檔案利用在醫(yī)院人力資源管理中的作用

田云峰，耿志偉，楊金紅

1.泰安市中心醫(yī)院人力資源部，山東泰安 271000 2.泰安市中心醫(yī)院文化宣傳中心，山東泰安 271000 3.泰安市中心醫(yī)院檔案科，山東泰安 271000

檔案利用在醫(yī)院人力資源管理中的作用

田云峰1，耿志偉2，楊金紅3

1.泰安市中心醫(yī)院人力資源部，山東泰安 271000 2.泰安市中心醫(yī)院文化宣傳中心，山東泰安 271000 3.泰安市中心醫(yī)院檔案科，山東泰安 271000

醫(yī)院檔案是記錄和反映個人經歷以及德才的表現(xiàn)，檔案信息的開發(fā)利用可以發(fā)揮醫(yī)院人才資源的效力，促進人力資源的合理分置并充分發(fā)揮人力資源管理的重要性?，F(xiàn)如今我國的政治經濟文化得到了長期的發(fā)展，人們的生活水平得以提升，并且也促使醫(yī)院的各項制度漸漸地趨于完善，使檔案的利用在醫(yī)院的人力資源的管理之中具有越來越重要的地位，因此，對于醫(yī)院人力資源管理之中檔案的利用以及對于檔案的管理工作就成為了必須探究以及分析的話題，該文就針對檔案利用在醫(yī)院人力資源管理中的作用進行分析。

檔案利用；檔案管理；醫(yī)院；人力資源

目前，隨著經濟全球化的趨勢和醫(yī)院現(xiàn)代化管理的不斷深入，現(xiàn)代化的進程在不斷的進步，人們在就業(yè)上就有更自由，更廣泛的選擇，因此經濟和社會發(fā)展的快速腳步使得人才在社會之中也具有了很強的流動性，相比之前，所受極大限制性的檔案也漸漸地寬松化，不再對人才的流動具有限制了。人力資源管理是以“人”為中心,高層管理人員應盡可能地培育并保持最佳員工隊伍,最大限度地實現(xiàn)個人目標和組織目標的有機統(tǒng)一,使組織成長與個人能力發(fā)展相適應。但是檔案在人們的社會生活之中也占有著重要的地位，檔案記錄著人們的經歷，學習以及工作狀態(tài)[1-2]，因此，檔案可以將人們的社會經歷以及社會的價值進行評估，對人們成長以及成人成才的過程進行客觀化的鑒定，所以檔案有效以及合理的利用在醫(yī)院人力資源的管理之中仍然具有著非常重要的作用。該文針對檔案管理，將醫(yī)院的人力資源對其進行利用以及作用進行探索和分析。

1 檔案管理的意義及其內容

1.1 檔案管理的意義

在醫(yī)院中，檔案管理是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的,記錄和反映個人經歷、德能勤績、工作表現(xiàn),以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。人事檔案是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù),是國家檔案的重要組成部分[3]。對于檔案的管理工作，就是人力資源所進行的開發(fā)以及應用，從而提升醫(yī)院的經濟效益。為了將檔案使用的意義得以充分的展現(xiàn)，就需要深入的調查以及開發(fā)人事檔案，從而服務于醫(yī)院的經濟發(fā)展。為了促進醫(yī)療服務衛(wèi)生的工作有效地開展，其人事部門就需要開發(fā)資源信息，并且通過利用開放式的管理方式來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的管理模式，通過資料的收集和整理，為人事部門及時地輸送人才資源。

1.2 檔案管理的內容

建立健全的保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。在醫(yī)院的人事檔案，由醫(yī)院統(tǒng)一進行保存，可以清楚地了解職工的技能以及其成長的經歷和經驗。

人事檔案反映個人的成長軌跡，反映其學歷變動、職務變遷、職稱晉升、工資增減、獎勵懲處、家庭及社會關系、政治面貌等諸多方面[4]。檔案管理其內容大致分為5個部分：①材料歸檔制度（對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案）。②檢查核對制度（檢查包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查）。③轉遞制度（檔案轉移投遞）。④保密制度（對醫(yī)院的所有職工的個人信息進行保密，沒有特殊情況不得私自透露任何人的信息）。⑤統(tǒng)計制度。

2 醫(yī)院人力資源管理中存在的檔案利用問題

2.1 管理制度無法滿足目前發(fā)展的需求

人力資源成為最熱門，也是最受企業(yè)歡迎的職業(yè)，隨著人力資源的不斷創(chuàng)新改革發(fā)展，人才流動性不斷增強。我國的各大醫(yī)療體系簡化人才選拔和入職手續(xù)，造成了檔案管理的難度，目前，各大醫(yī)院仍沒有一套完整的檔案收集強制制度，很多醫(yī)療人員的檔案信息資料不全，甚至是檔案丟失現(xiàn)象嚴重。加之人力資源檔案管理 “終身”制沒有得到及時補充和修正，阻礙了人才的流動。從現(xiàn)狀中不難看出，我國的醫(yī)院檔案管理制度根本無法滿足醫(yī)院發(fā)展的需求，必須及時完善和創(chuàng)新。

2.2 檔案信息真實性缺失

對于醫(yī)院人力資源管理之中檔案資料信息真實性的缺失已經成為一個主要的問題。對檔案真實性鑒定，首先強調對內容的真?zhèn)涡?，其實是內容的準確性和完整性，檔案的原始性是通過檔案形成過程的真實來保證的。在現(xiàn)今社會，許多人對于檔案容易產生忽視的心理，所以在填寫檔案的時候敷衍了事，使得檔案所記錄的不是當事人最為真實的信息。一些明知檔案作用的人員，在填寫檔案的時，為了將自身的優(yōu)越性提升，就會將一些不實的信息填寫進去，把本不屬于自身的優(yōu)勢強加在自己的檔案里，將自身的優(yōu)秀得以檔案化提升。這兩種情況，對于醫(yī)院人才的選拔有著嚴重的阻礙作用，因此根據(jù)檔案資料往往不能選出真正合格的人才，還可以把人力資源的管理以及發(fā)展進行制約。

