基于人事檔案審核工作的思考

陳慰

【摘要】干部人事檔案是考察和了解干部的重要依據(jù)，是維護干部合法權益的重要憑證，是研究組織干部工作規(guī)律的重要史料，是黨和國家的寶貴財富。因此，做好干部人事檔案管理工作至關重要。認真做好檔案專項審核工作，才能確保人事檔案的準確性、完整性和可靠性。

【關鍵詞】干部人事檔案專項審核；發(fā)現(xiàn)問題；解決問題

為深入貫徹落實省質(zhì)監(jiān)局蘇質(zhì)監(jiān)黨發(fā)〔2015〕12號（關于印發(fā)《省質(zhì)監(jiān)局干部人事檔案專項審核工作實施方案》的通知）文件精神，根據(jù)省院工作部署，蘇州分院于2015年4月開始著手干部人事檔案專項審核工作，至目前為止已基本完成。在此期間，本人作為主管人事工作的分管領導，受省院人事部門委托，曾多次對其它多個分院的人事檔案進行了審核和抽查?，F(xiàn)結合本次審核工作，就如何做好人事檔案管理工作談一些做法和個人想法。

一、高度重視，組織實施

為做好本次專項審核工作，分院領導班子高度重視，制定了干部人事檔案專項審核工作方案，做到組織到位，分工明確，責任到人。采取兩人一組審核并由主管領導審定的方法進行。即先由檔案員初審、由檔案部門負責人復審，再由分管領導和相關專家審定，逐卷逐頁查問題，認真排查風險點。審檔人員經(jīng)相關部門專業(yè)培訓后，嚴格按照有關政策，本著尊重歷史、尊重事實的原則，重點審核了“三齡二歷一身份”等信息，以及檔案材料是否涂改造假、重要原始材料是否規(guī)范完整，是否存在以不實信息獲取利益等現(xiàn)象。審核完成后，對存在的問題進行了集中，再請有關專家進行確認并請示上級有關部門最終審定。

二、審核到位，完善補充

我們針對材料不齊全、不規(guī)范的，按規(guī)定進行補充或說明；干部重要信息記載不一致的，嚴格按照相關政策規(guī)定進行認定。根據(jù)認定結果，規(guī)范填寫，形成了每名干部的《干部任免審批表（檔案審核專用）》，認定有問題的，形成了《干部人事檔案專項審核認定表》，由所在單位黨組織進行反饋，與干部本人見面，進行簽字確認。對于干部職工信息認定有變動的，耐心向他們講清政策規(guī)定、利害關系和紀律要求，力爭消除誤解、打消顧慮。與此同時收集整理了學歷、學位材料、年度考核登記表、評聘專業(yè)技術職務材料、黨團材料、獎勵材料、工資材料、干部任免材料等進行歸檔整理。在本次專項審核中，本人共審核76名在職干部職工檔案，其中發(fā)現(xiàn)問題110處，收集、補充、整理入檔65份。材料整理入檔后，添加新的檔案目錄，再按省院要求定做最新檔案裝具，并全部進行了更換。我們還借此次檔案審核的契機，專門設置了人事檔案工作室，配備了專門的電腦等辦公設備，進一步提高了工作的規(guī)范化和管理效率，更進一步推進了干部檔案信息化進程。

三、慎重對待，解決問題

對于審核中出現(xiàn)的問題，我們嚴格按政策和文件規(guī)定，尊重歷史的原則，對出現(xiàn)較多的問題，我們是這么解決的：

1.鑒于有的干部檔案中記載出生日期的材料比較多，散見于各個類別的材料中，比如履歷、自傳、學歷學位、工資調(diào)整表、任免等材料，我們依據(jù)檔案里最早出現(xiàn)年齡的那份材料（一般是《入團志愿書》），同時還通過邏輯推理來核定其出生年月。

2.對姓名中出現(xiàn)多音字或多名字的，請其“出示更改證明”。比如我們單位有一名職工，在檔案中出現(xiàn)了兩個名字，一個是*東東，另外一個*東，雖然從檔案中我們能推斷其為同一人，我們還是要求派出所出具了兩名字為同一人的證明。

3.早期材料具備真實性，但是沒有蓋章，認定為事實依據(jù)。

4.最早期材料僅記載出生年份，沒有記載月份的。按照時間順序，如果第二早的材料記載的年份相同，則把該份材料的月份作為認定依據(jù)；如果年份不同，就不作為認定依據(jù)。

