新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題和解決方法

官瑞霞，李冬盎

1.濟(jì)南市第一人民醫(yī)院，山東濟(jì)南 250011；2.401醫(yī)院嶗山分院，山東青島 266100

新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題和解決方法

官瑞霞1，李冬盎2

1.濟(jì)南市第一人民醫(yī)院，山東濟(jì)南 250011；2.401醫(yī)院嶗山分院，山東青島 266100

隨著新醫(yī)療改革體制的不斷深入，新醫(yī)改對(duì)于醫(yī)院的檔案管理工作也提出了新的要求，醫(yī)院檔案管理工作必須結(jié)合該院的實(shí)際情況，有的放矢，重點(diǎn)攻克薄弱環(huán)節(jié)，適時(shí)調(diào)整，加大醫(yī)院檔案管理工作的力度，通過(guò)采用現(xiàn)代的信息化管理手段，完善和落實(shí)檔案管理工作，提升醫(yī)院的整體管理水平，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。該文主要針對(duì)新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題提出有效的解決方法，以供參考。

新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；問(wèn)題；策略

檔案作為現(xiàn)代醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容，記載了醫(yī)院發(fā)展歷史，同時(shí)也為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供一定的參考和依據(jù)，是醫(yī)院一筆寶貴的財(cái)富。在新的醫(yī)療改革的背景下，為醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)，不同于一般的檔案管理工作，醫(yī)院檔案管理工作有著一定的特殊性，通常表現(xiàn)在檔案形式和管理形式兩個(gè)方面，保證檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化，是推動(dòng)醫(yī)院各項(xiàng)工作有序開展的前提。因此，怎樣全面落實(shí)和加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和發(fā)展具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義，也成為醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展必須面臨和解決的問(wèn)題。下面就針對(duì)新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行研究和探討。

1 醫(yī)院檔案管理工作概述

醫(yī)院檔案主要有書面、電子數(shù)據(jù)以及音像等多種形式，為醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展提供了全面系統(tǒng)的資料和信息，記載著醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展的點(diǎn)點(diǎn)滴滴。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作包括兩大類，分別為醫(yī)療檔案管理與后勤檔案管理。其中醫(yī)療檔案管理的工作內(nèi)容主要包括記錄和整理醫(yī)院日常的醫(yī)療服務(wù)工作，而后勤檔案管理工作涉及的范圍比較繁多，比如醫(yī)院建設(shè)、綠化、裝修、設(shè)備運(yùn)行、水電氣、清潔等。在新的醫(yī)療改革的背景下，對(duì)于醫(yī)院檔案的管理工作也提出了新的要求，因此，醫(yī)院檔案管理工作必須順應(yīng)醫(yī)療改革的發(fā)展方向，針對(duì)醫(yī)院的實(shí)際情況，全面落實(shí)醫(yī)院檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作高效化、信息化、自動(dòng)化，促進(jìn)醫(yī)院管理水平的提升，推動(dòng)醫(yī)療事業(yè)的不斷進(jìn)步。

2 檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 醫(yī)院管理者檔案管理意識(shí)較差

醫(yī)院的經(jīng)營(yíng)模式和發(fā)展?fàn)顩r是醫(yī)院管理工作的重點(diǎn)，然而管理人員往往沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)其沒(méi)有引起足夠的重視，缺乏管理的意識(shí)，從而導(dǎo)致檔案管理工作整體的積極性不高，很多管理人員對(duì)待檔案管理工作都是象征性地完成任務(wù)，抱著敷衍的工作態(tài)度，沒(méi)有做好對(duì)檔案的處理工作，工作都是草草了事，檔案資料不完整的問(wèn)題頻繁發(fā)生。

2.2 檔案管理體制和時(shí)代的發(fā)展要求不符

現(xiàn)階段，很多醫(yī)院已經(jīng)擁有了屬于自己的一套管理制度和規(guī)范，其中大多數(shù)內(nèi)容都是有關(guān)于醫(yī)療、護(hù)理以及人事等方面，而針對(duì)檔案管理的制度非常少，醫(yī)院多數(shù)都是根據(jù)自身的實(shí)際情況采取管理措施，根本沒(méi)有對(duì)檔案管理的相關(guān)內(nèi)容做出具體的規(guī)定和要求，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式。一些醫(yī)院沒(méi)有將檔案工作歸類到管理考核方案中來(lái)，最終造成檔案管理工作長(zhǎng)時(shí)間處于管理缺失、監(jiān)督無(wú)效的狀況。

