規(guī)范我院基建工程檔案管理工作的思考

王 京

（中日友好醫(yī)院 基建處，北京 100029）

規(guī)范我院基建工程檔案管理工作的思考

王 京

（中日友好醫(yī)院 基建處，北京 100029）

中日友好醫(yī)院1984年建院發(fā)展到現(xiàn)在擁有3個院區(qū)（本部、西區(qū)、北區(qū)），院區(qū)規(guī)劃規(guī)模不斷壯大，醫(yī)院基建工程的歷史檔案在醫(yī)院的發(fā)展過程中發(fā)揮了重要的作用。何為基建工程檔案？基建工程檔案就是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計、施工和使用、維修活動中形成的技術(shù)檔案。正是因為檔案體現(xiàn)在基建工程的每個環(huán)節(jié)里，從工程立項、開工到驗收，整個施工過程的所有內(nèi)容均能涵蓋，與后期的使用、維修也都有著密切的聯(lián)系。所以，在進行檔案整理的時候要努力提高其完整性、規(guī)范性，但是在實際操作中，怎樣落實完整性、規(guī)范性是我們當前面臨的一個問題。鑒于此，本文對于規(guī)范基建工程檔案進行了一些思考。

1 規(guī)范醫(yī)院基建工程檔案的意義

（1）我院自1984年建院至今已30多年，隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，醫(yī)院的門診量、住院量等業(yè)務(wù)量不斷攀升，原有的醫(yī)療、業(yè)務(wù)用房也顯得日趨緊張，舊的規(guī)劃有些不符合新的政策要求，在改建原有用房的同時，也新建了諸如北區(qū)、手術(shù)樓、國際醫(yī)療門診樓等醫(yī)療用房。在這些工程建設(shè)中，基建工程檔案涉及到工程規(guī)劃、設(shè)計、施工、監(jiān)理建設(shè)單位、主管機關(guān)和其他相關(guān)部門，不僅具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價值性等特點，還具有它自己的特點：成套性、專業(yè)性、實用性。基建工程檔案真實記錄了醫(yī)院工程建設(shè)的全過程，客觀反映了各類建筑物、各種管線的規(guī)劃、設(shè)計、施工、竣工驗收、使用等方面的情況，完整詳細記載了醫(yī)院工程項目管理的全過程和工程實體的全貌，是醫(yī)院基本建設(shè)中形成的第一手資料，也是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的真實寫照。

（2）任何工程缺少了檔案，就缺少了使用和改造的依據(jù)，規(guī)范、準確的基建工程檔案是工程進行使用、管理、維修、改擴建的憑證和依據(jù)，也為今后的歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、醫(yī)院維權(quán)以及建筑科研等提供原始憑證[1]。例如2003年我院按照國家衛(wèi)生部的要求，全部變成“SARS”專病醫(yī)院，專門用于接收非典患者。但是，非典專病醫(yī)院從規(guī)模、病房隔離等要求來說與綜合醫(yī)院完全不同，并且需要在時間緊、任務(wù)重的情況下完成施工改造。這時，基建處資料室的原始技術(shù)檔案就發(fā)揮了重要作用，參照原有設(shè)計及施工圖紙，知道了哪里可以快速下手改造，哪里需要避開，資料室分類整理的圖紙讓工程師們迅速找到了通風豎井、排污管道等位置，為改造節(jié)約了時間。有了這些基建工程檔案作為參考，我院僅半個月就迅速完成了非典病房的改造，達到了北京市政府接收非典患者要求的標準。又例如2017年5月，朝陽區(qū)人民政府太陽宮地區(qū)辦事處給我院來函，希望查閱1981年前后中日友好醫(yī)院籌建時征地小黃莊大隊的相關(guān)批復文件以及有關(guān)拆遷款的帳載檔案，用于核實小黃莊撤隊清查資產(chǎn)作參考依據(jù)。所以，基建工程檔案不僅服務(wù)于昨天和今天，也將著眼于未來。

（3）醫(yī)院的基建工程檔案是一種特殊的、不可再生的信息資源，這些檔案既為醫(yī)院的建設(shè)、管理、改擴建服務(wù)，又為醫(yī)院的經(jīng)濟建設(shè)和醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展服務(wù)[1]。隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)量需求的不斷增大，近年來我院不斷地進行工程建設(shè)，查閱基建工程檔案不僅可以使工程少走彎路，提高工作效率，還可為工程圖紙設(shè)計提供參考，避免重復建設(shè)與投資，降低、節(jié)約基建成本。因此，基建工程檔案對推動醫(yī)院經(jīng)濟發(fā)展具有重要意義。

2 基建工程檔案容易存在的一些問題

2.1 基建工程檔案的不完整性

由于有些基建工程是比較大的項目，建設(shè)時間長、政府審批手續(xù)復雜，延續(xù)時間比較長，建設(shè)過程中涉及的單位多，從項目立項、開工、竣工等等，每個環(huán)節(jié)都會影響基建資料的收集、整理以及歸檔的效果。另外建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位的管理人員和工作人員如果不重視檔案工作也會影響基建工程檔案的質(zhì)量。同時，施工單位、監(jiān)理單位等檔案管理人員技術(shù)及業(yè)務(wù)水平的差異，也會出現(xiàn)基建工程資料缺失、移交不及時、不完整等問題。

