基于大數(shù)據(jù)時(shí)代電子文件管理問題的思考

文/雷曉婷

基于大數(shù)據(jù)時(shí)代電子文件管理問題的思考

文/雷曉婷

本文通過對電子文件的管理現(xiàn)狀所引發(fā)的思考，認(rèn)真分析了造成目前電子文件管理現(xiàn)狀形成的原因，提出了三點(diǎn)建設(shè)性意見，從而在根本上實(shí)現(xiàn)電子文件的價(jià)值

21世紀(jì)，人類已進(jìn)入信息時(shí)代。檔案管理也向著信息化的方向在不斷發(fā)展。載體形式已由過去的紙質(zhì)文件發(fā)展為更加便捷、節(jié)能的電子文件。電子文件的產(chǎn)生被視為電子政務(wù)、電子商務(wù)和其他各類電子化業(yè)務(wù)的基本工具，成為國家和社會的珍貴歷史記錄。但是，由于我們對電子文件還未達(dá)到應(yīng)有的認(rèn)知和重視，尚未建立科學(xué)、高效的電子文件管理體系，數(shù)以億計(jì)的電子文件還沒有得到妥善保管，處于失控、失存、失用、失密的危險(xiǎn)狀態(tài)，甚至?xí)l(fā)多重社會風(fēng)險(xiǎn)，電子文件的管理是我們目前急需解決的問題。

一、電子文件的管理現(xiàn)狀

1、電子文件管理失控，文件管理分散無序

目前，大多數(shù)單位沒有制定電子文件管理規(guī)章制度，沒有專人負(fù)責(zé)電子文件的收集、歸檔和保存，電子文件處于自生自滅的狀態(tài)。主要表現(xiàn)在：一是大量電子公文被暫存于文件起草者的計(jì)算機(jī)硬盤中，其中不少文件在修改過程中覆蓋了原來的稿本；二是大量的電子郵件由收件人、發(fā)件人自行處置而無從甄別；三是大量數(shù)據(jù)庫文件在自動更新中丟失了以往的記錄；四是大量數(shù)碼照片、視頻文件、音頻文件、多媒體文件散存于各處，工作人員可以隨意更改、刪除、拷貝單位信息系統(tǒng)中的電子文件。

2、電子文件流失嚴(yán)重，部分信息無法讀取

由于電子文件沒有得到有效地管理和保存，一些保存下來的重要電子文件已經(jīng)無法讀取，某些具有時(shí)代特征的載體信息已完全丟失（如軟盤等），例如我省某廳局檔案部門將相當(dāng)部分資料存儲于軟盤上，隨著機(jī)器設(shè)備的的不斷更新，原有的軟驅(qū)已被新型的光驅(qū)所替代，原有的軟盤因?yàn)闆]有可讀的機(jī)器不得不棄用或銷毀；又如移動硬盤的管理，根據(jù)硬盤的主要性能，檔案館存放的硬盤要在半年通一次電，要保證硬盤的可讀性和可用性，但由于館內(nèi)移盤數(shù)目多，難以完成逐一通電，這就造成了硬盤信息的不可讀，國家財(cái)產(chǎn)和利益遭受重大損失。

3、證據(jù)效力無法保障，安全問題堪憂

電子文件是一個(gè)機(jī)構(gòu)在開展電子政務(wù)、電子商務(wù)或其他電子化業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的憑證性記錄，它是支撐一個(gè)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動順利開展的基本工具，更是證明一個(gè)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動合法性的重要憑據(jù)。但是，我們目前大量生成、使用電子文件，卻不重視電子文件的管理，或者不能科學(xué)地管理電子文件，致使電子文件失去應(yīng)有的可信度、證據(jù)力。

電子文件具有秘密，一旦泄露后果將不堪設(shè)想。目前，部分單位由于沒有規(guī)范的電子文件管理措施，工作人員可以隨意從單位信息系統(tǒng)上查閱、拷貝電子文件，并將其帶出單位，造成大量秘密有意或無意的泄露。例如，解放軍某部科技人員將帶有涉密信息的筆記本電腦帶回家中，結(jié)果家中失竊，筆記本電腦丟失，多份秘密資料失控，為我軍帶來不可挽回的損失。

