信息多跑路 群眾少跑腿—舟山市定海區(qū)智慧檔案云綜合利用平臺建設(shè)工作紀實

舟山市定海區(qū)檔案局

群眾在區(qū)檔案館查檔

在舟山市定海區(qū)，以前老百姓查檔須憑本人有效證件到區(qū)檔案館辦理，這對許多群眾不太方便，尤其是上了年紀又不識字的老年人更是困難，可如今這樣的情況已大有改觀。例如，一位在寧波務(wù)工20多年的上了年歲的村民，到馬岙街道查詢個人婚姻登記資料，可她記不清結(jié)婚年月日，也說不清自己的名字，工作人員使用本單位賬號，進入定海區(qū)智慧檔案云綜合利用平臺，把與姓名讀音相近的字都搜索一遍，最終查到了她的婚姻登記記錄。她高興地稱贊說：“現(xiàn)在真好，我在自己家門口就可以查檔了，真是方便??！” 統(tǒng)計顯示，目前平臺歷史訪問量達11500余次，服務(wù)群眾達1100余次，區(qū)智慧檔案云綜合利用平臺推廣至全區(qū)11個鎮(zhèn)（街道），群眾查檔只需到居住地的鎮(zhèn)（街道）辦事大廳辦理即可，實現(xiàn)了“家門口”查檔的目標任務(wù)，大大方便了群眾。

館室聯(lián)動，同步開展數(shù)字化

檔案數(shù)字化是檔案信息化的基礎(chǔ)，也是打造智慧檔案云綜合利用平臺的先決條件。區(qū)檔案局積極開展檔案數(shù)字化工作，專門成立了檔案數(shù)字化項目工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確相應(yīng)權(quán)責(zé)，確立“館室聯(lián)動，平衡發(fā)展”的原則，輻射帶動室藏檔案數(shù)字化。2012年，正式啟動館藏檔案數(shù)字化三期計劃；2015年3月，正式啟動全區(qū)室藏檔案數(shù)字化三年行動計劃。館藏、室藏檔案數(shù)字化工作均由區(qū)檔案局統(tǒng)一安排，采用項目外包方式，由區(qū)檔案局提供工作場地。截至目前，完成190個館藏檔案的全宗數(shù)字化，占應(yīng)數(shù)字化量的97%；完成43家單位2006年至2010年室藏檔案數(shù)字化及在線系統(tǒng)數(shù)據(jù)掛接工作，其中17家完成2006年至2014年室藏檔案數(shù)字化。區(qū)屬單位的室藏檔案數(shù)字化成果，全部采用數(shù)字化副本的方式在館內(nèi)備份。

系統(tǒng)對接，實現(xiàn)文檔一體化

2010年，定海區(qū)面向區(qū)屬各單位推廣榕基OA協(xié)同辦公系統(tǒng)和博通檔案在線接收管理平臺，實現(xiàn)無紙化辦公。2011年，區(qū)檔案局對兩套系統(tǒng)進行有效整合，在榕基OA協(xié)同辦公系統(tǒng)上設(shè)置通用數(shù)據(jù)接口，只要一鍵點擊歸檔按鈕，區(qū)屬各單位的電子公文數(shù)據(jù)即通過網(wǎng)絡(luò)直接寫入檔案管理平臺，兩套系統(tǒng)間可以實現(xiàn)跨平臺的數(shù)據(jù)傳送，實現(xiàn)了全區(qū)文檔一體化全程管理。2014年，區(qū)檔案局將博通檔案在線接收管理平臺并入?yún)^(qū)政府云平臺中，實現(xiàn)安全訪問控制管理、政務(wù)網(wǎng)邊界入侵防范管理，提升了平臺的安全性，并通過對平臺的軟件進行升級，解決了平臺缺少身份鑒別與信息復(fù)雜度鑒別、處理登錄失敗難度較大等技術(shù)問題，為建設(shè)智慧檔案云綜合利用平臺提供了技術(shù)前提。

館室一體，構(gòu)建智慧檔案云綜合利用平臺

按“先集中統(tǒng)一保存，再逐步規(guī)范管理”的原則，依托政務(wù)外網(wǎng)，升級博通檔案在線接收管理平臺，搭建對區(qū)屬各單位電子檔案產(chǎn)生、存儲、管理、歸檔、集中、中轉(zhuǎn)、發(fā)布、進館等全過程進行管理的軟硬件平臺系統(tǒng)，即“智慧檔案云綜合利用平臺”，實現(xiàn)對全區(qū)檔案數(shù)據(jù)管理進行統(tǒng)一指導(dǎo)，并對檔案數(shù)據(jù)進行集中保存和提供共享服務(wù)。平臺以政務(wù)外網(wǎng)為通道，統(tǒng)一標準、統(tǒng)一軟件、統(tǒng)一流程；構(gòu)建檔案館室一體化利用服務(wù)集成平臺網(wǎng)絡(luò)構(gòu)架，設(shè)立在線指導(dǎo)、在線接收、在線查詢、在線答疑等功能；建立以檔案館為點、各基層單位檔案室為面的分布式管理模式，具備大容量儲存、高密度整合的特征；形成全區(qū)目錄、全文、多媒體三個大型檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，實行一體化網(wǎng)絡(luò)全程管理。

