行政村檔案工作問題分析與改進(jìn)建議

許云蓮/德清縣新市鎮(zhèn)人民政府

行政村檔案指行政村黨支部、村民委員會、村民主監(jiān)督委員會和其他村級組織，以及農(nóng)戶、村民個(gè)人等在社會活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是農(nóng)業(yè)農(nóng)村檔案的重要組成部分，也是農(nóng)村各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。做好行政村檔案管理，對促進(jìn)行政村經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、增加農(nóng)民收入、維護(hù)農(nóng)村社會穩(wěn)定、維護(hù)農(nóng)民合法權(quán)益等具有重要現(xiàn)實(shí)意義。然而，當(dāng)前行政村檔案管理存在諸多問題，現(xiàn)分析如下并提出改進(jìn)工作的一些建議。

1 當(dāng)前存在的問題分析

一是行政村領(lǐng)導(dǎo)檔案意識不強(qiáng)。行政村領(lǐng)導(dǎo)是行政村的核心，但多數(shù)村領(lǐng)導(dǎo)檔案意識和檔案法治觀念不強(qiáng)，沒有充分認(rèn)識到檔案工作的重要作用，認(rèn)為檔案袋里出不了政績、產(chǎn)生不了效益、增加不了農(nóng)民收入，認(rèn)為不建立行政村檔案，村里照樣能發(fā)展。由此造成檔案工作底子薄弱，“無為”更“無位”。

二是檔案人員力量薄弱。行政村檔案員大都由村干部兼任，他們普遍缺乏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)知識和基本技能，且年齡偏大，較難掌握信息化管理技能；此外，村委每三年換屆，這時(shí)會有一部分檔案人員隨之更換，檔案員隊(duì)伍極不穩(wěn)定。

三是檔案不齊全不完整。一般來說，行政村檔案內(nèi)容大都與農(nóng)村經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展、農(nóng)民切身利益密切相關(guān)，這些文件材料是農(nóng)民生產(chǎn)生活情況的真實(shí)記錄，是廣大農(nóng)民維護(hù)自身利益的重要憑證，是反映農(nóng)業(yè)、農(nóng)村和農(nóng)民情況的重要信息，也是農(nóng)民查檔利用的主要內(nèi)容。當(dāng)前，行政村歸檔并保存的材料大多數(shù)是鄉(xiāng)鎮(zhèn)下發(fā)的文件，保存的本村在工作中形成的文件材料極少，工作中形成的報(bào)表和申請材料等報(bào)送鄉(xiāng)鎮(zhèn)后沒有留底、開會沒有形成正規(guī)的會議記錄，由此導(dǎo)致檔案不齊全、不完整的問題較為嚴(yán)重。

2 改進(jìn)工作的幾點(diǎn)建議

第一，增強(qiáng)檔案意識。一要加強(qiáng)宣傳，行政村檔案員在平時(shí)工作中要做到勤匯報(bào)、多宣傳，爭取行政村領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，還要通過各種渠道提高全體村民的檔案意識。二要將檔案工作納入行政村工作目標(biāo)考核，在年終工作考評時(shí)同檢查、同考核、同獎(jiǎng)懲。縣級檔案行政管理部門要加強(qiáng)對工作的監(jiān)督指導(dǎo)，完善考核激勵(lì)機(jī)制，推進(jìn)行政村檔案工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)；還要穩(wěn)定檔案人員隊(duì)伍，提高檔案人員的工作積極性。

第二，提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。一是對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)。針對村檔案人員兼職多、流動(dòng)性大、業(yè)務(wù)水平不高的現(xiàn)狀，要有針對性地舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，重點(diǎn)學(xué)習(xí)行政村檔案歸檔范圍、整理方法、實(shí)際操作技能等內(nèi)容，采取以會代訓(xùn)、現(xiàn)場觀摩、互相交流、協(xié)作組等多樣化的培訓(xùn)方式，著力提升培訓(xùn)成效。二是對全體村干部進(jìn)行培訓(xùn)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)可主動(dòng)與組織部門聯(lián)系，爭取在每年村干部培訓(xùn)中增設(shè)行政村檔案管理的內(nèi)容，使每個(gè)村干部認(rèn)識到檔案工作的重要性，增強(qiáng)檔案意識，掌握一定的檔案管理知識。

第三，做好歸檔工作。要做好行政村檔案歸檔工作，提升檔案質(zhì)量。以德清縣為例，縣檔案局每年都深入行政村進(jìn)行工作調(diào)研，根據(jù)實(shí)際情況形成年度《行政村歸檔立卷類目表》，該表涉及黨建工作、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同協(xié)議、勞動(dòng)保障、計(jì)生服務(wù)、食品安全、防臺防汛、動(dòng)物防疫、安全生產(chǎn)、綜合治理、“三改一拆”、“五水共治”、計(jì)劃總結(jié)、建房審批等多個(gè)項(xiàng)目，以此確保行政村開展檔案工作時(shí)心中有數(shù)、歸檔時(shí)有的放矢。

第四，確保檔案完整安全。一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)給予行政村適當(dāng)?shù)馁Y金支持，幫助行政村設(shè)立專門的檔案室并配備必要的工作設(shè)備，特別要配齊確保檔案安全保管的工作設(shè)備。二是建立行政村檔案查（借）閱制度并嚴(yán)格執(zhí)行，規(guī)定查檔人員必須進(jìn)行實(shí)名登記，且不得將原件抽出，更不得損壞、涂改、帶走或銷毀檔案；如要借出檔案，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后填寫檔案借據(jù)并限時(shí)歸還，借據(jù)由檔案人員查驗(yàn)后歸檔保存。三是做好檔案交接工作。鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)切實(shí)把做好檔案移交工作作為一項(xiàng)政治紀(jì)律抓好抓實(shí)，明確檔案人員更換時(shí)必須辦理檔案交接手續(xù)、編制檔案移交清冊，并列明所移交檔案的起止年限、卷（件）數(shù)量、名稱和檔號等內(nèi)容；交接檔案時(shí)，村領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)委派監(jiān)交人在場監(jiān)督，交接雙方和監(jiān)交人須在交接文據(jù)和清冊上簽字并蓋章。