提高基建檔案現(xiàn)場資料管理的建議

文/郝建華

提高基建檔案現(xiàn)場資料管理的建議

文/郝建華

工程建設(shè)是一個技術(shù)性強，涉及面廣且時間跨度較長的過程，作者從基建項目施工前的資料準備、檔案文件在收發(fā)及歸檔時必須注意的問題以及對歸檔文件的準確性、完整性進行審核等方面提出了提高基建檔案現(xiàn)場資料管理的建議

工程建設(shè)是一個技術(shù)性強，涉及面廣且時間跨度較長的過程?；n案資料體現(xiàn)了項目過程管理與實體質(zhì)量情況，反映項目建設(shè)是否執(zhí)行建設(shè)工程標(biāo)準及規(guī)范，特別是強制性標(biāo)準的執(zhí)行情況，充分體現(xiàn)了項目建設(shè)自身綜合管理水平，為建設(shè)單位提供準確直接的工程信息，為工程質(zhì)量提供真實、有效的法律憑證、為今后的擴建、改建、維修、管理提供翔實的依據(jù)。

為了明確在工程建設(shè)過程中不同崗位技術(shù)人員的工程資料管理，為了做好檔案歸檔工作，提高檔案歸檔質(zhì)量，在基建項目施工前就要做好充分的資料準備工作。

一、做好基建項目施工前的資料準備工作

1、工程項目的檔案管理和監(jiān)控是一項長期工作。要從頭抓起，不僅對項目開工報建的審批手續(xù)跟進，從工程項目勘察、審批、立項前期，就著手各項資料的收集，如：項目報建資料、合同、會議紀要、設(shè)計圖紙、設(shè)計變更、開工報告等。將各項資料分門別類，寫明保管期限，為項目過程的檔案管理打好基礎(chǔ)；對監(jiān)理、施工等單位過程的管理控制資料，圖紙及工程竣工驗收資料的收集整理經(jīng)常檢查。

2、在施工前就要做好各項工作。在人員安排上，可以具體指定一名基建檔案專人來負責(zé)基建資料的收集和整理，將資料室設(shè)置在工程部下，并配備資料員?；椖繖n案歸檔管理重要的是做好資料的同步性、規(guī)范性、時限性、有效性。確保做好資料與施工進度同步完成，資料所反映的內(nèi)容真實、準確、符合現(xiàn)行規(guī)范及標(biāo)準；項目檔案歸檔一定要納入公司考核體制，實行崗位責(zé)任制，促使相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員重視基建項目檔案的歸檔范圍和歸檔份數(shù)；按照工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、工程竣工圖、工程竣工驗收文件、聲像及電子檔案這六大部分編排，以時間為主要線索按照施工順序及專業(yè)，及時收集和整理為資料組卷打好基礎(chǔ)。

3、建立基建項目文件檔案的管理網(wǎng)絡(luò)。設(shè)立相應(yīng)的接收、轉(zhuǎn)化、鑒定等程序，確立管理崗位、職責(zé)，確保利用工作的有序、便捷、可控，使檔案利用信息化系統(tǒng)，具備便捷性、可靠性，及電子檔案的真實性。使歸檔范圍內(nèi)的電子檔案，全部納入提供利用的范圍，根據(jù)實際工作需要，制定審批手續(xù)并嚴格執(zhí)行。可以通過在線利用或在指定地點閱讀等方式，進行查閱利用。

4、確保將檔案資料、工程文件納入?yún)f(xié)議、合同管理。首先在與合作單位簽訂協(xié)議、合同時，要寫入工程文件資料的專門條款，在專門條款中明確規(guī)定合作單位需要提交工程文件的數(shù)量，時間，以及相應(yīng)的歸檔文件質(zhì)量條款；其次要制定基建項目文件的歸檔范圍相關(guān)規(guī)則，避免在工程的最后出現(xiàn)文檔的回憶式編制、偽造相關(guān)數(shù)據(jù)；最后要明確檔案歸檔中的違約責(zé)任，要在合同的預(yù)留條款中明確付款條件，只有在歸檔文件驗收合格后，才可以結(jié)清最后款項。

二、檔案文件在收發(fā)及歸檔時必須注意的問題

1、做好收文、發(fā)文的登記。資料的接收、清點、登記、發(fā)放、歸檔是資料員的日常工作。首先是要做好文檔資料發(fā)文、收文的登記目錄，有了登記目錄，在審核發(fā)文、收文以及庫藏完整性時就非常方便，只需要按照文號、圖號查詢就可以，在審核完整性時，一旦發(fā)現(xiàn)缺號可以立即向相關(guān)方面查詢，及時補救；如果發(fā)文做了登記，資料室就可以及時核查以便按照規(guī)定預(yù)留歸檔套數(shù)，從而保證檔案卷宗的完整性。

