項(xiàng)目管理在我院信息中心的應(yīng)用

魏曉艷，吾爾葉提?卡德爾，瑪力婭?阿布力孜，修燕

新疆醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院 信息統(tǒng)計(jì)中心，新疆 烏魯木齊 830054

項(xiàng)目管理在我院信息中心的應(yīng)用

魏曉艷，吾爾葉提?卡德爾，瑪力婭?阿布力孜，修燕

新疆醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院 信息統(tǒng)計(jì)中心，新疆 烏魯木齊 830054

隨著數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)的深入使得醫(yī)院信息中心系統(tǒng)實(shí)施、維護(hù)管理工作量成倍增長(zhǎng)，如何使信息中心在穩(wěn)健地推進(jìn)醫(yī)院信息化建設(shè)的同時(shí)提高臨床管理科室滿意度成為信息管理部門關(guān)注的問題。本文總結(jié)了我院信息中心項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制度的具體做法及取得的實(shí)效，科室內(nèi)部管理得以提升，用戶科室滿意度明顯提高。

醫(yī)院信息化；項(xiàng)目管理；科務(wù)管理系統(tǒng)

0 前言

隨著數(shù)字化醫(yī)院建設(shè)的逐步深入，集成平臺(tái)、虛擬平臺(tái)等各類平臺(tái)建設(shè)及眾多軟件系統(tǒng)維護(hù)令醫(yī)院信息中心感覺“人員緊、任務(wù)重、壓力大”。如何充分調(diào)動(dòng)現(xiàn)有人員的積極性，提升信息工程師的業(yè)務(wù)能力和工作效率，為臨床提供更優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進(jìn)而提高部門滿意度是信息中心亟待解決的問題[1]。

2012年10月，我院信息中心運(yùn)用項(xiàng)目管理相關(guān)理論，在部門內(nèi)部管理中探索實(shí)施了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制度。經(jīng)過兩年多的運(yùn)行和不斷調(diào)整優(yōu)化，取得良好效果，信息工程師服務(wù)能力和服務(wù)水平得到提升，臨床和管理部門對(duì)信息中心的滿意度保持理想狀態(tài)。

1 醫(yī)院信息中心常見問題

（1）權(quán)責(zé)不清。2011年，我院信息中心啟動(dòng)了信息系統(tǒng)軟硬件主動(dòng)巡檢制度，每個(gè)巡檢組直至每個(gè)人均有了各自的“責(zé)任田”，這在規(guī)范信息工程師的責(zé)任邊界上有一定積極作用。但是近年來上線的各類系統(tǒng)多，大量信息相關(guān)需求爆發(fā)式增長(zhǎng)，有些需求涉及多個(gè)部門，既往巡檢任務(wù)邊界不能滿足實(shí)際需要，責(zé)任邊界不清帶來工作推諉，引起了臨床科室不滿。

（2）服務(wù)缺乏連續(xù)性。既往項(xiàng)目實(shí)施時(shí)，沒有明確項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，存在“多人參與，無人負(fù)責(zé)”的現(xiàn)象。有時(shí)一個(gè)需求從收集、論證、反饋到最后實(shí)施經(jīng)過多人之手，臨床科室會(huì)抱怨溝通重復(fù)無效，加之反饋時(shí)間較長(zhǎng)，顯現(xiàn)出對(duì)科室服務(wù)的連續(xù)性欠佳。

（3）內(nèi)部缺乏考核和激勵(lì)機(jī)制[2]。如果中心內(nèi)部沒有明確的考核體系，必然出現(xiàn)“干多干少一個(gè)樣，干好干壞一個(gè)樣”，長(zhǎng)期以往，必然影響工程師的積極性。但信息中心工作存在涉及面廣、內(nèi)容雜、難度差異大且不易衡量的特點(diǎn)，內(nèi)部考核和激勵(lì)落實(shí)困難。

2 項(xiàng)目管理在信息中心的具體應(yīng)用

項(xiàng)目管理是項(xiàng)目的管理者在有限的資源約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論，對(duì)項(xiàng)目涉及的全部工作進(jìn)行有效的管理，即從項(xiàng)目的投資決策開始到項(xiàng)目結(jié)束的全過程進(jìn)行計(jì)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制和評(píng)價(jià)，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)[3]。我中心按照項(xiàng)目管理的思路，制訂了《項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制度》，該制度明確了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的權(quán)利和義務(wù)。同時(shí)對(duì)工程師分工和分組進(jìn)行了調(diào)整，成立了專門的系統(tǒng)組，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理、追蹤各類需求。規(guī)范的需求管理[4]為是否組建項(xiàng)目提供了依據(jù)，也為后續(xù)項(xiàng)目管理工作奠定了基礎(chǔ)。