2015年下半年，對智慧檔案云綜合利用平臺進行測試，著重對平臺性能進行測試，發(fā)現(xiàn)漏洞及時通報開發(fā)商，商榷解決措施，并邀請開發(fā)商技術(shù)人員來單位進行現(xiàn)場指導(dǎo)，就平臺存在的問題和需改進之處進行商議，做到現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)問題現(xiàn)場解決，不斷優(yōu)化平臺性能。目前，區(qū)屬各單位檔案管理員只需使用區(qū)檔案局統(tǒng)一分配的專用賬號登錄平臺，即可查閱檢索本單位的民生檔案。

突出民生需求，確定試點單位

結(jié)合“進村入企大走訪”活動，由區(qū)檔案局主要領(lǐng)導(dǎo)帶隊，對全區(qū)11個鎮(zhèn)（街道）的檔案工作情況進行摸底調(diào)研，與社區(qū)（村）、企業(yè)、群眾代表等座談，掌握社會對檔案利用的需求及在查檔過程中面臨的實際困難，確保平臺運行“接地氣”；積極對接博通軟件有限公司的項目專家，聽取加強平臺各方面功能的專業(yè)意見。在此基礎(chǔ)上，確立“以點帶面抓示范，輻射帶動促發(fā)展”的工作思路，選取近五年檔案工作年終考核穩(wěn)居前列、先后通過浙江省檔案目標管理認定二級、省級規(guī)范化數(shù)字檔案室測評的馬岙街道為試點單位，試點運行智慧檔案云綜合利用平臺。

以民生為重，“一對一”返還檔案數(shù)據(jù)

根據(jù)對查檔窗口檔案利用情況進行分析，確定婚姻、戶口遷移、土地征用、土地承包、精簡下放、山林、自留山等7類民生檔案為群眾平時查詢利用最多的檔案。在館藏檔案基本實現(xiàn)數(shù)字化的基礎(chǔ)上，優(yōu)先上傳掛接這7類民生檔案數(shù)據(jù)至平臺，并將相關(guān)數(shù)據(jù)“一對一”授權(quán)返還給各鎮(zhèn)（街道），使本鎮(zhèn)（街道）居民能夠檢索查閱本鎮(zhèn)（街道）的檔案數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了檔案效用最大化，保障了檔案信息安全。

精準培訓(xùn)，提升檔案員實操能力

智慧檔案云綜合利用平臺正常運作的關(guān)鍵，在于檔案員具備一定的實操能力。區(qū)檔案局加強與各單位檔案員的溝通，將他們在實踐中遇到的各類問題進行匯總，據(jù)此調(diào)整培訓(xùn)策略，并按需提供“菜單式”培訓(xùn)。2016年3月，區(qū)檔案局分兩批對各立檔單位檔案員進行系統(tǒng)操作培訓(xùn)，介紹智慧檔案云綜合利用平臺的主要功能和操作方法，講解數(shù)字檔案的歸檔、檢索、查看等內(nèi)容，并著重對數(shù)字檔案的導(dǎo)入和原文批量掛接進行演示；考慮到各鎮(zhèn)（街道）面臨的困難各不相同，區(qū)檔案局組織了技術(shù)小組，開展上門指導(dǎo)。此舉有效提升了全區(qū)檔案員的數(shù)字檔案管理能力和水平。

總之，智慧檔案云綜合利用平臺是定海區(qū)檔案信息化建設(shè)的最新成果，平臺建設(shè)不僅強化了對全區(qū)檔案資源的有效監(jiān)管，還極大地提升了檔案公共服務(wù)能力。但是，目前平臺暫不具備電子印章功能，尚未實現(xiàn)在線跨館出證。今年，區(qū)檔案局將進一步擴大檔案數(shù)據(jù)利用范圍，力爭全區(qū)所有進館單位可以館室異地查檔，完成成為全市首家實現(xiàn)館室一體化全覆蓋縣區(qū)的目標任務(wù)。下一步，區(qū)檔案局將配合市檔案局盡快建成以互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)和PC電腦終端、手機終端、市民卡終端、電話應(yīng)用為基礎(chǔ)，以全市各類檔案信息資源為主要內(nèi)容，能提供跨館查檔出證、室館異地查檔、城鄉(xiāng)（海島）異地查檔和公眾網(wǎng)上查檔、自主查檔和被動推送相結(jié)合的智慧檔案云綜合利用平臺，推動舟山市檔案事業(yè)再上新臺階。