引入“三大控制”管理核電項(xiàng)目文檔的探索與實(shí)踐

喬 飛/中核核電運(yùn)行管理有限公司

方家山核電工程是由中核集團(tuán)公司投資并規(guī)劃建設(shè)的百萬(wàn)千瓦級(jí)壓水堆核電項(xiàng)目，并且是中核集團(tuán)首個(gè)采用工程總承包模式（以下簡(jiǎn)稱EPC模式）進(jìn)行建設(shè)的核電工程。EPC模式下核電項(xiàng)目文檔工作呈現(xiàn)如下特點(diǎn)：首先是專業(yè)性極強(qiáng)。核電工程建設(shè)工藝龐雜，涉及堆工、土木、機(jī)械、電氣、儀控、化學(xué)、熱動(dòng)、焊接等十幾個(gè)專業(yè)學(xué)科，整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的專業(yè)性極強(qiáng)，形成的項(xiàng)目文檔也具有極強(qiáng)的專業(yè)性。其次是門(mén)類龐雜。項(xiàng)目文檔包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目采購(gòu)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工圖、監(jiān)理文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件，門(mén)類非常龐雜。第三是工作接口眾多。EPC模式下核電項(xiàng)目文檔管理接口從原先“大業(yè)主”模式下的“業(yè)主—分包單位”模式，轉(zhuǎn)變?yōu)椤皹I(yè)主—總包單位—分包單位”模式，工作接口增多，帶來(lái)文件形成單位眾多、文件運(yùn)轉(zhuǎn)流程拉長(zhǎng)等問(wèn)題，項(xiàng)目文檔過(guò)程管控難度增加。第四是階段區(qū)隔明顯。核電建設(shè)項(xiàng)目總體可劃分為前期準(zhǔn)備階段、設(shè)計(jì)施工階段、調(diào)試/試運(yùn)行階段等，具體可劃分為前期論證、可行性研究、總體設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)以及采購(gòu)、土建、安裝、調(diào)試、試運(yùn)行等階段，各個(gè)階段的每一項(xiàng)工作都必然產(chǎn)生相對(duì)獨(dú)立又互相關(guān)聯(lián)文件材料，文檔具有明顯的階段區(qū)隔。實(shí)踐中，文檔管理部門(mén)中運(yùn)用“三大控制”手段進(jìn)行項(xiàng)目文檔管理，“三大控制”即項(xiàng)目文檔合同控制、歸檔進(jìn)度控制、質(zhì)量控制，其中合同控制能夠?qū)ξ臋n工作中的責(zé)權(quán)進(jìn)行詳細(xì)劃分，進(jìn)度控制能夠確保最終項(xiàng)目檔案的完整性，質(zhì)量控制能夠確保最終項(xiàng)目檔案的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、規(guī)范性。筆者就此做一介紹。

1　核電項(xiàng)目文檔合同控制

1.1　文檔管理要求納入工程項(xiàng)目各級(jí)承包合同

項(xiàng)目總承包合同和專業(yè)分包合同是項(xiàng)目管控的法律依據(jù)，項(xiàng)目文檔管理工作作為工程項(xiàng)目管理的一部分，應(yīng)將管理原則與要求納入工程項(xiàng)目各級(jí)承包合同條款。因此，在總承包合同及專業(yè)分包合同處于招投標(biāo)階段，文檔人員就要參與招標(biāo)文件及合同文本的編制與審查，在合同正文或附件中寫(xiě)入文檔工作的職責(zé)、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和程序、移交文檔范圍、歸檔套數(shù)等。

需要注意的是，上文提及EPC模式下總包單位的介入導(dǎo)致文檔接口增加，因此總包單位對(duì)分包單位提出文檔管理要求時(shí)，務(wù)必強(qiáng)調(diào)與業(yè)主單位要求保持一致、各分包單位之間標(biāo)準(zhǔn)一致兩個(gè)原則，避免在工程建設(shè)期間發(fā)生文檔管理標(biāo)準(zhǔn)前后沖突、流程自相矛盾的問(wèn)題，這一點(diǎn)也應(yīng)當(dāng)在合同中有所體現(xiàn)。

1.2　文檔會(huì)簽納入合同支付環(huán)節(jié)

