智慧檔案館建設(shè)主體協(xié)同模式研究

莫家莉 周小平/攀枝花學(xué)院檔案館

史仕新/內(nèi)江師范學(xué)院

目前，國內(nèi)多個城市已著手開展智慧檔案館的建設(shè)實踐，但對如何有效促進(jìn)多元建設(shè)主體間充分發(fā)揮協(xié)同效應(yīng)的理論研究或尚未進(jìn)行，或未取得明顯成效?；跈n案工作的公共事業(yè)性質(zhì)以及國內(nèi)現(xiàn)階段發(fā)展的實際情況，政府主導(dǎo)型的實施模式成為智慧檔案館建設(shè)初期的必然選擇。公共利益代言人和公共權(quán)力執(zhí)行者的身份決定了政府及其職能部門是智慧檔案館建設(shè)的主導(dǎo)力量，是建設(shè)項目實施的決策者、組織者、協(xié)調(diào)者、監(jiān)督者和主要的投資者。檔案部門是智慧檔案館建設(shè)的執(zhí)行力量，是建設(shè)項目的主要執(zhí)行者，其在政府智慧建設(shè)理念的引導(dǎo)和頂層設(shè)計的約束下，根據(jù)自身特點，結(jié)合部門定位，進(jìn)一步完善規(guī)劃設(shè)計，制定分步實施綱要與行動計劃。各類社會組織是智慧檔案館建設(shè)的輔助力量，應(yīng)依據(jù)自身優(yōu)勢和特色，發(fā)揮建設(shè)項目的執(zhí)行者、監(jiān)督者、協(xié)調(diào)者和投資者作用。社會公眾是智慧檔案館建設(shè)的驅(qū)動力量，他們作為智慧檔案館服務(wù)的最終對象和建設(shè)運營的推動主體，應(yīng)參與到建設(shè)的全生命周期中，成為建設(shè)的決策參與者、監(jiān)督參與者和執(zhí)行參與者。

本文基于“互補(bǔ)性——差異性”和“成本——效益”動態(tài)均衡的綜合考慮，提出構(gòu)建戰(zhàn)略協(xié)同、制度協(xié)同、管理協(xié)同、技術(shù)協(xié)同“四位一體”協(xié)同模式，推進(jìn)多主體、多要素和多層次的戰(zhàn)略合作。

1 以文化價值協(xié)同為核心，優(yōu)化協(xié)同關(guān)系

文化價值觀的協(xié)同是協(xié)同模式的核心。文化價值觀是潛在的信仰和原則，具有強(qiáng)大的凝聚力、向心力和滲透力，建設(shè)主體在文化價值觀上的認(rèn)同感越高，就越容易形成互贏的心理預(yù)期，越容易建立持久而穩(wěn)定的合作關(guān)系[1]。政府、檔案部門、社會組織和社會公眾等利益相關(guān)者在智慧檔案館建設(shè)實施過程中的定位、資源、能力、發(fā)展目標(biāo)等存在差異，形成了不同甚至對立的文化價值觀和行為準(zhǔn)則。文化價值觀的分歧影響各方對合作價值和利益的評價，以及合作范圍和合作模式的選擇，易導(dǎo)致建設(shè)過程中各行其是。因此實現(xiàn)文化價值的協(xié)同是智慧檔案館建設(shè)的首要任務(wù)。具體而言，就是要明確智慧檔案館的發(fā)展理念。發(fā)展理念作為智慧檔案館建設(shè)發(fā)展模式所尊崇的觀念和原則，是智慧檔案館的靈魂和文化硬核，塑造以“創(chuàng)新、協(xié)同、開放、共享、綠色”為核心的價值理念[2]，決定了智慧檔案館建設(shè)發(fā)展模式的合理性、沿承性和凝聚性。此外，要建立基于信任和交流的愿景協(xié)同。愿景是各主體對智慧檔案館的共同理想追求，在強(qiáng)調(diào)智慧技術(shù)構(gòu)建和鋪設(shè)的同時，還要強(qiáng)調(diào)對教育、文化、人力資源的重視，實現(xiàn)匯聚人的智慧、賦予物以智能，并通過二者的互補(bǔ)互促、互存互動，真正實現(xiàn)智慧檔案館的智慧發(fā)展。再就是要確定協(xié)同目標(biāo)，目標(biāo)是發(fā)展理念及愿景的細(xì)化和展開，各地檔案館應(yīng)結(jié)合地理區(qū)位、資源稟賦、歷史文化等自身特色和優(yōu)勢，確定發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)和工作目標(biāo)，并注重目標(biāo)的指標(biāo)化，實現(xiàn)與智慧城市、信息化建設(shè)等相關(guān)建設(shè)戰(zhàn)略目標(biāo)和各部門具體工作任務(wù)的銜接和適應(yīng)。

