構(gòu)建高校科研管理信息系統(tǒng)關(guān)鍵問題的研究

蘇紅麗

摘要：高校全面信息化建設(shè)包括了科研管理工作。本文以更完善的建立科研管理系統(tǒng)，為項目管理服務(wù)為目的，提出在科研管理系統(tǒng)構(gòu)建過程中的要注意建設(shè)現(xiàn)狀、建設(shè)要求和建設(shè)時序三個關(guān)鍵問題，對系統(tǒng)構(gòu)建流程、數(shù)據(jù)建設(shè)給出合理性操作。

Abstract： The comprehensive information construction in colleges and universities includes the scientific research management. In order to establish a more comprehensive scientific research management system for the project management services， this paper puts forward three key problems of the current construction situation， construction requirements and timing sequence in the construction process of scientific research management system to provide reasonable operation for the construction process of the system and data construction.

關(guān)鍵詞：科研管理；信息化建設(shè)；構(gòu)建系統(tǒng)

Key words： scientific research management；information construction；build system

中圖分類號：G633.67 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1006-4311（2016）35-0189-03

0 引言

隨著信息化建設(shè)的全面推進，科研信息系統(tǒng)被重視起來，尤其是高校。由于信息化水平的不同，各個高校所建立的科研系統(tǒng)也有所不同，包括硬件配置、系統(tǒng)的設(shè)計、軟件開發(fā)、數(shù)據(jù)庫建設(shè)等。如何更完善的建立科研管理系統(tǒng)，為項目管理服務(wù)，已經(jīng)成為一項研究課題，本文就構(gòu)建系統(tǒng)的關(guān)鍵問題、系統(tǒng)構(gòu)建流程、數(shù)據(jù)建設(shè)提出一些可行性的方法。

1 構(gòu)建科研管理信息系統(tǒng)的內(nèi)涵

科研管理系統(tǒng)（科研項目管理暨績效考核系統(tǒng)，SRM），是應(yīng)用于各個科研院所及高校等研究機構(gòu)進行科研項目管理、科研成果管理及績效考核管理等全方位科研管理的一套信息化系統(tǒng)[1]。一個優(yōu)秀的科研管理系統(tǒng)能夠?qū)⑷５目蒲泄芾砟依ㄔ趦?nèi)，包括科研內(nèi)容、科研管理的各個環(huán)節(jié)和階段。例如課題信息的收集、發(fā)布、申報、監(jiān)管和結(jié)題等?？梢詫θ?nèi)的大數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，方便決策者監(jiān)控科研管理過程中的各個環(huán)節(jié)和階段，作出更好的決策，提高決策的水平和質(zhì)量。規(guī)范的科研管理信息系統(tǒng)能夠驅(qū)除項目負(fù)責(zé)人、系部和學(xué)校三者之間交流的不合理環(huán)節(jié)，減少重復(fù)性工作，解決低效率的工作。一個有效的合理的科研管理系統(tǒng)開發(fā)是非常必要的。

2 構(gòu)建系統(tǒng)的關(guān)鍵問題

科研管理信息化是必然的趨勢，各個高校也積極面對，但是由于系統(tǒng)涉獵面較廣，國內(nèi)仍然沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。按需建立，并有規(guī)劃推進不失為一個方法。在建設(shè)過程中應(yīng)注意建設(shè)現(xiàn)狀、建設(shè)內(nèi)容和建設(shè)時序3個關(guān)鍵性問題。