2.3 落后的檔案管理方式

對于人們的檔案而言，應具有機密性，并非每一個人都可以對他人的檔案清楚了解，生活中比較重要的人物，檔案的保密性就具有更加重要的意義。現(xiàn)今社會，雖然時代在發(fā)展，但是許多醫(yī)院對于檔案管理仍然采用傳統(tǒng)的管理方式，沒有高科技的設備對檔案進行管理以及放置，就有可能將檔案丟失或者損壞，還會使檔案不具有較高的保密性，從而對于醫(yī)院檔案科學的管理以及人力資源管理有著不利的影響[5]。

3 醫(yī)院人力資源管理中檔案利用在其中的作用

3.1 有利于醫(yī)院招聘科學化

在醫(yī)院進行招聘的時候，首先關注個人簡歷，對應聘者的信息詳細了解。在進行招聘之前，首先要對應聘者的檔案信息進行基本的篩選，將滿足于醫(yī)院工作崗位條件的應聘者進行邀約面談，有了檔案就可以通過檔案對應聘者的人生經歷進行了解，從而科學合理地對應聘者進行決策，有利于招聘工作的順利開展，所以檔案的管理有利于醫(yī)院進行科學合理化的招聘。

3.2 有利于醫(yī)院優(yōu)化配置人力資源

人力資源對員工所進行工作的初步安排，先通過對員工的檔案信息進行清楚的了解，通過參考檔案，優(yōu)化配置他們的工作，檔案的利用以及管理可以促進醫(yī)院人力資源管理之中資源的優(yōu)化配置。

3.3 有利于科學化的員工考核

醫(yī)院的人力資源管理，不僅需要為醫(yī)院招聘優(yōu)秀的員工，同時還需要對醫(yī)院員工進行優(yōu)質化的測評，及對其晉升考核進行科學的管理，而且在進行考核的時候，包括對其員工的工作狀態(tài)以及工作中的績效進行評估，同時還需要對檔案進行參考，檔案對醫(yī)院的員工有著明確的資料記載，比如那些檔案比較優(yōu)秀的人員，再加之其在工作時的優(yōu)秀表現(xiàn)以及其所具有的較高的工作效率和質量等，將成為晉升考核的首要人選，所以醫(yī)院的人力資源管理，通過對檔案的利用和管理，可以保障其晉升考核機制的合理科學化。

3.4 有利于員工潛力發(fā)掘

通過對檔案的管理，在進行人員工作分配的時候，可以通過參考員工的具體信息，將合適的崗位留給合適的人員，有利于員工工作的優(yōu)化分配，在適合自身工作崗位之上積極的發(fā)揮自身長處，從而推進醫(yī)院健康向上的發(fā)展。

4 結語

隨著時代的發(fā)展，人們的生活水平提升，生活的習慣以及生活的方式得以改善的情況之下，檔案的利用以及管理在醫(yī)院人力資源的管控力中具有優(yōu)勢化的作用[6]，以及檔案的利用或者是檔案管理在醫(yī)院人力資源的管理中所具有的多個有利于，同時檔案的管理工作中仍然存在著一些問題需要解決，應該采取科學的策略，提供動力資源給醫(yī)院人力資源檔案的管理和利用。

[1]黃莉.淺談人事檔案信息在醫(yī)院人力資源管理中的應用分析[J].現(xiàn)代經濟信息，2015（5）：154.

[2]魯瑤.企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理工作的新要求[J].檔案學通訊，2014（4）：78-80.

[3]黃濤.醫(yī)院人事檔案在人力資源和經營管理中的作用與開發(fā)[J].辦公室業(yè)務，2015（4）：392-393.

[4]盧毅.如何發(fā)揮醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用[J].中國管理信息化，2014（23）：112-113.

[5]張紅博.從流動人員的“棄檔”現(xiàn)象看我國人事檔案管理改革[D].蘇州：蘇州大學，2014（23）：56-60.

[6]沈衛(wèi).論社會轉型時期人事檔案管理中的地位及實現(xiàn)路徑[D].上海：復旦大學，2014（12）：77-79.

Application of Vitalization of Archive in the Hospital Human Resources

TIAN Yun-feng1,GENG Zhi-we2,YANG Jin-hong3
1.Human Resource Department,Tai’an Central Hospital,Tai’an,Shandong Province,271000 China;2.Culture Publicity Center,Tai’an Central Hospital,Tai’an,Shandong Province,271000 China;3.Department of Archives,Tai’an Central Hospital,Tai’an,Shandong Province,271000 China

The hospital files are the manifestations of recording and reflecting the individual experience and morality and talents,and the vitalization of archive information can give play to the effect of hospital human resources,promote the rational allocation of human resources and fully give play to the importance of human resource management,currently,the economic,political and cultural levels in China obtain a long-term development,and people’s living standard is improved and various systems in the hospital are improved thus making the vitalization of archive in the hospital human resources more and more important,therefore,it is necessary to discuss it and the paper analyzes the effect of vitalization of archive in the hospital human resources.

Vitalization of archive;File management;Hospital;Human resource

R197

A

1672-5654（2017）07（a）-0024-02

2017-04-07）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.19.024

田云峰（1980-），男，山東泰安人，碩士，檔案館員，研究方向：經濟管理。