醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

鹿亞明

山東省濟(jì)南市第一人民醫(yī)院組織人事科，山東濟(jì)南 250011

醫(yī)院文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略

鹿亞明

山東省濟(jì)南市第一人民醫(yī)院組織人事科，山東濟(jì)南 250011

文書(shū)檔案管理是醫(yī)院檔案管理過(guò)程中的重要組成部分，可以將其視為保障醫(yī)院各項(xiàng)工作正常開(kāi)展的重要基礎(chǔ)與保障。目前醫(yī)院文書(shū)檔案管理還存在工作無(wú)法有效銜接、各部門(mén)缺乏配合、缺乏規(guī)范化制度以及領(lǐng)導(dǎo)不夠重視的問(wèn)題，針對(duì)以上問(wèn)題，該次研究提出了針對(duì)性的改進(jìn)提升策略。

醫(yī)院文書(shū)檔案管理；問(wèn)題；策略

醫(yī)院文書(shū)檔案主要反映的是醫(yī)院的行政管理活動(dòng)的檔案，記錄了醫(yī)院的各項(xiàng)管理活動(dòng)。文書(shū)檔案主要為文字和圖表的方式記錄信息，應(yīng)保證完整性和準(zhǔn)確性。文書(shū)檔案包括醫(yī)院的所有協(xié)議、責(zé)任書(shū)及會(huì)議記錄等，還包括上級(jí)部門(mén)下發(fā)的各種文件，也是醫(yī)院記錄工作和管理的歷史性資料，因此文書(shū)檔案的管理是醫(yī)院所有服務(wù)項(xiàng)目的重要基礎(chǔ)，對(duì)于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作出重大決策具有極為重要的參考依據(jù)。文書(shū)檔案具有專業(yè)性和綜合性特點(diǎn)：就專業(yè)性而言，醫(yī)院文書(shū)檔案記錄的主要是醫(yī)療方面的工作內(nèi)容，是對(duì)醫(yī)療工作的實(shí)際反映，因此在內(nèi)容上專業(yè)性很強(qiáng)，可能會(huì)用到大量專業(yè)術(shù)語(yǔ)或?qū)I(yè)名詞，醫(yī)院發(fā)展階段中的多種計(jì)劃、對(duì)診斷和治療進(jìn)行記錄并規(guī)范臨床醫(yī)療的相關(guān)操作，制定各種規(guī)章制度以及醫(yī)學(xué)研究成果等，都需要記錄在醫(yī)院文書(shū)檔案中，而這些非診治方面的記錄一樣會(huì)體現(xiàn)出很強(qiáng)的專業(yè)性。就綜合性而言，綜合性屬于醫(yī)院文書(shū)檔案的重要性質(zhì)，醫(yī)院綜合檔案室是醫(yī)院的辦公室內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，在醫(yī)院的文書(shū)檔案管理中心處于重要位置，這些檔案主要記錄了醫(yī)院的常規(guī)工作，包括人事、財(cái)務(wù)、黨務(wù)工作等，綜合檔案的主要來(lái)源為醫(yī)院自身和醫(yī)院上級(jí)機(jī)構(gòu)，它們的業(yè)務(wù)性、規(guī)范性和指導(dǎo)性都較高，另外還有一部分是對(duì)醫(yī)院關(guān)聯(lián)單位的文件，主要為編史等材料。隨著社會(huì)發(fā)展節(jié)奏的逐漸加快，醫(yī)院文書(shū)檔案的工作更加重要，但目前仍然有很多醫(yī)院在文書(shū)檔案管理方面存在問(wèn)題，因此需要對(duì)其進(jìn)行深入探討。

1 文書(shū)檔案管理工作的特點(diǎn)

1.1 檔案內(nèi)容

文書(shū)檔案是醫(yī)院從多個(gè)方面真實(shí)記錄并記載的內(nèi)容，涉及眾多部門(mén)和科室，所承載的工作性質(zhì)各有不同，因此檔案內(nèi)容豐富多彩。

1.2 管理重點(diǎn)

醫(yī)院文書(shū)檔案的管理通常以醫(yī)院的日常工作以及醫(yī)療事件為主，在記錄事件時(shí)，需要寫(xiě)明事件標(biāo)題、發(fā)生時(shí)間、經(jīng)過(guò)、處理方法、處理結(jié)果等內(nèi)容，因此管理對(duì)象以書(shū)寫(xiě)的內(nèi)容為主，需要通過(guò)載體記錄并分門(mén)別類存放于檔案室中。

1.3 相互關(guān)聯(lián)

檔案工作以文書(shū)工作為基礎(chǔ)，通過(guò)收集檔案資料并鑒別、整理、分類、保存、統(tǒng)計(jì)、檢索和編研的方式管理檔案內(nèi)容。文書(shū)工作是檔案工作的前提，文書(shū)檔案絕大多數(shù)資料都來(lái)自于文書(shū)

