藥檢檔案管理創(chuàng)新與改革研究

■許 鵬

藥檢檔案管理創(chuàng)新與改革研究

■許 鵬

藥檢檔案管理，是保證藥檢所高效運(yùn)行必不可少的工作，它能幫助藥檢所工作協(xié)調(diào)、有效地進(jìn)行并帶動(dòng)單位的科學(xué)發(fā)展。同時(shí)，合理的藥檢檔案管理也能維護(hù)人民群眾的正當(dāng)利益。然而，隨著改革的進(jìn)行，藥檢檔案管理的不足逐漸暴露，因此如何做好藥檢檔案管理工作并進(jìn)一步優(yōu)化，是我們要考慮的問題。

一、藥檢檔案管理工作的意義

在國(guó)家藥品監(jiān)督管理體系中，藥檢所是不可或缺的一部分，它是國(guó)家對(duì)藥品質(zhì)量進(jìn)行技術(shù)監(jiān)督和檢驗(yàn)的法定機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)監(jiān)督藥品生產(chǎn)過程，保障人民的用藥安全。藥檢檔案是對(duì)檢驗(yàn)過程的記錄，可以幫助相關(guān)人員判定藥品質(zhì)量。因此，藥檢檔案可有效促進(jìn)藥檢管理的科學(xué)、規(guī)范、有效。

1、藥檢檔案內(nèi)包含大量藥學(xué)相關(guān)信息。藥檢檔案內(nèi)有著許多藥學(xué)信息，例如新藥的開發(fā)、研制、檢驗(yàn)過程中得出的一系列文書資料包括技術(shù)材料、研制記錄、報(bào)告書、實(shí)驗(yàn)材料、鑒定和檢驗(yàn)報(bào)告等，需要對(duì)這一系列文書資料進(jìn)行最大化的利用才能夠顯現(xiàn)其價(jià)值。

2、藥檢檔案推動(dòng)科研工作的發(fā)展。藥檢檔案可以在藥檢、教學(xué)、科研工作等各個(gè)方面提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過對(duì)特定時(shí)期、特定數(shù)量的某一具體類別的藥檢檔案進(jìn)行定性和定量分析，并了解檢驗(yàn)人員對(duì)藥檢報(bào)告質(zhì)量和藥學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)的掌握程度，有利于跟進(jìn)新業(yè)務(wù)、新技術(shù)的開展情況和實(shí)際運(yùn)用，推動(dòng)科研工作的發(fā)展。

3、加強(qiáng)藥檢所之間的協(xié)作和資源共享。由于藥檢檔案的專業(yè)性，依靠單個(gè)藥檢所無法保證藥檢檔案的全面采集工作，必須加強(qiáng)藥檢所之間的共同配合與資源共享，積極調(diào)動(dòng)全市甚至全國(guó)的藥檢檔案管理系統(tǒng)，建立大數(shù)據(jù)庫(kù)，提高藥檢檔案的綜合利用率，才能實(shí)現(xiàn)藥檢檔案信息資源的合理共享和互惠互利。

二、藥檢檔案管理工作的現(xiàn)狀

雖然藥檢檔案的管理工作正在有條不紊地進(jìn)行，但隨著改革不斷深化和深入，藥檢檔案管理工作仍然存在著諸多不足。

1、藥檢所領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。

由于一些原因，某些藥檢所還沒有專門的藥檢檔案室，導(dǎo)致各類檔案的零散存放，沒有落實(shí)“八防”原則，且不具備空調(diào)、抽濕機(jī)等設(shè)備，導(dǎo)致檔案的統(tǒng)一綜合管理難以實(shí)現(xiàn)。

2、檔案管理制度存在不足。

在藥檢所管理中，一般按照《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評(píng)審準(zhǔn)則》相關(guān)要求，制定健全的一系列質(zhì)量保證體系、管理制度手冊(cè)和各科室、各部門人員的考察標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)劃定。然而，這些規(guī)定中對(duì)檔案管理人員等職責(zé)劃定卻較為模糊，甚至沒有相關(guān)制度和考核標(biāo)準(zhǔn)。目前在我國(guó)，市級(jí)食品藥品監(jiān)督局均要求各單位設(shè)立專門藥檢檔案室并進(jìn)行規(guī)范化工作，但藥檢所沒有落實(shí)，也沒有將完整的藥檢檔案管理納入其日常工作范圍，可見目前檔案管理制度仍然存在諸多不足。

