淺談檔案在醫(yī)院管理中的作用

方　敏

（武漢科技大學(xué)附屬孝感醫(yī)院，湖北 孝感 432100）

淺談檔案在醫(yī)院管理中的作用

方敏

（武漢科技大學(xué)附屬孝感醫(yī)院，湖北 孝感 432100）

檔案管理在醫(yī)院的發(fā)展中起著重要的作用，本文闡述了檔案在醫(yī)院管理中起到的6個(gè)方面的作用，促使醫(yī)院加強(qiáng)檔案管理意識(shí)，取得更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

檔案；管理；醫(yī)院；發(fā)展；作用

醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院的整個(gè)發(fā)展歷程，在醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中的作用非常顯著。醫(yī)院檔案管理工作致力于為領(lǐng)導(dǎo)決策、醫(yī)院各項(xiàng)工作提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息，為醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)和管理涉及的臨床、醫(yī)學(xué)、科研、教學(xué)等方面提供信息服務(wù)，具體來(lái)說(shuō)就是以檔案管理促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，利用醫(yī)療檔案為醫(yī)患和社會(huì)公眾服務(wù)。

1　綜合檔案的建立，有助于醫(yī)院管理決策的科學(xué)化、系統(tǒng)化

醫(yī)院綜合檔案是指醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)中形成的有保存查考利用價(jià)值的檔案，是醫(yī)院歷史的真實(shí)、全面反映，是領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策的依據(jù)。在醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理的各項(xiàng)工作中，特別是一些重大決策的制定與實(shí)施，都需要通過(guò)綜合檔案信息，形成科學(xué)決策的有效依據(jù)，同時(shí)還可以根據(jù)綜合檔案信息，總結(jié)過(guò)去、把握現(xiàn)在、開(kāi)創(chuàng)未來(lái)。武漢科技大學(xué)附屬孝感醫(yī)院在制定“十三五”規(guī)范時(shí)，通過(guò)查閱醫(yī)療業(yè)務(wù)、設(shè)備設(shè)施、科研管理及財(cái)會(huì)統(tǒng)計(jì)等大量檔案，對(duì)各種資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析，并在科學(xué)分析總結(jié)的基礎(chǔ)上提出了今后五年醫(yī)院的發(fā)展方向，對(duì)加快醫(yī)院建設(shè)起到了至關(guān)重要的作用。

2　干部人事檔案的建立，有助于優(yōu)化人才資源配置

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院人事科按照組織部的干部政策，在干部“選、育、培”等工作中形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力等綜合素質(zhì)內(nèi)容的文件材料。由于干部人事檔案真實(shí)地記載和反映著個(gè)人的經(jīng)歷、能力和品德等，是醫(yī)院黨辦、人事科落實(shí)各類(lèi)上級(jí)政策、解決各類(lèi)待遇問(wèn)題的可靠憑證，查閱人事檔案也是醫(yī)院開(kāi)展干部工作一個(gè)重要工作制度和不可缺少的重要依據(jù)。如2015年武漢科技大學(xué)附屬孝感醫(yī)院在開(kāi)展中層干部競(jìng)聘上崗活動(dòng)時(shí)，有143人報(bào)名，為了更好地了解每個(gè)人情況，筆者查閱了人事檔案，了解了每位同志的情況，保證了競(jìng)爭(zhēng)上崗工作的順利進(jìn)行。醫(yī)院每年開(kāi)展的職稱評(píng)選、評(píng)優(yōu)表先等活動(dòng)，也要查閱參與評(píng)選員工的人事檔案，確保評(píng)選的公平公正。對(duì)選派到上級(jí)單位或出國(guó)進(jìn)修的人員，也需查閱檔案資料，避免重復(fù)選派，確保干部都得到進(jìn)修機(jī)會(huì)。

3　病歷檔案的利用，有助于提升醫(yī)療質(zhì)量與醫(yī)療技術(shù)水平

病歷檔案是指醫(yī)務(wù)人員對(duì)患者進(jìn)行醫(yī)療過(guò)程中形成的一整套資料的總和，它不僅是病人就醫(yī)期間身體狀況和心理情況的真實(shí)反映，也是評(píng)價(jià)和衡量醫(yī)院管理、醫(yī)療質(zhì)量和技術(shù)水平的重要依據(jù)，更是醫(yī)生研究某些疑難病癥的重要參考資料，具有特殊的信息作用。武漢科技大學(xué)附屬孝感醫(yī)院的病案統(tǒng)計(jì)科每年都要為臨床醫(yī)療研究提供數(shù)份病歷資料，醫(yī)院利用這些信息資源每年發(fā)表醫(yī)學(xué)論文數(shù)百篇，確定新、技術(shù)新業(yè)務(wù)數(shù)十項(xiàng)，促進(jìn)了醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)療技術(shù)水平的不斷提高，增強(qiáng)了醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)力。此外，醫(yī)療病歷檔案還具有證據(jù)價(jià)值，為處理醫(yī)療糾紛、開(kāi)展司法鑒定提供可靠依據(jù)，保證醫(yī)療業(yè)的健康發(fā)展。