2 文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

2.1 文書(shū)工作和檔案工作無(wú)法有效銜接

實(shí)際工作的過(guò)程中，文書(shū)工作和檔案工作之間有很大區(qū)別，雖然有一定的相同點(diǎn)，但分工明確，在銜接的過(guò)程中，文書(shū)與檔案的工作相互配合并形成一個(gè)具有分體特征的管理系統(tǒng)[1]。當(dāng)文書(shū)工作人員的檔案管理意識(shí)薄弱或者檔案工作人員不重視文書(shū)工作時(shí)，兩項(xiàng)工作之間就會(huì)存在脫節(jié)，這是許多醫(yī)院?jiǎn)挝欢即嬖诘膯?wèn)題。

2.2 各部門(mén)對(duì)文書(shū)檔案工作缺乏配合

文書(shū)檔案的歸檔工作需要通過(guò)向醫(yī)院不同部門(mén)收集資料的方式開(kāi)展，但在實(shí)際工作過(guò)程中，很多部門(mén)只圖一己之便，對(duì)于文書(shū)檔案的工作不予配合，不愿花費(fèi)精力將文書(shū)檔案的相關(guān)資料歸檔并進(jìn)行統(tǒng)一管理，從而給文書(shū)檔案的管理工作帶來(lái)阻礙，造成不必要的浪費(fèi)，給文書(shū)檔案管理人員增加工作量。這一問(wèn)題對(duì)文書(shū)檔案管理水平提高的制約是非常明顯的。

2.3 文書(shū)檔案管理工作缺乏規(guī)范措施

醫(yī)院通常都會(huì)制定比較完善的整體管理制度，但對(duì)于看似不重要的文書(shū)檔案管理工作則大多沒(méi)有明確管理要求，也缺乏統(tǒng)一并且具有執(zhí)行力的制度[2]。這一問(wèn)題導(dǎo)致很多有價(jià)值的文書(shū)檔案無(wú)法得到應(yīng)有的重視，降低了文書(shū)檔案收集、管理的效率，同時(shí)容易導(dǎo)致文書(shū)檔案的完整性缺失。

2.4 文書(shū)檔案管理工作未得到足夠重視

在大多數(shù)醫(yī)院?jiǎn)挝恢?，文?shū)檔案管理工作通常都不是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)監(jiān)督的內(nèi)容，在很多醫(yī)院中不受重視的問(wèn)題已經(jīng)成為普遍現(xiàn)象。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為自己既然不屬于這一系統(tǒng)，就無(wú)需“多管閑事”；而有些領(lǐng)導(dǎo)則認(rèn)為文書(shū)檔案工作不重要，自己應(yīng)將更多的精力用在對(duì)醫(yī)院服務(wù)水平和業(yè)務(wù)水平的提升方面。在領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視的情況下，下級(jí)管理人員直到工作人員都會(huì)存在輕視文書(shū)檔案工作的現(xiàn)象。

3 提升文書(shū)檔案管理工作的策略

3.1 重視文書(shū)工作與檔案工作之間的銜接規(guī)范

文書(shū)檔案的管理工作中，文件質(zhì)量和檔案的質(zhì)量關(guān)系密切，因此應(yīng)重視文書(shū)與檔案工作之間良好的銜接效果，從而提升文書(shū)檔案的質(zhì)量和工作水平。首先，文書(shū)人員應(yīng)做好對(duì)文書(shū)材料的立卷和歸檔工作，在對(duì)文件的處理過(guò)程中，需要同時(shí)計(jì)劃好歸檔工作，以實(shí)現(xiàn)一體化思維，把好文件材料的質(zhì)量關(guān)[3]。其次，對(duì)文件的處理工作需要做到及時(shí)并準(zhǔn)確，及時(shí)登記所有收發(fā)的文件，一旦發(fā)現(xiàn)缺失，應(yīng)立即處理。最后，需要加強(qiáng)對(duì)文件的立卷工作，這也是文書(shū)工作接近尾聲的重要內(nèi)容，檔案管理工作自此開(kāi)始，因此是文書(shū)檔案兩項(xiàng)工作最重要的銜接點(diǎn)。

