檔案信息化管理措施

曹　晶

（中國石油化工股份有限公司華北油氣分公司 檔案管理中心，鄭州 450000）

檔案信息化管理措施

曹晶

（中國石油化工股份有限公司華北油氣分公司 檔案管理中心，鄭州 450000）

在社會的發(fā)展變化中，信息作為最重要的資源之一，發(fā)揮著創(chuàng)造性的作用，而檔案管理就是對信息整合、處理等一系列工作的總和，在信息化的今天所起到的作用也是無法取代的。但是檔案管理自身具有的工作環(huán)節(jié)眾多、工作量巨大等情況也阻礙了檔案管理信息化工作的優(yōu)化、完善。本文分析了檔案管理信息化工作存在的問題，并提出了相應(yīng)的解決措施，以供參考。

檔案管理；管理信息化；信息

在信息時代下，社會中充斥著各種各樣的信息，令人們眼花繚亂，無法辨別真假，無法及時準(zhǔn)確地加以利用，因此，當(dāng)前各個行業(yè)對信息管理的要求愈發(fā)嚴(yán)格。這使檔案管理信息化工作面臨著的重大機遇和挑戰(zhàn)。因此，要加快檔案管理信息化進程，促進檔案管理信息化技術(shù)手段不斷優(yōu)化升級，發(fā)揮檔案管理信息化的積極作用，滿足人們對檔案管理信息化的要求。

1　檔案管理信息化

1.1檔案管理信息化概述

檔案管理的信息化是指在管理作為信息重要載體的檔案時，全面地應(yīng)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖文技術(shù)等對檔案信息資源進行安排、管理與配置并最終實現(xiàn)資源共享的過程。檔案管理信息化是將原本的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)予以保存，更好地實現(xiàn)了檔案的保存，同時能夠進行信息資料的自動化查取，從而達到為人民群眾服務(wù)，推動社會向前發(fā)展的目的。

1.2檔案管理信息化中存在的問題

首先是檔案管理的信息化相比起傳統(tǒng)的檔案保存增加了安全風(fēng)險。在網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展之下，互聯(lián)網(wǎng)的使用已經(jīng)遍及社會的各個角落，在如此大面積使用之下，隨之而來的就是網(wǎng)絡(luò)安全隱患的增加。這會導(dǎo)致一部分不法分子伺機竊取、攻擊甚至是篡改檔案信息，這樣的情況一直困擾著檔案管理人員，威脅著人民群眾。

其次是檔案管理人員的素質(zhì)差強人意。檔案管理信息化工作自身的專業(yè)性和復(fù)雜性，使檔案管理工作對相關(guān)人員的素質(zhì)要求也在不斷提高。而當(dāng)前的實際情況是，檔案管理工作人員的整體素質(zhì)不高，管理意識不強，同時，檔案管理信息化工作的方式方法與時代脫軌，不適宜于時代的要求。

最后是檔案管理不夠規(guī)范，信息質(zhì)量不高。主要表現(xiàn)為檔案名錄細則不夠細致、檔案分類不夠準(zhǔn)確，對于檔案標(biāo)號沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案管理信息化工作的具體實施中常會帶來更多的麻煩。另外，檔案管理信息化后電子數(shù)據(jù)的易更改性和不穩(wěn)定性等特征也降低了檔案管理信息的最終質(zhì)量，無法保證其真實性。

2　提高檔案信息化管理的水平

2.1提高檔案管理工作團隊的整體素質(zhì)

針對當(dāng)前工作人員整體素質(zhì)不高的情況，要做的不僅是逐漸培養(yǎng)他們的專業(yè)素質(zhì)，加強他們的工作能力，還要建立更嚴(yán)格的選用機制，將真正有相關(guān)技術(shù)能力、高素質(zhì)的人選到檔案管理工作中。此外，還要借鑒國外成熟的技術(shù)和管理理念，并并在具體的實踐工作中探索自身獨具特色的工作道路。每一位檔案管理工作人員必須熟練掌握電子檔案的管理方法，相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、圖文表格技術(shù)等工作技能。從而正確判斷檔案保密程度和開放程度，保證檔案分類、編號等工作的標(biāo)準(zhǔn)化，實現(xiàn)檔案管理信息化在信息共享方面的積極作用。

2.2轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想態(tài)度

檔案管理的重要性不言而喻，但是實際上一些從事檔案管理工作的人，卻并沒有從內(nèi)心重視這份工作。所以，應(yīng)當(dāng)加強對檔案管理工作人員的思想教育，幫助他們理解自身行為對社會的重要性。唯有轉(zhuǎn)變檔案管理工作人員的思想態(tài)度，令他們從內(nèi)心熱愛檔案管理工作，才能使工作人員注重自身工作行為的規(guī)范性和科學(xué)性，在整理有關(guān)信息時更加全面細致、小心謹(jǐn)慎。另外，還要培養(yǎng)檔案管理工作人員的責(zé)任感，形成認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，并要求工作人員始終以熱情的態(tài)度進行服務(wù)。

2.3制定檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，重視檔案的安全問題

首先，要以國家有關(guān)部門的權(quán)力為依托，制定一個檔案管理工作的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，將實際操作中涉及的問題明確展現(xiàn)出來，對行業(yè)內(nèi)所有單位的管理行為予以統(tǒng)一約束。以此令檔案管理各個環(huán)節(jié)中電子數(shù)據(jù)可以實現(xiàn)真正的標(biāo)準(zhǔn)化和有效性。其次，要不斷發(fā)展科技，對檔案管理信息化工作進行改革創(chuàng)新，使檔案管理的工作方式能夠符合時代發(fā)展的要求，滿足人民群眾的需要。同時，還要將更成熟先進的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理信息化工作中，提高管理工作的專業(yè)性。最后，就是要在政府的幫助下，令行業(yè)內(nèi)更多的單位在進行檔案信息化管理時配備足夠?qū)I(yè)科學(xué)的器材。

以上是針對檔案管理信息化中存在的問題所提出的管理建議。但是保證信息化檔案的安全性和真實性，還需要涉及統(tǒng)一協(xié)調(diào)所有的環(huán)節(jié)，使其相互協(xié)調(diào)配合，才能達到更好的效果。

3　結(jié) 語

在時代的飛速發(fā)展進步下，如何將信息更及時有效、真實安全地傳達給人民群眾是檔案管理所面臨的重要問題。筆者建議利用高科技技術(shù)實現(xiàn)檔案管理信息化，使檔案管理工作更全面、更高效，更好地為人民群眾生產(chǎn)生活服務(wù)。因此，在實際工作中，要及時處理檔案管理中存在的問題，不斷革新檔案管理工作方式方法，令檔案管理工作順應(yīng)時代發(fā)展，發(fā)揮出應(yīng)有的作用。

主要參考文獻

［1］崔淑艷.淺談檔案管理信息化的必要性及管理措施［J］.黑龍江史志，2014（5）.

［2］趙萬輝.高科技時期檔案管理信息化的管理措施探討［J］.黑龍江史志，2014（1）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.130

G270.7

A

1673-0194（2016）14-0179-01

2016-06-02