量化管理，讓數(shù)據(jù)說話
——集團(tuán)幼兒園后勤管理改革探索

江蘇省寶應(yīng)縣直機(jī)關(guān)幼教中心 房雯荃

量化管理，讓數(shù)據(jù)說話
——集團(tuán)幼兒園后勤管理改革探索

江蘇省寶應(yīng)縣直機(jī)關(guān)幼教中心 房雯荃

寶應(yīng)縣直機(jī)關(guān)幼教中心下轄三所幼兒園。實(shí)施集團(tuán)化運(yùn)作后，我們從頂層設(shè)計(jì)入手，在后勤工作中引進(jìn)量化管理，讓一個(gè)個(gè)數(shù)據(jù)說話，提高后勤管理的效能。

一、量化常用物資，增強(qiáng)采購(gòu)的計(jì)劃意識(shí)

學(xué)期初集中采購(gòu)各類物資是后勤工作的常規(guī)內(nèi)容。剛實(shí)施集團(tuán)化管理時(shí)，集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)走進(jìn)各園保管室進(jìn)行調(diào)研，發(fā)現(xiàn)三個(gè)園都有不少沉睡的物資，均是歷年剩余的，因?yàn)楹髞硎褂靡笥凶兓?，這些物品就一直“睡”在保管室，好些已經(jīng)壞損。另外，從入庫情況看，還存在常用物資一學(xué)期分批采購(gòu)、可批發(fā)物資零星采買等現(xiàn)象，既增加了采購(gòu)成本也加大了相關(guān)人員的工作量。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)的這些問題無疑暴露了物資采購(gòu)工作的無計(jì)劃性。

于是，我們以確保保教工作正常開展為前提，對(duì)常用物資進(jìn)行分類，并通過近年來的出入庫情況測(cè)算出一學(xué)期的合理需求量。有些物品以班級(jí)為計(jì)算單位，如班級(jí)環(huán)境布置所需的裝飾材料及雙面膠等輔材、易耗性游戲材料等；有些物品以部門為計(jì)算單位，主要是常用辦公材料；還有些物品以幼兒或教職工數(shù)為計(jì)算單位，如幼兒活動(dòng)用紙、擦嘴毛巾、廚師帽、洗滌用乳膠手套等。在測(cè)算各種物資合理需求量的基礎(chǔ)上，出臺(tái)了物資采購(gòu)的量化標(biāo)準(zhǔn)。考慮到每個(gè)園的實(shí)際情況不一樣，每學(xué)期計(jì)劃實(shí)施的重大活動(dòng)也不盡相同，我們又給每類物資的采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定了不同的浮動(dòng)比例，使這一量化標(biāo)準(zhǔn)更具科學(xué)性。為保證量化標(biāo)準(zhǔn)得以落實(shí)，每學(xué)期初由各園根據(jù)采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)填寫《期初物品采購(gòu)計(jì)劃表》，上報(bào)集團(tuán)后統(tǒng)一采購(gòu)；每學(xué)期末組織人員盤點(diǎn)各園保管室剩余物資，填寫《期末物品結(jié)存表》。在允許有一定剩余的情況下，下學(xué)期更有針對(duì)性控制某些物資的超量采購(gòu)。

通過幾個(gè)學(xué)期的實(shí)施，集團(tuán)各園采購(gòu)工作的計(jì)劃意識(shí)明顯增強(qiáng)，采購(gòu)成本也得到了有效控制。

二、量化食品主副料，增強(qiáng)炊事標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)

餐飲管理是幼兒園后勤工作的重點(diǎn)內(nèi)容之一。一開始，我們采取的辦法是：統(tǒng)一食譜，統(tǒng)一供貨商，還設(shè)計(jì)了《幼兒代伙費(fèi)月度支出表》，每月統(tǒng)計(jì)一次，試圖通過代伙費(fèi)的支出情況來反向監(jiān)測(cè)餐飲工作?？勺畛醯慕y(tǒng)計(jì)結(jié)果令我們很困惑，三個(gè)園每月的日生均點(diǎn)心金額、日生均中餐金額各不相同，而且有時(shí)差異還較大。同樣的食譜，同樣的食材供應(yīng)價(jià)，為什么會(huì)出現(xiàn)這種不該出現(xiàn)的差異呢？

