汽車產(chǎn)品檔案單套制應(yīng)用研究

■蘇 莉

汽車產(chǎn)品檔案單套制應(yīng)用研究

■蘇 莉

在電子化之前就已經(jīng)積累有大量紙質(zhì)文件的老牌汽車產(chǎn)品研發(fā)企業(yè)，隨著電子文件的不斷增多，信息化系統(tǒng)的逐步開發(fā)利用，產(chǎn)品檔案的單一紙質(zhì)化管理正逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)化和電子化雙套管理，這對于汽車產(chǎn)品這樣種類繁多，更新頻繁的研究開發(fā)來說，存在相當(dāng)大的難度。本文結(jié)合汽車產(chǎn)品研發(fā)實(shí)際，根據(jù)檔案管理特點(diǎn)，就汽車制造企業(yè)在數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)和項(xiàng)目管理系統(tǒng)等信息化系統(tǒng)內(nèi)如何進(jìn)行邏輯歸檔，在不改變原文件的存儲方式和固定位置的前提下，如何將系統(tǒng)內(nèi)的條目實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理并有效利用的單套制管理，進(jìn)行了探索和研究。

一、某汽車產(chǎn)品檔案信息化管理現(xiàn)狀

為順應(yīng)電子化管理趨勢，某汽車產(chǎn)品研發(fā)企業(yè)對所有的產(chǎn)品檔案進(jìn)行了數(shù)字化轉(zhuǎn)化，各類圖紙、數(shù)模等均在服務(wù)器中實(shí)現(xiàn)電子化檔案的管理。如需下載供生產(chǎn)單位使用的產(chǎn)品檔案,由研發(fā)部門發(fā)出申請，檔案部門按照需求提供利用。隨著項(xiàng)目管理系統(tǒng)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)的逐步開發(fā)，原有的PDM(即產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng))也擴(kuò)大了管理范圍，將文件類產(chǎn)品檔案納入該系統(tǒng)管理。這三個信息系統(tǒng)分別管理的范圍是：項(xiàng)目管理系統(tǒng)管理一些項(xiàng)目管理類的文件，如達(dá)標(biāo)計劃，通過率，項(xiàng)目過關(guān)結(jié)果等；汽車制造設(shè)計的二維圖紙，三維圖，設(shè)計零部件說明，設(shè)計驗(yàn)證等都在PDM之中，也就是數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)；每種零件，汽車部件，整車的設(shè)計研發(fā)標(biāo)準(zhǔn)在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)之中。新車型的產(chǎn)品檔案已全部實(shí)施系統(tǒng)內(nèi)管理，這其中一部分是實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化后上傳的,另一部分是系統(tǒng)中直接生成的。如需下發(fā)供生產(chǎn)利用,通過檔案發(fā)放系統(tǒng)進(jìn)行提供，最終達(dá)到存量數(shù)字化、增量電子化和利用網(wǎng)絡(luò)化。但在信息化管理的過程中，因?yàn)殡p套制檔案管理的弊端導(dǎo)致了一系列問題。

二、 汽車產(chǎn)品檔案信息化管理存在的問題

由于汽車產(chǎn)品開發(fā)歷史上留存有大量紙質(zhì)文件，無法短時間內(nèi)轉(zhuǎn)換為電子文件，而數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程較為復(fù)雜，信息容易丟失，短期支撐力不足，在初期確實(shí)需要對產(chǎn)品電子文件和紙質(zhì)資料同時進(jìn)行管理保存，也就是采用雙套制檔案管理。

1.雙套制存儲檔案內(nèi)容不一致

雙套制即電子文件和紙質(zhì)文件，經(jīng)常出現(xiàn)二者內(nèi)容信息出現(xiàn)不一致時該以誰為標(biāo)準(zhǔn)的問題。在汽車產(chǎn)品檔案管理的實(shí)際操作中，原則仍是以紙質(zhì)檔案為準(zhǔn)。但是，按照檔案學(xué)，檔案具有原始記錄性的本質(zhì)屬性，而憑證性和參考性是它的一般屬性。當(dāng)雙套制文件中兩種載體同時具有檔案屬性的情況下，工作過程中首先產(chǎn)生的具備完整記錄作用的載體應(yīng)該作為原始記錄，而通常情況下電子檔案經(jīng)常是最先形成的記錄。該問題給產(chǎn)品檔案管理人員帶來了很大的困擾。

此前電子文件和圖紙在沒有電子審簽之前是不進(jìn)行簽署的，因此不能確保其內(nèi)容可靠。雖然打印出來的紙質(zhì)文件會進(jìn)行評審和領(lǐng)導(dǎo)簽批，但是沒有人去將紙質(zhì)文件和電子文件一一核對。如果進(jìn)行了更改，其審核和簽批文件的辦理過程無人跟蹤，文件的時效性和完整性無人確認(rèn)，追溯起來也有一定困難，甚至存在一些信息傳遞錯誤導(dǎo)致的安全隱患。