2.1 現(xiàn)狀分析

目前高校解決科研系統(tǒng)信息化的方式主要有兩種，一種是學(xué)校自主開發(fā)。一種是購買商業(yè)軟件。據(jù)了解學(xué)校自主開發(fā)科研管理系統(tǒng)的有清華大學(xué)、吉林大學(xué)、北京交通大學(xué)等高。這些高?；蚴怯删W(wǎng)絡(luò)中心或者是信息化中西或者是由科研管理部門牽頭并進行技術(shù)支持開發(fā)系統(tǒng)。國地質(zhì)大學(xué)（北京）、北京師范大學(xué)、中國農(nóng)業(yè)大學(xué)等高校普遍使用的是易普拉格科研管理軟件。同濟大學(xué)、浙江大學(xué)、華東理工大學(xué)等高校使用的則是其它公司開發(fā)的科研管理系統(tǒng)。每個學(xué)校由學(xué)校的實際情況來決定是自主開發(fā)還是采購商業(yè)軟件，還根據(jù)學(xué)校信息化的程度有關(guān)，目前很多高校的科研管理依然是采用手工管理，對于信息的處理，主要是是用word和excel；另外科研管理人員的年齡結(jié)構(gòu)不合理，計算機的操作水平比較低；三是基礎(chǔ)設(shè)施不同，有的學(xué)校已有基礎(chǔ)，像服務(wù)器配置、數(shù)據(jù)庫等。

每個學(xué)校的決策部門也不相同，有些是由網(wǎng)絡(luò)中心信息化部門，有的是由科研管理部門。不論是哪個部門決策，都要考慮自身條件，一是資金投入的多少，資金投入的多少決定科研信息化的程度，肯定是資金投入的越大，可施展的范圍也大，科研管理系統(tǒng)可實現(xiàn)的功能也就越全，但是資金是有限的，學(xué)校要統(tǒng)籌規(guī)劃，不會把一年的資金計劃都投入在科研系統(tǒng)上，所以在規(guī)劃科研管理信息化的時候前期一定做好可擴展性的開發(fā)，預(yù)留好接口，以便后期能夠擴展。

2.2 系統(tǒng)建設(shè)要求和效果

系統(tǒng)建設(shè)的要求和效果是根據(jù)每個學(xué)校的實際情況來確定的，目前學(xué)校的基礎(chǔ)主要有三種情況，一種是零基礎(chǔ)，即學(xué)校沒有使用科研管理軟件，只是用excel或者是word進行簡單的數(shù)據(jù)處理。一種是有一定的基礎(chǔ)，購買商業(yè)科研管理軟件或者學(xué)校自己研發(fā)科研管理軟件，但使用效果一般，面臨改造、升級或重新再建的選擇，這時需要評估改造和重建的成本投入，以及學(xué)校自身經(jīng)濟實力。第三種是，學(xué)校有管理軟件，但是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，不能滿足現(xiàn)在的需要，需要在原有基礎(chǔ)上繼續(xù)提升[2]。

系統(tǒng)的建設(shè)和提升與學(xué)校的資金投入息息相關(guān)，與學(xué)校的性質(zhì)也有著密不可分的關(guān)系。科研管理系統(tǒng)的內(nèi)容、功能模塊都可以有所不同。一些學(xué)校有保密項目，系統(tǒng)中要有保密模塊；一些學(xué)校有海外項目，需要設(shè)置海外模塊。每個學(xué)?？梢愿鶕?jù)自身的特點，加入不同的模塊，在設(shè)計要要有足夠的模塊接口，以便擴展功能。系統(tǒng)除了要具備一些基本的功能，還應(yīng)該能夠?qū)π畔⑦M行加工和分析，必要時進行智能決策，還要體現(xiàn)服務(wù)的理念，將文化深入系統(tǒng)，營造和諧的科研文化氛圍，使系統(tǒng)不僅僅具備功能，還具有特色。

