企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)路徑研究

文/陜西華達(dá)科技股份有限公司 董軍莉

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的信息化時(shí)代，企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)能夠有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提高。另外，還對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生有利影響。然而，我國企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平較低，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，管理者對于企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)缺少相應(yīng)的重視。除此之外，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)還存在著設(shè)備落后以及缺乏專業(yè)管理人才等狀況。在這種情況下，企業(yè)應(yīng)建立健全內(nèi)部管理機(jī)制，對管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，還要做好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作。企業(yè)檔案管理信息化是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，企業(yè)要科學(xué)有效地加快檔案管理的信息化建設(shè)，從而使企業(yè)在激烈復(fù)雜的市場環(huán)境中具有更大優(yōu)勢。

一、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

（一）有助于提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。在2000年之后，我國對于各企業(yè)更加深入地進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)提出了更高的要求。各企業(yè)也逐漸加深了對于檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)能有效提高企業(yè)的管理水平，使企業(yè)在市場中更具競爭力，有助于企業(yè)的高效運(yùn)作和可持續(xù)發(fā)展。在依托現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上，我國企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)將以數(shù)字信息作為主要形式，通過充分挖掘企業(yè)的檔案信息資源，提高企業(yè)檔案管理的效率。企業(yè)檔案管理效率的提升會(huì)使整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作效率也相應(yīng)提升，從而有利于促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造更多的利潤。

（二）便于檔案的保存。作為企業(yè)運(yùn)作狀況的一個(gè)縮影，我國企業(yè)檔案能夠細(xì)致全面地呈現(xiàn)出企業(yè)的各種重要信息。重要信息的呈現(xiàn)形式以文字、圖表以及圖片為主，內(nèi)容主要為我國企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營以及人事調(diào)動(dòng)等狀況。然而，從傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式來看，企業(yè)檔案管理仍然以紙質(zhì)檔案為主。紙質(zhì)檔案的保存會(huì)受到溫度以及濕度等自然狀況的影響。除此之外，紙質(zhì)檔案的管理還會(huì)受到蟲蝕以及火災(zāi)等特殊狀況的挑戰(zhàn)，這些都對企業(yè)的檔案管理產(chǎn)生負(fù)面影響。企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)則可以避開以上種種不利因素，使檔案的保存更加方便。

（三）滿足企業(yè)對檔案管理的綜合需求。過去，企業(yè)對于檔案管理的需求比較單一，但在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，企業(yè)對于檔案管理的需求開始由單一轉(zhuǎn)向綜合。企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)有助于對企業(yè)的情報(bào)、文件以及圖書等進(jìn)行快速檢索。而面對日益錯(cuò)綜復(fù)雜的市場信息，企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)也有助于提高企業(yè)掌握信息以及處理信息的效率，使我國企業(yè)在激烈的市場競爭之中把握好發(fā)展的機(jī)會(huì)。

（四）有利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。在市場運(yùn)作加快、市場競爭日益激烈的大背景之下，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)早已成為不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。企業(yè)要想在市場競爭之中立于不敗之地，就必須要順應(yīng)這一趨勢，加快企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)。我國為激勵(lì)企業(yè)加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐，為企業(yè)從傳統(tǒng)的檔案管理模式向信息化建設(shè)提供了資金和法律保障。在這種狀況之下，企業(yè)能夠依托現(xiàn)代信息技術(shù)，通過國家政策的支持和保護(hù)，實(shí)現(xiàn)資源的共享，提高企業(yè)的檔案利用率，促進(jìn)我國企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