3、藥檢檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。目前，藥檢檔案管理人員不論在學(xué)歷高度、理論水平和專業(yè)素質(zhì)等方面都存在參差不齊的情況。這與當(dāng)今時(shí)代發(fā)展所需要的人才素質(zhì)高度不符，很多藥物檔案室存在走后門的情況，可以隨意往里安排人員。同時(shí)，檔案管理人員普遍存在兼職多，管理經(jīng)驗(yàn)不足，管理理念不強(qiáng)的情況。在對(duì)人員的培養(yǎng)上，較重視對(duì)檢驗(yàn)技術(shù)人員的素質(zhì)和動(dòng)手能力的培養(yǎng)與提高，卻擱置了對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和能力再教育，導(dǎo)致許多檔案管理人員的理論水平和實(shí)踐能力都停留在過去的經(jīng)驗(yàn)上，跟不上時(shí)代發(fā)展，缺乏創(chuàng)新精神和活力。

4、檔案管理未與時(shí)代接軌，水平有待提高。目前藥檢檔案管理的水平較為落后。隨著電腦及網(wǎng)絡(luò)在藥檢所管理工作中的廣泛使用，藥檢所的管理手段在不斷進(jìn)步。然而，這些先進(jìn)手段在藥檢檔案中的應(yīng)用較少，基本上還停留在手動(dòng)收集、手工檢索上，沒有合理、最大化地利用現(xiàn)代化設(shè)備，這樣將不利于檔案的收集、編研、開發(fā)利用等，更不利于發(fā)揮藥檢檔案應(yīng)有的技術(shù)支持作用。

三、做好藥檢檔案管理工作的措施

想做好藥檢檔案管理工作，改革和創(chuàng)新必不可少。

1、依法治檔?？刹扇《嘈问?，大力開展關(guān)于各種藥檢檔案法律法規(guī)的宣傳與教育工作，增強(qiáng)藥檢所領(lǐng)導(dǎo)班子及職工的檔案法治工作，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識(shí)，需督促本單位人員編制本單位文件、材料歸檔范圍和保管期限表，保證藥檢檔案管理在各個(gè)環(huán)節(jié)均得到一系列保障，嚴(yán)格做到“依法治檔”。

2、提高藥檢所相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)藥檢檔案管理的重視。一個(gè)單位藥檢檔案管理工作做的好壞，與單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度直接相關(guān)。在新形勢(shì)下，藥檢檔案工作難度加大，因此我們必須提高檔案工作的地位，強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為當(dāng)今服務(wù)，替以后著想”的意識(shí)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，將檔案室基礎(chǔ)建設(shè)工作、相關(guān)設(shè)備的配備、檔案保護(hù)方法、人員培訓(xùn)內(nèi)容等列入單位的發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中。此外，應(yīng)當(dāng)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)明確，對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，確保檔案收集的完整性與正確性。同步增加檔案數(shù)量與質(zhì)量，才是檔案管理工作的最終目的，才能夠有效提高藥檢檔案對(duì)藥檢和藥監(jiān)事業(yè)發(fā)展服務(wù)的效能。

3、加強(qiáng)制度的完善性。首先要建立完善的藥檢檔案工作管理機(jī)制和規(guī)章制度。完善歸檔、保管、鑒定制度等，明確各崗位責(zé)任，方可確保檔案管理業(yè)務(wù)的正常執(zhí)行；同時(shí)，要將檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榧薪y(tǒng)一的綜合管理，使檔案工作環(huán)環(huán)相扣。其次，要堅(jiān)持藥檢檔案的檢查和驗(yàn)收制度，要做到檔案工作和歸檔同步管理。這樣能夠保證藥檢檔案為今后的工作更好地服務(wù)。除此之外，要將藥檢檔案工作的地位提高至與業(yè)務(wù)工作同等水平，應(yīng)將其納入單位年度考核，與業(yè)務(wù)工作一起計(jì)劃、布置、檢查、落實(shí)，做到獎(jiǎng)懲分明，從而促進(jìn)檔案管理人員和文檔人員的工作主動(dòng)性，并保證藥檢檔案的完整性和系統(tǒng)性。

4、提高藥檢檔案管理人員的綜合素質(zhì)。目前藥檢檔案管理人員存在基礎(chǔ)管理薄弱、人員變動(dòng)性較大、檔案業(yè)務(wù)不熟練等現(xiàn)狀，因此需要在管理人員的綜合素質(zhì)上狠下功夫。首先要引進(jìn)人才，吸收一些基礎(chǔ)素質(zhì)高并愿意從事檔案管理工作的人員進(jìn)入藥檢檔案工作隊(duì)伍中。其次，要拓寬人才培養(yǎng)渠道，有重點(diǎn)地對(duì)潛力人才進(jìn)行重點(diǎn)培養(yǎng)。

5、加強(qiáng)藥檢檔案管理工作現(xiàn)代化。應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)代化科技設(shè)備在管理工作中的應(yīng)用，充分利用互聯(lián)網(wǎng)和人工智能篩查等，簡(jiǎn)化藥檢檔案的收集與篩查工作，減少人力，提高工作效率。

（作者單位：河北省藥品檢驗(yàn)研究院）