公立醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制探討

高彥兵

摘要：合同管理是醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，也是內(nèi)部控制應(yīng)關(guān)注的重點(diǎn)。本文對醫(yī)院合同管理存在的問題進(jìn)行了分析，并提出完善合同管理內(nèi)部控制的建議，為提高公立醫(yī)院內(nèi)部控制水平提供借鑒。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院 合同管理 內(nèi)部控制

近年來隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的發(fā)展，公立醫(yī)院簽訂的合同數(shù)量及金額也在不斷增加，合同的重要性和普遍性雖然已得到重視，但實(shí)質(zhì)性管理仍不足，合同管理過程中還存在一些問題，內(nèi)部控制也存在缺陷，具有潛在的風(fēng)險。公立醫(yī)院應(yīng)按照《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》的要求加強(qiáng)合同管理內(nèi)部控制，防范經(jīng)濟(jì)和法律風(fēng)險，遏制經(jīng)濟(jì)糾紛，維護(hù)醫(yī)院的合法利益。

一、公立醫(yī)院合同管理存在的問題

（一）合同管理組織體系不完善

大部分公立醫(yī)院未建立專門的合同管理組織體系。由于醫(yī)院合同種類多，涉及的業(yè)務(wù)部門也多，各個部門根據(jù)自己的需要即自行簽訂合同，甚至是先執(zhí)行后補(bǔ)簽合同，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃與管理。各部門之間也缺乏溝通，存在重復(fù)合同或合同條款考慮不周全的情況，合同的訂立、審批與執(zhí)行過程中一些違規(guī)行為及有損醫(yī)院利益的現(xiàn)象時有發(fā)生。

（二）缺乏合同管理專業(yè)人才

醫(yī)院職能部門的管理人員多是由臨床或護(hù)理人員轉(zhuǎn)崗擔(dān)任，合同管理人員大多不是專業(yè)出身，缺乏系統(tǒng)的合同管理、法律等專業(yè)知識，對于合同管理的內(nèi)容、流程不太了解或不熟悉，甚至是并不關(guān)注。

（三）合同流程管理薄弱，重簽訂、輕執(zhí)行

在公立醫(yī)院合同管理工作中，普遍存在著重簽訂、輕執(zhí)行的現(xiàn)象。大多數(shù)醫(yī)院對于合同的管理，僅作為付款的依據(jù)，缺乏系統(tǒng)化、規(guī)范化的管理，缺乏對合同執(zhí)行的跟蹤與監(jiān)督。

二、完善公立醫(yī)院合同管理內(nèi)部控制的建議

（一）構(gòu)建良好的合同管理內(nèi)部控制環(huán)境

1、建立健全合同管理內(nèi)部控制體系

醫(yī)院應(yīng)建立完善的合同管理組織體系，包括決策機(jī)構(gòu)、執(zhí)行機(jī)構(gòu)和監(jiān)督機(jī)構(gòu)。建立規(guī)范的合同管理規(guī)則，合理設(shè)置部門及崗位，明確各部門、崗位的職責(zé)與權(quán)限。在進(jìn)行崗位設(shè)置、職責(zé)劃分時應(yīng)明確合同的授權(quán)審批和簽署權(quán)限，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)擅自以醫(yī)院名義對外簽訂合同。醫(yī)院應(yīng)依據(jù)業(yè)務(wù)類型對合同進(jìn)行分類，由對口業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)具體的執(zhí)行工作，同時應(yīng)設(shè)置專門的合同管理部門，對合同統(tǒng)一管理并對執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督。

2、培養(yǎng)專業(yè)的合同管理人才

醫(yī)院應(yīng)選擇道德品質(zhì)好、有責(zé)任心、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的人員從事合同的日常管理工作，同時應(yīng)加強(qiáng)對具體業(yè)務(wù)部門、合同管理部門等相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其掌握法律知識、談判技巧、合同管理知識，能夠熟練從事合同管理工作。

（二）建立合同管理風(fēng)險定期評估機(jī)制

醫(yī)院應(yīng)定期對合同管理風(fēng)險進(jìn)行評估，重點(diǎn)關(guān)注合同的訂立、履行和監(jiān)督、印章及檔案管理環(huán)節(jié)的風(fēng)險，并有針對性的選擇策略進(jìn)行風(fēng)險應(yīng)對。

