論如何加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作一體化

鄒　璇

（中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第二十八研究所，南京 210000）

論如何加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作一體化

鄒璇

（中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第二十八研究所，南京 210000）

隨著信息技術(shù)日新月異的發(fā)展，越來(lái)越多的工作開始向著信息自動(dòng)化管理的模式發(fā)展。當(dāng)前，文秘工作和文書檔案的管理工作也逐漸向著這個(gè)趨勢(shì)發(fā)展。在這種形勢(shì)下，對(duì)文秘工作及文書檔案管理工作提出了更嚴(yán)格的要求。加強(qiáng)文秘工作與文書檔案管理工作一體化是提高這兩者工作效率的關(guān)鍵。

文秘工作；文書檔案；管理；一體化

1　文秘工作和文書檔案管理工作的關(guān)系

這兩種工作是有一定聯(lián)系的，并且又在一定程度上相互獨(dú)立。在日常的工作任務(wù)中，文秘工作和文書檔案管理工作有所不同。但這兩種工作的主體都是公文，公文出自文秘工作中，而檔案的形成也是從公文中提取的。文書檔案就是公文的續(xù)集，從這些方面來(lái)看這兩種工作又是緊密聯(lián)系的。如果想把檔案的工作做全面，就必須從對(duì)公文的嚴(yán)格要求做起，公文處理是檔案工作的基石，它的好壞很大程度上會(huì)影響到文書檔案的好壞，所以說(shuō)文秘工作是促成這兩種工作走向一體化的關(guān)鍵所在。

隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，檔案的管理工作正向著文檔一體化的管理模式發(fā)展。這種管理模式是從這兩種工作的大局出發(fā)，在公文的生成、制發(fā)、歸檔、管理等工作中全部使用電腦的管理系統(tǒng)。這就要求各個(gè)相關(guān)部門對(duì)檔案的錄入和輸出都按照統(tǒng)一的格式進(jìn)行。這樣就方便了管理，減少了許多重復(fù)工作，節(jié)約了時(shí)間、財(cái)力、人力，使這兩種工作更加規(guī)范，從而滿足現(xiàn)代化的要求。

2　文秘工作和文書檔案管理工作存在的問(wèn)題

在這兩種工作的日常運(yùn)行過(guò)程中，都是各自負(fù)責(zé)自己的工作內(nèi)容，這種制度在一定程度上使這兩者間的距離越來(lái)越大。文秘工作對(duì)文書檔案管理工作的內(nèi)容不明確，而文書檔案管理工作在工作中也不會(huì)考慮到文書工作的內(nèi)容，最終導(dǎo)致在公文的格式及管理方法等方面存在很多不規(guī)范現(xiàn)象。

2.1文種使用不清，公文格式、附件不規(guī)范

公文是非常規(guī)范的一種文體，我國(guó)也出臺(tái)了相應(yīng)的法律規(guī)范對(duì)其制發(fā)、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行了規(guī)范，起到了一定作用，在一定程度上提升了公文質(zhì)量。但也存在一些問(wèn)題，如有的工作人員分不清公文的“請(qǐng)示”和“報(bào)告”這兩種不同文種。在許多時(shí)候混用這兩種公文，影響公文的受理和本身作用的發(fā)揮。再者就是許多公文附件在制發(fā)的過(guò)程中，沒(méi)有在正文中對(duì)附件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，出現(xiàn)多個(gè)附件時(shí)沒(méi)有對(duì)附件進(jìn)行編號(hào)。還有就是在公文的格式上也存在許多不規(guī)范現(xiàn)象。這些都影響了公文的受理、傳遞、規(guī)范化和管理等工作。