2.3 檔案管理水平低下，檔案缺失嚴(yán)重

通常由于醫(yī)院的可用房有限的原因，本來(lái)就空間有限的檔案管理室被一再縮小，空間根本不夠用，這也為檔案管理工作的順利執(zhí)行和落實(shí)造成了一定的難度。如今很多醫(yī)院對(duì)于資料收集整理仍然以人工方式為主，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有真正普及到這一部門，導(dǎo)致檔案管理工作的效率低下，同時(shí)還會(huì)造成資料嚴(yán)重缺失的情況，導(dǎo)致最終的資料不夠完整。

2.4 檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力有限，缺乏專職人員

現(xiàn)階段，醫(yī)院檔案管理工作通常都是由一些兼職人員或者臨時(shí)的工作人員來(lái)完成，并沒(méi)有設(shè)立專項(xiàng)管理檔案的人員，由于人員流動(dòng)性大，工作頻繁變動(dòng)，對(duì)于檔案的存檔要求、檔案資料的收集、整理、歸檔等具體環(huán)節(jié)和流程都不夠熟悉和了解，從而使檔案管理工作的效果不佳，一些專業(yè)從事檔案管理工作的人員普遍學(xué)歷較低，缺乏專業(yè)知識(shí)，綜合素養(yǎng)不高，不具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，從而不能很好地適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作。

2.5 檔案利用率不高

檔案管理的根木目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案資源的深入開發(fā)和利用，充分發(fā)揮檔案的使用價(jià)值，為臨床、科研等工作提供科學(xué)的依據(jù)和信息，更好地服務(wù)每一位患者。然而，很多醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)都將醫(yī)療和建設(shè)醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益作為工作的重點(diǎn)來(lái)抓，根本沒(méi)有考慮到檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的重要意義，無(wú)法保證醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性，最終導(dǎo)致檔案信息資源開發(fā)力度不夠，檔案的有效利用率大打折扣，無(wú)法發(fā)揮其重要的參考價(jià)值。

3 改善醫(yī)院檔案管理問(wèn)題的有效策略

3.1 健全檔案管理制度，建立完善的檔案管理體系

建立健全醫(yī)院檔案管理的職能部門，改變以往分散的檔案管理模式，采用集中管理的方式進(jìn)行檔案管理工作，進(jìn)一步規(guī)范和落實(shí)檔案管理中不同工作內(nèi)容（歸檔、保管、節(jié)約、已交、保密、銷毀等）的制度和規(guī)范，醫(yī)院的現(xiàn)代化管理工作必須充分結(jié)合檔案管理工作，并將其歸類到現(xiàn)代化建設(shè)的內(nèi)容中來(lái)，重視檔案相關(guān)法規(guī)制度的學(xué)習(xí)，積極宣傳檔案管理工作的重要性，無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是職工都要對(duì)檔案工作予以足夠的重視，深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在醫(yī)院發(fā)展工作中占據(jù)著非常重要的位置。此外，還必須將檔案管理工作和科室的管理責(zé)任制掛鉤，必須和科室領(lǐng)導(dǎo)工作的績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲聯(lián)系起來(lái)，領(lǐng)導(dǎo)人員要清楚各個(gè)科室檔案管理的具體工作要求和內(nèi)容，明確自己的職責(zé)和責(zé)任，保證檔案管理工作真正落實(shí)到位，使其更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化。

3.2 加強(qiáng)檔案法的學(xué)習(xí)

深入學(xué)習(xí)檔案的相關(guān)法律法規(guī)，積極宣傳檔案法的相關(guān)的內(nèi)容，使醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)以及所有職工都能夠深刻認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，并予以足夠的重視和支持，密切配合檔案管理人員的各項(xiàng)工作，檔案管理人員必須樹立較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，全面了解檔案管理工作的全部?jī)?nèi)容，明確自己的職責(zé)和責(zé)任，對(duì)待工作要細(xì)致認(rèn)真，不能夠有半點(diǎn)疏忽，將檔案管理工作歸類到醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展工作中來(lái)，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行。

3.3 轉(zhuǎn)變以往的思想觀念，重視檔案資源的開發(fā)和利用

實(shí)現(xiàn)檔案的有效開發(fā)和利用是檔案管理工作開展的根本，從事檔案管理工作的人員必須在工作中時(shí)刻樹立以服務(wù)為核心的工作思想，并將其落實(shí)到實(shí)際的業(yè)務(wù)中，積極拓展資源信息的渠道和途徑，加大信息資源的開發(fā)力度，力求為醫(yī)院創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和價(jià)值?？梢苑e極組織一些不同形式的編研活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)信息的深入的開發(fā)和加工，保證信息的多元化、立體化，為使用者帶來(lái)更多的便捷和服務(wù)。此外，必須落實(shí)檔案利用反饋信息的管理，加強(qiáng)各個(gè)醫(yī)院之間的溝通和交流，逐步實(shí)現(xiàn)信息資源的共享性，最大程度地開發(fā)和利用檔案資源的價(jià)值。