（三）加強(qiáng)合同業(yè)務(wù)流程管理

1、規(guī)范合同的訂立

訂立合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)認(rèn)真審核對方的主體資格及資質(zhì)，保留各項(xiàng)資質(zhì)證照的復(fù)印件，核實(shí)法人或被授權(quán)人的身份，認(rèn)真擬定合同條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，注明合同款項(xiàng)的支付節(jié)點(diǎn)及支付條件，同時確保合同中不存在有損醫(yī)院利益的條款。對于影響重大、有專業(yè)技術(shù)要求、法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)組織多部門人員共同參與談判，必要時可聘請外部專家進(jìn)行指導(dǎo)，切實(shí)維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益。授權(quán)簽署合同的，應(yīng)由醫(yī)院負(fù)責(zé)人簽署授權(quán)委托書，未經(jīng)授權(quán)的人員一律不得以醫(yī)院名義對外簽訂合同。

2、有效監(jiān)督合同履行情況

合同一經(jīng)簽訂，應(yīng)嚴(yán)格按合同條款執(zhí)行。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)負(fù)責(zé)合同的具體執(zhí)行，并嚴(yán)格監(jiān)督合同對方義務(wù)履行情況，考核其是否按合同約定提供了相應(yīng)服務(wù)，是否符合約定的質(zhì)量要求等內(nèi)容。在合同履行過程中發(fā)生糾紛的，應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)及時與對方協(xié)商，經(jīng)協(xié)商一致的應(yīng)簽訂書面協(xié)議，并按協(xié)議約定執(zhí)行，協(xié)商不成的，應(yīng)按合同約定以仲裁或者訴訟方式解決。在處理合同糾紛過程中，醫(yī)院負(fù)責(zé)人應(yīng)授權(quán)專人負(fù)責(zé)，并簽訂授權(quán)委托書，未經(jīng)授權(quán)的人員一律不得向合同對方做出實(shí)質(zhì)性答復(fù)。

履行過程中，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定付款，對于不符合約定的應(yīng)拒絕支付，同時應(yīng)建立合同管理部門與財務(wù)部門的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，使財務(wù)部門能夠了解醫(yī)院年度內(nèi)合同收付款情況，并將合同收付情況納入預(yù)算體系，實(shí)現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理相結(jié)合。

在合同履行的同時，合同管理部門應(yīng)對各業(yè)務(wù)部門合同的履行情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)合同履行異常的應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通了解情況，必要時向醫(yī)院負(fù)責(zé)人報告，每年應(yīng)對合同的履行及監(jiān)督情況進(jìn)行分析，并出具分析報告，指出合同履行過程中存在的問題，提出改進(jìn)建議，并督促改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)對合同履行過程的閉環(huán)管理和持續(xù)改進(jìn)。

3、加強(qiáng)合同印章、檔案管理

合同印章應(yīng)指定由專門部門妥善保管，未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意加蓋。同時應(yīng)建立合同印章審批、登記制度，合同經(jīng)編號、審批并由醫(yī)院負(fù)責(zé)人或授權(quán)代理人簽署后方可加蓋合同印章，同時應(yīng)詳細(xì)登記用途、使用科室、使用人等信息并留檔備查。

醫(yī)院應(yīng)充分利用信息化手段加強(qiáng)合同檔案管理，有條件的醫(yī)院應(yīng)采用獨(dú)立的合同信息管理系統(tǒng)，對合同信息進(jìn)行詳細(xì)登記，并定期進(jìn)行統(tǒng)計、分類、歸檔。對于合同信息應(yīng)妥善保管，加強(qiáng)信息安全管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得泄露合同中的涉密信息。

三、結(jié)束語

隨著醫(yī)院所處環(huán)境的變化以及業(yè)務(wù)的發(fā)展，合同管理已成為醫(yī)院管理的一個重要方面，應(yīng)引起重視。公立醫(yī)院應(yīng)嚴(yán)格遵守《合同法》等相關(guān)法律法規(guī)，同時結(jié)合內(nèi)控規(guī)范的要求建立和完善合同管理內(nèi)部控制體系。建立管理制度，完善組織體系，合理設(shè)置部門和崗位，制定部門和崗位職責(zé)，加強(qiáng)監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)公立醫(yī)院合同管理的規(guī)范化、專業(yè)化。

參考文獻(xiàn)：

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