論檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位

謝靜思

（河池市第一人民醫(yī)院，廣西 河池 546300）

論檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位

謝靜思

（河池市第一人民醫(yī)院，廣西 河池 546300）

近年來，隨著社會經(jīng)濟的高速發(fā)展，醫(yī)院管理水平也在不斷完善，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理的重要構(gòu)成部分。實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是現(xiàn)今醫(yī)院管理的目標(biāo)，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)可有效提高醫(yī)院管理工作的效率與質(zhì)量。因此，加強醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)至關(guān)重要。醫(yī)院管理中實現(xiàn)檔案信息化管理，可極大減少醫(yī)院的財力、物力、人力投入，促使醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)快速發(fā)展。因此，在信息化檔案管理建設(shè)中，檔案管理人員需對相關(guān)管理系統(tǒng)或軟件熟練了解，確保醫(yī)院檔案資料的保存、錄入、收集、整理等工作順利完成。本文即對現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價值進(jìn)行分析，為建設(shè)信息化檔案管理提供參考。

醫(yī)院檔案管理；檔案信息化建設(shè)；應(yīng)用價值；地位

0 引言

醫(yī)院檔案是記錄醫(yī)療機構(gòu)發(fā)展歷程的重要方法，也為醫(yī)院發(fā)展提供重要的數(shù)據(jù)依據(jù)。檔案管理作為醫(yī)院管理的主要內(nèi)容，可具體形象地將醫(yī)療機構(gòu)管理水平體現(xiàn)出來。檔案管理是醫(yī)院在不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上累積下來的重要財富，為提高醫(yī)院醫(yī)療水平、研究課題、經(jīng)驗累積等提供有力依據(jù)。在信息化高速發(fā)展的大時代下，加強醫(yī)院建設(shè)信息化檔案管理，是提高醫(yī)院管理水平的重要方法。醫(yī)院管理中實現(xiàn)檔案信息化管理，可極大減少醫(yī)院的財力、物力、人力投入，促使醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)快速發(fā)展。因此，在信息化檔案管理建設(shè)中，檔案管理人員需對相關(guān)管理系統(tǒng)或軟件熟練了解，確保醫(yī)院檔案資料的保存、錄入、收集、整理等工作順利完成。

1 建設(shè)信息化檔案的價值

1.1 跟上時代步伐

現(xiàn)今信息化技術(shù)高度普及，醫(yī)院工作中大部分已實現(xiàn)信息化管理建設(shè)。檔案管理更應(yīng)與時俱進(jìn)，同時將檔案管理工作合理地與現(xiàn)代計算機信息技術(shù)結(jié)合，可有效提高醫(yī)院檔案管理工作的整體水平及工作效率。如將最新檔案管理系統(tǒng)引進(jìn)到醫(yī)院檔案管理中，將原有的紙質(zhì)記錄信息錄入計算機數(shù)據(jù)庫中永久保存。同時可將醫(yī)院資料上傳備份至云端，便于有權(quán)限人員直接下載閱讀[1]。此外，可將醫(yī)院研究資料分享至微信等第三方平臺，實現(xiàn)信息化建設(shè)醫(yī)院檔案管理，可有效地避免傳統(tǒng)管理方式存在的弊端，同時還可減少醫(yī)院的資金開銷、人力支出等，提高醫(yī)院檔案管理工作的有效完成。

1.2 促使建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)院

隨著經(jīng)濟不斷發(fā)展，新型醫(yī)療設(shè)備、高科技醫(yī)療器材被廣泛應(yīng)用于臨床中。醫(yī)院實現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)信息化檔案管理意義重大。醫(yī)院檔案管理貫穿于醫(yī)院發(fā)展的整個歷程中，且涉及范圍越來越大，而醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理模式，主要以人力完成，其工作效率及工作質(zhì)量已無法完全滿足醫(yī)院發(fā)展的需求[2]。引進(jìn)建設(shè)現(xiàn)代化信息技術(shù)檔案管理，將信息數(shù)據(jù)上傳到云端、數(shù)據(jù)庫，有利于對醫(yī)院數(shù)據(jù)進(jìn)行儲存與更新，同時可有效提高檔案管理工作效率。建設(shè)醫(yī)院信息化檔案管理是發(fā)展建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)院必不可少的部分。

1.3 增強醫(yī)院檔案管理工作人員整體綜合素質(zhì)

目前我國仍存在部分醫(yī)院檔案管理工作由其他部門代為完成，沒有建立獨立的檔案管理部門的現(xiàn)象。因此，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)、專業(yè)能力參差不齊。此外，有的醫(yī)療機構(gòu)雖然建有獨立的檔案管理部門，但其工作人員整體素質(zhì)較差，如：工作人員是其他部門超編人員或快退休老員工臨時調(diào)動，這些工作人員不僅自身專業(yè)與檔案管理存在較大出入，且自身專業(yè)能力普遍較差，再加之傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理模式工作效率不高，存在諸多不足[3]。醫(yī)院檔案管理工作引進(jìn)現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，可促使檔案管理工作人員改變傳統(tǒng)管理理念，促使工作人員快速適應(yīng)新的管理模式與方法。同時，在實施醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中，醫(yī)院可引進(jìn)新型技術(shù)人才，同時可統(tǒng)一對檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，使其總體業(yè)務(wù)水平及綜合素質(zhì)提高[4]。此外，在引進(jìn)人才時，可結(jié)合計算機信息化檔案管理所需要的人才進(jìn)行招聘，對綜合素質(zhì)較高的檔案管理人員優(yōu)先選擇，進(jìn)而改善醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、綜合水平，提高醫(yī)院的核心競爭力。

