檔案編研是開發(fā)利用檔案信息資源的有效途徑

文·趙洋

檔案編研是開發(fā)利用檔案信息資源的有效途徑

文·趙洋

堅持“以利用為中心”的檔案工作指導方針，拓展檔案工作的思路，已成為關系到檔案事業(yè)發(fā)展所必須解決的重要課題之一。為此，人們在積極探索各種提供利用的手段和方式方法，這些手段和方式方法從不同的角度和層次為讀者利用檔案創(chuàng)造了便利條件，如閱覽、借出原件、內容摘抄、原件復制等，這些方式在常規(guī)工作條件下是提供利用的有效方法。但隨著科學技術不斷發(fā)展，信息傳遞速度加快，人們的檔案意識逐步提高，利用檔案的人次明顯增加，在基本建設、科學研究等方面，科技人員在工作中越來越注重節(jié)省時間，他們希望能在最短時間內獲取他們需要的具有競爭力和針對性強，準確率、完整率高的檔案材料，利用檔案出現了由原來單件、零散、少量的利用轉向系統(tǒng)、完整、大量的利用。檔案編研工作是對檔案信息內容的加工整理和開發(fā)利用，在檔案業(yè)務工作大系統(tǒng)中，從屬于檔案信息開發(fā)利用這個子系統(tǒng)，它具有編研對象的準確性和專指性，注重全面并盡量詳細、準確，能較準確地把握全局的基本情況，利用起來比檔案原件更系統(tǒng)、更方便，因此檔案編研工作就成為開發(fā)利用檔案信息資源的重要途徑。

一、檔案編研工作的優(yōu)勢

1.編研工作可以更主動、更集中地提供利用。通過編研，按照一定的題目把有關檔案結集成書，便可使讀者在一部編研作品中集中地獲得有關該專題的基本材料，節(jié)省查找材料的時間和精力，減輕輾轉搜尋之苦。

2.編研工作可以科學地、系統(tǒng)地提供利用。通過編研途徑向讀者提供的檔案文獻，已經由編研人員按照科學的原則與方法，進行了嚴格的挑選、加工、編排、注釋、作序等技術性處理，這就基本上保證了材料的可靠性、精確性、完整性和系統(tǒng)性。

3.編研工作可以廣泛地、長久地提供利用。由于編研工作最終以出版物的方式把檔案信息內容公諸于眾，因此它一方面可以滿足社會上廣泛的利用要求，另一方面又有利于保護檔案原件，延長檔案原件的壽命，從而長久提供利用。

4.編研工作可以檢驗并促進檔案室的基礎工作。做好基礎工作是檔案室的首要任務，也是開展檔案編研工作的前提條件。但編研工作也并非完全處于被動的依賴性的地位，而是具有明顯的反作用，它可以檢驗基礎工作的質量，發(fā)現基礎工作中存在的問題，從而促進基礎工作的完善和提高。

5.編研工作是提高檔案工作者的學識水平，培養(yǎng)和造就人才的重要途徑。編研工作具有很強的科學研究性，為了解決編研中遇到的各種問題，檔案工作者必須學習理論、歷史和有關專業(yè)級相關學科的知識，從而提高其專業(yè)素質和研究能力，這就使他們有可能成為某一方面的專家。

6.大量編研作品的問世，會提高檔案室的社會地位。從一定意義上說，一個檔案室編研作品的數量和質量，是衡量其工作的科學水平的重要標志。

二、檔案編研工作中存在的問題

盡管現實人們也在開發(fā)檔案信息資源和搞檔案利用工作，但對于適應信息時代的客觀要求、有效服務于經濟建設、體現高層次信息資源開發(fā)的編研工作，卻沒有放到應有的突出位置，這從目前檔案編研工作所處的狀況和存在的問題就足以說明。在目前的檔案管理工作中，大家常提的是基礎和服務工作，而對編研工作，其理解、認識、重視和實踐卻是很不夠的，尤其是在對檔案管理體系產生的重大影響，對于豐富館藏、保護檔案，對于檔案業(yè)務建設、提高檔案工作者業(yè)務水平和推進檔案工作現代化等認識上都是十分欠缺的。因而在工作實踐中，也往往是把抓基礎、搞開放服務放在比較重要的位置，而對編研工作則是缺少研究和投入，使檔案服務工作停留于低水平的工作局面，不能適應整個社會的發(fā)展需求。以本單位檔案編研工作為例，編研工作雖然已開展了相當長的一段時間，編研作品的質量也在不斷提高，但由于館藏結構單調，立意選題不斷，貼近經濟不緊，成果顯示緩慢等，檔案的利用潛力并沒有得到充分發(fā)掘，從目前看還遠遠不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。

