會計檔案管理的新思考

■白 波

會計檔案管理的新思考

■白 波

會計檔案，是國家檔案局發(fā)布的100種國家基本專業(yè)檔案之一。會計檔案的管理，貫穿于高速公路運營管理的各個環(huán)節(jié)，又承擔(dān)著推動高速公路又好又快發(fā)展的重要使命，更關(guān)系適應(yīng)新形勢下國家會計檔案管理的新要求。自2016年以來，河北省高速公路石安管理處會計檔案管理堅持以省檔案局“檔案目標(biāo)管理辦法”為指導(dǎo)，不斷創(chuàng)新思維，在充分利用檔案資源、提升檔案管理模式的基礎(chǔ)上，扎實推進財務(wù)管理模式，建立內(nèi)控體系建設(shè)，保障了財務(wù)管理體制改革的長效運行。

一、會計檔案管理中存在的問題

石安管理處為三級預(yù)算單位，財務(wù)管理實行的是管理處、管理所（工區(qū)）兩級核算模式，即27個收費站按照管理所管轄權(quán)限分別歸集到4個管理所，加上工區(qū)與直屬單位共10個獨立核算的處屬單位。由此形成的各類會計檔案也分別由各單位收集整理歸檔，數(shù)據(jù)資料分散，不利于形成會計檔案數(shù)據(jù)庫，在進一步深化財政國庫集中支付制度改革的強烈要求下，這種檔案管理模式弊端也愈來愈明顯。

檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計不及時。財政部門加強對預(yù)算單位預(yù)算執(zhí)行進度和預(yù)算資金使用的監(jiān)管，需要預(yù)算單位即時報送相關(guān)會計數(shù)據(jù)。由于核算層級多，就容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)上報不及時等情況。

檔案收集進度不可控。雖然各級財政部門對預(yù)算單位執(zhí)行進度有著嚴格的要求，但由于管理處存在的各項預(yù)算資金需要下?lián)埽Y金周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多，執(zhí)行進度和檔案整理歸檔進度不可控，只能事后檢查監(jiān)督。

檔案整理標(biāo)準(zhǔn)欠規(guī)范。處屬單位多，相關(guān)人員業(yè)務(wù)能力參差不齊，僅憑每年的審計和日常工作檢查，管理處很難對處屬單位的預(yù)算資金使用情況全面把控，容易形成檔案整理標(biāo)準(zhǔn)和實際的“兩張皮”。

二、創(chuàng)新會計檔案管理模式

我處把檔案納入規(guī)范化管理軌道，既提高會計檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理的要求，又是適應(yīng)財政國庫集中支付制度改革的需要，為提升預(yù)算執(zhí)行的科學(xué)性、有效性作出有益的探索和嘗試。

創(chuàng)新、完善會計檔案管理制度。在原有的檔案管理制度基礎(chǔ)上，相繼修訂印發(fā)《會計收支審批程序管理辦法》《預(yù)算管理辦法（試行）》等，進一步明確會計檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)流程，相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限，細化檔案歸檔的規(guī)則和流程，使會計檔案工作進一步規(guī)范。

創(chuàng)新核算體系，構(gòu)建新的會計檔案管理框架。聘請專業(yè)的中介機構(gòu)對處屬單位進行并賬前的審計，對各單位的資金、會計狀況進行摸底、梳理。在此基礎(chǔ)上，各處屬單位與管理處對賬，并對本單位的往來款項進行清理。最后依據(jù)會計師事務(wù)所出具的并賬審核報告，將各處屬單位的賬統(tǒng)一并入管理處套賬。自此，我處實現(xiàn)了取消處屬單位獨立核算、獨立管理會計檔案，由管理處一套賬統(tǒng)一核算，處屬單位的銀行賬戶也先后撤銷，預(yù)算資金不再下?lián)?，全部由管理處統(tǒng)一報銷結(jié)算，形成了全新的會計檔案管理框架。

創(chuàng)新會計業(yè)務(wù)和檔案管理機構(gòu)。為了保障各項工作資金能夠及時到位，結(jié)合石安高速點多、線長的特點，我處特成立了石家莊、邢臺、邯鄲三個支付中心，作為處財務(wù)審計科的派駐機構(gòu)，按照財務(wù)制度和相關(guān)職責(zé)，主要負責(zé)轄區(qū)基層單位日常報銷、憑證審核、備查賬登記、會計檔案管理等工作。