2.1 項(xiàng)目立項(xiàng)前明確項(xiàng)目責(zé)任人和相關(guān)配合人

當(dāng)需求通過系統(tǒng)組論證納入項(xiàng)目管理范圍時(shí)，通知工程師申報(bào)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，多人報(bào)名時(shí)擇優(yōu)確定，無人響應(yīng)時(shí)中心主任根據(jù)項(xiàng)目難易程度指定負(fù)責(zé)人。中心要求，每位工程師均應(yīng)當(dāng)承擔(dān)項(xiàng)目，根據(jù)能力精力可同時(shí)承擔(dān)多個(gè)項(xiàng)目。每個(gè)項(xiàng)目由2人負(fù)責(zé)，分A、B角，以規(guī)避1人不在崗時(shí)導(dǎo)致項(xiàng)目延滯的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，明確規(guī)定項(xiàng)目實(shí)施過程中巡檢片區(qū)的工程師有義務(wù)配合項(xiàng)目負(fù)責(zé)人開展相關(guān)工作，如因巡檢工程師消極配合導(dǎo)致項(xiàng)目無法開展，將追究巡檢工程師的責(zé)任。在項(xiàng)目實(shí)施中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需要梳理各類文檔和備忘錄，以備了解項(xiàng)目進(jìn)展或明確責(zé)任。

2.2 實(shí)施前做好項(xiàng)目可行性論證，形成需求調(diào)研報(bào)告

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一旦被確定便會(huì)與系統(tǒng)組遵循《信息系統(tǒng)需求管理辦法》一起進(jìn)入需求管理的流程，利用訪談、現(xiàn)場(chǎng)觀摩[5]或是多部門協(xié)調(diào)對(duì)需求再次進(jìn)行分析和梳理，形成需求調(diào)研報(bào)告，最終協(xié)同需求提出科室討論，并確認(rèn)。

需求調(diào)研報(bào)告內(nèi)容包括項(xiàng)目實(shí)施背景，需要解決的問題，項(xiàng)目實(shí)施后需完成的功能描述以及項(xiàng)目在實(shí)施過程中可能遇到的風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)辦法；如果涉及新項(xiàng)目軟件，需要進(jìn)行自制/外購分析，或是對(duì)幾種軟件產(chǎn)品的功能分析及各種軟件的SWOT分析。

2.3 項(xiàng)目實(shí)施時(shí)做好相關(guān)文檔記錄

文檔是各項(xiàng)任務(wù)間聯(lián)系的憑證，在保證軟件項(xiàng)目順利執(zhí)行的同時(shí)為明確責(zé)任、確定培訓(xùn)內(nèi)容提供了依據(jù)[6]，同時(shí)也是軟件配置管理的重要組成部分。因此在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，無論是初期需求調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃，還是實(shí)施中的進(jìn)度報(bào)告、會(huì)議備忘錄、需求變更、版本更新等均需要記錄，歸入該項(xiàng)目的檔案。與此同時(shí)還要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人每日在科務(wù)管理平臺(tái)上記錄項(xiàng)目的工作日志，方便中心主任了解項(xiàng)目進(jìn)展。

2.4 定期匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展，推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人每2周在中心例會(huì)上通報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、實(shí)施情況、遇到的問題和困難進(jìn)行匯報(bào)。羅列出來的問題能在科室內(nèi)部解決的，立刻明確相關(guān)責(zé)任人；不能在內(nèi)部解決的由中心主任出面協(xié)調(diào)，并確定需要參與的部門，同時(shí)要求在2 d之內(nèi)召開多部門的協(xié)調(diào)會(huì)以明確相關(guān)問題的解決方案。如遇到嚴(yán)重影響項(xiàng)目進(jìn)展的事宜，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)提起中心技術(shù)討論。

2.5 項(xiàng)目結(jié)束時(shí)進(jìn)行總結(jié)匯報(bào)

當(dāng)相關(guān)系統(tǒng)上線平穩(wěn)后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要在中心內(nèi)部對(duì)負(fù)責(zé)的項(xiàng)目進(jìn)行總結(jié)匯報(bào)，由中心主任和中心骨干工程師結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際實(shí)施效果對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，考核結(jié)果直接與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人績(jī)效相掛鉤。項(xiàng)目總結(jié)匯報(bào)，一方面分享了項(xiàng)目實(shí)施過程中好的經(jīng)驗(yàn)，另一方面讓工程師了解在日常工作及獨(dú)立值班過程中，遇到該項(xiàng)目問題應(yīng)該如何處理，逐步提高了IT工程師的專業(yè)技術(shù)能力。

3 取得的成效

3.1 提升了科室內(nèi)部管理水平

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制度的實(shí)行加之規(guī)范化的需求管理、巡檢制度、配置管理等，使科室內(nèi)部的管理更加規(guī)范化、程序化。明確的分工和責(zé)任增強(qiáng)了工程師的責(zé)任感，保證了工作的主動(dòng)性。同時(shí)科室內(nèi)部使用自主研發(fā)的科務(wù)管理系統(tǒng)，使工程師的工作實(shí)現(xiàn)了可控制、可實(shí)時(shí)查詢、可統(tǒng)計(jì)分析的過程追蹤，形成了以項(xiàng)目為主線，考勤、值班等其他指標(biāo)為輔的考核體系（表1），實(shí)行工作量化、細(xì)化、按勞分配，為員工考核及績(jī)效管理提供了翔實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

