當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的困境及改進(jìn)對(duì)策

李沖 孫素梅

摘 要：近年來(lái)，我國(guó)醫(yī)療飛速發(fā)展，其中一個(gè)亟需整改的環(huán)節(jié)便是醫(yī)院管理，而該環(huán)節(jié)的核心與關(guān)鍵為檔案管理，其管理及應(yīng)用效率密切關(guān)聯(lián)醫(yī)院整體管理水平。在本文中，分析了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的困境，并提出相關(guān)改進(jìn)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 困境 對(duì)策

引 言

在醫(yī)院中，它自身的發(fā)展歷程被詳細(xì)記錄在管理檔案中。憑借當(dāng)前的管理檔案，可以了解這家醫(yī)院所達(dá)到的醫(yī)療水平，并且可一次為依據(jù)，制定與之相符的發(fā)展規(guī)劃，基于此提升其醫(yī)療及管理水平。總之，對(duì)于醫(yī)院而言，當(dāng)前的管理檔案是其發(fā)展不可或缺的資源。

1當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的困境

1.1醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)有待強(qiáng)化自身檔案管理意識(shí)

在很多醫(yī)院中，對(duì)于當(dāng)前的管理檔案，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者并且正確、清晰認(rèn)知其重要性，仍舊存在重視業(yè)務(wù)而忽略檔案的現(xiàn)象。目前，為數(shù)較多的醫(yī)院在主觀上輕視檔案管理，在其認(rèn)知中檔案管理這項(xiàng)工作比較簡(jiǎn)單，并不具備較強(qiáng)技術(shù)性，在需找資料時(shí)僅需將與當(dāng)事人有關(guān)的資料找出來(lái)即可，其中的部分領(lǐng)導(dǎo)者認(rèn)為該工作缺乏利用價(jià)值，在醫(yī)院進(jìn)步發(fā)展過程中無(wú)足輕重，不必加大檔案建設(shè)的強(qiáng)度，對(duì)于醫(yī)療水平提升與科研教學(xué)等方面管理檔案的作用十分輕視。只有少數(shù)情況下，領(lǐng)導(dǎo)層才會(huì)考慮將檔案管理作為醫(yī)院的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，通常并不會(huì)納入到醫(yī)院年度計(jì)劃中，在醫(yī)院安排中也難以看到這部分內(nèi)容。

1.2在檔案管理資源方面投入過少，對(duì)現(xiàn)代管理方式缺乏有效應(yīng)用

當(dāng)前，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈，大多醫(yī)院為在其中占據(jù)有利地位，在現(xiàn)代化醫(yī)療設(shè)備購(gòu)買方面投入更多資金，提升醫(yī)務(wù)工作者醫(yī)療素質(zhì)和能力，加強(qiáng)醫(yī)院基建等，但并未對(duì)檔案管理建設(shè)做到足夠重視。在安排醫(yī)院預(yù)算時(shí)，往往都缺乏檔案工作專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，對(duì)于信息化資金，在安排過程中，并未安排其所需平臺(tái)及設(shè)備。很多時(shí)候醫(yī)院都會(huì)將醫(yī)療用房欠缺作為理由，縮減檔案用房，部分醫(yī)院改建一般房屋，將其用作檔案庫(kù)，達(dá)不到檔案保管要求，甚至存在檔案管理設(shè)施落后及有待完善的現(xiàn)象，對(duì)檔案資源產(chǎn)生較大影響，導(dǎo)致其遭受損失，無(wú)法發(fā)揮檔案作用，制約其發(fā)展。在部分醫(yī)院中，合并檔案室與倉(cāng)庫(kù)，還有些醫(yī)院在地下室中堆放檔案，而其環(huán)境十分潮濕，極易導(dǎo)致卷宗發(fā)霉，時(shí)間一長(zhǎng)必定會(huì)損壞案卷，甚至無(wú)法復(fù)原。除此之外，對(duì)于檔案管理工作的信息化，醫(yī)院仍舊有待重視，和醫(yī)療業(yè)務(wù)難以實(shí)現(xiàn)發(fā)展同步，并且有其具體體現(xiàn)。其一，檔案管理尚且停留于手工層面，不利于檔案的發(fā)展與應(yīng)用等，不能與現(xiàn)代社會(huì)同步發(fā)展。其二，部分醫(yī)院的文件歸檔目前仍舊處于紙質(zhì)狀態(tài)，并未建立電子檔案。

