加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理的對(duì)策初探

王哲

澤市定陶區(qū)人民醫(yī)院檔案室，山東菏澤 274100

加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理的對(duì)策初探

王哲

澤市定陶區(qū)人民醫(yī)院檔案室，山東菏澤 274100

新時(shí)期背景下，醫(yī)院經(jīng)營(yíng)與發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作發(fā)揮著關(guān)鍵的作用，將計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于其中，能夠有效地提高檔案管理的科技含量，全面改善工作的質(zhì)量與效率。在現(xiàn)代檔案管理工作中，電子檔案是其中的一個(gè)模式，有效地轉(zhuǎn)變成紙質(zhì)檔案。但在利用管理并保護(hù)電子檔案的過(guò)程中，會(huì)涉及到諸多問(wèn)題，因應(yīng)用不靈活且經(jīng)驗(yàn)缺乏，所以很容易引發(fā)諸多問(wèn)題，影響了電子檔案管理工作的開(kāi)展。在這種情況下，為進(jìn)一步增強(qiáng)管理效果，有效改善工作質(zhì)量，就一定要全面加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理工作的力度，通過(guò)采取具有針對(duì)性的管理措施與保護(hù)手段，確保醫(yī)院檔案信息的完善性。

醫(yī)院；電子檔案管理；強(qiáng)化；對(duì)策；探究

基于網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)與電子技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院工作也實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存和管理方面，如果保存時(shí)間較長(zhǎng)，檔案很容易被損毀亦或是丟失。在這種情況下，電子檔案構(gòu)建的重要作用逐漸突顯出來(lái)，通過(guò)電子檔案的建設(shè)與管理，實(shí)現(xiàn)檔案利用率的全面提升?；诖?，文章將醫(yī)院電子檔案管理工作作為研究重點(diǎn)，闡述了電子檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)，正確認(rèn)知電子檔案管理工作存在的不足之處，最終提出了具有針對(duì)性的解決對(duì)策，以期有所幫助。

1 醫(yī)院電子檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)分析

近年來(lái)，信息化發(fā)展速度不斷加快，尤其是在辦公自動(dòng)化普及的情況下，有機(jī)結(jié)合電子計(jì)算機(jī)與通信技術(shù)，全面推動(dòng)了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。在此背景下，通過(guò)紙墨與照相方式形成并傳遞的機(jī)關(guān)公文與文獻(xiàn)資料以及影像等等，同樣可以在電子計(jì)算機(jī)的作用下完成管理[1]。與此同時(shí)，在檔案信息記錄方面，載體的多樣化特征也逐漸突顯出來(lái)，比較常見(jiàn)的就是電子報(bào)表、圖像文件以及文本文件與電子郵件等等。另外，載體與管理的形式同樣沖擊了紙質(zhì)檔案的應(yīng)用。而電子檔案本身的優(yōu)勢(shì)可以表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.1 檔案管理工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度降低

在醫(yī)院檔案管理工作過(guò)程中，傳統(tǒng)管理使得檔案的利用率不高且立卷難度較大，最重要的查準(zhǔn)率也不高。通過(guò)對(duì)現(xiàn)代信息管理技術(shù)的合理運(yùn)用，不僅簡(jiǎn)化了檔案檢索與查找的程度，同樣還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的立卷歸檔目標(biāo)。這樣一來(lái)，檢索工作的速度不斷提高，使得準(zhǔn)確率得以全面增強(qiáng)。在此基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員能夠從建檔工作中解放出來(lái)，實(shí)現(xiàn)文書檔案與病案管理的有效利用，不斷提高管理工作的質(zhì)量與效率，進(jìn)一步增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量[2]。

1.2 為文件與病案補(bǔ)漏增缺提供保障

醫(yī)院在檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理工作開(kāi)展過(guò)程中，檔案的立卷方法存在信息收集不完整且遞交遺漏的問(wèn)題。而在補(bǔ)漏增缺方面，只能夠采取拆卷重新制作的方式。一旦拆卷以后，卷內(nèi)部的文件必須要重新進(jìn)行排列，對(duì)目錄進(jìn)行重新的編抄，同時(shí)案卷的封面也需要重新填寫。這樣一來(lái)，不僅浪費(fèi)時(shí)間與精力，同樣還會(huì)影響管理工作人員工作的開(kāi)展。通過(guò)電子信息管理方式的運(yùn)用，能夠根據(jù)“件”對(duì)檔案進(jìn)行整理，只要插入文件即可[3]。由此可見(jiàn)，電子檔案管理工作不僅節(jié)省時(shí)間和精力，管理工作人員自身的業(yè)務(wù)水平也能夠?qū)崿F(xiàn)全面提升。

