淺議數(shù)字化信息應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理中的重要性

官瑞霞，李冬盎

1.濟南市第一人民醫(yī)院人事科，山東濟南 250011；2.青島海軍401醫(yī)院嶗山分院檢驗科，山東青島 266100

淺議數(shù)字化信息應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理中的重要性

官瑞霞1，李冬盎2

1.濟南市第一人民醫(yī)院人事科，山東濟南 250011；2.青島海軍401醫(yī)院嶗山分院檢驗科，山東青島 266100

在醫(yī)院的管理工作中，人事檔案管理屬于重要內(nèi)容，直接關(guān)系到醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平與發(fā)展前景。基于此，醫(yī)院需不斷對人事檔案管理工作進行強化，積極將數(shù)字信息化引入到其中，使人事檔案工作的有效性得到充分發(fā)揮，從而促進醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的提升。該文基于醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字信息化的重要性，提出相應(yīng)的應(yīng)用與管理建議，以期使醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量得到進一步提升。

醫(yī)院；人事檔案；管理；數(shù)字化信息

在醫(yī)院的管理與發(fā)展工作中，人事檔案管理有著極其重要的作用，其管理質(zhì)量在很大程度決定著醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。近些年，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)得到了較為快速的發(fā)展，各類型的醫(yī)院數(shù)量日漸增多，規(guī)模也越來越大，醫(yī)院與醫(yī)院之間的競爭日漸激勵，而醫(yī)院之間的競爭從根本上看來其實是人才之間的競爭，醫(yī)院中的人才資源能否得到有效利用直接由人事檔案管理工作決定，為了能夠在激烈的競爭中獲得一席之地，醫(yī)院需不斷提升對人事檔案管理的重視程度?，F(xiàn)階段，在人事檔案的相關(guān)管理工作中，信息化的技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，數(shù)字信息化管理方法不斷被引入，醫(yī)院需抓住這一機遇，對人事檔案管理工作進行開展時，可積極將數(shù)字化信息應(yīng)用在其中，促進人事檔案管理效率、質(zhì)量的提升，使人事檔案的作用得以充分發(fā)揮，實現(xiàn)醫(yī)院人力資源的優(yōu)化配置，促進“人崗匹配”的實現(xiàn)，進而為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供根本性支持。

1 醫(yī)院人事檔案管理與數(shù)字化信息

1.1 醫(yī)院人事檔案管理重要性

在醫(yī)院各項管理工作中，人事管理必不可少，而人事檔案管理是人事管理工作的重要內(nèi)容，直接關(guān)系到醫(yī)院人事工作的有效性?？偟膩碚f，在醫(yī)院中，人事檔案管理的重要性主要從以下幾個方面體現(xiàn)出來：首先，人事檔案管理是醫(yī)院各項工作順利開展的保障，就拿人員調(diào)動來說，只有依據(jù)人事檔案，才可將人才分配在適合的崗位上，最大限度對員工積極性進行調(diào)動。其次，人事檔案管理直接關(guān)系到以醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略的制定，對醫(yī)院的一些制度、發(fā)展戰(zhàn)略進行制定時，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員往往會對人事檔案進行查看。最后，直接關(guān)系到醫(yī)院人才利用的合理性，依據(jù)人事檔案對人才進行分配，確保各個人才的崗位勝任能力得到充分發(fā)揮，這直接決定著醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的有效提升。

1.2 醫(yī)院人事檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化信息的重要性

當前，我國醫(yī)療制度、人事制度不斷發(fā)展變化，在制度、工作方法、模式等方面，醫(yī)院人事檔案發(fā)生了較大的變化，且此項工作中現(xiàn)代化、信息化的水平不斷提升[1]。信息技術(shù)的發(fā)展為多項管理工作帶來了新的機遇，醫(yī)院中的人事檔案管理也不例外，對人事檔案管理工作進行開展時，醫(yī)院積極將數(shù)字化的信息引入，在很大程度上促進了醫(yī)院人事檔案管理工作的革新，這主要從以下幾個方面體現(xiàn)出來。

①對傳統(tǒng)人事檔案管理中存在的不足進行改進。以往對人事檔案管理工作進行開展時，大多數(shù)工作都依賴于人工和紙張，不但保存難度大，且需占用較大的空間，進行查找有極大的難度[2]。將數(shù)字化的信息技術(shù)引入后，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案被替代，人事檔案信息被輸入到計算機中，而計算機有較多的儲存量，且計算精度高、速度快，不僅可對檔案進行安全、長久的保存，而且能夠?qū)ν暾?、準確的人事資料進行提供。這樣，醫(yī)院對人員進行選拔、對人事進行調(diào)整等工作進行開展時，若需對人事檔案進行查看或提取，可直接在計算機輸入關(guān)鍵字進行搜索，可使人事檔案查詢、提取時間縮短，進而使醫(yī)院相關(guān)工作的效率提升。

