新時(shí)期下醫(yī)院人事檔案利用工作的探討

謝林森

連云港市第一人民醫(yī)院，江蘇連云港222000

新時(shí)期下醫(yī)院人事檔案利用工作的探討

謝林森

連云港市第一人民醫(yī)院，江蘇連云港222000

醫(yī)院之間的競爭關(guān)鍵在于人才的競爭。人事檔案作為人才個(gè)人信息的重要載體，是醫(yī)院錄用人才、評優(yōu)評先、選拔人才的重要依據(jù)。如何加強(qiáng)醫(yī)院干部人事檔案的利用，為醫(yī)院的發(fā)展服務(wù)，越來越受到醫(yī)院管理者的重視。該文通過分析醫(yī)院人事檔案利用工作中存在的問題，提出新時(shí)期下醫(yī)院人事檔案利用工作的建議和對策。

醫(yī)院；人事檔案；利用工作

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，公立醫(yī)院的發(fā)展迎來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。醫(yī)院之間的競爭，其本質(zhì)在于人力資源的競爭。高層次人才是提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量、促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展的重要保障。如何全面的了解并掌握醫(yī)學(xué)人才的工作情況、業(yè)務(wù)能力、學(xué)歷層次等各方面信息，做到“人盡其才、才盡其用”，成為擺在醫(yī)院決策者面前的一道重大課題。醫(yī)院人事檔案作為記載醫(yī)務(wù)人員從事診療活動(dòng)中產(chǎn)生的各項(xiàng)個(gè)人經(jīng)歷、德能政績、工作實(shí)踐的歷史記錄，是醫(yī)院考察干部、評優(yōu)評先的不可或缺的佐證材料。干部人事檔案的利用，可以為醫(yī)院決策者提供全面的、真實(shí)的人力資源信息，對醫(yī)院人力資源的挖掘及合理配置起到重要作用?？茖W(xué)利用干部人事檔案，使其為醫(yī)院的發(fā)展貢獻(xiàn)力量，越來越受到醫(yī)院管理者的重視。

1 醫(yī)院人事檔案利用中存在的問題

1.1 檔案利用人群少、利用范圍窄

由于醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)“醫(yī)院管理服務(wù)臨床一線”的觀念制約，加之對干部人事檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，醫(yī)院的工作重心多集中在醫(yī)療診療服務(wù)之上，人事檔案的管理在醫(yī)院相對冷門，不受重視。醫(yī)務(wù)人員對干部人事檔案十大類的歸檔材料知之甚少，導(dǎo)致人事檔案的利用率較低。人事檔案的利用大多服務(wù)人力資源部門及其他相關(guān)職能科室，用于辦理工資審批、退休退職、晉升職稱職務(wù)等各項(xiàng)業(yè)務(wù)。臨床一線的醫(yī)務(wù)工作者少有的幾次利用主要集中在復(fù)印檔案中年度考核表、干部履歷表等相關(guān)材料用以申報(bào)衛(wèi)生類職稱、公證個(gè)人信息等。此外，醫(yī)院檔案管理人員仍存在著“重整理、輕利用”的思想，習(xí)慣將收集到的材料歸檔成冊，束之高閣，輕視對人事檔案進(jìn)一步的開發(fā)與利用。

1.2 醫(yī)院檔案基礎(chǔ)設(shè)施陳舊、信息化低

醫(yī)院將資金主要用于購買大型醫(yī)療設(shè)備、提高職工福利待遇、改善診療環(huán)境等方面，對于干部人事檔案的管理工作投入不夠，常使用醫(yī)院淘汰下的病房作為檔案室，條件相對簡陋，認(rèn)為只要有一個(gè)地方把人事檔案放起來就可以了。基礎(chǔ)設(shè)施相對陳舊，缺乏防護(hù)設(shè)備。同時(shí)，干部人事檔案信息化程度較低，缺乏相對成熟的檔案管理系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和信息化設(shè)備作為支撐，檔案的檢索、查閱依靠純手工的方式完成。目前，醫(yī)院干部人事檔案管理員年齡結(jié)構(gòu)偏高，接受現(xiàn)代信息工具的能力相對較弱，盡管通過一系列的計(jì)算機(jī)理論知識(shí)及應(yīng)用實(shí)踐的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，但是由于缺乏專業(yè)的教育和專業(yè)技能訓(xùn)練，信息化技能較低，這些都給檔案的利用工作帶來了很大的困難。