根據(jù)承包合同相關(guān)規(guī)定及工程進(jìn)展實(shí)際情況，文檔管理部門(mén)在合同關(guān)閉前需參與支付會(huì)簽，例如，將設(shè)備出廠驗(yàn)收時(shí)制造完工文件移交、建筑安裝竣工文件歸檔移交及通過(guò)審查等時(shí)間節(jié)點(diǎn)確定為文檔考核支付節(jié)點(diǎn)。具體包括兩個(gè)層面：一是業(yè)主對(duì)總包單位評(píng)價(jià)和考核控制。業(yè)主根據(jù)《方家山工程總承包合同綜合評(píng)價(jià)管理辦法》，委托文檔管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)總包單位文檔管理工作進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，填寫(xiě)綜合評(píng)價(jià)意見(jiàn)，并督促整改存在的問(wèn)題。文檔管理考核情況是重要的支付依據(jù)。二是總包單位對(duì)分包單位評(píng)價(jià)和考核控制?？偘鼏挝话凑铡斗郊疑巾?xiàng)目進(jìn)度考核管理程序》要求，依據(jù)合同規(guī)定及承包商竣工文件移交的進(jìn)度、質(zhì)量等情況對(duì)各分包單位文檔管理進(jìn)行考核評(píng)分，文檔部門(mén)負(fù)責(zé)人打分并簽字。

2　核電項(xiàng)目文檔歸檔進(jìn)度控制

2.1　制定并執(zhí)行文件歸檔進(jìn)度分級(jí)計(jì)劃

一方面，業(yè)主單位文檔管理部門(mén)編制“三級(jí)計(jì)劃”，即在制定文檔組卷規(guī)劃基礎(chǔ)上編制年度、季度、月度歸檔計(jì)劃并實(shí)施滾動(dòng)跟蹤，并及時(shí)開(kāi)展文件歸檔進(jìn)度檢查；另一方面，總包單位要求各分包單位編制各自分包工作范圍內(nèi)形成的項(xiàng)目文件的年度歸檔計(jì)劃及季度歸檔計(jì)劃，并采取措施對(duì)計(jì)劃進(jìn)行有效跟蹤；還要及時(shí)分析計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中歸檔指標(biāo)偏差、歸檔進(jìn)度滯后等問(wèn)題并制定整改措施，對(duì)未按計(jì)劃移交歸檔的項(xiàng)目文檔視問(wèn)題輕重程度進(jìn)行預(yù)警或催交。進(jìn)入驗(yàn)收準(zhǔn)備階段，為確保項(xiàng)目竣工文件歸檔進(jìn)度同驗(yàn)收準(zhǔn)備工作同步，業(yè)主單位加強(qiáng)直接管控，通過(guò)竣工文件組卷協(xié)調(diào)會(huì)平臺(tái)進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后要求項(xiàng)目各分包單位編制各自年度、季度《竣工文件組卷移交計(jì)劃》，這樣就使得竣工文件組卷工作始終處在業(yè)主可控狀態(tài)下，且能按照項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)間節(jié)點(diǎn)要求完成工作。

2.2　搭建多套問(wèn)題溝通平臺(tái)

EPC模式客觀上給文檔管理過(guò)程中的工作協(xié)調(diào)增加了難度，為此參建各方搭建了多個(gè)文檔協(xié)商平臺(tái)，包括公司高層協(xié)調(diào)會(huì)平臺(tái)、工程項(xiàng)目例會(huì)平臺(tái)、文檔工作聯(lián)絡(luò)組會(huì)平臺(tái)、文檔專題協(xié)調(diào)會(huì)平臺(tái)。每個(gè)溝通平臺(tái)都有對(duì)應(yīng)自身層級(jí)的定位，以促進(jìn)問(wèn)題及時(shí)解決。以下兩個(gè)平臺(tái)側(cè)重解決業(yè)務(wù)問(wèn)題：一是工程文檔聯(lián)絡(luò)組會(huì)平臺(tái)，該平臺(tái)負(fù)責(zé)方家山核電工程文檔管理過(guò)程中具體業(yè)務(wù)問(wèn)題的協(xié)調(diào)、處理、檢查、落實(shí)，工程參建各方文檔管理負(fù)責(zé)人參會(huì)；二是文檔專題協(xié)調(diào)會(huì)平臺(tái)，該平臺(tái)針對(duì)文檔管理過(guò)程中出現(xiàn)的專門(mén)問(wèn)題組織討論并形成解決方案，會(huì)議由業(yè)主單位文檔部門(mén)根據(jù)問(wèn)題情況確定召開(kāi)時(shí)間、參會(huì)單位及人員。

