改進(jìn)農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案管理探析

高 渝/國網(wǎng)蚌埠供電公司

隨著農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，農(nóng)網(wǎng)改造升級工程的重要性日益凸顯。這些工程投資額巨大、工程范圍廣、項(xiàng)目多、工期緊、內(nèi)外部協(xié)作關(guān)系復(fù)雜，從工程前期項(xiàng)目提出到建成投產(chǎn)全過程形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的具有價(jià)值的文件材料統(tǒng)稱為農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案，這些檔案資料既是工程管理情況的真實(shí)記載，又是鑒定工程質(zhì)量、界定相關(guān)責(zé)任的重要依據(jù)，還是工程竣工后進(jìn)行設(shè)備管理、確保電網(wǎng)長期發(fā)展的基礎(chǔ)資料，加強(qiáng)這些檔案資料管理的重要性、緊迫性十分明顯。

1 分析檔案管理中存在的問題

目前國網(wǎng)對農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案管理工作比較重視，要求做好檔案工作，并建立了一系列工作制度，但在實(shí)際工作中，檔案管理仍然存在不少問題。其一，現(xiàn)有工作模式陳舊，管理中沒有運(yùn)用文件生命周期理論進(jìn)行全程控制；其二，工作缺乏相應(yīng)的管控措施，國網(wǎng)制定的工作制度難以落實(shí)到位，工作中“想當(dāng)然”現(xiàn)象比較普遍，檔案材料收集不全、管理各環(huán)節(jié)銜接不暢等問題較為明顯；其三，施工單位兼職檔案員業(yè)務(wù)水平普遍不高，經(jīng)常出現(xiàn)對標(biāo)準(zhǔn)理解不統(tǒng)一或執(zhí)行不到位的情況，不能有效控制檔案形成質(zhì)量，兼職檔案員流動(dòng)性強(qiáng)，開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)難度很大，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)收效甚微；其四，檔案數(shù)字化程度較低，對數(shù)字化工作重視不夠、“存量數(shù)字化、增量電子化”進(jìn)展較慢、數(shù)字化成果缺少統(tǒng)一載體和統(tǒng)一格式。

2 改進(jìn)檔案工作的思路探析

2.1 推行“四分”檔案管理模式

“四分”指“分級管理、分系操作、分段形成、分類歸檔”，分級管理指農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案實(shí)行市、縣、部門三級管理；分系操作指農(nóng)網(wǎng)改造升級工程所涉及的設(shè)計(jì)、施工、財(cái)務(wù)、安監(jiān)、審計(jì)、檔案、物資供應(yīng)及工程管理等部門，按所承擔(dān)職責(zé)提交符合管理標(biāo)準(zhǔn)的資料、文件；分段形成指根據(jù)檔案形成時(shí)間，把檔案劃分成前期準(zhǔn)備階段形成的檔案、施工管理階段形成的檔案、竣工驗(yàn)收階段形成的檔案，按照階段進(jìn)行收集；分類歸檔指將檔案分為施工安全管理、工程竣工驗(yàn)收、工程竣工后評估等不同類別，再按照類別進(jìn)行歸檔。采用“四分”檔案管理模式的意義在于，打破傳統(tǒng)的檔案管理模式弊端，拓展開展工作的視野，落實(shí)和細(xì)化檔案管理的責(zé)任與步驟，推進(jìn)不同部門之間各司其職又協(xié)調(diào)配合。

2.2 制作檔案管理工作流程圖

基于農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案管理工作量大、涉及面廣、施工單位兼職檔案員業(yè)務(wù)水平不高等現(xiàn)狀，可把復(fù)雜的檔案管理制度條目轉(zhuǎn)化為清晰易懂的管理流程，制作《農(nóng)網(wǎng)改造升級工程檔案管理工作流程圖》，明確業(yè)務(wù)主管部門、項(xiàng)目部門、檔案部門和兼職檔案員等的工作職責(zé)，明確準(zhǔn)備工作階段、業(yè)務(wù)制作階段、檢查改進(jìn)與歸檔階段需要做的主要工作，并特別突出關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)和時(shí)限。其中，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)包括項(xiàng)目檔案歸檔工作計(jì)劃的制定、項(xiàng)目資料的核對和審查、開工前期合同協(xié)議等文件的收集和移交、項(xiàng)目檔案資料的移交、檔案的組織接收和歸檔等。相關(guān)部門可依據(jù)自身工作職責(zé)并根據(jù)總的工作流程圖，制作本部門的工作流程圖。

2.3 運(yùn)用歸檔模板

在工作中運(yùn)用歸檔模板，羅列需要?dú)w檔的內(nèi)容，使各有關(guān)單位明確需要?dú)w檔的內(nèi)容、應(yīng)歸到的類目、歸檔的細(xì)節(jié)要求，等等。制定模板時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作情況，對建設(shè)項(xiàng)目從項(xiàng)目前期、土建施工、設(shè)備安裝到竣工投運(yùn)等各階段產(chǎn)生的歸檔文件材料進(jìn)行梳理，最終確定應(yīng)歸檔的材料；還應(yīng)結(jié)合檔案工作的一般要求，確定常規(guī)的歸檔材料。下發(fā)歸檔模板的時(shí)間節(jié)點(diǎn)應(yīng)為項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)，各參建單位在收到歸檔模板后要遵照執(zhí)行。運(yùn)用歸檔模板的意義在于，能夠轉(zhuǎn)變各參建單位被動(dòng)歸檔的定式思維，促使他們主動(dòng)歸檔；能夠根據(jù)工程進(jìn)展?fàn)顩r對歸檔情況進(jìn)行校驗(yàn)，及時(shí)催促未按時(shí)歸檔的單位按時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和有序化；能夠減少因要求不明、標(biāo)準(zhǔn)不一、理解不同而造成返工，切實(shí)提高工作效率。