2.紙質(zhì)檔案的整理耗時費(fèi)力

在雙套制管理下，諸多電子文件要復(fù)制成紙質(zhì)原件具有很大困難。這是因?yàn)椋S多產(chǎn)品文件、圖紙、數(shù)據(jù)，元數(shù)據(jù)已不再采用紙質(zhì)形態(tài)，電子文件因要以信息形態(tài)實(shí)時輸入，而無法或難以轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件。這種紙質(zhì)文件與電子文件并行存檔管理的模式，使得檔案管理部門難以平衡紙質(zhì)文件和電子文件的檔案數(shù)量的一致性，經(jīng)常因?yàn)槲募撨M(jìn)行電子化檔案管理還是紙質(zhì)化檔案管理而犯難，對于電子化文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)檔案的復(fù)印與整理都非常費(fèi)時費(fèi)力。

3.雙套制增加成本，降低了管理效率

電子文件和紙質(zhì)文件同步伴隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)行時，檔案管理人員就需要對相同內(nèi)容的兩種文件重復(fù)進(jìn)行處理，檔案管理的流程和環(huán)節(jié)大大增加，工作質(zhì)量和效率都受影響，尤其是檔案管理人員的工作心態(tài)也會因重復(fù)處理而變得疲憊消極。

此外，研發(fā)一套完善的汽車產(chǎn)品信息系統(tǒng)需要動輒數(shù)百萬的資金支持。汽車產(chǎn)品研發(fā)鏈上的各單位已經(jīng)上線或正在研發(fā)的信息系統(tǒng)，都正在或?qū)⒁a(chǎn)生海量的具有保存價值的電子文件。如果還按照雙套制管理，這樣的紙質(zhì)文件打印、復(fù)制、存檔區(qū)域準(zhǔn)備等工作，都會導(dǎo)致大量的資金浪費(fèi)和人力成本浪費(fèi)。

三、汽車產(chǎn)品檔案單套制管理推行策略

汽車產(chǎn)品研發(fā)過程鏈長，相關(guān)審核校對等流程都決定了技術(shù)文件產(chǎn)生的時效性不會很高，這樣對于汽車產(chǎn)品檔案的單套制管理提供了較大的契機(jī)，通過無紙化辦公來實(shí)現(xiàn)辦公效率的提升，這對于降低汽車產(chǎn)品企業(yè)的研發(fā)成本意義重大。單套制以電子信息管理為主、紙質(zhì)文件管理為輔，以計算機(jī)信息化管理為主要工作方式和手段，逐步推行汽車產(chǎn)品研發(fā)文件的校核、審批、審核全流程電子化處理的單軌運(yùn)行機(jī)制。

1.提高產(chǎn)品檔案電子化率，減少紙質(zhì)文件

除非因?yàn)榉梢罁?jù)要求而必須的紙質(zhì)文件，比如：含有與外單位或供應(yīng)商交涉的汽車產(chǎn)品驗(yàn)證報告、相關(guān)協(xié)議等文件，以必要的簽字或蓋章確認(rèn)，以紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。其它的汽車產(chǎn)品相關(guān)文件都以電子文件形式在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)和管理。為確保真實(shí)性，在初期，可以將電子檔案長期保存，紙質(zhì)檔案能夠達(dá)到安全保管,不作為重點(diǎn)管理,到了保管期限,進(jìn)行有效鑒定，根據(jù)有關(guān)規(guī)定，已超過保管期限的也可以予以銷毀。這樣既可以保存產(chǎn)品信息以供企業(yè)長期參考使用，發(fā)揮電子文件的價值和作用，又可以減少紙質(zhì)產(chǎn)品檔案的形成數(shù)量，降低管理成本。

2.拓展產(chǎn)品檔案管理無紙化空間，提升業(yè)務(wù)效率

充分利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，優(yōu)化工作流程，在研發(fā)人員的申報、申請、審核、審批，授權(quán)簽字等過程中盡可能實(shí)現(xiàn)電子文件傳輸，最終保留電子文件，對“電子原件”歸檔即可。對于某些基礎(chǔ)性產(chǎn)品文件，若系統(tǒng)中已經(jīng)有存儲相關(guān)掃描數(shù)據(jù)，則可在審批過程中自動調(diào)用，以減少產(chǎn)品研發(fā)人員重復(fù)工作，首先，取消紙質(zhì)文件填報，實(shí)現(xiàn)文件入口電子化。在技術(shù)和操作規(guī)程的支撐下，為產(chǎn)品研發(fā)人員提供方便、快捷的辦事途經(jīng)，系統(tǒng)支撐，完善網(wǎng)上辦公窗口，提供規(guī)范的格式并規(guī)范化流程。同時，采用多元化的傳輸渠道，拓寬網(wǎng)上辦理事項(xiàng)范圍。其次，在各校對、批準(zhǔn)環(huán)節(jié)中采用數(shù)字證書簽名技術(shù)，利用信息化控制和授權(quán)簽名等技術(shù)實(shí)現(xiàn)全流程的痕跡化管理，對全流程所形成的“電子原件”在流程終端進(jìn)行即時歸檔，實(shí)現(xiàn)“電子原件”的真實(shí)性和完整性，發(fā)揮其憑證性作用。

