關(guān)于石油企業(yè)辦公室管理工作的若干思考

侯春麗

摘 要：辦公室乃石油企業(yè)的綜合管理機(jī)構(gòu)，其管理水平高低直接影響了石油企業(yè)各項(xiàng)工作能否正常運(yùn)行。特別是在知識(shí)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的今天，要求石油企業(yè)積極探索出創(chuàng)新辦公室管理工作的有效策略。本文筆者首先從是由企業(yè)辦公室管理工作的重要性入手，總結(jié)了石油企業(yè)當(dāng)前辦公室管理存在的問題，并就這些問題提出了提高辦公室管理水平的措施，希望為相關(guān)領(lǐng)域的研究者和工作者提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；辦公室；管理

對(duì)石油企業(yè)而言，辦公室工作不僅承擔(dān)著監(jiān)督指導(dǎo)和聯(lián)系溝通的職能，還承擔(dān)著為石油企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、員工以及其他部門服務(wù)的職能。辦公室管理是否科學(xué)、高效直接影響著石油企業(yè)的管理效能。因此有必要采取有效措施，從辦公室管理的各個(gè)細(xì)節(jié)入手，實(shí)現(xiàn)辦公室的科學(xué)管理，以提高石油企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

1 石油企業(yè)辦公室管理工作的意義

歸納起來，主要有以下兩方面的意義：第一，石油企業(yè)做好辦公室管理工作，是提高其經(jīng)濟(jì)效益的需要。近年來，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，我國(guó)石油企業(yè)發(fā)展勢(shì)頭強(qiáng)勁，為了進(jìn)一步提高自身的經(jīng)濟(jì)效益，這就要求石油企業(yè)辦公室在日常工作中，充分將辦公室的協(xié)調(diào)、溝通、協(xié)助功能展現(xiàn)出現(xiàn)，讓管理過程更加暢通，從而推動(dòng)各項(xiàng)工作落到實(shí)處。第二，石油企業(yè)做好辦公室管理工作，是進(jìn)一步優(yōu)化管理鏈條的需求。石油企業(yè)特點(diǎn)為涉及設(shè)備多、管理鏈條長(zhǎng)，這便要求辦公室在管理工作中能準(zhǔn)確定位，提高自身的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)水平，在團(tuán)隊(duì)合作中做到“上情下達(dá)、下情上達(dá)”，以此促使石油企業(yè)管理鏈條更加流暢，保證油田企業(yè)長(zhǎng)效發(fā)展[1]。

2 石油企業(yè)辦公室管理工作存在的不足

（一）現(xiàn)代管理理念滯后

近年來，隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展以及我國(guó)加入WTO后，對(duì)外開放程度持續(xù)增強(qiáng)，現(xiàn)代企業(yè)的文化與管理理念發(fā)生巨大改變，且技術(shù)日新月異的發(fā)展也使得油田企業(yè)工作時(shí)間更有彈性，人員主動(dòng)性越來越高，這就要求石油企業(yè)辦公室管理工作也應(yīng)做出相應(yīng)的改變。但是就現(xiàn)實(shí)情況來看，依然還有很多辦公室管理人員缺乏現(xiàn)代管理理念，依然沿用傳統(tǒng)的管理模式，導(dǎo)致工作管理水平停滯不前。

（二）管理制度不夠完善

因各種因素，當(dāng)前石油企業(yè)的辦公室管理制度還存在很多缺陷，主要表現(xiàn)在職責(zé)劃分不清、目標(biāo)不明等，另外石油企業(yè)現(xiàn)有制度在制定時(shí)忽視辦公室跟其他部門之間的協(xié)商，造成制度脫節(jié)，甚至出現(xiàn)相互矛盾的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了石油企業(yè)辦公室制度的嚴(yán)肅性。除此之外，還有個(gè)別制度因未及時(shí)將其轉(zhuǎn)化成具體的程序，缺乏操作流程，使員工無(wú)章可循，再加上制度執(zhí)行監(jiān)督不足，無(wú)相應(yīng)的懲罰制度，影響了辦公室管理工作質(zhì)量。

（三）辦公室整體素質(zhì)和能力有待提升

就當(dāng)前石油企業(yè)辦公室組成人員來看，普遍存在著職稱結(jié)構(gòu)和學(xué)歷不高的現(xiàn)象，另外還有個(gè)別人員的適應(yīng)能力和工作主動(dòng)性有待提高，這些都影響了辦公室管理工作的高效進(jìn)行。另外，石油企業(yè)辦公室中的文秘、輿情處置、保密、接待工作等均對(duì)辦公室人員的專業(yè)能力和技巧提出了較高要求，但是石油企業(yè)辦公室管理人員并非這些方面的專業(yè)人員，因此體素質(zhì)和能力有待提升[2]。

3 做好石油企業(yè)辦公室管理工作的對(duì)策

（一）創(chuàng)新管理理念，增強(qiáng)辦公室服務(wù)意識(shí)

