務(wù)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上新媒體形勢(shì)的發(fā)展，存在一些亟待解決的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.檔案利用服務(wù)認(rèn)識(shí)滯后，不能適應(yīng)新媒體形勢(shì)的需要。檔案部門和檔案工作者在認(rèn)識(shí)上存在“重管輕用”的思想，對(duì)檔案信息開發(fā)利用重視不夠，認(rèn)識(shí)模糊，仍沿襲傳統(tǒng)檔案編研思路，檔案開發(fā)利用仍停留在簡(jiǎn)單編制全宗指南、大事記、機(jī)構(gòu)沿革等傳統(tǒng)模式上，程序老套，方式陳舊，模式僵化，千篇一律。缺乏利用新媒體，制作圖文并茂、動(dòng)靜態(tài)結(jié)合、音頻視屏共賞的檔案信息開發(fā)新理念。檔案保管人員大都坐等利用者上門，而不能根據(jù)企業(yè)當(dāng)前中心工作，未雨綢繆主動(dòng)提供利用服務(wù)。以致檔案利用效率大打折扣，缺乏時(shí)效性。

2.檔案信息技術(shù)力量薄弱，傳統(tǒng)手工操作不適應(yīng)高節(jié)奏高效率的需要。由于財(cái)力不足等多種原因，部分企業(yè)檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的手工操作之中，檢索、查找、調(diào)卷、摘錄等環(huán)節(jié)都靠手工操作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。大部分檔案工作者只能做一些歸檔管理等基礎(chǔ)工作，對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次研究開發(fā)的能力不足，不會(huì)把枯燥的檔案變成有趣的故事，不會(huì)對(duì)原始檔案進(jìn)行提煉加工，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、軟件應(yīng)用人才少，對(duì)新媒體技術(shù)不熟練，缺乏把檔案信息開發(fā)制作成圖文并茂、可讀性強(qiáng)、適合新媒體傳輸利用的信息形態(tài)的人才，技術(shù)力量跟不上新媒體發(fā)展要求。

3.檔案的深度加工薄弱，真實(shí)性受質(zhì)疑。檔案管理部門在檔案升級(jí)過程中，撰寫了一些編研資料，但大部分還停留在一般簡(jiǎn)單的匯編。提供系統(tǒng)的、數(shù)據(jù)全面、分析準(zhǔn)確的專題編研材料還為數(shù)不多，給查找和利用帶來一定的不便。在新媒體形勢(shì)下，檔案信息在傳播和分享過程中穩(wěn)定性差，極易在復(fù)制和轉(zhuǎn)換中發(fā)生改變。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)準(zhǔn)入門檻低，易發(fā)生故意開發(fā)制作不實(shí)或虛假檔案信息的現(xiàn)象，損害檔案信息的真實(shí)性，檔案信息開發(fā)利用的穩(wěn)定性和真實(shí)性很難保證。

4.檔案利用的便利性、多樣性、層次性不足。當(dāng)前公眾對(duì)于生活中一切服務(wù)活動(dòng)都提出了“人性化”的要求，要求服務(wù)優(yōu)質(zhì)、快捷、周到。室（館）藏檔案結(jié)構(gòu)單一，難以滿足多層次利用者的需求；檔案分類還不夠規(guī)范，客觀上造成了部分同類檔案的保管混亂，影響了整體檔案的信息發(fā)布，查詢十分不便；檔案的檢索手段落后，沒有建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和使用檔案管理系統(tǒng)軟件，用于計(jì)算機(jī)檢索檔案的比例還很小，大多檔案還在依靠手工檢索。

三、新媒體形勢(shì)下檔案信息服務(wù)模式對(duì)策及建議

1.轉(zhuǎn)變觀念，樹立新媒體思維方式。檔案信息的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，是檔案工作的落腳點(diǎn)。要破除“重管輕用”的思想，摒棄傳統(tǒng)檔案開發(fā)利用的思維定勢(shì)，緊跟新媒體發(fā)展趨勢(shì)，樹立數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化理念和新媒體環(huán)境下檔案開發(fā)利用新思維，拓寬在網(wǎng)絡(luò)和移動(dòng)數(shù)字終端等環(huán)境下檔案信息開發(fā)利用的新思路。

2.以人為本，提高檔案人員綜合素質(zhì)。把檔案工作者隊(duì)伍建設(shè)成既熟悉新媒體操作技術(shù)，又善于進(jìn)行檔案信息編研開發(fā)的高素質(zhì)隊(duì)伍群體，為新媒體下檔案信息開發(fā)利用提供人才保障。檔案工作人員要走出原來封閉半封閉的圈子，不斷提高業(yè)務(wù)技能。既掌握信息理論與信息知識(shí)，又能熟練地應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)、信息存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體技術(shù)及檔案專業(yè)技能為檔案服務(wù)。

