機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點及解決對策

竇曉梅

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展有重要作用。本文首先分析了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，然后歸納了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點，最后闡述了加強機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的對策。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；制度；現(xiàn)代化；服務(wù)

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

（一）有利于促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部，檔案管理工作已經(jīng)成為重要的工作，它不僅是單位員工信息資料的記錄，而且是事業(yè)單位發(fā)展的基礎(chǔ)。規(guī)范化的檔案管理是衡量事業(yè)單位管理能力的標(biāo)準(zhǔn)之一。事業(yè)單位檔案管理工作的水平高低，直接決定著事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)能否清楚了解本單位的具體運行狀況，能否做出正確的決策。因此，加強機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作，提升檔案管理的規(guī)范化程度尤為重要。同時，加強機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理，提升檔案管理理念，探索新形勢下有效的檔案管理途徑，如實高效地將本單位的發(fā)展?fàn)顩r反映出來，不僅能促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)的健全發(fā)展，而且對于提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的市場競爭力，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康發(fā)展有重要的作用。

（二）可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的后期管理提供參考依據(jù)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料不僅包含員工的各項信息，而且包含了單位發(fā)展中所取得的成果和總結(jié)，以及單位發(fā)展的全過程，是對單位集中管理的體現(xiàn)。通過對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息的查詢和應(yīng)用，能夠為機(jī)關(guān)事業(yè)單位后期的管理工作提供參考依據(jù)。同時，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料是單位發(fā)展和自身建設(shè)的重要記錄資料，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息材料的總體匯總，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展有重要的促進(jìn)作用，因此，加強機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作尤為重要。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的難點

（一）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有配備合格的工作人員來專門從事檔案管理工作，因而只能讓其他工作人員身兼數(shù)職，或是通過招聘臨時整檔人員來應(yīng)對檔案管理的工作需要。專業(yè)人員不足的現(xiàn)狀，導(dǎo)致這些人員在繁雜而專業(yè)的檔案工作面前力不從心，錯誤百出，檔案管理工作較為混亂。同時，即便是在配備有足夠?qū)Ｂ毴藛T的情況，檔案管理工作人員的工作態(tài)度也直接影響到檔案管理工作的實效。部分檔案管理工作人員工作中抱著消極應(yīng)付的態(tài)度，缺乏責(zé)任心和崗位自豪感，導(dǎo)致檔案無法整齊歸類，或是及時更新。又或是，在檔案管理人員變動的時候，沒有做好交接工作。以上這些都不利于檔案的充分利用。

（二）機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部缺乏科學(xué)規(guī)范的檔案管理和利用制度

規(guī)章制度和工作流程是機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作順利開展的依據(jù)。然而，目前部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理還只是停留在依靠各個部門自己來進(jìn)行管理的階段，導(dǎo)致檔案分散在各科室，缺乏統(tǒng)一高效利用的制度。此外，在檔案管理方式還停留在傳統(tǒng)的“信袋式”管理的階段，不能做到科學(xué)的專業(yè)管理，導(dǎo)致對信息的提取和利用較為困難。并且原有的紙質(zhì)檔案管理方式和設(shè)備還存有不足。

（三）機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化管理程度不高

隨著互聯(lián)網(wǎng)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用日益普遍，社會的日常辦公以及檔案管理工作的面貌也為之一變。電子檔案較紙質(zhì)檔案更能夠?qū)崿F(xiàn)便利高效的管理，且保存量大，方便利用。部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位已經(jīng)實現(xiàn)了檔案的信息化管理，但是在檔案的保密制度建設(shè)上還有待加強。

3 加強機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的對策

（一）健全檔案管理制度，明確檔案管理職責(zé)

首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要依據(jù)自身發(fā)展的狀況建立一套完善詳細(xì)的檔案管理制度，合理劃分各個崗位人員的職責(zé)，嚴(yán)格依據(jù)檔案管理的制度進(jìn)行檔案管理工作，嚴(yán)禁杜絕違法違紀(jì)行為。

其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則，

遵守領(lǐng)導(dǎo)的安排，對檔案信息進(jìn)行分級管理，依據(jù)制度要求進(jìn)行分類管理，保證檔案管理的規(guī)范化。同時要將檔案管理工作列入重要日常工作中，在單位內(nèi)部建立專門的檔案規(guī)范化管理小組，制定健全詳細(xì)的工作計劃，明確依據(jù)工作計劃開展工作，保證檔案規(guī)范化管理的有序進(jìn)行。