三、強化檔案編研工作的對策

我們應該把編研工作看作是檔案室研究、加工、輸出檔案信息，主動和廣泛地向社會各方面的廣大利用者提供科學的、系統(tǒng)的檔案信息服務的一項專門性研究工作，實現深層、多層和綜合開發(fā)的編研工作形式，應該是引導當前檔案信息資源開發(fā)的重要和主要的工作途徑。

（一）加強宣傳，提高認識，重視編研工作

認真貫徹落實《檔案法》，通過學習，提高認識，加強宣傳，使大家懂得開展檔案編研工作的意義和作用重大。檔案部門要加強自身的業(yè)務建設，配備相對穩(wěn)定的檔案人員，把編研工作提到工作日程上，把做好服務工作作為己任，切實做好檔案編研工作，只有這樣才能更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

（二）編研工作的思路要開拓，編研工作的力度要加大

當我們對編研工作發(fā)展勢態(tài)有一定的理解和要求時，十分重要的就是要看我們能否開拓編研工作的思路，加大編研工作的力度。而以目前編研工作的狀況看，單一的館藏資源，陳舊的編研題材，過長的編研周期，單薄的編研力量，使編研工作難以承擔起大力開發(fā)檔案信息資源的任務。那么如何開拓思路，加大力度呢？

首先，編研工作要敢于運用計算機等現代化設備和先進手段，及時、有效地實施開發(fā)，縮短加工時間與傳遞時差，提高利用的時效性。多媒體技術、網絡技術正以驚人的速度迅速普及，利用網絡實現檔案信息資源共享，從中提及開展編研工作的信息材料，已成為檔案編研工作的新途徑，同時擴充了檔案編研的空間。針對一些編研項目，可以應用現代化技術，開創(chuàng)網上編研，通過網上查詢、匯集、摘錄，盡快輸出檔案信息產品，既可以輸出于紙質載體上，也可以刻錄光盤、制成膠片和錄像帶等載體形式，形成信息加工的機讀編研作品，使傳統(tǒng)編研活動與現代信息產業(yè)接軌。

其次，編研工作的對象要擴展，應該包括區(qū)域范圍內全部檔案館（室）的館（室）藏，要走出檔案館（室），面向整個社會各個領域，依靠館（室）網絡，豐富編研工作的選題擇材，使之編有素材，研有對象，以整體效應來反映編研工作的水準。要充分運用現代化通訊技術，加強館（室）之間編研信息的交流，互相提供編研工作思路，徹底改變“關門編研”的工作局面，走出一條檔案信息資源共享，銳意開拓編研工作的新路。聯(lián)合編研是開展編研工作的橫向聯(lián)合，可以采取多種形式，包括檔案館與檔案室聯(lián)合、檔案室與檔案室聯(lián)合、檔案室與本單位的職能部門聯(lián)合、檔案室與社會有關單位的聯(lián)合等等。這種合作既可以共同使用某些資料，而且可以在一定程度上彌補檔案室人力、物力的不足以及檔案工作者某些專業(yè)知識的缺乏，從而提高編研作品的學術質量。當然，為了確保聯(lián)合編研的順利成功，檔案室方面應該充分了解對方信譽、業(yè)務水平、工作能力等方面的情況，選好選準合作的對象。合作雙方還應事先就責任、義務、權利等問題進行認真協(xié)商，形成一致意見，然后簽訂協(xié)議書。

（三）編研工作規(guī)劃要超前，編研工作的管理要科學

編研工作一定要適應形勢，形成思路，統(tǒng)籌規(guī)劃，科學管理。要通過廣泛的、經常性的調研活動來確定編研工作的思路，制定編研工作總體規(guī)劃。

在符合總體思路的情況下，對具有連續(xù)性的信息資料，根據材料積累的規(guī)律，確定恰當的編制周期，強調做好相關信息的及時收集，在鞏固原有編研成果的基礎上，高質量地做好續(xù)編工作。要結合現實需要，采用跟蹤選題的方法調整選題范圍，規(guī)定編制時間，逐步形成系列編研作品，從而保證每年都有耳目一新的專題編研作品產生?？傊?，要樹立了解需求、抓住機會、捕捉信息、靈活機動的工作思路，從而確保編研出適合社會需求的編研作品。