（一）發(fā)展速度較慢。自改革開放以來，我國企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)取得了較大進(jìn)步，但總體來說發(fā)展速度還較為緩慢。對于中小企業(yè)來說，檔案管理的信息化建設(shè)與大公司相比存在很大差距，民營企業(yè)也是如此。這種狀況的產(chǎn)生與決策者的理念緊密相關(guān)。某些中小企業(yè)和民營企業(yè)的老板對于企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)不夠重視，這在很大程度上對企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)產(chǎn)生了阻礙。另外，我國很多企業(yè)都未擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，制約了我國企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（二）信息化水平較低。檔案信息化管理的過程中需要科學(xué)準(zhǔn)則的指導(dǎo)，這樣才能保障企業(yè)檔案管理各項(xiàng)工作的有序進(jìn)行，然而，在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過程中，一人一機(jī)一室的模式難以滿足企業(yè)檔案的查找和應(yīng)用。很多重要的文檔只是被混亂地存放在電腦之中，并未經(jīng)過科學(xué)的分類和管理。這導(dǎo)致企業(yè)在搜索信息的過程中花費(fèi)的時(shí)間較多，查找效率低下。信息化水平的低下會(huì)直接導(dǎo)致企業(yè)資源的浪費(fèi)，造成不必要的損失。信息化水平較低也與企業(yè)管理制度的不完善緊密相關(guān)。相關(guān)人員應(yīng)做好計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)和軟件的融合工作，吸收過去的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，制定科學(xué)合理的信息化管理準(zhǔn)則，提升企業(yè)檔案管理的信息化水平。

（三）管理人員安全保密意識(shí)較差。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的同時(shí)也要承擔(dān)一部分安全風(fēng)險(xiǎn)。某些黑客的入侵會(huì)造成企業(yè)信息的泄露，管理人員的疏忽也會(huì)給企業(yè)帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)檔案之中保存著很多重要的企業(yè)信息，其中涉及商業(yè)機(jī)密以及關(guān)鍵數(shù)據(jù)，需要充分的安全保障。然而，我國企業(yè)的管理人員由于安全保密意識(shí)不強(qiáng)，使企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)存在漏洞，為企業(yè)信息管理的安全增加了隱患。除此之外，我國企業(yè)的檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，有很多員工并未經(jīng)過專業(yè)訓(xùn)練，也缺乏檔案管理的基本知識(shí)。另外，許多檔案管理人員受傳統(tǒng)檔案管理模式的影響，觀念較為落后，對新事物和高科技的接受能力較差。以上情況都容易導(dǎo)致企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)問題。

（四）檔案管理信息化設(shè)備比較落后。目前，我國很多企業(yè)的檔案管理信息化設(shè)備較為落后，且軟件設(shè)備和硬件設(shè)備的配套率較低。在許多企業(yè)之中，手工操作仍然是信息化管理的主要方式，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程受到阻礙。某些企業(yè)為加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐購買了較為先進(jìn)的設(shè)備，但對于設(shè)備的維護(hù)和管理工作還存在一定的漏洞?？傮w來說，設(shè)備的落后以及維護(hù)工作的缺失給企業(yè)檔案管理帶來較大風(fēng)險(xiǎn)，不利于檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

三、加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的合理策略

（一）提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。為促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的快速發(fā)展，提高企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)是很有必要的。在激烈的市場競爭之中，復(fù)合型的高素質(zhì)人才是企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中所需要的，僅掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)或者專業(yè)技術(shù)水平較低的檔案管理人員難以滿足企業(yè)發(fā)展的要求。在企業(yè)缺乏專業(yè)素養(yǎng)較高的檔案管理人員的狀況下，我國企業(yè)所擁有的各種資源優(yōu)勢及設(shè)備優(yōu)勢難以得到充分的發(fā)揮。因此，企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步加大資金投入，制定合理有效的人才培養(yǎng)的計(jì)劃，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。首先，從事企業(yè)檔案信息化管理的人才要熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)。其次，檔案管理人員還要對企業(yè)的發(fā)展理念、生產(chǎn)規(guī)劃、市場狀況以及國家法律法規(guī)有充分的了解。最后，企業(yè)檔案管理的員工還要具備一定的市場需求預(yù)測能力，為決策者出謀劃策，真正發(fā)揮檔案信息的導(dǎo)航作用。