3.加強(qiáng)對產(chǎn)品電子文件的全程管理，實(shí)現(xiàn)“電子原件”即時歸檔

實(shí)現(xiàn)對單軌運(yùn)行產(chǎn)生的電子文件即時歸檔。產(chǎn)品文件實(shí)現(xiàn)全流程網(wǎng)上辦公，審批流程完畢后進(jìn)行“電子原件”即時歸檔。對研發(fā)人員報送的紙質(zhì)文件，進(jìn)行掃描，在系統(tǒng)中保存數(shù)字化副本，在系統(tǒng)中管理使用。

4.簽署流程電子化

開發(fā)了OA系統(tǒng)的簽審模塊，設(shè)計人員不必再抱著圖紙或文件到處簽批，只需將圖紙或文件提交簽審系統(tǒng)，相關(guān)簽署人員只需打開自己的工作任務(wù)表，即可進(jìn)行簽署。簽署完成后，系統(tǒng)自動進(jìn)入下一審批環(huán)節(jié)，直至審批結(jié)束并歸檔。實(shí)施電子文件簽批，直接解決了電子文件的可靠性問題，即使文件需要更換，也能及時修改并審簽，保證了電子文件的有效性。

5. 完善信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)電子檔案長期可靠保存

為實(shí)現(xiàn)汽車產(chǎn)品檔案的長期保存，采取定期備份和及時遷移，并結(jié)合有效檢查來管理。對于備份技術(shù)，可以通過建立合理的備份體系，采取在線備份、本地脫機(jī)備份及異地脫機(jī)備份等備份機(jī)制，提高電子檔案的數(shù)據(jù)安全。在遷移技術(shù)方面，結(jié)合信息技術(shù)換代周期和存儲介質(zhì)的壽命，編制相應(yīng)的遷移技術(shù)規(guī)范，對系統(tǒng)遷移、數(shù)據(jù)格式升級、存儲介質(zhì)使用壽命到期等不同時候的遷移方法和目的進(jìn)行規(guī)范，確保電子檔案的真實(shí)、完整、可用和安全性都不會因?yàn)檫w移行為而受影響。在定期檢查方面，采用定期人工抽檢和軟件技術(shù)隨機(jī)檢測的方法進(jìn)行，利用人工抽檢，對存儲在脫機(jī)載體中的電子檔案是否可用進(jìn)行檢驗(yàn)，利用軟件技術(shù)檢測，對運(yùn)轉(zhuǎn)中的系統(tǒng)在線數(shù)據(jù)其真實(shí)性和完整性進(jìn)行隨機(jī)檢驗(yàn)，并對檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時處理，制定再發(fā)防止的相關(guān)措施。

6.制定制度和規(guī)范保障單套制管理的持續(xù)性

充分借鑒《會計檔案管理辦法》《照片檔案整理規(guī)范》和《基建檔案管理辦法》等行業(yè)指導(dǎo)性管理制度編制汽車產(chǎn)品研發(fā)檔案管理制度和執(zhí)行規(guī)范，針對檔案的源頭提出前端控制的歸檔要求。在業(yè)務(wù)形成初期，檔案部門積極介入歸檔信息源，并將歸檔要求制定在業(yè)務(wù)流程中，發(fā)文單位需按要求填寫相關(guān)信息才能繼續(xù)進(jìn)行相關(guān)操作。這不僅是對“前端控制”思想的具體實(shí)踐，通過文件產(chǎn)生單位和檔案部門共同把關(guān)，最大限度地保證了歸檔的準(zhǔn)確性，也提高了檔案形成部門的檔案意識。對汽車產(chǎn)品檔案電子文件的檔案管理工作作為重點(diǎn)進(jìn)行檢查與考核。

通過上述措施的實(shí)施，某汽車產(chǎn)品研發(fā)企業(yè)年節(jié)約圖紙紙張近兩百卷，節(jié)約文件打印用紙一千七百余箱，油墨硒鼓近五百個，節(jié)約成本超三百萬。

結(jié)語

作為汽車產(chǎn)品研發(fā)企業(yè)，由于研發(fā)產(chǎn)品的項(xiàng)目繁多，產(chǎn)品檔案已成為企業(yè)內(nèi)數(shù)量最多，利用最廣泛的一個門類。汽車產(chǎn)品檔案的單套制管理雖然能在很大程度上為企業(yè)提高效率，降低成本，但由于電子檔案長期保存的可靠性仍較為薄弱，產(chǎn)品研發(fā)部門對于紙質(zhì)文件的使用仍有一定實(shí)際需求，因此嚴(yán)格推進(jìn)汽車產(chǎn)品檔案的單套制仍存在一定的矛盾和困難。隨著檔案信息化的逐步深入，汽車產(chǎn)品檔案的單套制管理應(yīng)跳出科技檔案的管理范疇，自成一體，在企業(yè)檔案管理部門和汽車產(chǎn)品研發(fā)部門的協(xié)同下更好的滿足企業(yè)對產(chǎn)品檔案使用及產(chǎn)品檔案信息化的需求。

（作者單位：北京汽車股份有限公司）