3.2 加強(qiáng)不同部門(mén)之間的文書(shū)檔案工作合作

提升文書(shū)檔案的收集效率有助于提升文書(shū)檔案工作的整體效率，并且保證文書(shū)檔案工作的質(zhì)量。因此應(yīng)加強(qiáng)不同部門(mén)之間的互動(dòng)合作，文書(shū)檔案管理工作人員向醫(yī)院各部門(mén)傳達(dá)檔案管理工作的重要性，并且深入各部門(mén)主動(dòng)了解其信息，掌握最新材料，以不斷優(yōu)化文書(shū)檔案管理工作[4]。應(yīng)加強(qiáng)文書(shū)檔案部門(mén)和醫(yī)院其它各部門(mén)之間的積極協(xié)調(diào)與溝通工作，確保能夠順利地收集文書(shū)檔案資料。在整理文書(shū)檔案的過(guò)程中，應(yīng)重視對(duì)醫(yī)院歷史和現(xiàn)狀展現(xiàn)的檔案整理，為醫(yī)院進(jìn)一步發(fā)展提供重要基礎(chǔ)，為醫(yī)院各部門(mén)實(shí)際工作提供必要的、有價(jià)值的參考信息。另外，文書(shū)檔案部門(mén)應(yīng)充分適應(yīng)時(shí)代發(fā)展，保證相關(guān)工作有序、高效的開(kāi)展，促進(jìn)文書(shū)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)不同醫(yī)院之間的文書(shū)檔案工作學(xué)習(xí)

實(shí)踐是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)的重要基礎(chǔ)，醫(yī)院文書(shū)檔案的管理工作也不是在封閉環(huán)境下就能完成的，彼此之間需要足夠的交流及學(xué)習(xí)，不同醫(yī)院之間應(yīng)展開(kāi)積極合作與交流，互相交換經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步。文書(shū)檔案管理人員應(yīng)以3個(gè)方面的提升為基本要求：①自我學(xué)習(xí)提升；②多參加院內(nèi)學(xué)習(xí)交流活動(dòng)；③積極同其它醫(yī)院的同職位工作人員交流。

3.4 建立健全完善的文書(shū)檔案管理體系與制度

隨著技術(shù)水平和人們認(rèn)知能力的不斷提高，醫(yī)院文書(shū)檔案的管理手段也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)不斷提升，因此醫(yī)院需要不斷完善文書(shū)檔案的管理體系。健全的規(guī)章制度是保障文書(shū)檔案管理工作質(zhì)量的重要前提，通過(guò)完善規(guī)章制度的方式，明確所有管理人員的相應(yīng)職能，對(duì)醫(yī)院不同部門(mén)和不同載體的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，同步檔案管理和業(yè)務(wù)考核體系[5]。醫(yī)院應(yīng)建立具有科學(xué)性的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，健全文書(shū)檔案管理的相關(guān)制度，保證文書(shū)檔案管理工作有序、高效、準(zhǔn)確地進(jìn)行。醫(yī)院可以根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，綜合自身實(shí)際情況，建立健全自己的文書(shū)檔案管理制度，明確文書(shū)檔案管理部門(mén)各崗位工作人員的具體職責(zé)，同時(shí)明確獎(jiǎng)懲措施，保證嚴(yán)格執(zhí)行使所有文書(shū)檔案的管理都能做到有章可循，通過(guò)明確而嚴(yán)格的制度約束工作人員的態(tài)度和行為[6]。

3.5 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)重視并提升管理人員培訓(xùn)水平

領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)應(yīng)積極主動(dòng)地加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理的宣傳工作，通過(guò)多種途徑和方式，宣傳文書(shū)檔案管理的重要性，自上而下地加強(qiáng)管理理念和意識(shí)[7]。另外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，提升醫(yī)院各級(jí)干部和職工的文書(shū)檔案管理意識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)首先認(rèn)可文書(shū)檔案管理工作的重要意義，然后將精神傳達(dá)至基層，才能起到上行下效的效果。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將文書(shū)檔案管理工作視為醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容，狠抓落實(shí)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，充分與兄弟單位進(jìn)行交流與協(xié)作，從各個(gè)層面提升管理人員對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提高管理人員的能力和素養(yǎng)，推動(dòng)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作不斷發(fā)展前行[8]。

4 結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性和長(zhǎng)期性，想要全面提升并完善文書(shū)檔案管理工作并非易事。就目前醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題，此次研究均提出了針對(duì)性的解決方案，希望通過(guò)這一研究，充分加強(qiáng)醫(yī)院文書(shū)檔案整體管理水平，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的動(dòng)力。

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The Existing Problems and Countermeasures in Hospital Document and Archives Management

LU Ya-ming
Department of Personnel Organization,Jinan First People’s Hospital,Jinan,Shandong Province,250011 China

The document archives management is an important part of the hospital archives management,and it can be regarded as the important foundation and guarantee for the normal development of hospital work.At present,there are still some problems in the hospital archives management work,including ineffective cohesion and coordination of departments,inadequate standard system and insufficient attention of the leadership.Some improvement strategies have been put forward in order to solve the above problems.

Hospital document and archives management;Problems;Countermeasures

R197

A

1672-5654（2017）09（a）-0019-02

2017-06-09）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.25.019

鹿亞明（1964-），女，山東濟(jì)南人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。