1.3 醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量提升

檔案本身的價(jià)值就是利用，要想保證檔案的可利用性，就應(yīng)當(dāng)全面增強(qiáng)文檔卷宗的質(zhì)量與水平。對(duì)于傳統(tǒng)文書立卷工作來(lái)講，對(duì)于人工的依賴性極大，而且立卷人會(huì)按照個(gè)人理解操作，因而在掌握立卷標(biāo)準(zhǔn)制度方面難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，最終對(duì)案卷的質(zhì)量產(chǎn)生了直接的影響[4]。但是，對(duì)現(xiàn)代手段應(yīng)用并開(kāi)展檔案管理工作以后，檔案管理工作人員就能夠在檔案整理工作中解放出來(lái)，將更多的時(shí)間與精力投入到檔案的編制研究以及信息二次開(kāi)發(fā)與利用方面，以保證醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量不斷提高，同樣還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案利用率的提升。

2 醫(yī)院電子檔案建設(shè)與管理狀況

電子檔案的保存方便且使用便捷，具備較強(qiáng)的共享性特點(diǎn)，最重要的是用戶能夠在具備查詢權(quán)限的情況下查詢并訪問(wèn)醫(yī)院的電子檔案，所以電子檔案保存較為安全且方便。另外，在使用電子檔案的過(guò)程中，查詢較為便利，可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案利用效率的全面提升?；诙喾N現(xiàn)代化技術(shù)的合理運(yùn)用，醫(yī)院電子檔案構(gòu)建形式也更加多樣化，特別是數(shù)據(jù)文件、電子報(bào)表等形式逐漸出現(xiàn)并被應(yīng)用在實(shí)踐過(guò)程中，進(jìn)一步推動(dòng)了醫(yī)院電子檔案的全面建設(shè)，同樣使得醫(yī)院電子檔案管理工作不斷強(qiáng)化，而其實(shí)際的利用效率也隨之提高，信息也能夠有效的共享，這正是新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)[5]。

因?yàn)獒t(yī)院電子檔案收集的范圍相對(duì)廣泛，比較常見(jiàn)的收集對(duì)象就是同醫(yī)院工作存在聯(lián)系的多媒體文件，對(duì)重要活動(dòng)與會(huì)議影像文件予以詳細(xì)的記錄，對(duì)工作內(nèi)容文本文件進(jìn)行真實(shí)反映等。而以整體角度分析可以發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院電子檔案采集內(nèi)容是在實(shí)踐工作中逐漸形成的，對(duì)醫(yī)院活動(dòng)內(nèi)容能夠真實(shí)地反映出來(lái)，是一種新型的文件。

3 現(xiàn)階段醫(yī)院電子檔案管理工作的問(wèn)題解構(gòu)

在醫(yī)院運(yùn)營(yíng)與發(fā)展的過(guò)程中，電子檔案采集、管理以及利用意義十分明顯。然而，管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，仍然存在一定的不足之處，嚴(yán)重影響了管理與利用工作的進(jìn)一步開(kāi)展。具體可以表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

①電子檔案是不能夠完全替代紙質(zhì)檔案的，而且醫(yī)院電子檔案建設(shè)方面，將紙質(zhì)檔案作為重要基礎(chǔ)形成[6]。由此可見(jiàn)，電子檔案僅僅屬于紙質(zhì)檔案的附屬產(chǎn)品而無(wú)法獨(dú)立存在，使其難以受到應(yīng)有的重視。

②在建設(shè)醫(yī)院電子檔案的過(guò)程中，并未及時(shí)歸檔聲像檔案。醫(yī)院在組織活動(dòng)方面，會(huì)對(duì)聲像資料進(jìn)行采集，一般情況下，醫(yī)院宣傳科會(huì)對(duì)聲像資料進(jìn)行保存并作為宣傳工作的重要參考依據(jù)。但是，檔案管理部門并未及時(shí)收集并歸檔資料信息。

③檔案管理部門未深入了解部門信息。在日常工作過(guò)程中，各個(gè)科室會(huì)組織并開(kāi)展新技術(shù)與業(yè)務(wù)的探討活動(dòng)，在此過(guò)程中則會(huì)拍攝圖像資料，在這些圖像資料中存在部分高利用價(jià)值的內(nèi)容。若檔案管理工作人員沒(méi)有走訪科室，對(duì)部門狀況進(jìn)行了解并收集具有一定價(jià)值的資料，就會(huì)導(dǎo)致大部分有價(jià)值的檔案信息丟失。

④因?yàn)獒t(yī)院電子檔案管理工作發(fā)展時(shí)間不長(zhǎng)，所以并不具備較為豐富的檔案建設(shè)經(jīng)驗(yàn)。在這種情況下，充分利用并保存醫(yī)院電子檔案的工作仍然有待完善與改進(jìn)。

⑤檔案管理部門并沒(méi)有正確認(rèn)知電子檔案收集管理的重要作用，因而并未給予相應(yīng)的重視。與此同時(shí)，檔案管理工作人員尚未熟練地掌握管理技術(shù)，所以，必須要全面增強(qiáng)其自身綜合素質(zhì)。

4 加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理的有效對(duì)策

與紙質(zhì)檔案相比，醫(yī)院經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，電子檔案的應(yīng)用具有一定的優(yōu)勢(shì)。而對(duì)于醫(yī)院電子檔案的全面建設(shè)，已經(jīng)成為提高檔案利用率的有效途徑。但需要注意的是，醫(yī)院電子檔案建設(shè)與發(fā)展仍存在諸多不足之處，為了進(jìn)一步完善這一工作的開(kāi)展，就必須要積極采取強(qiáng)化措施。

