試論不相容崗位分離制度和授權(quán)審批制度的意義

閔紅琴

【摘 要】我國在多年前已經(jīng)開始了企業(yè)內(nèi)部控制體系的建設(shè)，建立和實施一套統(tǒng)一、高質(zhì)量的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系，有利于提高企業(yè)的管理水平和風險意識，保障企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，促進我國企業(yè)進入國際市場、參與國際競爭。而不相容崗位分離制度和授權(quán)審批制度貫穿于企業(yè)各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動和管理活動，對于實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)目標有著重要的現(xiàn)實意義。本文通過分析付款憑單在企業(yè)各部門的流轉(zhuǎn)路線，闡明不相容崗位分離制度和授權(quán)審批制度實施不力可能導致企業(yè)管理和經(jīng)營面臨的風險，并提出了完善措施建議。

【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制；付款憑單；企業(yè)風險；不相容崗位；授權(quán)審批

一、理論概述

1.付款憑單格式及流程

如圖1所示，付款憑單是一種授權(quán)付款的憑證，主要針對企業(yè)購買商品、勞務(wù)、資產(chǎn)而產(chǎn)生的付款事項的支付憑證，它既是現(xiàn)金和銀行支付業(yè)務(wù)的書面證明，也是對企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的管理和控制。業(yè)務(wù)辦理過程中，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員根據(jù)審核無誤的發(fā)票、相關(guān)合同、入庫單等原始憑證，填寫業(yè)務(wù)內(nèi)容、申請金額等項目并在付款憑單上簽字確認，再交由部門主管審核；部門主管在完成稽核工作后確認簽字并交由財會部門、分管經(jīng)理、總經(jīng)理等各職能部門稽核確認、審批；最后將經(jīng)審核—確認—批準的付款憑單交會計部門負責應(yīng)付賬款的工作人員按付款先后順序保管并處理付款事宜。付款憑單的流轉(zhuǎn)過程，不是一個簡單的簽字過程，而是一個確認的過程，該確認過程以稽核工作為基礎(chǔ)，是一個權(quán)責分明、各司其職、相互監(jiān)督的過程，是企業(yè)內(nèi)部不相容崗位分離制度和授權(quán)審批制度執(zhí)行和落實的過程。

2.不相容崗位分離控制和授權(quán)審批控制的重要意義

不相容崗位分離控制和授權(quán)審批控制的落實與否、落實程度直接影響了企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、提高經(jīng)營效率和效果等內(nèi)部控制目標的實現(xiàn)。所謂不相容職務(wù)是指一項業(yè)務(wù)或一個項目從計劃、評估到?jīng)Q策、實施等環(huán)節(jié)悉數(shù)由一人擔任，容易發(fā)生錯誤和舞弊行為，而這些錯誤和舞弊行為卻不容易被發(fā)現(xiàn)的職務(wù)。如：授權(quán)批準與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與稽核檢查等，貫穿在企業(yè)業(yè)務(wù)層面的銷售業(yè)務(wù)控制、采購業(yè)務(wù)控制、資金活動控制等各個環(huán)節(jié)。企業(yè)通過明確不相容崗位及各崗位的職責權(quán)限，按照規(guī)定權(quán)限授權(quán)審批企業(yè)包括日常經(jīng)營管理、投資融資活動等經(jīng)濟業(yè)務(wù)，使不相容崗位之間相互監(jiān)督、相互制約。

二、不相容崗位分離制度和授權(quán)審批制度執(zhí)行不力帶來的風險

在我國企業(yè)經(jīng)營者往往認為內(nèi)部控制就是會計控制或企業(yè)的規(guī)章制度、操作規(guī)定，沒有從企業(yè)整個經(jīng)營管理和風險防范的角度宏觀地認識內(nèi)部控制，更有甚者根本沒有內(nèi)部控制的觀念，還停留在家長作風，一者為大的階段。而企業(yè)一般管理者或員工則認為實施企業(yè)內(nèi)部控制是企業(yè)行為，由專門的部門管理和實施，與自已沒有什么關(guān)系。特別是看到一些領(lǐng)導沒有按照內(nèi)控有關(guān)制度辦事時，也就沒有動力主動執(zhí)行內(nèi)部控制相關(guān)規(guī)定，在業(yè)務(wù)辦理中對于需要投入時間和精力進行深入了解、分析、核實的項目只是敷衍了事，認為只是走個形式，簽個字而已，而不會積極地執(zhí)行不相容崗位分離控制、授權(quán)審批控制等內(nèi)控制度?，F(xiàn)有企業(yè)經(jīng)營管理和業(yè)務(wù)活動中，不相容崗位分離制度和授權(quán)審批制度的執(zhí)行不力，往往會給企業(yè)帶來一定的管理風險和經(jīng)營風險。具體為：

