當(dāng)前檔案工作科學(xué)化管理測(cè)評(píng)面臨的問題與對(duì)策

文·邱若銑 于曉利 張旭東

當(dāng)前檔案工作科學(xué)化管理測(cè)評(píng)面臨的問題與對(duì)策

文·邱若銑 于曉利 張旭東

貫徹落實(shí)中辦、國(guó)辦和省委、省政府“兩辦”關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作意見，省檔案局制定了《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》。進(jìn)行檔案工作科學(xué)化管理測(cè)評(píng)，是檢驗(yàn)各級(jí)各單位落實(shí)《山東省檔案工作科學(xué)化管理規(guī)范》的重要手段。檔案工作科學(xué)化管理測(cè)評(píng)實(shí)施兩年來(lái)，我們做了大量富有成效的工作，測(cè)評(píng)工作得以有序推進(jìn)。同時(shí)，我們也清楚地看到，當(dāng)前檔案工作科學(xué)化管理測(cè)評(píng)面臨著一些檔案意識(shí)淡薄、體制機(jī)制不健全等問題，與測(cè)評(píng)的推進(jìn)速度、時(shí)間進(jìn)度極不相適應(yīng)，需要采取有力措施認(rèn)真加以解決。筆者結(jié)合工作實(shí)際，就當(dāng)前檔案工作科學(xué)化管理測(cè)評(píng)面臨的問題及應(yīng)對(duì)措施，談一談自己的淺見。

一、當(dāng)前檔案工作科學(xué)化管理測(cè)評(píng)面臨的問題

檔案工作是一項(xiàng)非常重要的基礎(chǔ)工作，但不是可以立竿見影的形象工程。雖然做好了也能促進(jìn)其它工作的開展，但由于其作用滯后，不能馬上給部門增添光彩、增加實(shí)惠，滿足急于求成的浮躁心理，導(dǎo)致有的單位檔案意識(shí)淡薄，有的單位檔案工作職責(zé)履行不到位，有的單位檔案員業(yè)務(wù)不熟練且更換頻繁，更有極個(gè)別單位甚至沒有檔案室。檔案工作“說(shuō)起來(lái)重要、干起來(lái)次要、忙起來(lái)不要”的現(xiàn)象極為普遍。

一是檔案意識(shí)淡薄，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。意識(shí)是行為的先導(dǎo)。一個(gè)單位檔案意識(shí)的強(qiáng)與弱，是該單位特別是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度和認(rèn)知水平的重要標(biāo)志，是能否做好檔案工作的前提和基礎(chǔ)。有的單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，“檔案工作是事后工作，是附屬性的，做不做皆可”“檔案資料記得都是過(guò)去的事情，它只代表過(guò)去，再進(jìn)行歸集整理是浪費(fèi)人力物力，得不償失”。有的單位領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)：“現(xiàn)在，光是應(yīng)付上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排急辦的事還忙不過(guò)來(lái)呢，哪還有時(shí)間管檔案。”還有一些單位的干部認(rèn)為“檔案工作雖然很重要，但工作崗位是個(gè)無(wú)職無(wú)權(quán)、枯燥乏味的地方，出力不討好，還惹人煩，提起來(lái)就讓人退避三舍”“檔案管理工作就是抄抄寫寫、繁雜的事務(wù)工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要守好攤，不丟失，保管好就行”，等等。這些現(xiàn)象都是檔案意識(shí)淡薄和對(duì)檔案及檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位、重視不夠的主要表現(xiàn)。

二是檔案職責(zé)不清，領(lǐng)導(dǎo)履職不到位。有的單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為單位的檔案工作是專職檔案員的事，所以讓檔案員逐個(gè)科室或部門去收集檔案資料，違背了檔案工作“誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)形成、誰(shuí)整理”的基本原則，導(dǎo)致檔案資料收集不齊全。有的單位雖然把檔案工作列入年度工作計(jì)劃，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案管理機(jī)構(gòu)，確定了領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)制，明確了專門管理工作人員，劃定階段性任務(wù)、目標(biāo)，但在實(shí)際工作中還存在著“領(lǐng)導(dǎo)分而不管”的現(xiàn)象，使檔案工作體制和機(jī)制都成了“空架子”，不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。還有相當(dāng)一部分單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)單位的檔案工作職責(zé)梳理不清，認(rèn)為檔案工作是辦公室的事情，作為主要領(lǐng)導(dǎo)自己應(yīng)該干什么、分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該管什么不知道，辦公室及各科室的檔案工作職責(zé)究竟是什么，搞不清楚，致使單位領(lǐng)導(dǎo)檔案工作履職不到位。

