信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策探討

常起

泰山醫(yī)學院附屬醫(yī)院人事科，山東泰安 271000

信息化背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀及對策探討

常起

泰山醫(yī)學院附屬醫(yī)院人事科，山東泰安 271000

該研究通過分析醫(yī)院人事檔案管理所遇到的問題，加強并完善相關電子歸檔制度、網(wǎng)絡化建設及信息系統(tǒng)的建立方法，并總結醫(yī)院人事檔案信息化管理的實施方法與過程等，總結該院利用信息化技術對醫(yī)院人事檔案進行管理的經(jīng)驗，從而為醫(yī)院人事檔案的信息化管理提供指導性建議。

信息化背景；醫(yī)院；人事檔案管理

醫(yī)院作為作為傳統(tǒng)的行業(yè)，其信息化程度顯著落后于一般行業(yè)[1]。但為了提高信息化技術的醫(yī)療工作中的應用，科學有效地對醫(yī)院人事檔案工作進行有效管理，積極響應國家發(fā)展信息化管理工作的號召作出應有貢獻[2]。以往醫(yī)院人事檔案的管理主要以人工管理為主，且存在多種人事信息管理形成，對于繁榮復雜的人事信息僅由人工整理，其工作量大，且隨著管理人員的亂換，容易出現(xiàn)差錯事件[3]，對于醫(yī)院內(nèi)各部門之間信息化處理易出現(xiàn)相關內(nèi)容的分隔，信息的欠缺甚至丟失，而且信息亦不能得到及時有效的共享[4]。

針對此種現(xiàn)象的存在，首先需要構建一套行之有效的且機制健全的管理機制，并通過現(xiàn)代化的信息技術加強管理，提高工作效率，從而提高醫(yī)院人事檔案管理的效率與管理規(guī)范程度[5]。目前國際大形勢是信息化時代，其應用于檔案管理的經(jīng)驗已經(jīng)具有相當經(jīng)驗可循，其中醫(yī)院人事檔案管理亦屬于人事檔案管理常見類型。其決定醫(yī)院長治久安、及長遠發(fā)展，利用信息化管理，將人事檔案進行管理與存儲，均可極大地提高管理效率、及人事檔案管理的規(guī)范性與合理性。該研究則主要總結該院利用信息化技術對醫(yī)院人事檔案進行管理的經(jīng)驗，現(xiàn)報道如下。

1 醫(yī)院人事檔案管理所遇到的問題

目前我國絕大多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理均為傳統(tǒng)的人工管理模式，且未引起醫(yī)院管理者重視，以靜態(tài)資料錄入為主，其所記錄的人事相關信息以過去時為主體，此種管理模式在信息化的當今社會已經(jīng)基本處于淘汰狀態(tài)[6]。首先人事信息查詢效率低：當前僅極少數(shù)醫(yī)院將人事檔案進行集中管理，一般以各科室各部門進行自我分管為主，需要針對某個人進行相關檔案查詢，需聯(lián)系被查詢?nèi)司唧w檔案管理科室或部門，并由其科室或部門負責進行整理后上報。此種形式對于個人或信息量較小時的查詢尚可進行，但對于大范圍查詢與歸檔，則體現(xiàn)出其勞動強度大，工作效率低的弊端。另外對人事檔案的查詢與管理過程中，對資料偶讀安全性難以得到保證[7]。在人事檔案查詢過程中需安排專職人員實時跟隨，且該種形式仍然無法有效杜絕在查詢過程中惡意銷毀或涂改人事檔案現(xiàn)象的發(fā)生。一旦重要的人事檔案被銷毀，則無法恢復，將對后續(xù)工作造成極大的負面影響，尤其是對人事檔案本人將造成十分嚴重的后果[8]。同時對于人事檔案的歸檔與管理亦存在一定困難。醫(yī)院職工對于自身人事相關信息的改變，如職稱的晉升、學歷的提升、年度考核結果的記錄等時常無法做到及時歸檔，且對于部分信息無法做到一次完成，故不利于醫(yī)院人事檔案管理工作的開展，而且傳統(tǒng)的人事檔案管理以整卷歸檔形式為主，查詢時以其中部分內(nèi)容截取為主，此時將導致某些并不需要查閱的內(nèi)容被反復查閱，因檔案為紙質(zhì)文件且手工登記，故此種查詢形式容易導致信息的丟失甚至資料的損壞。