2 以制度協(xié)同為保障，規(guī)范協(xié)同行為

制度協(xié)同是協(xié)同模式的保障。智慧檔案館建設(shè)主體協(xié)同系統(tǒng)的本質(zhì)是一種多利益需求協(xié)調(diào)優(yōu)化的合作性博弈或共贏博弈，這決定了建設(shè)主體在以不同的行為方式追求自身利益最大化的同時，還必須兼顧共同利益，在協(xié)商無效的情況下，需要適當(dāng)?shù)姆芍贫缺Ｕ辖ㄔO(shè)實施。制度的協(xié)同包括：一是政策和法律法規(guī)的協(xié)同?？茖W(xué)定位建設(shè)主體的作用和功能，規(guī)定主體間的行為方式和關(guān)聯(lián)方式，明確對建設(shè)中失信行為（違約）的處罰和對守信行為（履約）的激勵，通過制約性制度與激勵性制度相結(jié)合的動態(tài)調(diào)整模式，規(guī)避機(jī)會主義行為的發(fā)生；政策的制定需保持一定的穩(wěn)定性、連續(xù)性和可預(yù)見性，從而抑制因機(jī)構(gòu)和組織調(diào)整帶來不穩(wěn)定影響。二是規(guī)劃、計劃的協(xié)同。在國家戰(zhàn)略層面制定智慧檔案館規(guī)劃和建設(shè)整體方案，發(fā)揮導(dǎo)向作用，并在積極探索標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的同時兼顧彈性化、具體化的地方規(guī)劃，鼓勵創(chuàng)新、凸顯特色。三是契約的協(xié)同。具體項目的參與主體間訂立風(fēng)險共擔(dān)和相互合作的伙伴式管理協(xié)議，以合同形式確定建設(shè)過程與成果的權(quán)責(zé)利分擔(dān)形式，內(nèi)容涉及各方的期望和要求、懲獎機(jī)制、沖突處理機(jī)制及溝通機(jī)制等[3]。

3 以管理協(xié)同為基礎(chǔ)，提升協(xié)同效率

管理協(xié)同是協(xié)同模式的基礎(chǔ)。智慧檔案館建設(shè)主體協(xié)同系統(tǒng)是一個開放系統(tǒng)，單純依靠制度和權(quán)威實現(xiàn)協(xié)同的傳統(tǒng)方式必須轉(zhuǎn)變，需構(gòu)建和優(yōu)化協(xié)同機(jī)制，推動協(xié)同系統(tǒng)“升級”。一是優(yōu)化權(quán)責(zé)機(jī)制。權(quán)責(zé)分配是主體協(xié)同的核心，基于政府主導(dǎo)型的智慧檔案館建設(shè)需構(gòu)建以政府為中心的權(quán)責(zé)分配機(jī)制，即政府對建設(shè)要素進(jìn)行權(quán)威分配，并在共同的全局建設(shè)目標(biāo)導(dǎo)向下，整合建設(shè)利益相關(guān)者，強(qiáng)化其整體行動能力；同時合理分解決策權(quán)，賦予參與主體一定的決策、管理和協(xié)調(diào)職能，形成自主決策機(jī)制，推動其在自身優(yōu)勢范圍內(nèi)做出積極響應(yīng)和主動配合。二是設(shè)計合理的利益分配機(jī)制。利益訴求是建設(shè)主體協(xié)同的原動力和關(guān)鍵。要厘清利益相關(guān)者的需求，著眼于引導(dǎo)和促進(jìn)各建設(shè)微觀主體形成共同利益，通過合同形式、項目合伙、基地合作、基金合作等方式[4]，創(chuàng)造共同需求和利益交集；做好協(xié)同評估，對各方付出價值和承擔(dān)風(fēng)險進(jìn)行權(quán)衡，找到利益分配的契合點，減少短期性、形式化和松散型的“一錘子買賣”，推動長期伙伴關(guān)系的建立。三是建立信息溝通機(jī)制。實現(xiàn)信息共享，消除信息不對稱現(xiàn)象，有效緩解和制約建設(shè)中的機(jī)會主義行為。采用舉辦官方和非官方會議、搭建信息平臺等方式，推動專家、公眾等的知情權(quán)和表達(dá)權(quán)的無障礙反映，促進(jìn)對協(xié)同方的比較優(yōu)勢和角色定位進(jìn)行合理評估，實現(xiàn)閑置資源和智力資源的分享，精準(zhǔn)助力供給側(cè)。