三是檔案員更換頻繁，缺乏業(yè)務(wù)技能。檔案工作不僅是一項(xiàng)管理工作，而且是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)枯燥無(wú)味、默默無(wú)聞、不出成績(jī)的工作。只有選配政治上硬、業(yè)務(wù)上精，事業(yè)心、責(zé)任感強(qiáng)，具有一定檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的人員來(lái)干，并保持人員相對(duì)穩(wěn)定，才能做實(shí)、做細(xì)、做到位。有的檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)劃和打算，安不下心來(lái)踏實(shí)工作；有的不鉆研、不學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)檔案管理規(guī)范不熟悉，對(duì)所管檔案缺乏基本的了解；有的沒有參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，沒有資格證就上崗，對(duì)檔案的重要性、管理的原則性及檔案材料的收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)不熟悉，導(dǎo)致一些歸檔材料不真實(shí)、無(wú)價(jià)值。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，只滿足于將材料放入檔案盒里，嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

四是日常工作與制度規(guī)定存在“兩張皮”的現(xiàn)象。俗話說(shuō)“沒有規(guī)矩，不成方圓”。規(guī)矩就是制度，是用來(lái)規(guī)范我們行為的準(zhǔn)則，是確保工作有序開展的前提?？茖W(xué)的、有針對(duì)性和可操作性的制度，能夠規(guī)范行為、提高效能、促進(jìn)工作的順利開展。在現(xiàn)實(shí)工作中，相當(dāng)一部分單位的檔案管理制度是抄襲或者說(shuō)是復(fù)制來(lái)的，與單位的實(shí)際情況不符合、不對(duì)應(yīng)，不具針對(duì)性和操作性，更談不上什么約束力，因此就出現(xiàn)了“制度歸制度、規(guī)定歸規(guī)定，該怎么做還是怎么做?！?出現(xiàn)“兩張皮”的現(xiàn)象。那些抄襲或者說(shuō)是復(fù)制來(lái)的制度，只是迎接檢查時(shí)“說(shuō)在嘴上好聽，掛在墻上好看” 的擺設(shè)，與“怎么做”沒有任何關(guān)系。這種做法危害性極大，欺騙他人的同時(shí)也欺騙自己。制度的關(guān)鍵是執(zhí)行，得不到執(zhí)行的制度無(wú)任何用處。

五是把現(xiàn)在的測(cè)評(píng)與過(guò)去考核混為一談。在測(cè)評(píng)過(guò)程中我們發(fā)現(xiàn)，有的單位用過(guò)去檔案管理考核過(guò)的省特級(jí)檔案室直接申請(qǐng)省級(jí)示范單位，有的單位將過(guò)去檔案管理考核過(guò)的省一級(jí)檔案室稍做準(zhǔn)備就申請(qǐng)省級(jí)先進(jìn)單位或者示范單位。這種企圖把原來(lái)檔案管理考核獲得的等級(jí)直接套改為現(xiàn)在測(cè)評(píng)所對(duì)應(yīng)的等級(jí)的做法，是極為錯(cuò)誤的。過(guò)去檔案管理考核的是單位的檔案室，是一個(gè)點(diǎn)；現(xiàn)在測(cè)評(píng)的是一個(gè)單位檔案工作的總體面貌，是一個(gè)面。它既要測(cè)評(píng)單位檔案工作的“領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，全員參與，前端控制，過(guò)程管理，系統(tǒng)工程，整體建設(shè)”等情況，又要測(cè)評(píng)單位檔案工作“橫到邊，豎到底，不留任何死角”的狀況。因此，絕不能簡(jiǎn)單地把現(xiàn)在測(cè)評(píng)誤認(rèn)為是過(guò)去檔案管理考核的翻版，不能把兩者混為一談。

六是為了榮譽(yù)而申請(qǐng)先進(jìn)等級(jí)以上的測(cè)評(píng)。有的單位年初做計(jì)劃的時(shí)候，就做出了年內(nèi)爭(zhēng)創(chuàng)山東省檔案工作科學(xué)化管理先進(jìn)單位或者示范單位的打算，為購(gòu)買達(dá)到檔案庫(kù)房建設(shè)“九防”要求的設(shè)施設(shè)備、為了達(dá)到測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)中要求的檔案數(shù)字化率，年初在經(jīng)費(fèi)上做出了預(yù)算，給予了保障。但是，單位領(lǐng)導(dǎo)只注重了經(jīng)費(fèi)投入，制定具體的工作計(jì)劃，并沒有在單位進(jìn)行全員動(dòng)員部署。平時(shí)工作中，也不注意檢查進(jìn)度情況。工作人員職責(zé)不清楚，責(zé)任落實(shí)不到位。選配的檔案員業(yè)務(wù)不熟練，不按照測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行準(zhǔn)備。最終導(dǎo)致雖然設(shè)施設(shè)備齊全，硬件建設(shè)不錯(cuò)，檔案數(shù)字化程度很高，但因制度不健全、體制不完善，檔案資料收集不齊全、整理不規(guī)范，而沒有達(dá)到先進(jìn)單位的標(biāo)準(zhǔn)要求。