1.銷售合同管理、客戶信用管理及款項回收管理存在風險

銷售合同的簽訂、客戶信用調(diào)查、收款等環(huán)節(jié)沒有進行相關(guān)崗位分離和授權(quán)審批，可能會造成銷售過程的舞弊行為，如經(jīng)辦人明明已知道客戶經(jīng)營不善，資金緊張，還是為了個人的不當利益將商品賣給對方，簽訂沒有明確對方付款期限、結(jié)算方式等條款的合同，導致企業(yè)無法收回貨款，甚至遭到欺詐；銷售經(jīng)辦與發(fā)票開具及款項的收回與確認不分離可能造成業(yè)務(wù)員為完成考核指標獲取獎勵而虛開發(fā)票，虛增收入；而應(yīng)收賬款壞賬的計提、審批、核銷不分離會使虛開的收入以企業(yè)壞賬的形式計入企業(yè)成本，造成企業(yè)經(jīng)濟利益受損。

2.采購計劃、合同簽訂及貨物驗收存在風險

采購計劃申請與審批職務(wù)不分離，由采購部門直接采購貨物，可能所采購的貨物或商品不能滿足生產(chǎn)部門和倉儲部門對材料規(guī)格、數(shù)量的要求，造成物資的浪費，而生產(chǎn)卻因所需的材料沒能及時供應(yīng)而受到影響；合同的擬訂與審核崗位不分離，就可能無法對合同標的的金額、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、付款期限等條款進行有效的控制，可能使企業(yè)面臨以高價采購低質(zhì)量材料的局面，造成資金浪費，影響公司產(chǎn)品質(zhì)量和企業(yè)聲譽；采購驗收與倉庫記錄崗位不分離，可能造成物資或庫存流失，形成企業(yè)資產(chǎn)損失。

3.投資項目與籌資項目方案擬訂、項目收益及成本支出存在風險

投資項目的方案擬定、可行性研究與評估及投資的決策、執(zhí)行不分離，可能引起資金使用效益低下。如出租營運企業(yè)在作出增加投放營運車輛的決策前，如不對區(qū)域內(nèi)出租車駕駛員的營業(yè)收入、行駛里程等營運指標進行調(diào)查分析，評估新增車輛對現(xiàn)有市場的影響，就可能影響駕駛員的收入，增加駕駛員的工作時間和勞動強度；同時，在選擇營運車輛車型方面如不考慮出租車較家庭用車行駛公里數(shù)高、車內(nèi)空間要求特別是行李箱空間大的特點選擇適合出租車營運的車輛時，可能會造成營運車輛提前報廢、影響乘客選擇本公司出租車作為交通工具的積極性。如盲目作出新投放營運車輛的決策，可能造成企業(yè)總收入和利潤上升，但單車收入和利潤卻被攤薄，投資回報率降低的局面；投資績效評估與執(zhí)行崗位不分離可能造成投資績效考評失真。同樣在籌資活動中的籌資方案擬訂與決策、籌資合同的審批與訂立等相關(guān)崗位不分離，可能會對籌資方案的可行性、籌資規(guī)模的合理性、籌資方式的科學性缺乏客觀的認識，從而增加了企業(yè)的財務(wù)成本和償債壓力。