表1 考核體系指標(biāo)

3.2 對(duì)內(nèi)形成合力，對(duì)外加強(qiáng)協(xié)作

通過項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制度，將不同專業(yè)技術(shù)方向的工程師分到一個(gè)組，為了完成共同目標(biāo)而緊密團(tuán)結(jié)在一起形成合力，直接受主任管理，定期向主任或相關(guān)需求科室反饋項(xiàng)目進(jìn)展情況，切實(shí)做到層層負(fù)責(zé)、層層落實(shí)。

3.3 更新觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)方式

作為一個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，為了切實(shí)完成好項(xiàng)目，需從思想上樹立良好的服務(wù)意識(shí)，保持較強(qiáng)的責(zé)任心，堅(jiān)持面向臨床、為科室服務(wù)的宗旨，主動(dòng)下科室聽取意見、了解需求，特別是項(xiàng)目在醫(yī)院各部門全面實(shí)施之后，如何處理會(huì)出現(xiàn)的問題如操作、流程、大眾接受度等，均需要項(xiàng)目負(fù)責(zé)人充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極努力的去了解、協(xié)調(diào)，以保證項(xiàng)目的順利完成[7]。

3.4 提高了服務(wù)質(zhì)量，提升了服務(wù)水平

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制度的推行使得一項(xiàng)工作的開展不管涉及多少個(gè)部門，都能及時(shí)找到項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來反映問題，并且只要是關(guān)于項(xiàng)目的問題，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人均需要收集、協(xié)調(diào)和處理，讓臨床感覺到備受關(guān)注和重視，客觀上提高了信息中心的服務(wù)水平，為臨床科室的滿意度提升奠定基礎(chǔ),使信息中心在全院18個(gè)行政后勤部門中的滿意度排名逐年升高（2011年為第11名、2012年為第6名、2013年為第3名、2014年為第1名）。

3.5 加速人才梯隊(duì)培養(yǎng)，提高科室整體實(shí)力

項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制度促使工程師在項(xiàng)目實(shí)施中與不同的臨床科室和管理部門人員進(jìn)行交流溝通[8]，逐步提升了工程師發(fā)現(xiàn)問題的洞察力、解決問題的自學(xué)能力、多部門的溝通協(xié)調(diào)能力和實(shí)施項(xiàng)目的培訓(xùn)能力。同時(shí)也開闊了工程師的視野，從不同的視角發(fā)現(xiàn)流程、管理、系統(tǒng)中存在的瑕疵，為醫(yī)院業(yè)務(wù)流程再造諫言獻(xiàn)策，也有利于為科室培養(yǎng)一支技術(shù)過硬、熟悉醫(yī)院流程的醫(yī)院信息管理的專業(yè)人才隊(duì)伍，全面提升科室整體實(shí)力。如何更好的運(yùn)用項(xiàng)目管理思想，并不斷的創(chuàng)造性地用于具體信息部門管理實(shí)踐，逐步提升科室戰(zhàn)斗力和競(jìng)爭(zhēng)力，還有待進(jìn)一步嘗試和探索。

[1] 魏曉艷,古瑞娟,修燕.醫(yī)院信息工程師主動(dòng)巡檢工作的實(shí)踐及體會(huì)[J].中國數(shù)字醫(yī)學(xué),2013,9(8):99-100.

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Application of Project Management in the Information Center in Our Hospital

WEI Xiao-yan , Wueryeti?Kader, Maliya?Abliz, XIU Yan
Information Center, the First Affiliated Hospital of Xinjiang Medical University, Urumqi Xinjiang 830054, China

With the progress of the construction of digitalization hospitals, which allows the application of the medical information center, the workload for the maintenance of has been doubled. One of the major problems that has become the center of attention of the information management department is how the information center can steadily promote the construction of hospital informatization while improving the degree of satisfaction in clinical management from different departments so as to promote users' satisfaction. This paper summarized the specifi c implementation carried out in the system of project leader in the information center in our hospital and examine the effectiveness of the practice. The intramanagement of clinical departments were improved. The degree of satisfaction from clinical departments were also improved signifi cantly.

hospital informatization; project management; intra-department management system

R197.3

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.01.057

1674-1633(2016)01-0172-03

2015-03-20

本文作者：魏曉艷，在讀研究生，信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師。

修燕，新疆醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院信息統(tǒng)計(jì)中心主任，博士，衛(wèi)生管理主任醫(yī)師。

作者郵箱：252868335@qq.com