二、為解決面臨的問題應(yīng)該采取的措施

一要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，充分調(diào)動(dòng)申請(qǐng)測(cè)評(píng)的積極性。任何工作領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工作的關(guān)鍵，檔案工作尤顯突出。要想加速推進(jìn)檔案工作科學(xué)化管理測(cè)評(píng)，各級(jí)各單位領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。因此，各級(jí)黨委政府要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作擺上日常工作的議事日程，定期聽取檔案工作的情況匯報(bào)，及時(shí)研究解決檔案工作中遇到的新情況、新問題，并提出明確要求。把檔案工作作為新聞媒體宣傳的一項(xiàng)內(nèi)容，定期調(diào)度檢查。各級(jí)委政府的分管領(lǐng)導(dǎo)，要經(jīng)常深入檔案部門調(diào)研，了解工作情況，解決實(shí)際問題，提出工作要求，確保取得實(shí)效。各級(jí)檔案部門要充分利用檔案報(bào)刊、檔案網(wǎng)站、微信、QQ群等媒體，大力宣傳檔案工作重要性及有關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合“6.9”國(guó)際檔案日、“9.5”檔案法頒布日、“12.4”國(guó)家憲法日等，向社會(huì)公眾廣泛宣傳檔案法律法規(guī)，宣傳做好測(cè)評(píng)工作可以倒逼其它工作開展的重大意義，努力提高各級(jí)各單位做好檔案工作科學(xué)化管理測(cè)評(píng)的積極性和緊迫感。各級(jí)各單位要適時(shí)召開專題會(huì)議，對(duì)檔案工作科學(xué)化管理測(cè)評(píng)工作進(jìn)行再動(dòng)員、再部署，努力做到“三納入”“四同步”，把檔案工作列入日常工作的議事日程，努力爭(zhēng)取早日測(cè)評(píng)。

二要加大教育培訓(xùn)力度，努力提高業(yè)務(wù)技能和檔案意識(shí)?！肮び破涫拢叵壤淦鳌?。檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，涉及的知識(shí)面也很廣泛，要想做好必須加大教育培訓(xùn)的力度，努力提高全員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，特別是專兼職檔案人員的業(yè)務(wù)技能。一是加強(qiáng)對(duì)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)的教育培訓(xùn)。將檔案工作納入黨校主體班次教學(xué)內(nèi)容，優(yōu)化課程設(shè)置，配強(qiáng)師資力量，嚴(yán)格結(jié)業(yè)考核，成績(jī)計(jì)入個(gè)人檔案，使單位分管領(lǐng)導(dǎo)成為合格的指揮員。二是加強(qiáng)專兼職檔案人員崗位培訓(xùn)。積極參加檔案行政管理部門組織舉辦的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班和高層次的專題研討班，拓展檔案工作視野，加快新技術(shù)的更新步伐，增加新知識(shí)的儲(chǔ)備量，提高自身創(chuàng)新能力和吸納整合能力，高站位思考，高起點(diǎn)謀劃?rùn)n案工作，使其成為高素質(zhì)的戰(zhàn)斗員。三是加強(qiáng)單位全員檔案意識(shí)的培訓(xùn)，樹立“人人都是檔案工作主體”的思維。要采取靈活多樣的方式，采取以會(huì)代訓(xùn)、專門培訓(xùn)、“走出去、請(qǐng)進(jìn)來(lái)”等辦法，廣泛宣傳有關(guān)檔案管理的基本知識(shí)，使單位全員統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，更新觀念，強(qiáng)化意識(shí)，努力使人人成為檔案工作的宣傳員、戰(zhàn)斗員。