2.3 明確學(xué)校自身的定位，確定系統(tǒng)建立的次序

科研管理系統(tǒng)的建立是有順序性的，可以根據(jù)學(xué)校性質(zhì)的不同改變。有些學(xué)校是應(yīng)用性質(zhì)的高職院?；蛘弑究茟?yīng)用型院校，有些學(xué)校是學(xué)術(shù)研究類型的院校。以應(yīng)用為主的高校對科研的要求一般，建設(shè)熱情雖然有但是不高，資金投入相比較來說少；以科研為主的高校相對來說科研基金投入比較大，建設(shè)熱情比較高?？蒲泄芾硐到y(tǒng)的建立基本上包括三部分建設(shè)。第一部分是建立科研管理基礎(chǔ)功能。要確保學(xué)校科研管理工作基本需求。例如，科研辦公、科研人員人事管理、論文管理、專利管理、項目管理、著作管理、獎勵管理和后臺管理等。第二部分是提升管理效率。第三部分提升學(xué)校整體信息化建設(shè)水平，與其它系統(tǒng)能夠數(shù)據(jù)通用，例如教務(wù)系統(tǒng)財務(wù)系統(tǒng)等。利用大數(shù)據(jù)分析，提高科研統(tǒng)計。這些內(nèi)容，不同的學(xué)校根據(jù)學(xué)校自身的狀況可以靈活安排。

3 系統(tǒng)構(gòu)建流程

主管系統(tǒng)構(gòu)建的高校部門，在系統(tǒng)構(gòu)建之前首要要做的事情是進行需求分析，可以走訪、電話和網(wǎng)絡(luò)等多種方式到兄弟院校進行科研軟件品牌、質(zhì)量和使用效果的信息。也可以邀請相關(guān)部門和軟件公司來學(xué)校。另外要考慮自身學(xué)校的軟實力和規(guī)模，不能一味地要求全和好。建設(shè)過程中還要考慮整體校園信息化建設(shè)，與其它平臺能夠聯(lián)系起來，減少工作量，節(jié)約成本。盡量參考其它學(xué)校的系統(tǒng)，盡量運用標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，方便與其他學(xué)校間進行數(shù)據(jù)交換。在選擇商用軟件時，要考慮那些購買數(shù)量多，應(yīng)用廣泛的，水平高穩(wěn)定性強，相對比較成熟的?，F(xiàn)在以學(xué)校主導(dǎo)開發(fā)軟件公司實際操作為例，來介紹系統(tǒng)開發(fā)的流程。

3.1 制定系統(tǒng)總體實施流程

首先學(xué)校和軟件開發(fā)方經(jīng)過實際考察，前期的需求分析，制定總體目標(biāo)，和模塊建立的先后順序，建設(shè)流程如圖1所示。在具體實施中要注意幾個點，第一是安全方面，在部署系統(tǒng)之前一定能夠要安裝好防火墻等防御軟件，開啟防御軟件，確保數(shù)據(jù)安全。第二，要逐一測試軟件的功能看是否達(dá)到需求。第三，要進行培訓(xùn)。系統(tǒng)交付后，一定要把系統(tǒng)地使用和工作流程對相關(guān)教師進行。

3.2 數(shù)據(jù)建設(shè)工作

信息系統(tǒng)搭建完畢后，開始進行數(shù)據(jù)建設(shè)。這是系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵部分。數(shù)據(jù)主要分為三部分，一部分是系統(tǒng)原始數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)的設(shè)置要符合國標(biāo)、行標(biāo)。二是業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。三是與學(xué)校其他系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)的導(dǎo)入。為確保數(shù)據(jù)的安全性和規(guī)范性，系統(tǒng)要做好階段性備份，每類數(shù)據(jù)的導(dǎo)入，都要嚴(yán)格按照系統(tǒng)要求來做。

①工作踏實、認(rèn)真負(fù)責(zé)的系統(tǒng)管理員是科研管理系統(tǒng)成功運行的一個重要的因素。系統(tǒng)掛歷員不僅要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的日常維護，還應(yīng)該負(fù)責(zé)科研處工作人員的培訓(xùn)工作。系統(tǒng)管理員可以按照工作的需要分層次，分級別。除了總負(fù)責(zé)的系統(tǒng)管理員，其他的工作人員可以為教師進行培訓(xùn)和答疑等工作。