2 完善的電子歸檔、網(wǎng)絡化建設及信息系統(tǒng)的建立

首先應提高醫(yī)院管理人員的重視，加強對電子歸檔機制的建設，尤其針對醫(yī)院人事檔案管理方面所需的基本電子化信息處理硬件，及時批復和采購，另外應加強對醫(yī)院人事檔案管理工作人員及負責人的業(yè)務提升培訓，從而將現(xiàn)有工作人員轉(zhuǎn)化為信息化管理人員，順利完成由傳統(tǒng)管理向信息化管理的過渡[9]。同時鑒于醫(yī)院電子檔案所涉及的內(nèi)容繁多，需要醫(yī)院管理者有效協(xié)調(diào)醫(yī)院管理部門與專職的檔案管理部門有效配合，并形成統(tǒng)一整體，達到資源共享與利用。提高醫(yī)院各員工對電子檔案管理的重視程度，加強彼此合作[10]。另外及時構建網(wǎng)絡化與信息化人事檔案管理系統(tǒng)。由人事科主任及信息科主任負責，分配各自工作人員對人事檔案中的原始資料進行系統(tǒng)錄入，建立原始數(shù)據(jù)庫[11]。同時檔案管理人員還需加強對數(shù)據(jù)的分類處理，以便查詢?nèi)藛T及時迅速的找到相關信息。在數(shù)據(jù)庫的建立過程中，提高人事檔案管理人員的統(tǒng)計分析能力，提高其工作效率，加大相關信息儲存量，以利于醫(yī)院管理者做出正確的人事管理決策。最后建立完善的人事檔案管理，加強對醫(yī)院人力資源管理人員工作積極性的培養(yǎng)，促進其建立完整的人事檔案管理系統(tǒng)，擴張醫(yī)院人事檔案信息管理內(nèi)容，實現(xiàn)醫(yī)院工作人員相關信息計算機信息化檢索，從而更利于醫(yī)院在干部聘用、任免以及職工職稱晉升、人才培養(yǎng)等方面進行指導，提高醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展能力。

3 醫(yī)院人事檔案信息化管理的實施

在醫(yī)院人事檔案信息化管理系統(tǒng)建立之初，通過聘請計算機專業(yè)應用人才，加強通過計算機技術在人事檔案管理中的利用效率，尤其是信息錄入過程中制定相關標準，利于收納大量信息，從而為后期計算機信息化管理提供依據(jù)[12]。另外醫(yī)院可將人事檔案管理相關人員根據(jù)其專業(yè)性質(zhì)和性格特點與工作能力等進行整合與分類，盡量做到專業(yè)互補，新老搭配，通過老員工向新員工傳授經(jīng)驗，老帶新的形式，促進人事檔案管理人員更快地適應環(huán)境，提高工作效率[13]。最后需要引起醫(yī)院主管領導的重視。醫(yī)院通過加強對醫(yī)院人事檔案管理員工工作形式的重視[14]，從而加強其綜合素質(zhì)，促進醫(yī)院領導者與人事檔案管理者加強對醫(yī)院人事檔案管理重要性的認識[15]，為醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展制定目標及發(fā)展方向。

4 結語

現(xiàn)階段信息化技術已經(jīng)深入人們生產(chǎn)、生活的各方面，作為救死扶傷的綜合醫(yī)院，醫(yī)院需加強信息化建設，尤其在醫(yī)院人事檔案管理方面，其關系到醫(yī)院人力資源利用率及醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展[16]。故信息化建設需要滿足我國醫(yī)療體制的改革要求以及現(xiàn)今時代的發(fā)展要求。隨著社會信息化技術的推廣，醫(yī)學的發(fā)展離不開信息化技術，作為醫(yī)院管理人事檔案的專職部門，應加強對醫(yī)院人事檔案管理的信息化處理，逐漸取代傳統(tǒng)管理方式，并加強對人員人事管理人員行業(yè)規(guī)范，要求其適應新標準、新要求，接受新任務。同時醫(yī)院加快建設信息化的人事檔案管理系統(tǒng)，通過不斷實踐與積累相關經(jīng)驗，從而建設并健全信息化的醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，提高人事檔案管理效率，確保醫(yī)院人力資源的高效利用與運轉(zhuǎn)，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展夯實人才基礎。

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Discussion on the Current Situation and Countermeasures of Hospital Personnel Archives Management under the Background of Informatization

CHANG Qi
Personnel Department,Affiliated Hospital of Taishan Medical University,Tai’an,Shandong Province,271000 China

This study tries to analyze the personnel file management in the hospital and to improve the relevant electronic filing system,network construction and information system establishment,and to sum up the hospital personnel file information management Methods and processes,etc.,and to conclude the experience of information technology staff file management,so as to provide guidance for the hospital personnel file information management.

Information background;Hospital;Personnel file management

R197

A

1672-5654（2017）10（b）-0074-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.29.074

常起（1981-），男，山東泰安人，碩士，館員，主要從事醫(yī)院人事檔案管理工作。

2017-07-13）