2、收到有設(shè)計變更的圖紙要及時發(fā)放和替換。由于文件的職能性，所以收到的文件不能在資料室這一環(huán)節(jié)積壓，不管一次收到多少文件，務(wù)必在規(guī)定的時限內(nèi)把它們按規(guī)定的份數(shù)發(fā)送到用戶手中，只可提前不可延后。施工中往往產(chǎn)生大量的技術(shù)變更、使相關(guān)的圖紙需要更新，建設(shè)單位資料員，要將設(shè)計變更和圖紙及時替換發(fā)放給施工和監(jiān)理單位，同時要收回舊圖，避免施工單位誤用了舊圖。項目建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理、施工單位之間各專業(yè)的工程聯(lián)系單、設(shè)計聯(lián)系單、設(shè)計變更等來往頻繁，視文件資料的內(nèi)容和性質(zhì)遞交項目經(jīng)理批閱，同時附上內(nèi)容中涉及到的其他編號的設(shè)計變更或聯(lián)系函等，送有關(guān)部門辦理。要求各方簽字確認，并加蓋公章，確保資料的完整性。對有設(shè)計變更的文件圖紙，由于新文件圖紙往往仍沿用原來的編號和名稱，單靠出版時間不容易給人鮮明的提示。為了執(zhí)行者能比較醒目、方便地辨識新舊文件或圖紙，甲方對文件、圖紙等的設(shè)計單位都應(yīng)要求標(biāo)識狀態(tài)和版次。資料員在收到的文件圖紙目錄中標(biāo)明接收時間和文件圖紙的標(biāo)識狀態(tài)和版次，并定期打印出最新文件圖紙目錄，分發(fā)給項目經(jīng)理及施工單位，使他們及時了解這個階段又發(fā)了那些文件。原有狀態(tài)的文件、版次有了那些變化，提醒有關(guān)人員不要誤用狀態(tài)或版次已經(jīng)老化的文件圖紙。

3、杜絕補資料，做資料。在監(jiān)督檢查施工單位資料的編制、管理中發(fā)現(xiàn)部分施工單位歸檔資料時隨意性強，不夠準確。在基建項目施工時會有很多類似的工序，有些施工記錄為省時間，圖方便，只檢查一個工序，然后就將該數(shù)值填寫到其它類似的工序中，并不加以任何的檢查，對于這種不經(jīng)核查，主觀想象的工作方式堅決制止。要求甲方、監(jiān)理、各家總包及分包施工單位的檔案管理同步于工程立項，同步于工程檢查，同步于建設(shè)進度，同步于竣工驗收，堅決杜絕補資料，做資料現(xiàn)象出現(xiàn)。

4、收集積累好決策階段和規(guī)劃設(shè)計階段的文件資料，即項目前期文件?；üこ痰慕ㄔO(shè)程序一般包括決策、規(guī)劃設(shè)計、施工及竣工驗收三個階段。由于施工及竣工驗收這個階段的文件資料大多是提前設(shè)計的，具有成套性和系統(tǒng)性，而前兩個階段的文件比較散亂，也容易被人忽視，但前兩個階段的文件資料往往是稽查、審計、監(jiān)督、管理和驗收的依據(jù)，具有法律憑證作用，所以前兩個階段的文件資料必須收集好。

三、基建項目部一定要對歸檔文件的準確性、完整性進行審核

1、基建項目周期長、所要歸檔的資料繁雜，為了便于審核，一定要將資料分類，每個類的文件資料一定收集齊全，確保所收集到的資料能夠全面反映基建項目的歷史面貌。項目部在驗收工程時，要依據(jù)合同、協(xié)議中的條款對檔案文件審核。依據(jù)提交文件目錄，仔細核查所需要的相關(guān)文件資料是否都已經(jīng)提交。在實際工作中，文檔管理中很容易出現(xiàn)前期資料、施工文件以及竣工圖不全，特別是一些要需要簽字的文件，一定要仔細核查是否有負責(zé)人的簽字。對于一些目錄不全，以及存在其他問題的檔案要及時敦促相關(guān)單位整改。

2、除了要確?；n案的完整性，對檔案的準確性也需要鑒別審核，檔案文檔的準確性的主要原則就是檔案文檔的內(nèi)容要真實反映工程的建設(shè)過程和竣工時的實際情況，物圖一定要相符，實物和竣工資料一致、底藍圖一定要相符，各種技術(shù)數(shù)據(jù)一定要可靠，有簽字要求的文檔，簽字手續(xù)是否完備，在施工過程中，如果出現(xiàn)設(shè)計變更，有關(guān)變更部分的圖紙一定要重新繪制，確保資料的準確性。對于基建工程檔案，主要出現(xiàn)下面幾個問題影響檔案的準確性，一是設(shè)計變更后的通知單沒有按照檔案規(guī)定上圖入卷，造成圖物不相符；二是未施工、已經(jīng)作廢的圖紙歸檔到竣工檔案中，造成檔案的不準確性；三是工程圖紙在修改后要求的相關(guān)簽字手續(xù)不全；四是歸檔的圖紙有很多改動，造成面目全非，顯然沒有按照規(guī)定制定新圖；五是檔案圖紙模糊看不清，嚴重影響今后的利用；六是檔案圖紙需要長久保留，但歸檔的資料卻使用的不是耐久材料；七是檔案中充斥這回憶式補充資料，這種資料準確性不高；八是設(shè)計通知單格式和書寫不規(guī)范，還存在跨圖紙、跨專業(yè)的現(xiàn)象，總之對于檔案歸檔文件必須認真審核，對于審核有上述問題的，一定要敦促相關(guān)單位整改。

（作者單位：陜西秦達房地產(chǎn)開發(fā)有限公司）