（二）建立健全企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)。企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)是一個(gè)周期較長、難度較大的工程。在加快企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要管理部門和相關(guān)決策者的協(xié)同參與。只有企業(yè)內(nèi)部建立起一個(gè)較為完善的檔案管理機(jī)構(gòu)，才能對企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)起到直接有效的積極作用。要建立健全企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)，需要做好前期的籌備工作，對企業(yè)資金進(jìn)行規(guī)劃，還要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備。只有這樣，從企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，借鑒好的經(jīng)驗(yàn)，不斷反思和提升企業(yè)的管理水平。才能為加快企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)提供保障，才能促進(jìn)企業(yè)的更好發(fā)展。

（三）做好企業(yè)檔案的安全保障工作。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，隨著信息交流的迅速發(fā)展，不穩(wěn)定的因素也隨之增加。企業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的過程中，也承擔(dān)著一定程度的安全風(fēng)險(xiǎn)。在加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中，做好檔案的安全保障工作尤為重要。硬件設(shè)施方面，應(yīng)加強(qiáng)機(jī)房的監(jiān)控。在發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)問題以及線路發(fā)生老化時(shí)，管理人員要及時(shí)解決，盡快排除機(jī)房存在的安全隱患。為保障企業(yè)檔案管理的系統(tǒng)安全，應(yīng)建立統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)以及文檔管理中心。進(jìn)入企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的人員必須要進(jìn)行身份驗(yàn)證，非法用戶必須被嚴(yán)格阻擋在檔案管理的系統(tǒng)之外。除此之外，檔案管理人員也要提高網(wǎng)絡(luò)安全的維護(hù)意識(shí)，定期清理電腦病毒，防范木馬和黑客?？傊谄髽I(yè)檔案管理信息化建設(shè)加快的過程中，必須要做好企業(yè)檔案的安全保障工作，盡最大努力為公司檔案信息化管理創(chuàng)造安全的發(fā)展環(huán)境，保障公司利益。

（四）建設(shè)完善企業(yè)檔案管理的信息系統(tǒng)。建立完善企業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)對于企業(yè)進(jìn)行檔案管理來說是很有必要的。例如，在檔案記錄的過程中以及整理檔案的過程中，企業(yè)可以借助先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來提高檔案管理的水平、提升工作效率。要想建立完善企業(yè)檔案管理的信息系統(tǒng)，首先，應(yīng)該對信息系統(tǒng)及配套軟件進(jìn)行開發(fā)。在開發(fā)的過程中不僅要做好系統(tǒng)的安全工作，還要保障系統(tǒng)的信息容量。只有做好以上兩點(diǎn)工作，才能減少信息管理過程中的工作失誤，實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化。其次，要努力提升企業(yè)系統(tǒng)的信息處理能力，使企業(yè)系統(tǒng)能有效結(jié)合錄入的數(shù)據(jù)，按照規(guī)定流程對檔案信息進(jìn)行加工處理。最后，在建設(shè)完善企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的過程中還應(yīng)該注意，企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)要符合本企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，切實(shí)增強(qiáng)信息化系統(tǒng)的企業(yè)適應(yīng)性。

四、結(jié)語

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)有助于提高企業(yè)檔案查找以及檔案應(yīng)用效率的提高，對于企業(yè)效益的增加以及企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展具有重大意義。然而，我國企業(yè)在檔案管理信息化建設(shè)的過程中還存在著發(fā)展水平較慢、信息化程度低以及專業(yè)人才缺乏等問題。在今后的檔案管理信息化建設(shè)過程中，企業(yè)要從內(nèi)部入手，建立健全檔案管理的機(jī)制，建立統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)并加強(qiáng)監(jiān)督。另外，還要對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的技術(shù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，為企業(yè)檔案管理的信息系化建設(shè)注入活力。