4.1 檔案管理工作人員意識(shí)的提升

近年來(lái)，電子信息時(shí)代呈現(xiàn)出快速發(fā)展的趨勢(shì)，一定程度上推動(dòng)了檔案管理工作的開(kāi)展，數(shù)字化特征十分明顯。不管是檔案的收集、傳輸還是整理，都需要將檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)作為重點(diǎn)，使其自身電子檔案管理意識(shí)不斷增強(qiáng)[7]。根據(jù)當(dāng)前醫(yī)院業(yè)務(wù)開(kāi)展的具體狀況，工作人員必須要正確認(rèn)知電子化的重要作用，合理運(yùn)用多樣化的渠道，對(duì)電子檔案管理的必要性進(jìn)行宣傳，使得電子檔案管理可以更好地為醫(yī)院發(fā)展提供服務(wù)。

4.2 電子檔案管理機(jī)制的完善與健全

醫(yī)院內(nèi)部管理部門應(yīng)積極制定出電子檔案管理機(jī)制，對(duì)于電子檔案制作與收集等方法進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)和具體的程序相互結(jié)合，安排專業(yè)工作人員負(fù)責(zé)工作，并對(duì)醫(yī)院的內(nèi)部檔案與外部檔案進(jìn)行定期整理。需要注意的是，項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程一定要科學(xué)合理，以保證醫(yī)院數(shù)據(jù)信息的收集更加完整與可靠。

4.3 檔案管理時(shí)效性的增強(qiáng)

要想進(jìn)一步彰顯出醫(yī)院檔案管理工作的時(shí)效性，最關(guān)鍵的就是要保證醫(yī)院內(nèi)部傳輸電子文件的效率，使得醫(yī)院內(nèi)外部活動(dòng)管理水平不斷提高。而相關(guān)工作人員則需要與電子文件特點(diǎn)相結(jié)合，充分考慮管理工作的要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理要求向電子文件管理的有效延伸。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)進(jìn)一步強(qiáng)化檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，使得電子文件存檔的正確性與完整性得以增強(qiáng)，以更高效率完成檔案管理與整理工作，將檔案管理工作的時(shí)效性突顯出來(lái)。

4.4 電子檔案安全性與保密性的強(qiáng)化

醫(yī)院檔案管理工作人員對(duì)檔案機(jī)密的保管是開(kāi)展工作的重要基礎(chǔ)，不管是檔案管理工作人員亦或是利用者，一定要始終遵循規(guī)章制度要求，在允許的范圍之內(nèi)維護(hù)檔案內(nèi)容，確保檔案安全與保密[8]。作為檔案管理工作人員，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保守檔案的機(jī)密，在此基礎(chǔ)上對(duì)其進(jìn)行安全的利用。另外，在對(duì)檔案利用與保密關(guān)系進(jìn)行處理的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行審查，并且充分考慮時(shí)間、地點(diǎn)與條件的變化，對(duì)檔案密級(jí)進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，盡量擴(kuò)大利用的范圍，簡(jiǎn)化批準(zhǔn)的程序。只有這樣，才能夠在確保安全的基礎(chǔ)上，更好地為利用者提供所需的檔案資料。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文章對(duì)醫(yī)院電子檔案管理工作開(kāi)展的現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題進(jìn)行了深入的研究與探討，并且將信息時(shí)代作為研究背景，闡述了在強(qiáng)化醫(yī)院建設(shè)水平方面所需制定的策略與手段，以保證醫(yī)院內(nèi)部與外部信息資源更加合理。與此同時(shí)，在電子檔案管理水平提高的基礎(chǔ)上，能夠更科學(xué)地配置資源，對(duì)業(yè)務(wù)信息與數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的保存，使得醫(yī)院實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步發(fā)展。

[1]蔣丹麗.醫(yī)院現(xiàn)代電子檔案管理存在的問(wèn)題及解決方法[J].華章,2013(3):302.

[2]武增華,田玲芝.淺談醫(yī)院電子檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].科技視界,2014(24):218.

[3]楊靜仙.醫(yī)院電子檔案管理面臨的困境及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(23):190.

[4]王曉萍.醫(yī)院電子檔案管理面臨的問(wèn)題與對(duì)策[J].中國(guó)醫(yī)藥指南,2011,9(17):164-166.

[5]梁惠志.醫(yī)院電子檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].卷宗,2015(7):75-76.

[6]金馨芳.醫(yī)院電子檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].農(nóng)村實(shí)用科技信息,2014(10):64.

[7]王立文.醫(yī)院電子檔案管理面臨的問(wèn)題分析與改進(jìn)對(duì)策[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2015(2):192.

[8]楊松林.芻議電子檔案管理存在的問(wèn)題與解決對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(19):132.

R19

A

1672-5654（2017）07（a）-0123-02

2017-04-08）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.19.123

王哲（1986-），男，山東定陶人，本科，助理館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.19.125