第一，作為石油企業(yè)的辦公室工作者，必須自覺以促進(jìn)石油企業(yè)的發(fā)展作為管理工作的目標(biāo)，樹立創(chuàng)新管理理念，進(jìn)而為領(lǐng)導(dǎo)、員工以及部門提供服務(wù)，從而保證石油企業(yè)各項(xiàng)工作能夠有條不紊地進(jìn)行下去。第二，石油企業(yè)辦公室要充分挖掘工作人員的潛能，將其工作主動(dòng)性與積極性充分調(diào)動(dòng)起來，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步規(guī)范石油企業(yè)的文化，通過有機(jī)結(jié)合管理制度與企業(yè)文化的方式為辦公室注入新的活力，確保石油企業(yè)今后的運(yùn)行更有動(dòng)力。第三，石油企業(yè)還應(yīng)增強(qiáng)辦公室工作者的職責(zé)及服務(wù)意識(shí)，認(rèn)清當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展形勢(shì)，積極轉(zhuǎn)變理念，強(qiáng)化辦公室的服務(wù)意識(shí)，將自身紐帶作用及參謀功能充分發(fā)揮出來；將辦公室管理的督辦、督查職責(zé)落到實(shí)處，確保石油企業(yè)計(jì)劃、目標(biāo)及任務(wù)全面落實(shí)。第四，辦公室有必要以構(gòu)建現(xiàn)代石油企業(yè)的工作為中心，建立高效的、權(quán)威的、運(yùn)轉(zhuǎn)靈活的督查機(jī)制，推動(dòng)石油企業(yè)健康發(fā)展。

（二）完善管理制度，規(guī)范辦公室管理工作

企業(yè)辦公室管理制度的完善是規(guī)范石油企業(yè)管理的基礎(chǔ)所在，是提高辦公室管理水平的有效措施，因此石油企業(yè)辦公室應(yīng)該從自身的工作實(shí)際出發(fā)，進(jìn)一步完善管理制度，以規(guī)范辦公室管理工作。第一，要充分結(jié)合石油企業(yè)辦公室的作用、職責(zé)，明確制定辦公室制度的責(zé)任人；第二，對(duì)現(xiàn)有辦公室現(xiàn)有管理制度和崗位職責(zé)進(jìn)行梳理，以工作需要為導(dǎo)向，建立廢立、改立制度的計(jì)劃，并落實(shí)完成時(shí)間、責(zé)任人。第三，加大宣傳、貫徹和執(zhí)行石油企業(yè)辦公室管理制度的力度，在日常的工作中嚴(yán)格依據(jù)制度行事，保證企業(yè)的每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一項(xiàng)工作都做到有章可循，并完善建立辦公室管理制度的長(zhǎng)效機(jī)制。第四，建立辦公室制度的審視與維護(hù)制度，定期組織評(píng)審、維護(hù)辦公室管理制度，確保能正常運(yùn)轉(zhuǎn)制度體系，規(guī)范管理工作，為辦公室管理工作的優(yōu)化奠定基礎(chǔ)[3]。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、提升辦公室輔政能力

近年來，隨著油田企業(yè)改革的不斷深化，辦公室工作任務(wù)也越來越繁重，新的情況層出不窮，因此急需提高辦公室工作人員的整體素質(zhì)和工作能力。一方面要加強(qiáng)其思想作風(fēng)建設(shè)，要求工作人員在辦公室管理工作中，不斷加強(qiáng)自身的理論素質(zhì)；另一方面要加強(qiáng)其業(yè)務(wù)能力建設(shè)，由于石油企業(yè)辦公室涉及工作多且范圍廣，石油企業(yè)還要通過培訓(xùn)等途徑全面提高辦公室人員的業(yè)務(wù)能力，使辦公室工作人員在相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的更新方面始終保持與時(shí)俱進(jìn)，提高分析問題和解決問題的能力[3]。

4 結(jié)語(yǔ)

眾所周知，石油企業(yè)乃我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱行業(yè)，其辦公室管理工作不僅關(guān)系著石油企業(yè)未來的發(fā)展，還關(guān)系著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展水平。因此石油企業(yè)要高度重視辦公室管理工作，以現(xiàn)代管理理念保證辦公室管理工作細(xì)致周密、有條不紊進(jìn)行，以便能很好地提高石油企業(yè)管理水平，保證各項(xiàng)工作任務(wù)的順利完成，讓石油獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

參考文獻(xiàn)

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[2]華暉.淺談如何做好石油企業(yè)辦公室管理工作[J].中國(guó)石油和化工標(biāo)準(zhǔn)與質(zhì)量，2013，17：214.

[3]張可心，欒虎，張峰，懷海寧，王碧琴.試論新形勢(shì)下石油企業(yè)辦公室工作的科學(xué)管理及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，07：11-13.