我們多方查找原因。在比對(duì)各園廚房日進(jìn)貨單和日出庫單后發(fā)現(xiàn)，問題出在沒有嚴(yán)格執(zhí)行食譜上。一是后勤主任（事務(wù)長(zhǎng)）執(zhí)行代量食譜不到位。比如三鮮豆腐，食譜里都會(huì)標(biāo)明豆腐、肉丁、平菇每生各多少克，但個(gè)別后勤主任在下食材采購(gòu)單時(shí)，不是按幼兒數(shù)和食材代量進(jìn)行嚴(yán)格計(jì)算，而是依靠經(jīng)驗(yàn)報(bào)一個(gè)大致的采購(gòu)量。再如八寶粥，哪八寶？各多少？各園也會(huì)有品種不統(tǒng)一和比例不統(tǒng)一的現(xiàn)象。如此種種，都會(huì)造成偏差。二是廚師操作跟著感覺走。烹飪時(shí)，油、鹽、醬、醋、糖等各放多少，全憑自己喜好，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。我們統(tǒng)計(jì)了三所園近兩學(xué)期各類佐料的使用量，再計(jì)算出生均學(xué)期用量，結(jié)果顯示有的廚師好甜，有的喜酸，有的重油，有的偏咸，這樣一個(gè)月、一學(xué)期累積下來，代伙費(fèi)必然會(huì)出現(xiàn)不小的支出差異。更重要的是，這樣隨意烹飪菜肴，也會(huì)造成偏離孩子的健康需求。

找到問題根源后，我們從兩方面做出調(diào)整：一是細(xì)化所有餐點(diǎn)的代量，嚴(yán)格按代量食譜進(jìn)行采購(gòu)。對(duì)一些沒有明確代量的餐點(diǎn)，如肉松燒餅（每百人肉松多少克）、什錦炒飯（各種配料每百人多少克）等，也依據(jù)營(yíng)養(yǎng)核算，制定出明確、合理的標(biāo)準(zhǔn)。二是規(guī)范廚師操作，根據(jù)幼兒身體發(fā)育的需求，計(jì)算和制定了食堂配料使用量表（每百人使用標(biāo)準(zhǔn)），并通過一系列的過程監(jiān)控、期末考核等辦法來扭轉(zhuǎn)廚師固有的經(jīng)驗(yàn)化操作。

標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)的增強(qiáng)，大大提高了幼兒膳食的科學(xué)性、營(yíng)養(yǎng)性。

三、量化衛(wèi)生、消毒制品，增強(qiáng)保育員規(guī)范意識(shí)

幼兒園常用的衛(wèi)生、消毒制品有洗潔精、洗衣粉、洗衣液、84消毒液、潔廁靈等，以前是幼兒園制定一個(gè)大致的領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)，由各班保育員在開學(xué)初領(lǐng)取，中途可補(bǔ)領(lǐng)。實(shí)際操作時(shí)，除84消毒液外其他制品沒有一個(gè)規(guī)范的量化使用標(biāo)準(zhǔn)，保育員大多是依個(gè)人習(xí)慣，很隨意，反正后期不夠用時(shí)可以再申領(lǐng)。我們比對(duì)三個(gè)園幾個(gè)學(xué)期衛(wèi)生、消毒制品的領(lǐng)用數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)剔除人數(shù)因素，各園使用量的差異較大。很顯然，問題出在管理上。

衛(wèi)生、消毒制品使用量不足，難以達(dá)到效果；使用過量，則很可能有殘留，會(huì)影響孩子健康，而且有悖環(huán)保。因此，集團(tuán)的幾位后勤園長(zhǎng)會(huì)同保健醫(yī)生，采集了最近幾學(xué)期各園各類衛(wèi)生、消毒制品的使用數(shù)據(jù)，綜合考慮各類因素，并多次聽取各班、各部門的意見，最終制定了統(tǒng)一的量化標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范了各種情況下衛(wèi)生和消毒制品的使用比例。

量化標(biāo)準(zhǔn)公布后，我們注意在實(shí)施過程中收集信息，及時(shí)對(duì)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行微調(diào)，并劃定了一個(gè)可上下浮動(dòng)的值。期末統(tǒng)計(jì)各班的使用量，如偏離值較大，則需相關(guān)人員進(jìn)行書面解釋。

有了量化數(shù)據(jù)，保育員們衛(wèi)生、消毒操作的規(guī)范意識(shí)明顯增強(qiáng)。

四、量化各類財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，增強(qiáng)園長(zhǎng)預(yù)算意識(shí)

