淺析檔案信息開發(fā)利用面臨的問題

文·李連民

淺析檔案信息開發(fā)利用面臨的問題

文·李連民

當(dāng)今世界，科學(xué)技術(shù)日新月異，面對嶄新的21世紀(jì)，全新的信息時(shí)代和知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來越來越讓人感到世界充滿挑戰(zhàn)。隨著計(jì)算機(jī)的普及，辦公自動化程度不斷提高，中國正在和國際接軌。國際互聯(lián)網(wǎng)在中國的飛速發(fā)展，也正越來越受到人們的重視，政府上網(wǎng)，電子文件陸續(xù)在各單位普及利用，電子檔案及網(wǎng)上檔案信息利用也日益成為熱點(diǎn)話題。筆者就當(dāng)今檔案信息管理及利用方面面臨的亟待解決的問題和對策，談點(diǎn)自己的看法。

一、我國檔案信息管理現(xiàn)狀及形勢

我國是歷史悠久的文化大國，檔案信息資源十分豐富。檔案管理工作一直受各級黨政領(lǐng)導(dǎo)的支持，也為我國的政治和現(xiàn)代化建設(shè)作出了很大的貢獻(xiàn)。但到目前為止，我國的檔案管理基本上處于傳統(tǒng)的手工管理狀態(tài)，雖然有少數(shù)單位進(jìn)行了檔案現(xiàn)代化管理工作，也是很不盡如人意的。這對于服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)來講，作用明顯滯后。檔案信息沒有被充分開發(fā)和利用，資源優(yōu)勢也就無從發(fā)揮。對檔案信息資源的開發(fā)和利用，無疑要受到全球信息化浪潮的巨大沖擊，一切先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理手段必將取代傳統(tǒng)的管理手段。這主要表現(xiàn)以下幾個(gè)方面。

一是記錄檔案的載體發(fā)生了變化。隨著辦公自動化的進(jìn)展，記錄檔案的載體大量的將是光盤、磁介質(zhì)等。

二是檔案的立卷程序?qū)l(fā)生變化。紙質(zhì)檔案是由文書處理部門清理已處理完畢的文件材料，把仍具備利用價(jià)值的文件收集齊全，保留下來，把它們組合成案卷。在計(jì)算機(jī)作為辦公設(shè)備的情況下，文書處理部門立卷則表現(xiàn)為在計(jì)算機(jī)屏幕上審閱積存文件，對電子文件中不具有保存利用價(jià)值的刪掉。電子檔案是直接由單位文件組成，所以是無紙質(zhì)檔案的立卷過程。

三是檢索方式發(fā)生變化。檢索方式由傳統(tǒng)的手工檢索變成了利用計(jì)算機(jī)快捷、準(zhǔn)確檢索。

四是服務(wù)類型也將發(fā)生變化。檔案信息的利用由封閉型走向開放型，即可通過建立的互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)直接利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

面對這些飛快發(fā)展的變化和進(jìn)步，檔案部門應(yīng)充分認(rèn)識這一形勢，充分認(rèn)識檔案中貯存的大量信息資源的價(jià)值，在信息革命浪潮即將到來之際，進(jìn)行自身管理上的革命。

二、大力培養(yǎng)檔案人才，優(yōu)化檔案人員結(jié)構(gòu)，為檔案信息利用提供人才保障

檔案的提供利用是檔案工作的根本目的和中心任務(wù)，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。而作為檔案這種知識信息的擁有者和提供者，即檔案人才，在推動的檔案工作的開展中無疑是一個(gè)關(guān)鍵因素。沒有他們的工作和辛勤勞動就沒有我國的檔案事業(yè)，更談不上它的發(fā)展和利用，所以調(diào)整檔案人員結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)檔案專業(yè)人才就成為重中之重。