1.3 醫(yī)院干部人事檔案內(nèi)容單一、陳舊

醫(yī)院作為知識(shí)密集型的單位，干部人事檔案收集歸檔的內(nèi)容更應(yīng)該全面、豐富，然而實(shí)際上，醫(yī)院人事檔案普遍存在歸檔材料單一、陳舊等問題，這成為制約檔案開發(fā)利用的重要因素。目前，醫(yī)院人事檔案中大多記載歷年年度考核、工資變動(dòng)、職稱變化、學(xué)歷晉升、黨團(tuán)信息等，千篇一律，缺少反映醫(yī)務(wù)人員個(gè)人德、能、勤、績等各方面具有個(gè)性化的材料。決策者很難從人事檔案中獲取的個(gè)人有效信息，檔案中反映不出醫(yī)務(wù)人員的技能與專長，無法對其做出準(zhǔn)確而全面的評價(jià)，對檔案的利用人員來說，這樣的人事檔案利用價(jià)值很小。

1.4 醫(yī)院干部人事檔案人才匱乏

醫(yī)院管理干部人事檔案的從業(yè)人員大都不是檔案管理專業(yè)的科班出生，很多人事檔案管理員“半路出家”，由于對檔案事業(yè)的重要性認(rèn)識(shí)不足，檔案工作在醫(yī)院被看做是適合“養(yǎng)老”的清閑崗位，醫(yī)院經(jīng)常選派一些不能勝任臨床繁重任務(wù)的老醫(yī)生、老護(hù)士從事人事檔案簡單的收集、整理工作。不具備檔案管理所必須的專業(yè)理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能，在很大程度上影響醫(yī)院人事檔案的利用工作。此外，醫(yī)院干部人事檔案的管理隊(duì)伍中大多數(shù)是人力資源部門的兼職人員，有些醫(yī)院保存上千卷職工的人事檔案，卻因行政人手不足、其他工作需要等原因，不按規(guī)定配備檔案專職人員，很多檔案管理的兼職人員分身乏術(shù)，沒有太多的精力和時(shí)間投入到檔案利用工作中來。

2 醫(yī)院人事檔案利用改進(jìn)工作的對策

2.1 變被動(dòng)查閱為主動(dòng)服務(wù)，真正發(fā)揮人事檔案的價(jià)值

醫(yī)院的發(fā)展離不開一支高水平的醫(yī)療人才隊(duì)伍，建立完善的人才評價(jià)體系，就需要綜合考察醫(yī)務(wù)人員的年齡結(jié)構(gòu)、職稱職務(wù)、學(xué)歷層次、工作經(jīng)歷、進(jìn)修情況、臨床技能等各方面。醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。對醫(yī)院管理者，應(yīng)盡可能挖掘醫(yī)務(wù)人員干部人事檔案的有效信息，幫助醫(yī)院黨委知人、選人、用人、決策、分析，為醫(yī)院提供真實(shí)、準(zhǔn)確的歷史數(shù)據(jù)；對臨床一線的醫(yī)務(wù)人員，應(yīng)充分發(fā)揮檔案真實(shí)性、有效性，通過數(shù)字化檔案室建設(shè)、加強(qiáng)電子文件的歸檔管理等一系列措施，為醫(yī)務(wù)人員利用人事檔案提供便利，讓人事檔案真正發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

2.2 加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

醫(yī)院應(yīng)重視對高水平檔案專業(yè)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)，優(yōu)化檔案從業(yè)人員的知識(shí)、年齡和學(xué)歷結(jié)構(gòu)。由于干部人事檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性和重要性，檔案管理人員應(yīng)具備過硬的政治素質(zhì)和專業(yè)的職業(yè)能力，較強(qiáng)的工作責(zé)任心和甘于奉獻(xiàn)的精神。醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)，通過建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，提高檔案管理者的工作積極性和主動(dòng)性，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，學(xué)習(xí)國家檔案行政管理部門和組織人事部門對檔案的各項(xiàng)文件要求，學(xué)習(xí)多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、掃描縮微技術(shù)、檔案學(xué)的知識(shí)體系和前沿動(dòng)態(tài)等，將現(xiàn)代計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用科學(xué)與醫(yī)院人事檔案管理工作相結(jié)合，引導(dǎo)管理人員提高自身的專業(yè)理論水平、強(qiáng)化服務(wù)技能，鼓勵(lì)提升學(xué)歷、職稱層次，為醫(yī)院人事檔案事業(yè)的發(fā)展提供重要的人才保障。