三要完善制度，厘清職責(zé)，確保取得實(shí)效。一個(gè)單位的檔案工作做得好不好，不是哪一個(gè)人的事，也不是哪一個(gè)科室的事，而是單位全員的事。單位領(lǐng)導(dǎo)有領(lǐng)導(dǎo)的檔案工作職責(zé)，內(nèi)部各處室、檔案工作機(jī)構(gòu)或者檔案員，有其各自的職責(zé)。只有職責(zé)明確，責(zé)任落實(shí)并履職到位，特別是單位領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)明確并落實(shí)到位，單位的檔案工作才能做好。簡(jiǎn)單地說(shuō)，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)貫徹落實(shí)有關(guān)檔案法律法規(guī)，堅(jiān)持“三納入”“四同步”，建立制度并督促落實(shí)到位。內(nèi)部處室的負(fù)責(zé)人，應(yīng)該對(duì)該處室文件材料的齊全完整負(fù)責(zé)；文件材料的形成者，應(yīng)對(duì)其齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)；兼職檔案員應(yīng)對(duì)本處室歸檔文件的收集、整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案員，應(yīng)該統(tǒng)籌規(guī)劃本單位的檔案工作，負(fù)責(zé)計(jì)劃、總結(jié)、制度的制定和督促落實(shí)；負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各科室及專項(xiàng)工作文件的形成、積累、整理、歸檔及所屬單位的檔案工作；負(fù)責(zé)對(duì)接收的案卷分類、編號(hào)、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、提供利用和定期向國(guó)家檔案館或有關(guān)單位移交檔案等。

四要借助行業(yè)主管部門的力量，形成測(cè)評(píng)工作合力。堅(jiān)持“抓系統(tǒng)、系統(tǒng)抓”的工作思路，主動(dòng)爭(zhēng)取有關(guān)行業(yè)主管部門對(duì)檔案工作科學(xué)化管理測(cè)評(píng)的重視和支持。聯(lián)合調(diào)研摸清底子。根據(jù)調(diào)研了解的實(shí)際情況和年度工作要求，研究制定擬采取的具體措施。聯(lián)合下發(fā)文件進(jìn)行布置。文件中要明確領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、全員參與；目標(biāo)任務(wù)、完成時(shí)限；具體措施、分步實(shí)施；落實(shí)職責(zé)、明確責(zé)任。聯(lián)合召開會(huì)議動(dòng)員部署。動(dòng)員會(huì)上，宣讀文件、領(lǐng)導(dǎo)講話強(qiáng)調(diào)、提出具體要求，同時(shí)進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，講解測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定等。定期召開聯(lián)席會(huì)議。總結(jié)階段性的工作，肯定成績(jī)，找出問題，分析原因，制定措施，限期整改等。通過(guò)聯(lián)合采取一系列措施，形成齊抓共管良好局面，合力推進(jìn)測(cè)評(píng)工作的開展。

五要堅(jiān)持“抓重點(diǎn)、重點(diǎn)抓”，強(qiáng)力推動(dòng)測(cè)評(píng)工作開展。一是“打鐵還需自身硬”。檔案部門出臺(tái)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，要求各級(jí)各部門單位做到的，檔案系統(tǒng)各部門單位要首先做到，這樣才有說(shuō)服力、號(hào)召力、影響力。濰坊市檔案局在這方面率先做出了有益的嘗試。年初，市檔案局要求，市及12個(gè)縣市區(qū)檔案局要率先申請(qǐng)進(jìn)行測(cè)評(píng)。到目前，市及12個(gè)縣市區(qū)檔案局有6個(gè)通過(guò)了先進(jìn)單位的測(cè)評(píng)，2個(gè)通過(guò)合格的測(cè)評(píng)，測(cè)評(píng)率達(dá)61.53%，超過(guò)時(shí)間進(jìn)度10多個(gè)百分點(diǎn)，為全市各系統(tǒng)的測(cè)評(píng)工作起到了引領(lǐng)示范作用。二是把檔案工作科學(xué)化管理測(cè)評(píng)與文明單位創(chuàng)建結(jié)合起來(lái)。對(duì)一個(gè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理水平是單位綜合管理水平的重要標(biāo)志，與文明單位標(biāo)準(zhǔn)要求有相當(dāng)一部分是一致的。因此把測(cè)評(píng)工作納入文明單位考核體系，占取合理分值，增加測(cè)評(píng)工作權(quán)重，使科學(xué)化管理測(cè)評(píng)與文明單位創(chuàng)建的有機(jī)結(jié)合，是推進(jìn)測(cè)評(píng)工作開展的有效舉措?？擅鞔_規(guī)定，檔案工作測(cè)評(píng)不合格的單位不能申報(bào)文明單位。三是積極爭(zhēng)取黨委政府領(lǐng)導(dǎo)重視支持，把檔案工作納入社會(huì)科學(xué)發(fā)展綜合考核體系，以充分調(diào)動(dòng)各級(jí)各單位做好檔案工作的積極性。

（作者單位：濰坊市檔案局 / 濰坊市寒亭區(qū)科技局/ 濰坊市檔案局）