目前就檔案事業(yè)發(fā)展本身而言，整體知識結(jié)構(gòu)尚不合理，脫穎而出的中青年學(xué)術(shù)帶頭人還只是鳳毛麟角；檔案人員的個(gè)體知識結(jié)構(gòu)多是單一的，特別是經(jīng)過正式計(jì)算機(jī)專業(yè)培訓(xùn)的人員更較少。由此可見，培養(yǎng)新時(shí)期檔案人才則即迫切而又艱巨。但要建立一支刻苦學(xué)習(xí)、勇于創(chuàng)新、理論聯(lián)系實(shí)際、掌握現(xiàn)代化檔案管理的專業(yè)隊(duì)伍，不能靠舍棄原有的隊(duì)伍，只能繼續(xù)教育和適當(dāng)引進(jìn)人才來實(shí)現(xiàn)。檔案部門要樹立人才終身教育的觀念，對檔案工作人員通過不同的方式、方法進(jìn)行再教育，不斷為檔案人員充電，使之在競爭中保持較強(qiáng)的競爭實(shí)力。

一是檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)模式應(yīng)以通才為方向，加強(qiáng)一專多能的復(fù)合人才的培養(yǎng)。這就要求檔案人員即需要有檔案信息管理專業(yè)的各項(xiàng)技能以及良好的中外文表達(dá)、閱讀能力，還需要具備多學(xué)科知識，以適應(yīng)檔案信息發(fā)展的需要。

二是加強(qiáng)高層次檔案人才的培養(yǎng)，外派人員學(xué)習(xí)深造。所謂高層次檔案人才，就是跨世紀(jì)檔案學(xué)科的帶頭人。目前，能從事編研、計(jì)算機(jī)管理等高層次人才較少，特別是具有高級職稱的檔案專業(yè)人員的年齡大都在50歲以上，趨于老齡化。面對這種情況，應(yīng)抓緊培養(yǎng)一批德才兼?zhèn)?，在學(xué)術(shù)研究、業(yè)務(wù)技能、專業(yè)教育等方面有較深造詣的優(yōu)秀人才。

三是強(qiáng)化人才激勵(lì)機(jī)制，有計(jì)劃地引進(jìn)高水平的計(jì)算機(jī)專業(yè)人才。杰出的人才來自于優(yōu)秀群體。人無完人，金無足赤，檔案管理部門應(yīng)該當(dāng)伯樂，積極為人才的成長創(chuàng)造良好的條件，讓其脫穎而出。

三、建設(shè)信息高速公路，為信息利用創(chuàng)造硬件環(huán)境

目前，山東檔案信息網(wǎng)已與國際國內(nèi)提供了信息交流的平臺，許多人面對源源不斷的信息之潮，難免一時(shí)不知所措。這就要求我們的領(lǐng)導(dǎo)高度重視和檔案專職人才努力來實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)信息高速公路。

一是明確目標(biāo)、制定實(shí)施方案。檔案系統(tǒng)信息高速公路的建設(shè)并不是一朝一夕所能實(shí)現(xiàn)的，有許多基礎(chǔ)工作要做好。檔案行政管理部門應(yīng)在周密的調(diào)查研究基礎(chǔ)上，制定出檔案系統(tǒng)信息高速公路的建設(shè)計(jì)劃，分步實(shí)施。首先，可以實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公自動化，使文件的形成、辦理、積累、歸檔自動化管理，在這基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，把一個(gè)地方和全國的檔案部門形成網(wǎng)絡(luò)。其次，建設(shè)信息高速公路，對全國各地的檔案館（室）進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，使檔案信息實(shí)現(xiàn)跨時(shí)間、空間的共享。最后，把檔案系統(tǒng)信息高速公路納入到全國信息高速公路網(wǎng)絡(luò)之中，提供給全社會利用。

二是加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化管理基礎(chǔ)理論的建立工作。檔案系統(tǒng)信息高速公路的建設(shè)是在檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行。要建立檔案系統(tǒng)信息高速公路，首先要實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的檔案管理理論不適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化工作，在一定程度上還制約著檔案現(xiàn)代化管理工作的進(jìn)展。檔案管理現(xiàn)代化需要在現(xiàn)代化理論的指導(dǎo)下進(jìn)行，檔案部門應(yīng)加強(qiáng)對這方面理論的研究工作，用現(xiàn)代化理論來指導(dǎo)檔案信息高速公路建設(shè)工作。