2.2版記不全面，辦理程序不規(guī)范

文書工作和文書檔案工作實(shí)現(xiàn)連接就是通過(guò)版記進(jìn)行的，但許多文秘工作卻對(duì)其不加以重視，出現(xiàn)一些公文沒(méi)有印發(fā)部門和時(shí)間等現(xiàn)象。另外，文秘工作在選用主題詞時(shí)，理所應(yīng)當(dāng)?shù)匕压臉?biāo)題的一部分作為主題詞。再者就是在許多公文辦理工作中存在不規(guī)范現(xiàn)象，例如，越級(jí)簽發(fā)、沒(méi)有對(duì)公文進(jìn)行登記就簽發(fā)等，這些都會(huì)影響到文書檔案工作的質(zhì)量。

2.3歸檔資料不完整、編號(hào)不規(guī)范

在傳統(tǒng)的歸檔工作中，一般都是將公文原稿或者修改稿同最終稿進(jìn)行裝訂存檔。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，開始使用電腦進(jìn)行存檔工作，這使得存檔工作一般只有定稿，缺少原稿、修改稿，造成歸檔資料不完整。還有就是一些公文因?yàn)闆](méi)有及時(shí)登記出現(xiàn)漏編、錯(cuò)編甚至重編的現(xiàn)象，造成公文編號(hào)不規(guī)范。

2.4用紙不達(dá)標(biāo)、裝訂不規(guī)范

紙張大小、型號(hào)不統(tǒng)一，導(dǎo)致在裝訂時(shí)出現(xiàn)掉頁(yè)等情況，影響公文的整體美觀。另外，對(duì)公文的用紙質(zhì)量控制不嚴(yán)格，一段時(shí)間后出現(xiàn)字跡不清晰等情況，嚴(yán)重影響公文質(zhì)量。

2.5材料字跡不清晰、存檔資料不全面

許多記錄資料字跡不清楚，不方便長(zhǎng)時(shí)間保存。還有一種情況就是一些工作人員為了一時(shí)方便，將自己唯一的資料交給上級(jí)，導(dǎo)致部門內(nèi)部資料減少。

2.6移交資料不及時(shí)

因?yàn)槿粘５墓募捌渌ぷ魅蝿?wù)比較繁忙，導(dǎo)致移交資料不及時(shí)，給檔案管理工作造成了不利影響。

3　實(shí)現(xiàn)文秘工作和文書檔案管理工作一體化的措施

3.1強(qiáng)化文檔相關(guān)人員的管理意識(shí)

為避免文秘工作和文書檔案管理工作出現(xiàn)問(wèn)題，確保檔案管理質(zhì)量，必須提高這兩個(gè)部門相關(guān)工作人員的管理意識(shí)。在完成本部門工作任務(wù)后多了解另一個(gè)部門的工作，提高自身工作意識(shí)，為實(shí)現(xiàn)這兩種工作向著一體化發(fā)展打下基礎(chǔ)，使文檔一體化管理工作更加規(guī)范。

3.2強(qiáng)化公文全過(guò)程的管理工作，樹立質(zhì)量意識(shí)

首先，相關(guān)工作人員要有很強(qiáng)的質(zhì)量意識(shí)，在公文的制發(fā)、編制、歸檔等工作中注重其質(zhì)量。保證公文更加規(guī)范。全面詳細(xì)地了解公文的格式、要求等，避免出現(xiàn)一些不必要的錯(cuò)誤，給檔案管理工作帶來(lái)麻煩。

3.3加強(qiáng)公文的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

要想實(shí)現(xiàn)這兩種工作的一體化，就必須注重日常工作的標(biāo)準(zhǔn)化。這會(huì)使公文使用、歸檔、管理等環(huán)節(jié)更加便捷，不存在標(biāo)準(zhǔn)不一樣的麻煩。

3.4強(qiáng)化文秘工作中的文書立卷工作

文書立卷是文書處理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，是檔案工作開始的起點(diǎn)。所以說(shuō)文書立卷是一項(xiàng)非常重要的工作，對(duì)于促進(jìn)文檔一體化有著非常重要的意義。

主要參考文獻(xiàn)

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.142

C931.46

A

1673-0194（2016）14-0191-01

2016-06-08