2.2 加強基建工程檔案歸檔流程的系統(tǒng)性、規(guī)范性

嚴格遵守系統(tǒng)的基建檔案管理制度以及歸檔流程，對哪些文件需要永久保存、哪些資料需要暫時保存，必須有具體明確的要求和標準。基建檔案的管理人員憑自己的經(jīng)驗來確定哪些資料應該何如歸檔，缺乏系統(tǒng)性、規(guī)范性，以至于有些檔案查找起來比較困難，影響了工作效率。

3 規(guī)范基建工程檔案

3.1 完善基建工程檔案管理制度

在不斷完善《中日友好醫(yī)院基建管理辦法》的同時，要把強化基建工程檔案管理工作納入其中。在日常工作中不斷地摸索方法，制定一套行之有效的管理制度，加強對基建工程檔案的有效管理，強化流程管理。從開始的資料收集、分類、范圍、歸檔要求、保存時間、借閱流程等方面考慮，通過制度來規(guī)范行動，明確工程檔案的收集內(nèi)容和范圍，確保基建工程檔案的完整性和真實性。例如立項批復文件、結(jié)構(gòu)、土建、水電安裝等工程設(shè)計文件、工程招投標文件、監(jiān)理現(xiàn)場管理文件、竣工報告以及財務(wù)文件都應在第一時間收集到位，并妥善保存，土建、水電、消防、信息聯(lián)網(wǎng)、醫(yī)療用氣等應分類收集，整理入檔[2]。

3.2 精準管理

從基建立項申報起，就應設(shè)立專門的人員對該工程項目的相關(guān)材料進行統(tǒng)一管理和整理。從立項、開工、竣工等各個環(huán)節(jié)專人負責，通過對基建工程檔案的追蹤管理，提高基建工程檔案資料的完整性，避免檔案的缺失、歸檔不及時等問題發(fā)生。因此，在工程項目進展的不同環(huán)節(jié)，要通過專門的檔案歸檔人員對資料進行實時跟蹤，及時整理檔案材料，這樣能保證檔案的完整歸檔。

3.3 符合國家有關(guān)法律法規(guī)，使歸檔基建工程文件材料規(guī)范化

結(jié)合國家頒布的《建設(shè)工程文件整理規(guī)范》（GB/T50328—2001）及住建部頒布的《城鎮(zhèn)基建工程施工及驗收規(guī)范》（CJJ33—2005）、《城鎮(zhèn)基建室內(nèi)工程施工與質(zhì)量驗收規(guī)范》（CJJ94—2009）的標準要求，在工程竣工驗收時，整理檢查歸檔的基建工程文件內(nèi)容真實、齊全、系統(tǒng)。只有歸檔的文件質(zhì)量符合要求，才能為日后檔案利用提供準確、完整的原始資料[3]。

3.4 采取合同約束機制

明確需移交的基建工程檔案材料的數(shù)量、套數(shù)、歸檔時間和質(zhì)量要求等事項，并規(guī)定一定百分比的工程款作為基建工程檔案歸檔的預備金，不提交齊全的基建工程檔案者不能付款，以便有效地控制、監(jiān)督、檢查基建工程檔案的質(zhì)量，確?；üこ虣n案可以“點滴歸公”。

3.5 加強對檔案管理人員及施工單位資料保管員的必要培訓

積極鼓勵檔案管理人員參加上級單位舉辦的檔案管理學習班、培訓班，提高基建檔案管理人員對工程檔案管理重要性的認識，了解工程檔案歸檔的相關(guān)新政策。施工單位應積極配合建設(shè)單位，提高全員的歸檔意識，這樣才能保證工程檔案材料的完整性。

3.6 推進工程檔案管理的信息化建設(shè)

在當今互聯(lián)網(wǎng)+的時代，醫(yī)院的信息化建設(shè)高速發(fā)展，基建工程檔案，也應該朝著數(shù)字化、信息化的方向邁進，方便查閱和使用。在2009年，已將我院部分檔案制作成了電子檔案，今后也應加快將工程檔案數(shù)字化，形成計算機軟件形式的文獻信息供相關(guān)部門使用，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)+時代的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化信息共享，提高工作效率。

基建工程檔案管理是一個瑣細、復雜的過程，對于醫(yī)院的長遠發(fā)展和科學規(guī)劃具有重要意義。因此，加強對基建資料的收集管理，并將有關(guān)部門手中與基建工程相關(guān)的資料及時交接、及時匯總，確?；üこ虣n案管理工作符合國家規(guī)定。

{1} 張敏芝，唐純茜.淺析醫(yī)院基建檔案管理工作的重要性[J].基層醫(yī)學論壇，2013，17（7）：939-949.

[2]余斌.對醫(yī)院基建改造工程檔案管理的思考 [J].蘭臺世界，2013，10：108.

[3]沈文萍.基建工程檔案管理的思路和方法研究[J].科技資訊，2011，26：150-151.

2017-05-05

2017-06-07