4 以技術(shù)協(xié)同為支撐，構(gòu)建協(xié)同載體

技術(shù)協(xié)同是協(xié)同模式的支撐。技術(shù)的集成創(chuàng)新是智慧檔案館建設(shè)的原發(fā)動力，是多路徑、多回路、各環(huán)節(jié)并行的過程?；趨⑴c技術(shù)主體的不同，可采用不同的協(xié)同模式，如針對資源集合性條件的戰(zhàn)略性聯(lián)盟模式即區(qū)域協(xié)同，適用技術(shù)整合型發(fā)展的專利合作模式，應(yīng)用于思維和技術(shù)兩者協(xié)同的研發(fā)外包型模式即產(chǎn)學(xué)研等[5]。二是實現(xiàn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和評估標(biāo)準(zhǔn)等的統(tǒng)一與規(guī)范。建立一套與國際標(biāo)準(zhǔn)兼容、與國家標(biāo)準(zhǔn)相統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，涉及信息技術(shù)基礎(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)、信息安全標(biāo)準(zhǔn)、應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)、信息資源標(biāo)準(zhǔn)、平臺標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和運維標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范；從整體架構(gòu)出發(fā)，建立統(tǒng)一的信息化架構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)跨系統(tǒng)的技術(shù)集成與信息共享；構(gòu)建科學(xué)合理的評價指標(biāo)體系，指標(biāo)設(shè)置要可操作，以定量指標(biāo)為主、定性指標(biāo)為輔。三是注重前期頂層設(shè)計，協(xié)同技術(shù)主體設(shè)計。在統(tǒng)籌建設(shè)的基礎(chǔ)上，從實際出發(fā)，從重點領(lǐng)域、關(guān)鍵環(huán)節(jié)入手，實現(xiàn)智慧檔案系統(tǒng)與智慧城市系統(tǒng)的相互銜接和集成、逐步整合；處理好現(xiàn)有系統(tǒng)與新建系統(tǒng)的關(guān)系，對已建系統(tǒng)進(jìn)行升級、改造并充分利用。

5 結(jié)語

本文基于智慧檔案館建設(shè)主體資源和能力上的互補(bǔ)性與異質(zhì)性，提出構(gòu)建由文化價值協(xié)同、制度協(xié)同、管理協(xié)同、技術(shù)協(xié)同共同作用的協(xié)同模式，希望通過文化價值協(xié)同，加強(qiáng)各方的戰(zhàn)略協(xié)同，提升戰(zhàn)略伙伴關(guān)系；實施管理協(xié)同，提升主體合作建設(shè)的速度和效率；加快制度協(xié)同，提高主體協(xié)同行為的規(guī)范性；開展技術(shù)協(xié)同，構(gòu)建主體協(xié)同的載體。智慧檔案館的建設(shè)不是依靠單一主體的單打獨斗能應(yīng)對的，而單純依靠制度和權(quán)威推動主體的被動參與方式也難以激發(fā)建設(shè)活力，如何調(diào)動多元主體參與智慧檔案館的建設(shè)并形成最大合力，將是一個長期而持續(xù)的過程。

注釋與參考文獻(xiàn)：

[1]Eliezer Geisler.Industry-university technology cooperation：a theory of inter-organizational relationships[J].Technology Analysis & Strategic Management,1995,7(2):217-229.

[2]莫家莉,史仕新,周小平.智慧檔案館頂層設(shè)計基本思路探析[J].檔案與建設(shè),2016(09):17-20.

[3]盛峰,戚安邦,王進(jìn)同.政府投資項目利益相關(guān)者博弈與合作伙伴關(guān)系管理模式研究[J].生產(chǎn)力研究,2008(07):86-88.

[4]葉一軍,顧新,李暉,等.跨行政區(qū)域創(chuàng)新體系下創(chuàng)新主體間協(xié)同創(chuàng)新模式研究[J].科技進(jìn)步與對策,2014(16):29-33.

[5]汪婷婷.動態(tài)環(huán)境技術(shù)協(xié)同創(chuàng)新關(guān)鍵要素研究[J].科學(xué)管理研究,2016(04):1-4.