②相應(yīng)的工作小組和定期培訓(xùn)也是系統(tǒng)運行的重要因素。科研部門每年初或每個學(xué)期開始要制定對應(yīng)的工作計劃，經(jīng)過審批同意后，按照計劃進行工作的推進，如遇到阻礙可以召開討論會議，會議的參加者不局限于本部門的人員，可以跨單位、跨部門，也包括普通的教師和院系管理員。教師必將成為科研管理系統(tǒng)的主導(dǎo)力量，他們是平臺主要的使用者之一，把他們的需求在系統(tǒng)建設(shè)期間就吸收進來，可以更好的為教師服務(wù)，同時教師也是平臺的建設(shè)者之一。使用者與建設(shè)者同意，可以形成一個可持續(xù)發(fā)展的生態(tài)環(huán)境。在平臺的建設(shè)和使用期間要建立多層次、多形式的培訓(xùn)。包括系統(tǒng)功能培訓(xùn)，工作制度及流程培訓(xùn)，科研管理工作方法交流，常用工具的使用培訓(xùn)。這些培訓(xùn)讓工作人員了解科研管理系統(tǒng)順利使用科研管理系統(tǒng)，提高整個學(xué)校的科研信息化水平，提高工作效率。

③管理過程規(guī)范化和數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化同樣也是系統(tǒng)運行的重要因素。

沒有規(guī)矩不成方圓，在科研信息化建設(shè)過程中，規(guī)范化的管理可以大大提高效率。對科研的整體流程和流程中的各個環(huán)節(jié)都進行規(guī)范化管理，建立覆蓋通知、填報、審核、執(zhí)行、監(jiān)控等各環(huán)節(jié)的科研管理流程，對項目經(jīng)費進行監(jiān)管。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化是信息信息系統(tǒng)可持續(xù)發(fā)展的原動力，數(shù)據(jù)一旦標(biāo)準(zhǔn)化，可以與外單位、上級直接進行數(shù)據(jù)交換，減少工作量，并且有利于數(shù)據(jù)一致性，減少錯誤。

4 未來的科研管理系統(tǒng)

目前的科研信息化是以項目為核心的，本著以人為本的發(fā)展趨勢，將來會以教師為核心的多元方向發(fā)展。將會逐步有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。各個高校不再各自為營，在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范下建立科研信息管理系統(tǒng)，預(yù)留開放接口，以備數(shù)據(jù)共享和共同建立數(shù)據(jù)的需要和。

將會充分利用先進的技術(shù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)、云服務(wù)、移動技術(shù)以及其它未來可能產(chǎn)生的可以提升計算和存儲的先進技術(shù)都將運用到信息管理系統(tǒng)中。教師可以任意時間任意地點訪問所需要的資源，也可以處理各類業(yè)務(wù)與需要的人進行交流。更加方便進行共享和存儲。在大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上進行深度的挖掘和分析，為教師提供信息訂閱、推送等服務(wù)。幫助領(lǐng)域相關(guān)的教師們進行聯(lián)系，獲得相關(guān)領(lǐng)域的信息，例如新發(fā)表的論文以及研究熱點等。可以利用大數(shù)據(jù)，將各類數(shù)據(jù)分類，對比，獲取相應(yīng)的內(nèi)容，為平臺使用的教師提供開放智能的服務(wù)環(huán)境。

5 結(jié)束語

科研管理信息系統(tǒng)建設(shè)不是一朝一夕就能夠完成的，它是一項系統(tǒng)工程，從設(shè)計到實施需要仔細(xì)研究推敲，要符合國家對高校科研管理的要求。同時，各個高校也要結(jié)合本校的具體實際情況，不能好高騖遠(yuǎn)，有計劃有目標(biāo)地推進。如果不仔細(xì)研究設(shè)計科研管理系統(tǒng)，急功近利，開發(fā)的系統(tǒng)不符合本學(xué)校的實際情況，將會造成極大的經(jīng)濟成本浪費、時間成本浪費和人力資源成本浪費。構(gòu)建合理有效的科研管理系統(tǒng)能夠提高科研管理的效率和水平，為未來的大數(shù)據(jù)信息環(huán)境作好準(zhǔn)備。

參考文獻(xiàn)：

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