②使醫(yī)院人事檔案信息共享程度提升。信息技術(shù)未引入前，對人事檔案進行管理時，大多采用手工記錄，不僅效率低，而且信息的功效難以實現(xiàn)。而對數(shù)字化信息進行應(yīng)用后，可直接在電腦中對檔案數(shù)據(jù)進行輸入與輸出，將其以電子檔案的形式進行整合，并對數(shù)據(jù)進行歸類整理。這不但可使人事檔案信息整合程度提升，而且還能實現(xiàn)信息之間的共享，從而使人事檔案信息在醫(yī)院發(fā)展中的作用得到充分發(fā)揮。

③促進人事檔案保密性的提升。電子化的人事檔案無需接觸到檔案原件，人事檔案被存儲的軟盤或硬盤中，并施予相應(yīng)加密處理，可使人事檔案的保密性提升，進而確保人事檔案信息的真實性、可靠性。

④促進人事檔案管理工作效率的提升。數(shù)字化信息的引入，對傳統(tǒng)手工抄寫、人工查找的工作方式進行了轉(zhuǎn)變，信息錄入、查詢、統(tǒng)計等都采用計算機進行，不僅可提升工作效率，而且能夠節(jié)約人力。

⑤促進檔案利用率的提升。在醫(yī)院發(fā)展中，人事檔案材料發(fā)揮著不可或缺的作用，可為醫(yī)院戰(zhàn)略的制定提供可靠依據(jù)，使醫(yī)院人才配置更為合理[3]。對數(shù)字化信息進行應(yīng)用后，人事檔案信息的篩選與查看更為便捷、全面，可使人事檔案材料的利用率提升，進而促進人事檔案應(yīng)用價值的發(fā)揮。

⑥使檔案使用時間延長。紙質(zhì)檔案難以進行長久的保存，且在保存過程中常有不可逆的損壞出現(xiàn)，對檔案信息的完整性、準確性造成影響。而應(yīng)用數(shù)字化進行管理的人事檔案可長久進行保存，可確保人事檔案信息的完整性、準確性。

2 醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字信息的具體應(yīng)用

2.1 建立電子人事檔案

醫(yī)院對人事檔案管理工作進行開展時，需要從電子人事檔案的建立入手：①對相關(guān)人事信息進行記錄與整理時，采用計算機進行，將人事信息錄入到計算機系統(tǒng)中。這不但可對手工抄寫的缺點進行彌補，而且檔案更為美觀、整潔。②需要對某一員工的檔案進行打印時，可直接在計算機上點擊搜索功能，將檔案查找出來后，連接打印機，即可進行打印，整個過程持續(xù)時間較短，可在幾分鐘之內(nèi)完成。③醫(yī)院傳統(tǒng)人事檔案管理需要較大的檔案室，對電子檔案進行建立后，檔案的存儲直接在計算機或者移動硬盤設(shè)備上完成，不僅占據(jù)空間少，而且有極強的保密性。④對人事檔案的數(shù)據(jù)庫進行建立，在其中錄入醫(yī)院干部信息，并定期進行更新，通過局域網(wǎng)技術(shù)將人事檔案與考核檔案聯(lián)系起來，以對醫(yī)院干部的工作過程、作風有明確而全面的了解，從而為醫(yī)院優(yōu)秀干部的選拔做好準備。另外，在確保檔案數(shù)據(jù)庫安全性的前提下，相關(guān)人事檔案管理人員需對操作程序進行優(yōu)化，使其操作更為便捷，從而使醫(yī)院人事檔案信息化管理效率提升。

2.2 構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理

醫(yī)院人事檔案管理中對數(shù)字信息進行應(yīng)用時，需注重網(wǎng)絡(luò)化人事檔案管理的構(gòu)建，依托于計算機對檔案管理網(wǎng)絡(luò)進行建立，使臨床科室、檔案管理部門、醫(yī)院管理部門三者結(jié)合在一起，使三者間能夠共享人事檔案資源[4]。另外，對遠程數(shù)據(jù)交換進行構(gòu)建，充分將局域網(wǎng)技術(shù)引入，以不同科室特點為依據(jù)，對其中進行整理，比如，科室中骨干醫(yī)務(wù)人員、擅長領(lǐng)域等，以便于能夠及時將人事檔案信息提供給有需要的管理人員，為科室發(fā)展方向的制定、學(xué)科梯隊的建設(shè)提供依據(jù)?？傊?，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院需與時俱進，在人事檔案管理工作中積極將數(shù)字信息引入，對人事檔案信息庫進行建設(shè)，并對采用信息技術(shù)對人事檔案進行分析與整合，使人事檔案利用率提升。