（四）圍繞中心工作，發(fā)掘檔案資源，編寫具有自己特色的編研作品

要使編研工作為企業(yè)的中心工作服務，必須從充分體現特色和編研作品的利用效果出發(fā)，將編研工作的重點放到編制適用性強的編研作品上來。要主動地同各重要職能部門聯(lián)系溝通，深入生產、科研第一線，從不同的側面了解他們對檔案信息的需求，抓住當前熱點工作確定編研項目，從而做到把握信息需求開展編研工作。

（五）編研工作要打破單一利用文書檔案的狀況

要善于從各種門類的檔案中、各種載體形式的檔案中以及相關資料中提及開展編研工作的信息材料，為檔案信息資源的開發(fā)探索新的途徑。當前還特別要通過對科技檔案中隱含的新技術、新方法、新成果的信息開發(fā)，編制出具有較高利用價值的技術資料匯編，直接為各項經濟建設服務。

（六）放手培養(yǎng)和造就編研人員，以此來適應編研工作的發(fā)展要求

編研工作是一項專業(yè)性、研究性很強的工作，是由若干工作內容組成的系統(tǒng)工作。很難想象，靠少數編研人員能形成影響全局、促進檔案信息資源開發(fā)的工作熱流。編研人員應包括檔案館（室）從事開發(fā)檔案信息資源，承擔編研工作任務的部門和人員，乃至非檔案部門的各種知識層面的編研人員。如果我們不從實際需要出發(fā)造就一批編研人員，就不可能最快、最大限度地使檔案信息資源發(fā)揮效益。

全面獲取有關館藏檔案文獻的知識是從事編研工作的基本條件之一。如果熟悉館藏，對館藏檔案文獻做到如數家珍，就能在選題時有的放矢，就能在查找材料時知道從何處入手、利用哪些線索，就能在選材時取舍從容。熟悉館藏不可能完全靠專門的集中的時間，因此編研人員應做有心人，在日常的工作中時時留心，眼觀，手記，把熟悉館藏的工作做在平時。

在編研實踐中常常會遇到一些專業(yè)性較強的題目，這就要求編研人員了解這些專業(yè)，較多地掌握這些專業(yè)基礎知識，即使請專家指導或專業(yè)人員合作編輯，編研人員也應該學習和掌握這些專業(yè)的基礎知識，否則連材料都看不懂，編研工作就根本沒辦法進行。

因為利用者們都需要一份結構合理、邏輯清楚、概念明確、語言通順的編研作品，因此編研人員還需要熟練地掌握多種實際技能，如具有較強的文字表述能力，文字要求樸實、簡潔及表達確切，圖表清晰明了，以及熟練地使用各種工具書的技能，閱讀、翻譯不同語種的語言文字的技能等。

另外，可以適時舉辦編研作品展評會、交流會，形成加強編研工作的勢頭。定期舉辦編研工作培訓班，從實際操作的角度出發(fā)，增強檔案工作者運用編研手段開發(fā)檔案信息資源的意識，掌握編研工作的基本知識，跟上編研工作的步伐。這樣做可以促使大家意識到編研工作給工作帶來的效益，一旦得到大家的重視和利用，就會觸發(fā)檔案工作者的積極性，增加成就感和責任感。如果能引起領導的高度重視，增加些經費和人才，那么編研工作就會如虎添翼。

綜上所述，加強檔案編研工作，確立編研工作的中心地位，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。編研作品是取檔案信息之精華，去偽存真的精品，是檔案工作者投向社會市場的特殊精神產品。在新的形勢和新的任務下，編研工作將面臨更復雜、更艱巨的任務，充滿活力，體現檔案事業(yè)發(fā)展的編研工作應在整個檔案工作中占有更為顯著的位置，如果我們能真正把握好最高層次的檔案信息資源的開發(fā)，那么編研工作將展示出廣闊的新天地和發(fā)展前景，編研人員也將大有可為。

（作者單位：山東省萊蕪市萊鋼集團粉末冶金有限公司）