3.4 加大資金投入的力度，完善檔案管理室的各種硬件設(shè)施

在醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是保證醫(yī)院檔案管理工作有序開展和進(jìn)行的重要前提，醫(yī)院必須加大投入的力度，支持檔案管理的硬件設(shè)施的建設(shè)?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面入手：①嚴(yán)格遵照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，考慮到醫(yī)院自身的實(shí)際情況，為檔案管理工作專門配備檔案庫(kù)房，同時(shí)還要加強(qiáng)各種安保設(shè)施，防止安全隱患；②建立醫(yī)院檔案信息共享平臺(tái)，配備齊全的軟硬件設(shè)施，積極引進(jìn)各種現(xiàn)代化的儀器和設(shè)備，比如計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描機(jī)等，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案館工作的網(wǎng)絡(luò)化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源的合作共享，采用檔案管理系統(tǒng)的專用軟件；③配備整套檔案掃描系統(tǒng)。代替人工錄入，避免了人員資源的浪費(fèi)，使工作效率得到大幅度的提升；④把檔案的所有內(nèi)容都?xì)w類到局域網(wǎng)中，人們可以根據(jù)自己的信息需求，借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，很快的找到自己所需要的信息，為使用者提供了更加方便、快捷的服務(wù)，同時(shí)也減少檔案的占用空間，使信息的存儲(chǔ)更加方便快捷，能夠有效實(shí)現(xiàn)不同部門之間的信息資源共享，從而更好地滿足不同領(lǐng)域的信息需求，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的電子化、信息化、自動(dòng)化。

3.5 加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)和素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案管理工作的有序高效進(jìn)行在很大程度上取決于檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)，如果檔案管理人員的專業(yè)能力有限，將會(huì)對(duì)檔案管理工作造成一定的阻礙，不利于其有效地實(shí)施和開展。醫(yī)院應(yīng)該在選拔和委派專職人員時(shí)，將專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力作為考核的重點(diǎn)，同時(shí)還要定期開展專業(yè)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人才隊(duì)伍，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，更好地與時(shí)代的發(fā)展接軌，通過(guò)采取一定的獎(jiǎng)懲措施，來(lái)有效激發(fā)工作人員的工作熱情，認(rèn)真做好每一項(xiàng)工作，保證檔案管理工作的有序開展和進(jìn)行。

3.6 積極調(diào)研、獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策、合作共享

醫(yī)院檔案管理工作要真正落實(shí)，就必須積極開展調(diào)研活動(dòng)，深入到臨床一線進(jìn)行調(diào)研，全面了解和掌握不同科室具體對(duì)檔案信息具體的要求或者標(biāo)準(zhǔn)，這樣檔案管理工作在開展過(guò)程中才具有較強(qiáng)的針對(duì)性，有利于獲取具有一定價(jià)值信息資料，積極開展編制工作，編制多種形式的檢索工具，從而為臨床、科研以及領(lǐng)導(dǎo)決策提供全方位、多元化的服務(wù)。此外，還應(yīng)該全面系統(tǒng)地掌握和分析不同的反饋信息，加大信息管理的力度，充分發(fā)揮檔案的可利用率，加強(qiáng)各級(jí)醫(yī)院之間的信息交流和溝通，有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在醫(yī)療體制改革的大背景下，醫(yī)院要想獲得長(zhǎng)久的發(fā)展，就必須順應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)療事業(yè)發(fā)展的需要，轉(zhuǎn)變以往的思想觀念，積極引進(jìn)和學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理手段，培養(yǎng)創(chuàng)新性的人才，加大醫(yī)院檔案管理工作改革的力度，實(shí)現(xiàn)信息資源的信息化、科技化、自動(dòng)化、電子化，為使用者提供更快捷便利的服務(wù)，為醫(yī)院帶來(lái)更多的經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)醫(yī)院的現(xiàn)代化建設(shè)和發(fā)展。

[1]宋淑芹.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法[J].環(huán)球市場(chǎng)信息導(dǎo)報(bào),2015（35）：80.

[2]項(xiàng)挺.新醫(yī)改背景下基層醫(yī)院績(jī)效管理研究[D].寧波：寧波大學(xué),2013.

[3]丁欽.新醫(yī)改背景下檔案管理的不足及改進(jìn)對(duì)策[J].東方企業(yè)文化,2014（20）：255，267.

R197

A

1672-5654（2017）02（b）-0132-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.05.132

2016-11-13）

官瑞霞（1968.6-），女，山東鄆城人，本科，館員，研究方向：檔案管理。