強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)收集與服務(wù)的關(guān)系上著手，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到提供檔案利用的服務(wù)上來。改變檔案服務(wù)的被動(dòng)狀況，變過去你上門我服務(wù)的被動(dòng)服務(wù)為積極尋找信息，主動(dòng)提供服務(wù)。端正服務(wù)態(tài)度，做到熱情、主動(dòng)、負(fù)責(zé)，熟悉自己的服務(wù)對(duì)象，掌握自己的服務(wù)范疇，深入了解廣大利用者的需求，及時(shí)有效地為利用者提供有價(jià)值的檔案信息。

3.強(qiáng)化基礎(chǔ)，加快檔案信息數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，加快檔案信息化步伐，是新媒體形勢(shì)下提升檔案信息開發(fā)利用水平的基礎(chǔ)性工作，必須加快進(jìn)度，為檔案開發(fā)利用提供更豐富的信息資源。館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，運(yùn)用檔案管理軟件及掃描等形式，全部以數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到光盤、磁盤等各類存儲(chǔ)器，尤其要優(yōu)先對(duì)一些重要的、珍貴的、容易受損的、利用頻率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工。檔案數(shù)字化是創(chuàng)新檔案利用服務(wù)的基礎(chǔ)工作和首要工作。構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，加快建設(shè)和完善檢索功能。建立檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)。元數(shù)據(jù)是檢索功能的核心內(nèi)容，檢索功能要充分發(fā)揮就必須不斷加強(qiáng)元數(shù)據(jù)的建設(shè)。這是創(chuàng)新檔案利用服務(wù)的基本條件。制定具有適應(yīng)檔案信息化特點(diǎn)的以及具有跨平臺(tái)運(yùn)行能力的電子文件管理服務(wù)政策、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并不斷完善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理的政策、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。

4.抓住編研重點(diǎn)，提供主動(dòng)服務(wù)。增強(qiáng)檔案信息開發(fā)的針對(duì)性。要抓住新媒體技術(shù)特點(diǎn)，針對(duì)性開展檔案信息開發(fā)。一要可根據(jù)不同功用，選擇不同開發(fā)利用形式。針對(duì)存史、資政等功用方面，可采取摘錄、匯編、修志等開發(fā)利用方式，而對(duì)于教化育人、傳播知識(shí)、休閑娛樂等功用方面，可采取圖文、聲像、實(shí)物、場(chǎng)景相結(jié)合，以制作展覽、陳列、講述等的形式開發(fā)利用。二要針對(duì)新媒體傳播利用方式開發(fā)檔案信息。在檔案網(wǎng)站配套視頻、網(wǎng)上展覽，提供較為完備的檔案圖文、目錄數(shù)據(jù)等檔案信息查詢；在微博、微信檔案信息開發(fā)短小，圖文并茂、聲像結(jié)合；數(shù)字電視傳有一定的故事性和趣味性，具有鮮活力。三要從檔案里找線索，把枯燥的檔案變成有趣的故事，提升檔案開發(fā)質(zhì)量，讓事件回放，故事重演，增強(qiáng)檔案信息開發(fā)的文化底蘊(yùn)和文化韻味。

5.創(chuàng)新服務(wù)手段，滿足社會(huì)需求。一要建立檔案門戶網(wǎng)站，并開展網(wǎng)上利用服務(wù)，這應(yīng)該成為檔案利用服務(wù)的一種重要形式。檔案利用服務(wù)要以網(wǎng)站為平臺(tái)，以檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)為核心，尤其是電子檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在網(wǎng)站上實(shí)現(xiàn)電子檔案的實(shí)時(shí)利用，使得檔案信息利用服務(wù)得以網(wǎng)絡(luò)化。檔案通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)收集起來后，建立一個(gè)電子文件（檔案）數(shù)據(jù)管理中心，集中管理各單位的歸檔電子文件。二要開展在線服務(wù)。檔案部門可以在檔案門戶網(wǎng)站上通過匯編相應(yīng)的專欄、提供數(shù)據(jù)庫(kù)查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館之間在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)速通信，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對(duì)象對(duì)檔案材料真實(shí)性與保存價(jià)值的咨詢，提供查詢和咨詢服務(wù)。

總之，檔案利用工作在新時(shí)期的再提高是一個(gè)系統(tǒng)工作，需要從觀念轉(zhuǎn)變，不斷創(chuàng)新檔案利用服務(wù)模式，將傳統(tǒng)檔案推向全面信息化，使其向著更加良性更加廣闊的方向發(fā)展。

(作者單位：陜西河務(wù)局)