4　醫(yī)療科技檔案的利用，有助于科研成果的形成與推廣應(yīng)用

醫(yī)院科技檔案是指醫(yī)院在醫(yī)藥衛(wèi)生科技活動(dòng)及防病治病過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的資料。科技檔案真實(shí)地記錄、儲(chǔ)存著各項(xiàng)科研課題內(nèi)容以及有關(guān)學(xué)術(shù)活動(dòng)的全部過(guò)程，成為科研成果鑒定和申報(bào)乃至科研成果推廣應(yīng)用的重要依據(jù)。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2012-2015年三年間，武漢科技大學(xué)附屬孝感醫(yī)院充分利用科技檔案，嚴(yán)把各類(lèi)科技課題的質(zhì)量關(guān)，避免重復(fù)立項(xiàng)35項(xiàng)，節(jié)約了人力、物力和財(cái)力。

5　會(huì)計(jì)檔案在醫(yī)院的利用，為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供可行性的依據(jù)

會(huì)計(jì)檔案是醫(yī)院整個(gè)財(cái)務(wù)收支等情況的重要資料，它客觀真實(shí)地記錄醫(yī)院的整個(gè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的收支狀況。它為醫(yī)院制訂經(jīng)濟(jì)計(jì)劃、進(jìn)行可行性研究、制定經(jīng)濟(jì)決策提供了可靠和可比性的資料。會(huì)計(jì)檔案對(duì)保護(hù)醫(yī)院財(cái)產(chǎn)、監(jiān)督財(cái)務(wù)制度、查處有關(guān)違紀(jì)違規(guī)有著重要的作用。2013年，醫(yī)院財(cái)務(wù)科的出納，將收得的進(jìn)修費(fèi)沒(méi)入賬，醫(yī)院發(fā)現(xiàn)后，通過(guò)檔案人員翻閱各種會(huì)計(jì)憑證、記錄找其作案的蛛絲馬跡，最后為醫(yī)院追回現(xiàn)金10萬(wàn)余元，挽回了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)損失，對(duì)其作出調(diào)離財(cái)務(wù)崗的處理，遏制了惡性事件的繼續(xù)發(fā)生。

6　設(shè)備檔案和基建檔案的利用，有利于醫(yī)療設(shè)備、設(shè)施的管理

第一，醫(yī)療設(shè)備檔案主要記錄醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置或更新，是了解醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備情況的重要資料。充分利用這些信息資料做好預(yù)測(cè)性服務(wù)，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)制定設(shè)備購(gòu)置決策提供重要的參考信息，避免重復(fù)購(gòu)置和低效使用造成資源浪費(fèi)，比如：醫(yī)院的磁共振梯度柜壞了，廠方要價(jià)40萬(wàn)元，而武漢科技大學(xué)附屬孝感醫(yī)院維修人員憑借保存完好的設(shè)備資料，找到故障所在，花費(fèi)不到6千元，這使這臺(tái)價(jià)值上千元萬(wàn)的大型設(shè)備恢復(fù)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

第二，充分利用基建檔案，通過(guò)對(duì)基本建設(shè)從設(shè)計(jì)、施工到竣工所形成的檔案分析，保證維修、改造、重建不受影響和損失。武漢科技大學(xué)附屬孝感醫(yī)院對(duì)醫(yī)技樓、門(mén)診樓都進(jìn)行了改造，通過(guò)查閱基建檔案、設(shè)計(jì)圖紙，對(duì)改建工程進(jìn)行仔細(xì)研究、設(shè)計(jì)、使其既不破壞房屋結(jié)構(gòu)，又能夠滿足病區(qū)功能要求，順利地完成了工程改造任務(wù)，改善了患者的住院環(huán)境。

此外，武漢科技大學(xué)附屬孝感醫(yī)院還通過(guò)大事的文書(shū)檔案、實(shí)物檔案和音像檔案等資料，在門(mén)診樓16樓建立了院史館，生動(dòng)、翔實(shí)地再現(xiàn)了本院發(fā)展的歷程，通過(guò)對(duì)新上崗職工的教育，增強(qiáng)了全院干部職工的榮譽(yù)感和責(zé)任感，激發(fā)了大家愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)的工作熱情。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.131

R197.3

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1673-0194（2016）14-0180-01

2016-06-02