三、加強內(nèi)部控制不相容崗位分離控制和授權(quán)審批控制的建議

針對企業(yè)因不相容崗位分離控制和授權(quán)審批控制帶來的風險，提出如下幾點建議：

1.注重銷售定價、客戶、合同及收款環(huán)節(jié)的管理

首先，企業(yè)應(yīng)安排專人對企業(yè)自身產(chǎn)品的市場占有率、銷售增長率等指標進行定期、環(huán)期分析，選擇標桿企業(yè)同類產(chǎn)品進行價格、質(zhì)量等因素的比較，在保證產(chǎn)品質(zhì)量的同時合理確定銷售價格，制訂適合企業(yè)發(fā)展的經(jīng)營戰(zhàn)略。其次，應(yīng)與常規(guī)客戶保持經(jīng)常聯(lián)絡(luò)，加強與客戶的交流，建立客戶資信庫，對于新增的客戶做好資信調(diào)查，及時掌握客戶的動態(tài)。第三，合同的擬訂以《合同法》為依據(jù)，本著公平、公正、合理的原則，合同條款需明確產(chǎn)品規(guī)格、產(chǎn)品數(shù)量、銷售價格、結(jié)算方式和雙方的權(quán)利和義務(wù)、違約責任等，審批人員應(yīng)當結(jié)合企業(yè)對產(chǎn)品市場價格、客戶資信等信息對銷售合同草案進行嚴格審核。第四，對于應(yīng)收賬款，分別由銷售部門、財務(wù)部門負責催收和結(jié)算工作，并做好催收記錄和收款記錄，及時核對、核銷應(yīng)收款項。對于無法收回的應(yīng)收款項應(yīng)當由銷售部、財會部、審計部等部門聯(lián)合調(diào)查分析原因，明確責任，并嚴格履行審批程序。最后，企業(yè)應(yīng)當嚴格按照《發(fā)票管理規(guī)定》辦理發(fā)票的領(lǐng)用、開具、作廢、紅字沖銷等，指定專人掌握發(fā)票使用情況并及時盤點發(fā)票結(jié)存數(shù)量。

2.加強采購計劃、合同、貨物驗收工作的管理

（1）企業(yè)的采購業(yè)務(wù)需要采購部、生產(chǎn)部、倉庫等部門共同參與，由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃向倉庫提出材料領(lǐng)用申請；倉庫部門根據(jù)生產(chǎn)部提交的材料領(lǐng)用清單，結(jié)合庫存實際情況向采購部提交采購清單；采購部根據(jù)市場情況，提交采購申請，申請中列明材料規(guī)格、價格、數(shù)量、供應(yīng)商名單、采購方式等項目，采購計劃的制訂和申請需按職責權(quán)限和審批程序進行。（2）企業(yè)有必要安排專人對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量、價格等與行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)進行比較，列出供應(yīng)商優(yōu)先名單。（3）采購合同的擬訂、簽訂需要按照已明確的各部門職責權(quán)限進行審批，采購合同需明確雙方權(quán)利和義務(wù)、違約責任等。（4）材料或貨物的驗收是采購活動的最后環(huán)節(jié)，也是最重要的一步。企業(yè)應(yīng)安排專門人員嚴格按照采購申請清單，對材料或貨物的規(guī)格、品質(zhì)等進行把關(guān)，對于不合格的材料或貨物按規(guī)定辦理退貨手續(xù)。（5）企業(yè)需分別設(shè)置貨物保管人員和記錄人員，并要求及時進行盤點核對，做到賬實相符、賬賬相符。

3.關(guān)注項目的可行性及資金的使用效率

（1）投資活動是企業(yè)在日常經(jīng)營活動之外據(jù)以增加企業(yè)收益的經(jīng)濟活動，企業(yè)應(yīng)當嚴格按照規(guī)定的權(quán)限和程序?qū)徟?，加強投資方案所涉及領(lǐng)域的政策、行業(yè)前景、經(jīng)營效果等因素綜合評估，關(guān)注投資項目的資金來源、風險與收益，不盲目跟風。（2）企業(yè)須根據(jù)籌資戰(zhàn)略目標和規(guī)劃，擬訂籌資方案，并對籌資方案進行可行性論證，出具可行性研究報告，如出租營運企業(yè)車輛更新項目籌資，需根據(jù)更新車輛數(shù)及單車價格計算資金量，運用科學的方法測算外部融資需要量，嚴格按規(guī)定權(quán)限和程序籌集資金；根據(jù)籌資規(guī)模、籌資成本、償還能力等確定債務(wù)融資、股權(quán)融資、混合融資等融資方式等；企業(yè)應(yīng)當嚴格按照籌資方案確定的用途使用資金，指定專門機構(gòu)或?qū)Ｈ藢λI資金的使用規(guī)模、方向進行跟蹤管理。

不相容崗位分離控制和授權(quán)審批控制只是內(nèi)部控制活動的一個組成部分，以付款憑單為載體體現(xiàn)著作為企業(yè)內(nèi)部控制體系一葉的必要性、重要性。隨著我國社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展和中央關(guān)于“一帶一路”建設(shè)的逐步推進，我國企業(yè)參與國際競爭的步伐也在不斷加快?！爸袊圃臁辈辉偈莾r廉質(zhì)次的代名稱，更多高科技領(lǐng)域時時有中國企業(yè)的身影。企業(yè)要躋身世界經(jīng)濟領(lǐng)域，必須從企業(yè)層面、業(yè)務(wù)層面落實企業(yè)內(nèi)部控制活動，加強和完善企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)，才能提高企業(yè)管理水平，參與國際競爭。

參考文獻：

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