試論勞務(wù)開發(fā)人事檔案管理工作

廖麗

摘要：在當(dāng)前嚴(yán)峻的就業(yè)形勢(shì)下，用人單位和勞動(dòng)者之間的勞動(dòng)關(guān)系出現(xiàn)一些新的變化，勞動(dòng)法中規(guī)定的用人單位和勞動(dòng)者之間的勞動(dòng)關(guān)系已經(jīng)不能全部滿足新時(shí)期的需要，勞務(wù)開發(fā)這一新的用工形式應(yīng)運(yùn)而生，勞務(wù)開發(fā)這一用工新模式即能解決部分下崗失業(yè)人員就業(yè)難的問題，實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)力資源有效合理的配置，又能解決部分企業(yè)招工難的問題。但是，這對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求。因此，作為檔案管理人員，必須提高檔案工作的科學(xué)管理水平和服務(wù)中心工作的能力，逐步實(shí)現(xiàn)勞務(wù)開發(fā)行業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、 現(xiàn)代化，為社會(huì)和本中心提供更多有價(jià)值的檔案信息資源。

關(guān)鍵詞：勞務(wù)開發(fā)；人事；檔案

一、勞務(wù)開發(fā)員工人事檔案管理存在的問題

1、新生成的檔案不能及時(shí)歸檔。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)。派遣員工的具體管理在用工單位，人事檔案管理在用人單位（派遣機(jī)構(gòu)），派遣員工的思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎(jiǎng)勵(lì)處罰以及后續(xù)學(xué)歷等方面生成的材料不能及時(shí)傳遞給用人單位，造成了新生成的檔案不能及時(shí)歸檔。再者，用工單位與派遣員工之間沒有人事關(guān)系，往往會(huì)忽略派遣員工的人事檔案生成。

2、檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)薄弱。部分派遣機(jī)構(gòu)建立和健全了派遣員工人事檔案管理制度，但大部分停留在紙面上，掛在了墻上，沒有真正落實(shí)；不少派遣機(jī)構(gòu)在檔案歸檔、檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保衛(wèi)保密、統(tǒng)計(jì)等管理環(huán)節(jié)缺少規(guī)范，較隨意；組卷不規(guī)范、歸類不清，什么材料該入檔，什么材料不該入檔，什么材料要及時(shí)銷毀，缺少鑒別。

3、缺少專職的檔案管理人員，素質(zhì)低。時(shí)代的發(fā)展，對(duì)檔案管理人員的要求也不斷提高，不僅要具備較強(qiáng)的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德、強(qiáng)烈的責(zé)任感以及較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)具備利用現(xiàn)代化設(shè)備管理檔案的能力。但大部分派遣機(jī)構(gòu)的檔案管理人員整體素質(zhì)偏低、專業(yè)性差、流動(dòng)頻繁，缺少相應(yīng)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，知識(shí)更新慢。

4、檔案室設(shè)施落后，缺少現(xiàn)代化管理手段。派遣機(jī)構(gòu)大多是私人企業(yè)，辦公場(chǎng)所、設(shè)施均計(jì)入公司成本，由此，許多派遣機(jī)構(gòu)在派遣員工檔案管理方面投入資金少，設(shè)施陳舊，難以保證檔案室的通風(fēng)、采光、保濕、防蟲等多方面的要求。很多派遣機(jī)構(gòu)還停留在手工操作，沒有實(shí)現(xiàn)檔案的電子信息化管理，缺少計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印件等現(xiàn)代化的設(shè)備。

二、如何做好勞務(wù)開發(fā)人事檔案管理工作

1、建立健全科學(xué)合理的勞務(wù)開發(fā)人事檔案管理制度。制度是做好工作的前提和保障， 勞務(wù)開發(fā)人事檔案的性質(zhì)決定了檔案工作室一項(xiàng)瑣碎繁雜、非常嚴(yán)肅的工作。因此必須結(jié)合勞務(wù)開發(fā)人事檔案管理工作的實(shí)際和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)一步建立和健全各項(xiàng)檔案管理制度，嚴(yán)格按照勞務(wù)開發(fā)人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來辦事。使檔案管理工作有規(guī)可循、有章可依。勞務(wù)開發(fā)人事檔案管理活動(dòng)中，對(duì)于不適應(yīng)新形勢(shì)、新情況、新任務(wù)的規(guī)章制度，必須要進(jìn)行改革，及時(shí)建立新的、更為科學(xué)合理的勞務(wù)開發(fā)人事檔案管理制度，使得勞務(wù)開發(fā)人事檔案工作更加制度化、規(guī)范化。在檔案的收集上要及時(shí)、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據(jù)，舍之有理”；檔案的整理歸檔要嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)；檔案的借閱應(yīng)根據(jù)具體情況具體分析，對(duì)人力資源管理部門及其他部門應(yīng)有所區(qū)別，注意檔案安全；檔案的更新應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，尤其應(yīng)注意對(duì)檔案的新內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)、主動(dòng)的補(bǔ)充收集。

2、實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化。勞務(wù)開發(fā)人事檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化既包括管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，又包括管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化。管理手段的科學(xué)化、現(xiàn)代化，最終是要在建立一個(gè)以員工人事檔案信息為基礎(chǔ)的員工信息系統(tǒng)。而這個(gè)系統(tǒng)的初步要求則是建立人機(jī)結(jié)合的技術(shù)性管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的計(jì)算機(jī)管理，使查檔人員利用計(jì)算機(jī)在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件，不僅可以提高查閱檔案的速度，同時(shí)也有利于人事檔案的保密和安全。

3、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)的提供利用。人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應(yīng)認(rèn)清形勢(shì)，擺正位置，端正態(tài)度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，改變長(zhǎng)期以來坐等上門的被動(dòng)服務(wù)方式，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極主動(dòng)地為企業(yè)人力資源管理提供信息服務(wù)。人事檔案管理服務(wù)于人力資源管理，促進(jìn)人力資源管理，是人力資源管理工作的基礎(chǔ)。

4、引進(jìn)高素質(zhì)人才，加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)。 人才是事業(yè)的基礎(chǔ)，是社會(huì)前進(jìn)、發(fā)展的動(dòng)力，做好新形勢(shì)下的檔案管理工作必須有一支綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平過硬的人事檔案管理的工作隊(duì)伍。對(duì)于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案人員應(yīng)當(dāng)通過人事檔案主管部門的培訓(xùn)考核取得崗位合格證后方能上崗。在現(xiàn)代化程度不斷提高的今天，引進(jìn)高素質(zhì)的檔案人才是檔案工作發(fā)展的必然要求。在引進(jìn)高素質(zhì)人才的同時(shí)，也應(yīng)注重對(duì)現(xiàn)有檔案人員的培訓(xùn)，使其適應(yīng)新形勢(shì)下的新要求，從而全面提高檔案管理人員的素質(zhì)。

三、結(jié)語

綜上所述，新時(shí)期下的勞務(wù)開發(fā)檔案管理工作是一個(gè)相對(duì)的、動(dòng)態(tài)的、發(fā)展的過程，在特定時(shí)期被賦予了不同的核心內(nèi)容。勞務(wù)開發(fā)中心的檔案管理工作是在信息時(shí)代背景下產(chǎn)生的關(guān)于檔案管理理論與實(shí)踐的有機(jī)結(jié)合，未來也必定會(huì)通過這些責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)的檔案管理人員的全方面、全方位的管理水平的提高去促進(jìn)整個(gè)勞務(wù)開發(fā)行業(yè)的發(fā)展以及新的檔案管理體系的形成。

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