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)是管理者調(diào)整管理行為的依據(jù)之一，可事實(shí)上，能有意識(shí)通過財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)來反思本園財(cái)務(wù)運(yùn)作的園長(zhǎng)并不多，有預(yù)算意識(shí)且能嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算的園長(zhǎng)更是少數(shù)。當(dāng)幼兒園獨(dú)立管理時(shí)，這一問題也許不算突出，但集團(tuán)化管理后，如果分園園長(zhǎng)沒有預(yù)算意識(shí)，就會(huì)造成一些矛盾，給集團(tuán)統(tǒng)一管理帶來障礙。

為增強(qiáng)分園園長(zhǎng)們的預(yù)算意識(shí)，我們仔細(xì)剖析近年來各園每學(xué)期的財(cái)務(wù)決算，在充分考慮多種復(fù)雜因素的情況下，對(duì)常規(guī)項(xiàng)目資金的使用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行量化，如人均辦公費(fèi)用、生均保教經(jīng)費(fèi)、各園獎(jiǎng)勵(lì)性績(jī)效總額，等等。為提高各園執(zhí)行預(yù)算的水平，我們還設(shè)計(jì)了多種表格，幫助園長(zhǎng)們?cè)跀?shù)據(jù)比對(duì)中及時(shí)了解本園及姊妹園的資金使用情況，進(jìn)而能進(jìn)行主動(dòng)調(diào)控。

如每學(xué)期初，集團(tuán)主任會(huì)和財(cái)務(wù)人員一起，召集分園園長(zhǎng)分別編制各園的學(xué)期財(cái)務(wù)預(yù)算表。通常是根據(jù)常規(guī)項(xiàng)目資金的支出標(biāo)準(zhǔn)，測(cè)算出人員工資經(jīng)費(fèi)、辦公經(jīng)費(fèi)、保教經(jīng)費(fèi)后，最終確定剩余資金支出的項(xiàng)目及標(biāo)準(zhǔn)。這樣，就促使園長(zhǎng)們從過去只關(guān)心期末剩多少錢，轉(zhuǎn)變?yōu)槠诔蹙完P(guān)心本學(xué)期有多少資金可供支配，以及如何使用好這些資金，在保證保教質(zhì)量的基礎(chǔ)上做到量入而出。又如，我們每月都要公布各園經(jīng)費(fèi)使用統(tǒng)計(jì)表和幼兒代伙費(fèi)支出統(tǒng)計(jì)表，方便園長(zhǎng)們根據(jù)預(yù)算進(jìn)行后期調(diào)控。有時(shí)候，某個(gè)數(shù)據(jù)超出了預(yù)算，園長(zhǎng)會(huì)主動(dòng)跟會(huì)計(jì)聯(lián)系，查找超預(yù)算的原因，自我分析超支是否合理。再如，每學(xué)期末我們都要召開由全體園長(zhǎng)參與的財(cái)務(wù)分析會(huì)，針對(duì)各園的財(cái)務(wù)決算表，分析各園執(zhí)行預(yù)算的總體情況及得失，幫助園長(zhǎng)學(xué)習(xí)通過數(shù)據(jù)找問題，通過數(shù)據(jù)解決問題。同時(shí)在必要時(shí)，對(duì)下學(xué)期財(cái)務(wù)做合理調(diào)整，進(jìn)一步強(qiáng)化預(yù)算管理的意識(shí)。

量化財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，增強(qiáng)預(yù)算意識(shí)，在當(dāng)下幼兒園經(jīng)費(fèi)普遍緊張的情況下尤顯重要。需要注意的是，量化的標(biāo)準(zhǔn)不能固化，當(dāng)外部因素發(fā)生變化時(shí)，必須及時(shí)做出科學(xué)的調(diào)整。同時(shí)要強(qiáng)調(diào)，量化數(shù)據(jù)的目的是引導(dǎo)園長(zhǎng)們科學(xué)、合理地使用經(jīng)費(fèi)，消除顯性和隱性浪費(fèi)，把有限的資金用在刀刃上，確保保教活動(dòng)正常開展，確保保教質(zhì)量穩(wěn)步提升。

集團(tuán)幼兒園后勤工作實(shí)行量化管理，絕非是扼制分園自主性，更非要捆住園長(zhǎng)們的手腳，而是意在充分發(fā)揮數(shù)據(jù)在管理中的調(diào)控作用，透過一個(gè)個(gè)數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，建立統(tǒng)一的、細(xì)化的操作系統(tǒng)，使后勤管理更趨規(guī)范，促進(jìn)保教工作邁向更高平臺(tái)。