（二）提升檔案管理工作者素質(zhì)

由于檔案管理工作自身具有綜合性特征、專業(yè)性特征以及復(fù)雜性特征，檔案管理工作的這些特征要求工作者必須要具備很高的能力和素質(zhì)，檔案管理人員不僅要具備專業(yè)技能和知識，還要有很高的責(zé)任心和政治素養(yǎng)，可以說，檔案管理工作者自身素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量和水平。因此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須要注重提升檔案管理工作者的素質(zhì)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位要盡可能避免檔案管理工作者頻繁變動，使檔案管理隊伍具有很強的穩(wěn)定性。此外，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要加強檔案管理工作者的培訓(xùn)和教育，促使工作者具備良好的綜合素質(zhì)。由于檔案管理工作需要堅持與時俱進(jìn)，所以，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對工作者進(jìn)行培訓(xùn)和考核，促使工作者對原有知識進(jìn)行不斷總結(jié)和更新，注重提升工作者的職業(yè)道德，提升工作者的職業(yè)道德觀念以及榮譽感，這些均能夠從本質(zhì)上提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的水平和質(zhì)量。

（三）加大檔案管理資金投入

想要提升檔案管理工作的水平和質(zhì)量，不僅要在思想上和觀念上高度重視檔案管理工作，還要在物質(zhì)上對檔案管理工作進(jìn)行支持。因此，事業(yè)單位必須要加大資金投入，促使檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施得以逐步完善，更加有序、安全以及科學(xué)的存放檔案資料。

首先，要求事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層要高度重視檔案管理工作，對檔案管理工作的作用、重要性以及地位進(jìn)行高度重視，為檔案管理部門撥放充足的資金，逐漸完善檔案室基礎(chǔ)設(shè)施。促使檔案管理部門建設(shè)檔案庫房，做到防火防潮，還要購買檔案柜。這樣可以對檔案進(jìn)行妥善的保存，杜絕發(fā)生檔案材料損壞等情況。其次，要求檔案管理工作者必須要對檔案室基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行及時的檢查，包括檔案柜、空調(diào)、滅火設(shè)施等，一旦設(shè)施出現(xiàn)損壞，必須要及時上報，申請維修。

（四）充分運用現(xiàn)代化的設(shè)備，提高檔案管理的現(xiàn)代化程度

隨著社會經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)逐漸普及，通過計算機(jī)進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高檔案管理的效率，而且可以促進(jìn)檔案分類，為單位發(fā)展提供更加全面的資料信息。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以建立檔案共享平臺，通過檔案共享平臺進(jìn)行檔案的查詢和登記工作，可以方便對檔案資料的利用。還可以通過計算機(jī)加強檔案信息的搜集力度，記錄更加全面清晰的檔案信息，爭取讓檔案信息涵蓋圖像、影音和文字等信息，提升檔案信息的全面性。另外，要加強對單位檔案管理人員的現(xiàn)代化知識培訓(xùn)，提升檔案管理工作人員的積極性和效率，讓檔案管理人員通過現(xiàn)代化的設(shè)備進(jìn)行檔案信息的完善，提升工作的效率和質(zhì)量。

（五）開展檔案管理的創(chuàng)新服務(wù)，提升檔案管理的服務(wù)意識

檔案管理人員要摒棄傳統(tǒng)的管理理念和服務(wù)理念，積極開展新形勢下的創(chuàng)新性服務(wù)理念，提高服務(wù)意識。可以依據(jù)目前網(wǎng)絡(luò)方便、快捷的優(yōu)勢進(jìn)行檔案信息的自主查詢功能、分類查詢功能的開展，對檔案信息進(jìn)行及時的更新和補充，充分發(fā)揮檔案信息的有效性和準(zhǔn)確性，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。也可以改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用與單位發(fā)展相符的檔案管理模式，將單位發(fā)展的實際狀況融合進(jìn)檔案管理制度的制定中，提升檔案管理的效率。檔案管理人員只有創(chuàng)新管理理念，轉(zhuǎn)變保守思想，開拓新的檔案管理方式，創(chuàng)新服務(wù)意識，才能提高檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作更上一層樓。

4 結(jié)語

綜上，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要依據(jù)本單位具體的發(fā)展?fàn)顩r建立全面的檔案管理體系，并針對目前檔案管理工作中存在的問題找出相對應(yīng)的解決辦法，同時要提升檔案管理人員的素質(zhì)和積極性，積極推進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化進(jìn)程，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位高效發(fā)展提供保障。

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