創(chuàng)新會計檔案管理手段，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理。為了能統(tǒng)一記賬，升級原新中大會計軟件為網(wǎng)絡(luò)版，分別在石家莊、邢臺、邯鄲三個支付中心增加站點，實現(xiàn)了會計核算實時化、動態(tài)化，也實現(xiàn)了會計檔案與處機關(guān)同時記賬，彼此共享。

三、加強內(nèi)控體系建設(shè)，構(gòu)建會計檔案管理的長效機制

會計檔案管理模式的創(chuàng)新必須以嚴格的監(jiān)督管理和控制體系為重要保障，而內(nèi)部控制建設(shè)又是規(guī)范單位內(nèi)部經(jīng)濟活動，強化對內(nèi)部權(quán)力運行制約，促進檔案利用效率不斷提高的重要舉措。

利用已有檔案進行風(fēng)險防控。利用檔案資料和數(shù)據(jù)分析確定會計活動的漏洞和風(fēng)險點，這是內(nèi)部管控的基礎(chǔ)。開展內(nèi)部控制基礎(chǔ)性評價工作并出具評價報告，形成一套內(nèi)控分析檔案，首先針對意見反饋或訪談記錄、調(diào)查問卷進行匯總分析，歸納會計內(nèi)部管理要求和風(fēng)險點；其次，全面梳理會計管理流程和業(yè)務(wù)流程風(fēng)險，根據(jù)我處業(yè)務(wù)特點查找風(fēng)險點，進行風(fēng)險的定性和定量評估；三是對已經(jīng)識別的風(fēng)險要進行定性分析、定量分析和風(fēng)險排查，確定風(fēng)險等級，制定出相應(yīng)的應(yīng)對措施和整體策略。

利用內(nèi)控分析檔案進行規(guī)范流程。在全面分析專題檔案的基礎(chǔ)上，根據(jù)確定的風(fēng)險點、風(fēng)險等級和風(fēng)險應(yīng)對策略，梳理業(yè)務(wù)流程和管理流程，采用分別座談等方式綜合各部門意見，利用內(nèi)部控制手冊等專題檔案，通過明確各崗位辦理業(yè)務(wù)和事項的權(quán)限范圍、審批程序和相關(guān)責(zé)任，減少“人情因素”干擾，實現(xiàn)照章辦事、規(guī)范審批。突出重點崗位和環(huán)節(jié)，繪制財務(wù)運行流程圖，實現(xiàn)流程節(jié)點控制，形成節(jié)點控制、關(guān)聯(lián)制約、過程監(jiān)控的流程制約機制。

利用內(nèi)控專題檔案強化執(zhí)行。在現(xiàn)有財務(wù)體系基礎(chǔ)上，注重建立實體性制度和程序性制度并重，堵塞制度漏洞，不斷促進單位會計管理向系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化邁進。執(zhí)行到位。明確各個崗位和相關(guān)人員的分工和職責(zé)，設(shè)立由紀檢監(jiān)察室、財務(wù)審計科及相關(guān)部門對內(nèi)部控制管理制度的執(zhí)行結(jié)果進行考核和獎懲，并充分利用外部審計、財政監(jiān)督和紀檢監(jiān)察等，保障會計管理內(nèi)控建設(shè)有效實施。

我處在利用會計檔案為基礎(chǔ)實行改革后，省財政廳于2016年11月底也下發(fā)通知，要求各預(yù)算單位只能保留一個基本存款（零余額）賬戶，處屬單位的銀行賬戶一律都要撤銷，證明利用檔案可以有預(yù)見性、前瞻性的探索工作進展，也是一個把握規(guī)律、運用規(guī)律的實踐過程，使我處成為河北省高管局系統(tǒng)實行三級管理模式的管理處中首家成功實現(xiàn)管理處會計統(tǒng)一報賬、統(tǒng)一核算的單位，更為局系統(tǒng)其他單位財務(wù)核算體制改革提供了有益參考。

（作者單位：河北省高速公路石安管理處）