2.3 強化安全防護工作

數(shù)字化的人事檔案管理有諸多優(yōu)點，但對于計算機網(wǎng)絡(luò)而言，自設(shè)計之初，就有網(wǎng)絡(luò)安全方面的隱患出現(xiàn)，IP地址受劫持、系統(tǒng)受病毒入侵、軟件漏洞等時有發(fā)生，這極易使醫(yī)院中的人事檔案信息被泄露或者被不法分子利用。因此，醫(yī)院人事檔案管理中對數(shù)字化信息進行應(yīng)用時，需做好安全防護方面的工作。對檔案管理人員的安全意識進行強化，使對網(wǎng)絡(luò)安全隱患有明確的認識，通過對防火墻進行設(shè)置、對殺毒軟件進行安裝等技術(shù)實現(xiàn)計算機病毒、黑客的有效防范。另外，對于重要的人事檔案文件，需進行加密處理，若需對檔案進行傳輸，可積極將對稱加密與非對稱加密的技術(shù)引入，使人事檔案數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全性得到保障[5]。例如，對人事檔案進行信息化管理時，可積極將指紋識別的技術(shù)引入，對于重要的人事檔案文件，采用指紋進行鎖定，將特定管理人員的指紋錄入，只有通過指紋才能進行查找與查看。

2.4 加大硬件與人才投入

在醫(yī)院人事檔案的信息化管理中，硬件設(shè)備是基礎(chǔ)，因此，醫(yī)院需適當將硬件方面的投入加大，建立專用的檔案室、機房，引入先進的檔案管理設(shè)備，如電腦、速印機、檔案管理系統(tǒng)、專門對文件進行縫制的縫紉機等，為人事檔案的數(shù)字化信息管理提供硬件支持。對醫(yī)院人事檔案進行數(shù)字信息化管理時，管理人員的信息技術(shù)應(yīng)用水平直接關(guān)系到管理工作能否順利開展。對此，對數(shù)字信息化的人事檔案工作進行開展時，醫(yī)院需注重管理團隊的組建。一方面，積極對高素質(zhì)的計算機人才進行引入，使人事檔案管理團隊能夠?qū)Ω鞣N計算機技術(shù)進行應(yīng)用。另一方面，對現(xiàn)有檔案管理人才進行培訓(xùn)，主要進行信息技術(shù)應(yīng)用水平方面的培訓(xùn)，使其認識到醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字化信息的應(yīng)用價值，主動對信息技術(shù)應(yīng)用技術(shù)進行學(xué)習，積極將信息技術(shù)融入到日常的人事檔案管理工作中，進而促進人事檔案信息化管理水平的提升。

3 結(jié)語

綜上所述，在醫(yī)院的發(fā)展中，人事檔案有不可或缺的重要作用，在當前醫(yī)院之間競爭日漸激烈的背景下，醫(yī)院需不斷對人事檔案管理工作進行優(yōu)化。對此，基于信息技術(shù)的發(fā)展，對醫(yī)院人事檔案管理中數(shù)字信息化的重要性有充分的認識，積極將數(shù)字化信息融入到日常的人事檔案管理工作中，使人事檔案的管理水平提升，促進醫(yī)院發(fā)展中人事檔案作用的發(fā)揮，進而為醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的提升提供支持。

[1]張衛(wèi),李薇,劉麗娜,等.采用信息化手段實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的精細化管理與控制[J].中國急救醫(yī)學(xué),2015,35(z2):401-402.

[2]張嘉偉.論"互聯(lián)網(wǎng)+"背景下的三甲醫(yī)院人事檔案信息化管理[J].山西檔案,2016(3):61-63.

[3]于洋.在新形勢下如何做好醫(yī)院人事檔案管理工作[J].卷宗,2015(7):87.

[4]徐紅培.醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題及對策思考[J].檔案與建設(shè),2015(12):85-86.

[5]辛金華.基于新形勢下醫(yī)院人事檔案管理工作的應(yīng)對措施研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(1):131.

R19

A

1672-5654（2017）07（a）-0070-02

2017-04-10）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.19.070

官瑞霞（1968-），女，山東鄆城人，本科，館員，主要從事檔案管理工作。

李冬盎（1969-），男，河南南陽人，本科，副主任醫(yī)師，研究方向:檢驗，E-mail:379196146@qq.com。