1.3未在第一時(shí)間移交和收集檔案材料

根據(jù)關(guān)于醫(yī)院檔案管理工作的相關(guān)規(guī)定和要求，對(duì)于承擔(dān)檔案材料形成工作的相關(guān)職能部門而言，在結(jié)束材料辦理的第二年首個(gè)季度，必須在要求的歸檔時(shí)間，基于歸檔質(zhì)量達(dá)標(biāo)，將檔案移交到檔案室中。但是當(dāng)下部分醫(yī)院并未做好這項(xiàng)工作，將檔案材料散落在有關(guān)職能部門中，尚待進(jìn)行統(tǒng)一管理以及形成明確的材料目錄，對(duì)材料查詢與應(yīng)用產(chǎn)生巨大限制作用。

2當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)對(duì)策

2.1同時(shí)從多角度入手強(qiáng)化醫(yī)院管理層及全體工作人員的檔案意識(shí)

醫(yī)院管理者及全體工作人員都應(yīng)正確、清晰認(rèn)知檔案管理對(duì)醫(yī)院進(jìn)步發(fā)展的重要性，明確這項(xiàng)工作密切關(guān)聯(lián)自身工作及生活，從而為其提供重要支持，且積極參與。部分鮮活事件可突出 這項(xiàng)工作的重要性，相關(guān)檔案管理者需要將其上報(bào)單位，利用各種形式積極宣傳該工作體現(xiàn)于醫(yī)院管理中的價(jià)值與意義，不斷提高醫(yī)院管理層及員工的重視程度。此外，對(duì)于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)該在醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃中納入檔案管理，并將其作為一個(gè)重點(diǎn)。

2.2增加投資，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

在醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)開展過程中，許多電子病歷及音像資料等出現(xiàn)，大大增加業(yè)務(wù)量，在人財(cái)物各方面，傳統(tǒng)管理方式都造成嚴(yán)重浪費(fèi)現(xiàn)象，并沒有同步于時(shí)代發(fā)展。所以，在醫(yī)院中，對(duì)于其檔案管理，現(xiàn)代化管理方式已成為其必然趨勢(shì)，可在醫(yī)院自動(dòng)化辦公平臺(tái)上添加檔案收集等內(nèi)容。醫(yī)院應(yīng)以實(shí)際情況為依據(jù)，增加檔案工作投資，將多種先進(jìn)技術(shù)與設(shè)施引入到醫(yī)院中，積極改進(jìn)與完善各種問題與漏洞，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，有效強(qiáng)化管理效率[1]。

2.3科學(xué)有效開展日常檔案材料收集工作，使其貫徹落實(shí)到檔案管理全過程

不僅應(yīng)建立健全收集平臺(tái)，還應(yīng)針對(duì)檔案材料，完善其移交轉(zhuǎn)遞制度。以本部門需歸檔材料具體情況為依據(jù)，利用科學(xué)合理的制度，確保形成檔案材料的相關(guān)部門在第一時(shí)間實(shí)現(xiàn)移交歸檔[2]。對(duì)于不同類型的材料，必須明確其形成部門與移交歸檔在時(shí)間上的具體要求及職責(zé)等，不斷督促相關(guān)部門，保證它們可以根據(jù)實(shí)際要求與標(biāo)準(zhǔn)，在第二年首個(gè)季度完成檔案移交歸檔。

2.4完善檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理行為規(guī)范

通過檔案管理制度的完善，可以使檔案管理隨意性有一定程度的降低，確保其這項(xiàng)工作的規(guī)范性[3]。其一，相關(guān)檔案管理者應(yīng)根據(jù)具體法規(guī)，并與自身實(shí)際情況相結(jié)合，健全多項(xiàng)規(guī)章制度，且科學(xué)合理制定所有環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。另外，對(duì)醫(yī)院的所有科室都提出相應(yīng)要求，必須配備一名兼職檔案管理者，在縱向上與檔案室人員相對(duì)接，在每一科室落實(shí)崗位責(zé)任制，有效避免推諉等現(xiàn)象的出現(xiàn)，醫(yī)院在每個(gè)年度都要派遣某些科室檔案管理者參與到業(yè)務(wù)培訓(xùn)中。其二，院辦應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)督，不斷開展檢查工作，一旦發(fā)現(xiàn)違反規(guī)定與制度的行為，必須在第一時(shí)間進(jìn)行懲處，同樣對(duì)于表現(xiàn)良好管理人員應(yīng)及時(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)，由此在最大程度上調(diào)動(dòng)職工積極性和主動(dòng)性，激發(fā)其工作熱情，從而為檔案管理提供較大便利[4]。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理仍舊存在較多問題，面臨較大困境，必須不斷提高醫(yī)院管理層及全體工作人員的認(rèn)知與重視程度，利用多種現(xiàn)代化管理手段加以改善，由此提高醫(yī)院整體管理水平，進(jìn)一步推動(dòng)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的健康長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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