2.3 豐富干部人事檔案的歸檔內(nèi)容

醫(yī)院人事檔案管理人員要把好檔案材料收集歸檔關(guān)，人力資源部門應(yīng)通過不同形式、不同渠道、多方面的挖掘檔案信息資源，確保干部人事檔案的完整性。加強(qiáng)與其他行政相關(guān)科室的聯(lián)系，將保存在醫(yī)務(wù)處、護(hù)理部反映臨床技能、業(yè)務(wù)水平的材料、科教處反映科研能力、教學(xué)水平的材料、監(jiān)察室、黨委辦公室反映醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、黨風(fēng)廉政建設(shè)的材料收集整理，選擇有價(jià)值的、適合的材料歸入干部人事檔案之中，豐富歸檔內(nèi)容，提高檔案利用率。

醫(yī)院干部人事檔案應(yīng)包含如下內(nèi)容：①個(gè)人基本情況，包括個(gè)人信息、學(xué)歷、學(xué)位、繼續(xù)教育及進(jìn)修經(jīng)歷、工作總結(jié)或年度考核；②專業(yè)技術(shù)人員證明材料，包括專業(yè)技術(shù)人員職稱材料、任職申請表、事業(yè)單位聘用合同、在各大醫(yī)學(xué)會(huì)任職材料；③科研材料，包括發(fā)表的論文、課題申請、立項(xiàng)、結(jié)題等相關(guān)材料、專利鑒定材料等；④思想政治，包括干部任免表、考察材料、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考評材料、滿意度考評材料等；⑤其他材料，包括獲獎(jiǎng)材料、社會(huì)保險(xiǎn)材料等。

2.4 加大檔案管理的投入力度，完善干部人事檔案系統(tǒng)建設(shè)

醫(yī)院管理者應(yīng)樹立“立檔為民、用檔于民”的思想，加大對醫(yī)院干部人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施、防護(hù)設(shè)備的投入力度。檔案室配備數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)等信息化建設(shè)所必須的現(xiàn)代信息工具。建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，完善干部人事檔案系統(tǒng)建設(shè)。檔案系統(tǒng)具有“一次錄入、反復(fù)利用”的功能，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能實(shí)現(xiàn)檔案信息在全醫(yī)院范圍內(nèi)資源共享，醫(yī)務(wù)人員可根據(jù)自身的訪問權(quán)限自行查詢和利用一些適合公開的人事檔案材料，既節(jié)約了時(shí)間，又提高了檔案管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還能減少人事檔案的裝訂、復(fù)印、掃描的頻率，對檔案的保護(hù)起到了重要的作用。

3 小結(jié)

在醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)，尤其是大型三級甲等醫(yī)院之間，醫(yī)療管理、診療設(shè)備、醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施和環(huán)境日趨同質(zhì)化的今天，公立醫(yī)院之間的競爭歸根結(jié)底是高水平醫(yī)療人才的競爭。人事檔案作為人才信息資源的重要載體，是反映醫(yī)務(wù)人員各方面能力的主要來源，準(zhǔn)確而豐富的人事檔案是醫(yī)院選拔人才、任用干部的重要依據(jù)。醫(yī)院干部人事檔案工作只有與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)檔案人才管理隊(duì)伍建設(shè)，加大對人事檔案室的投入力度，加快檔案信息化建設(shè)，豐富歸檔內(nèi)容，才能真正發(fā)揮人事檔案應(yīng)有的價(jià)值，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展、精細(xì)化管理貢獻(xiàn)力量。

[1]蔡嘯.國家機(jī)關(guān)人事檔案管理改革之我見[J].檔案學(xué)通訊, 2008（6）：81-83.

[2]張家英.人事檔案利用的困境和突破[J].檔案學(xué)研究,2012（2）：31-34.

[3]韓冬云,張敬,黃睿.淺析干部人事檔案利用服務(wù)的科學(xué)管理[J].蘭臺(tái)世界,2015（2）：114-115.

[4]劉韶青,林香青,張琮.淺談干部人事檔案管理與利用的創(chuàng)新[J].北京檔案,2010（10）：27.

Study on Hospital Personnel File Utilization Work under the New Period

XIE Lin-sen
Lianyunguang First People’s Hospital,Lianyungang,Jiangsu Province,222000 China

The key to the competiveness between hospitals is the competiveness of talents,the personnel files,as an important carrier of talent personal information,is an important basis of employing talents,appraisal and selecting talents,how to enhance the hospital personnel file utilization work for serving the hospital development arouses more and more attention of hospital managers,and the paper puts forwards the suggestions and strategies of hospital personnel file utilization work under the new period by analyzing the issues of it.

Hospital;Personnel file;Utilization work

R197.3

A

1672-5654（2017）01（b）-0007-02

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.02.007

2016-10-18）

謝林森（1964.3-），男，江蘇鎮(zhèn)江人，本科，館員，研究方向：醫(yī)院干部人事檔案管理。