二、形成電子文件管理問題的原因

1、電子文件管理意識落后，認(rèn)識不到位

電子文件管理的落后，首先是意識落后，認(rèn)識不到位。長期以來，政府部門和企事業(yè)單位工作人員法治觀念不強(qiáng)、證據(jù)意識薄弱，大多數(shù)單位和個(gè)人認(rèn)為將電子文件打?。ㄓ部截悾┏杉堎|(zhì)文件就可以使之具有證據(jù)效力，但他們沒有意識到像電子郵件、電子訂單等打印成紙質(zhì)文件后，由于許多附于計(jì)算機(jī)的元數(shù)據(jù)的缺失，造成信息不完整，反而使其不具有法律效力。

2、業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門缺乏有效的銜接，造成工作脫節(jié)

由于業(yè)務(wù)部門和檔案部門職責(zé)不同、利益不同，業(yè)務(wù)部門工作人員很難兼顧檔案人員對電子文件真實(shí)性、可靠性、完整性與可用性的專業(yè)要求，相互之間缺乏銜接和協(xié)同，存在嚴(yán)重的工作脫節(jié)和管理空白現(xiàn)象，從而造成了電子文件管理空。

3、缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，管理規(guī)范滯后

法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)是電子文件管理的基本依據(jù)和操作指南。但各法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的基本術(shù)語不統(tǒng)一，黨政兩大系統(tǒng)的文件管理標(biāo)準(zhǔn)互不協(xié)調(diào)，行業(yè)性、地方法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)與國家法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)相互部突等極大的影響了電子文件資源的整合、共享與集成，這些是造成電子文件管理問題的主要誘因。此外，目前我國尚未制定適用于電子文件管理的專門法規(guī)。沒有法律規(guī)范的制約，就無法保證電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性，更無法保障電子文件管理的高效與科學(xué)。

4、專業(yè)人才的匱乏，限制了電子文件管理的發(fā)展

作為電子文件管理的主力軍，專職檔案人員隊(duì)伍中專業(yè)人才很少，整體專業(yè)水平很低。2015年在對某廳局檔案管理部門的調(diào)查中，從學(xué)歷層次看，有4人是大專學(xué)歷，3人是本科學(xué)歷；從專業(yè)結(jié)構(gòu)看，1人地質(zhì)專業(yè)，1人計(jì)算機(jī)專業(yè)，5人其它專業(yè)。人才的培養(yǎng)和引盡是我們目前亟待解決的問題。

三、對于目前的管理現(xiàn)狀和成因引發(fā)的思考

1、更新思想觀念，認(rèn)識電子文件管理的重要性

意識落后、觀念陳舊是導(dǎo)致我國電子文件管理問題的思想根源，因而增強(qiáng)意識、更新觀念，樹立對電子文件的正確認(rèn)識是促進(jìn)我國電子文件管理發(fā)展的思想前提。

2、集中管理，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

集中統(tǒng)一管理是我國檔案管理工作的優(yōu)良傳統(tǒng)和基本原則，從對紙質(zhì)檔案的管理擴(kuò)大到對整個(gè)電子文件管理過程的統(tǒng)一管理，使電子文件各個(gè)階段相互關(guān)聯(lián)、相互影響、相互轉(zhuǎn)化，讓所管理的電子文件可以得到有效保護(hù)。此外，電子文件的管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)在盡可能大的范圍實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，杜絕各自為政，充分保證標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量和共享性。

3、重視對人才的培養(yǎng)，保障電子文件管理的可持續(xù)性發(fā)展

第一，重視單位現(xiàn)有檔案人員的培養(yǎng)，開展相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；第二，引進(jìn)專業(yè)人才，壯大管理人員隊(duì)伍。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件管理水平也不斷面臨新的挑戰(zhàn)，我們只有努力學(xué)習(xí)、善于總結(jié)思考才能與時(shí)俱進(jìn)，才能更加高效地管理電子文件，使電子文件能為社會的發(fā)展實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值。

（作者單位：陜西省國土資源信息中心）