5.對于學歷學位材料、培訓材料、職稱材料、考察材料和任免材料的審核，根據(jù)干部本人最新任免材料和履歷材料所記載的學習經(jīng)歷、培訓經(jīng)歷、任職經(jīng)歷，反向倒查之前的學歷學位材料、培訓材料、職稱材料、考察材料和任免材料是否齊全，相互印證。

6.首份工作的時間和工資定級表時間不一致的，以定級表時間為準。

7.參加工作時間不一致，以定級表的起薪日為準，定級表上有兩個時間，一個是表上寫的參加工作時間，一個是批準的起薪時間，以起薪時間為準，前后對比，綜合研判。

8.未滿18周歲參軍入伍的，參加工作時間從批準參軍入伍時間算起。

9.對于因特殊原因沒有及時歸檔的檔案材料，根據(jù)材料內(nèi)容和性質(zhì)的不同，可以分別采取補充收集、復制和重新制作填寫等不同方式來整改。

四、認真梳理，分析原因

1.出生日期的前后不一致，有公歷與農(nóng)歷、采用虛歲等不同習慣造成的，也有筆誤，也有個別人為滿足入學、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意所為。

2.姓名出現(xiàn)多音字或多名字，是歷史原因造成的，在沒有居民證的年代，人們對自己的名字隨意換用與其他同音的字，總之沒有確定名字的意識。

3.對于干部履歷表、鑒定表、獎勵人員登記表、干部任免審批表、學歷材料、年度考核表、職稱等材料的缺失主要原因在于人事檔案管理部門沒有及時組織填寫、收集歸檔，還有干部職工本人檔案管理意識薄弱，未及時上交檔案管理部門而造成的。

然而，目前的現(xiàn)狀是，各單位人事檔案管理人員都是兼職，沒有時間精力來做好這項工作，也沒更多的時間去從個人手上收集，以致造成對應的材料不能及時、完整歸檔。

五、多方著手，提高水平

通過這次人事檔案專項審核，針對存在這么多問題及目前人事檔案工作狀況，為不斷提高人事檔案管理水平，我有以下粗略的想法和建議：

（一）嚴格日常管理，嚴把材料審核關。要嚴格按照中組部《關于進一步從嚴管理干部檔案的通知》的要求，嚴把檔案管理關鍵環(huán)節(jié)，對新納入管理范圍的干部檔案進行審核，對擬存檔的檔案材料進行認真鑒別，確保材料真實性，嚴格遵守干部人事檔案有關管理規(guī)定。

（二）加強信息利用，提供保障。1.嚴格執(zhí)行干部任前檔案審核制度。要將干部任前檔案審核作為干部選拔任用的必經(jīng)程序和干部監(jiān)督的有力手段，對所有擬選拔任用干部、新進干部的檔案，均進行嚴格審核。任前審核中發(fā)現(xiàn)存在問題的，立即查核，未核準前一律暫緩考察并停止任職、錄用程序。2.做好相關信息的利用。在此次專項審核中，審檔人員嚴格按照相關政策規(guī)定，將每一名干部的基本信息予以審核確認，規(guī)范填寫了《干部任免審批表》。在下一步工作中，要及時更新人員數(shù)據(jù)信息，為組織決策提供有價值的參考依據(jù)。

（三）提高管理水平，完善制度。對單位人員達到一定數(shù)量的設置專崗，設專人負責人事檔案管理工作，制定、完善檔案的各項規(guī)章制度。

（四）開展專題培訓，打下基礎。經(jīng)常組織員工、干部開展講座，提高大家的歸檔意識和專業(yè)水平，變被動為主動，同時更應對檔案管理人才的信息化培訓和進行統(tǒng)一的人事檔案信息化規(guī)范指導，為建立全面性的人事檔案信息化管理，打下堅實的基礎。

（五）加強網(wǎng)絡管理，實時跟蹤。管理人員跟蹤、收集，形成管理網(wǎng)絡，比如參加培訓人員、職稱評審人員、出國人員、獎懲人員，檔案人員首先要獲取這些人員名單，然后跟蹤，及時收集，最后一一歸檔。

總之，人事檔案的管理工作一定要從實際出發(fā)，通過“三化”管理（標準化、規(guī)范化和現(xiàn)代化）和創(chuàng)新的科學模式來提升管理的效率，促使單位內(nèi)部的良性運行和社會經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展。

【參考文獻】

[1]國家干部人事管理制度改革創(chuàng)新實務手冊[M].黑龍江人民大學出版社，2005.

[2]付榮娟.人事檔案的整理和清理[J].蘭臺世界，2013（Z6）.

[3]胡杰軍.淺談人事檔案管理及發(fā)展趨勢展望[J].科協(xié)論壇

（下半月），2012（09）.