1.4 提高醫(yī)院核心競爭力

實現(xiàn)完善醫(yī)院的信息化檔案管理，有助于提高醫(yī)院服務(wù)水平及整體醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量，可增強醫(yī)院自身核心競爭力。醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)信息化的最終目的是使醫(yī)院可持續(xù)、更好地發(fā)展，使廣大人民群眾得到更好的醫(yī)療服務(wù)。因此，醫(yī)院管理中實施信息化檔案管理，可有效提高醫(yī)院服務(wù)水平與醫(yī)療水平，進(jìn)而提高核心競爭力。

1.5 為醫(yī)院發(fā)展提供有力參考依據(jù)

檔案是管理者了解、掌握醫(yī)院運營情況的最有效的途徑與方法[5]。因此檔案的科學(xué)性、時效性、完整性對醫(yī)院管理至關(guān)重要，醫(yī)院檔案管理實施信息化管理技術(shù)可及時將醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)錄入，確保檔案信息的時效性，同時管理人員可隨時隨地查看醫(yī)院檔案、調(diào)取資料。此外，引入新型信息化檔案管理可有效保證醫(yī)院檔案管理的科學(xué)性，保證醫(yī)院檔案資料的完整性，為醫(yī)院發(fā)展改革提供有力的參考依據(jù)。

2 信息化檔案管理的建設(shè)

2.1 建設(shè)醫(yī)院信息化檔案管理工作中的原則

在建設(shè)信息化檔案管理工作中，必須堅持幾個重要原則，確保信息化建設(shè)檔案管理的具體、完整。①歸檔雙軌制：信息化檔案管理建設(shè)中，盡量采用歸檔雙軌制度，同時進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理與信息化檔案管理，不能因建設(shè)信息化檔案管理，就認(rèn)為紙質(zhì)檔案建設(shè)沒必要；②規(guī)范性：建設(shè)信息化檔案管理工作中，需堅持規(guī)范性原則進(jìn)行建設(shè)；③長期管理：信息化檔案管理建設(shè)完成后，需要長期對其進(jìn)行管理，確保工作的有效實施[6]。醫(yī)院管理中實現(xiàn)信息化檔案管理，方可體現(xiàn)出醫(yī)院檔案管理的應(yīng)用及價值，才能真正提高醫(yī)院的核心競爭力，改善醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

2.2 建設(shè)信息化檔案管理

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是將醫(yī)院紙質(zhì)資料錄入醫(yī)院系統(tǒng)中，方便醫(yī)院對各種醫(yī)療設(shè)備、內(nèi)部人事資料信息化管理，不僅保持檔案資料的完整性，同時又可延長保存時間，方便相關(guān)人員查找翻閱。

2.3 提高醫(yī)院檔案信息安全力度

醫(yī)院作為一個較為復(fù)雜的大型機構(gòu)，其檔案資料種類較多，且繁雜瑣碎。因此，醫(yī)院檔案管理工作中，做好信息的保密與安全性意義重大。例如，一些醫(yī)院機密文件（如醫(yī)院病患資料及醫(yī)院內(nèi)部人事資料），院方需對這些資料進(jìn)行嚴(yán)格保密，避免醫(yī)院信譽度受到影響，不利于醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展。

3 結(jié)語

近年來，社會信息化建設(shè)高速發(fā)展，醫(yī)院檔案管理工作已逐漸淘汰既往管理模式與管理方法，信息化檔案建設(shè)在保證檔案管理工作質(zhì)量的同時，促使醫(yī)院資源進(jìn)行共享。建設(shè)信息化檔案管理，不僅需要引進(jìn)新型管理技術(shù)，同時還需完善管理制度，最大限度地發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢。

[1] 方孝梅,明星辰,楊婷.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位[J].辦公室業(yè)務(wù),2013,15(13)∶160-161.

[2] 鄭玟玟.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位探究[J].中國管理信息化,2015,18(5)∶242-243.

[3] 岳鳳娥.芻議檔案信息化在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價值[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè) ,2016,13(19)∶122-123.

[4] 陳小季.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報,2017,6(30)∶85-85.

[5] 周娟.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值和地位[J].中國保健營養(yǎng)旬刊,2014,14(6)∶3547-3548.

[6] 熊瑛.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值探討[J].臨床心身疾病雜志 ,2016,22(2)∶122-122.

Discussion on the Value and Position of Archives Informatization Construction in Hospital Archives Management

XIE Jing-si

(The First People's Hospital of Hechi, Hechi, Guangxi, 546300)

In recent years, with the rapid development of social economy, the level of hospital management is also constantly improving, the hospital archives management is an important part of hospital management. The construction of information management and network construction is the goal of hospital management. Hospital information management can effectively improve the efficiency and quality of hospital management. Therefore, it is very important to strengthen the construction of information management of hospital archives management. Hospital management to achieve archives information management, can greatly reduce the hospital financial,material and human resources, to promote the rapid development of hospital modernization. Therefore, in the construction of information archives management, file management personnel need to understand the relevant management system or software, to ensure that the hospital archives data storage, entry, collection, sorting and other work successfully completed. This paper analyzes the application value of modern archives informatization construction in hospital archives management, and provides reference for the construction of information archives management.

Hospital archives management; Archives information construction; Application value; Status

10.19335/j.cnki.2096-1219.2017.20.13