三是充分發(fā)揮檔案專業(yè)人才聰明才智，領(lǐng)導(dǎo)上給予足夠重視和一定的激勵(lì)機(jī)制，切實(shí)把這一建設(shè)作為硬任務(wù)提上議事日程，組織實(shí)施。

通過這些途徑，逐步建立檔案系統(tǒng)的信息高速公路網(wǎng)絡(luò)，最終納入到整個(gè)社會的信息高速公路網(wǎng)絡(luò)之中，一方面充分發(fā)揮檔案系統(tǒng)保存的信息資源的作用，更好地為社會各方面服務(wù)；另一方面使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)一次革命。這種信息革命浪潮正席卷全球。

四、不斷加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作，為檔案利用提供軟環(huán)境

如前所說，無論是檔案人才的培養(yǎng)，還是順應(yīng)信息革命浪潮而建立信息高速公路，如沒有檔案基礎(chǔ)工作的扎實(shí)進(jìn)行，一切便是空中樓閣，檔案利用便失去了物質(zhì)保障。

不可否認(rèn)，現(xiàn)在檔案管理現(xiàn)代化也正在進(jìn)行中，一些部門和地區(qū)還沒有全面進(jìn)行電子檔案的改進(jìn)工作，也有一些部門和地區(qū)正在進(jìn)行之中，紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，但無論哪種情況，檔案基礎(chǔ)工作的重要性都應(yīng)認(rèn)識到。

一是加強(qiáng)檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整。掌握豐富、齊全完整的原始資料才能形成高質(zhì)的檔案，才能在提供利用上掌握主動權(quán)，反之，檔案的利用工作便失去了物質(zhì)保障。

二是完善檔案檢索工具。能否及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案，為利用者服務(wù)，在很大程度上取決于有無完備的檢索工具。這對于利用計(jì)算機(jī)的單位來說非?？旖?、準(zhǔn)確。但對手工檢索來說，這全要靠檔案管理人員的工作來完成。善于學(xué)習(xí)別人的良好經(jīng)驗(yàn)為我所用，并逐步創(chuàng)立適合本單位的檢索工具至關(guān)重要。此外，還要重視利用單位經(jīng)驗(yàn)豐富的老檔案員，他們對檔案材料及工作程序摸的透、準(zhǔn)，能在這一工作中大顯身手。

三是加強(qiáng)編研工作，為大家提供直接、便捷、周到的服務(wù)。編研工作是利用檔案的很好形式，這是同行們的共識。今后還要緊抓不放，認(rèn)清形勢，開動腦筋，選準(zhǔn)主題，編研出更多資料，讓檔案在各項(xiàng)事業(yè)中發(fā)揮更大的作用。

五、深化檔案工作改革，應(yīng)對檔案利用面臨的挑戰(zhàn)

談到檔案工作改革，這也正是檔案信息的利用問題。大到經(jīng)濟(jì)體制改革，小到各系統(tǒng)的行業(yè)改革，要想走向成功，必須學(xué)會利用信息。檔案改革能否深化，關(guān)鍵在于觀念能否更新。而檔案信息，特別是有關(guān)檔案工作改革的理論性信息，是觀念更新的催化劑。檔案信息還能為深化改革提供各種經(jīng)驗(yàn)。善于利用信息的人對此決不照搬或簡單模仿，而是總攬信息認(rèn)清客觀趨勢的前提下，吸取各地經(jīng)驗(yàn)的精華，結(jié)合實(shí)際創(chuàng)造自己的特色模式。擁有信息，開闊了眼界，做到了全局在腦，成竹在胸，就能夠融匯百家，為檔案偉大事業(yè)做出較大貢獻(xiàn)。

（作者單位：菏澤市冀魯豫邊區(qū)革命紀(jì)念館）