3　核電項(xiàng)目文檔質(zhì)量控制

3.1　加強(qiáng)歸檔質(zhì)量審查

文件歸檔審查體現(xiàn)在多個(gè)流程節(jié)點(diǎn)上，其中包括技術(shù)審查、監(jiān)理審查以及業(yè)主文檔審查等。在項(xiàng)目文檔從文件到檔案的轉(zhuǎn)變關(guān)口，文檔管理部門(mén)一方面強(qiáng)調(diào)審查人員“守土有責(zé)”、加強(qiáng)崗位責(zé)任考核，另一方面通過(guò)制定和修訂管理程序，加強(qiáng)歸檔審查標(biāo)準(zhǔn)的可操作性。

實(shí)際操作中，在檢查項(xiàng)目文檔整理要件、關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確等常規(guī)項(xiàng)目的基礎(chǔ)上，要逐一審查竣工文件、竣工圖等關(guān)鍵性歸檔文件，還要重點(diǎn)核對(duì)發(fā)生變更的竣工圖，杜絕錯(cuò)漏。要從技術(shù)與文檔兩個(gè)角度進(jìn)行逐張審查，退回不合格的圖紙并要求整改，直到審查合格方簽字接收。該項(xiàng)審查工作持續(xù)近1年時(shí)間，竣工圖質(zhì)量得到很好的保障。

3.2　開(kāi)展內(nèi)外部文檔專項(xiàng)質(zhì)保監(jiān)察活動(dòng)

為檢驗(yàn)方家山核電工程在建設(shè)過(guò)程中開(kāi)展的文檔管理及工作成果是否符合規(guī)范要求，依據(jù)《核電廠質(zhì)量保證安全規(guī)定》及其導(dǎo)則、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、項(xiàng)目質(zhì)量保證大綱及文檔相關(guān)管理程序和工作程序，上級(jí)單位、業(yè)主單位和總包單位質(zhì)保部門(mén)對(duì)業(yè)主單位、總包及分包單位方家山項(xiàng)目部分別按計(jì)劃開(kāi)展外部和內(nèi)部專項(xiàng)文檔質(zhì)保監(jiān)察活動(dòng)。文檔質(zhì)保監(jiān)督活動(dòng)大大提升了總包單位及分包單位對(duì)項(xiàng)目文檔工作的重視程度，此外監(jiān)察小組所提出的糾正措施要求、觀察意見(jiàn)以及改進(jìn)建議因具有權(quán)威性，得到了存在問(wèn)題單位的積極響應(yīng)，這些單位按照要求并及時(shí)整改，項(xiàng)目得以順利關(guān)閉。

3.3　分階段主動(dòng)接受內(nèi)外部評(píng)估、檢查

為提高方家山核電工程項(xiàng)目文檔質(zhì)量控制水平、確保順利通過(guò)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，業(yè)主單位文檔管理部門(mén)主動(dòng)聯(lián)合項(xiàng)目參建各方，多次開(kāi)展項(xiàng)目文檔專項(xiàng)自查、積極接受行業(yè)主管單位組織的同行評(píng)估，并在國(guó)家檔案主管機(jī)關(guān)以及行業(yè)主管單位的指導(dǎo)下、在實(shí)施文檔全生命周期管理與持續(xù)跟蹤管理的基礎(chǔ)上，開(kāi)展核電項(xiàng)目檔案分階段驗(yàn)收。此舉有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并盡早解決問(wèn)題。

方家山核電工程投入商運(yùn)后，項(xiàng)目檔案接受了國(guó)家檔案局的專項(xiàng)驗(yàn)收，并順利通過(guò)。驗(yàn)收組專家對(duì)方家山項(xiàng)目文檔管理工作及其成果予以高度評(píng)價(jià)，認(rèn)為方家山核電工程項(xiàng)目作為中核集團(tuán)首個(gè)EPC模式下的核電建設(shè)項(xiàng)目，在項(xiàng)目檔案管理上勇于先行先試、不斷探索創(chuàng)新，在文檔工作職責(zé)分工、制度規(guī)范體系建設(shè)、項(xiàng)目文檔過(guò)程管控、信息系統(tǒng)優(yōu)化、階段性評(píng)估驗(yàn)收等方面，形成了一系列可供同行單位借鑒的有益經(jīng)驗(yàn)，為秦山核電基地重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作畫(huà)上了圓滿的句號(hào)。

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