淺談檔案管理現(xiàn)代化與信息化

李　艷

（湖北師范大學(xué) 繼續(xù)教育學(xué)院，湖北 黃石 435002）

淺談檔案管理現(xiàn)代化與信息化

李艷

（湖北師范大學(xué) 繼續(xù)教育學(xué)院，湖北 黃石 435002）

檔案管理是高校發(fā)展過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是高校管理中重要的組成部分。提升檔案管理現(xiàn)代化與信息化水平對(duì)學(xué)校發(fā)展具有重要的影響。本文首先對(duì)檔案管理現(xiàn)代化與信息化發(fā)展重要性進(jìn)行分析，然后就目前檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀以及具體發(fā)展途徑進(jìn)行探討，以期能為高校檔案管理事業(yè)發(fā)展出謀劃策。

檔案管理；現(xiàn)代化；信息化

檔案是一種知識(shí)貯存、信息存在和文化沉積與傳播的重要形式和手段，是現(xiàn)代知識(shí)管理、信息資源管理和文化資源開發(fā)的重要內(nèi)容，在當(dāng)今社會(huì)受到前所未有的關(guān)注和重視。信息時(shí)代背景下，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的需要。新時(shí)期必須加強(qiáng)檔案管理改革，明確改革的目標(biāo)，找準(zhǔn)方向，不斷促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化與信息化快速發(fā)展。

1　加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化與信息化發(fā)展的重要性

檔案管理現(xiàn)代化與信息化是社會(huì)信息化發(fā)展的必然要求。信息技術(shù)已經(jīng)在人們的生活、工作中得到普遍應(yīng)用，電子設(shè)備、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等也改變了社會(huì)工作的方式，對(duì)人們的生活具有積極的影響。根據(jù)目前社會(huì)發(fā)展的實(shí)際，檔案管理只有與時(shí)俱進(jìn)，深化改革，加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，建立檔案信息化管理平臺(tái)，才能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

信息化建設(shè)能夠促進(jìn)檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。檔案事業(yè)與各行各業(yè)都具有密切的聯(lián)系，在社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步，社會(huì)管理日趨完善的今天，檔案管理工作中暴露出很多問(wèn)題，如果不能及時(shí)地進(jìn)行改革，必將會(huì)給社會(huì)管理工作造成影響。因此，必須加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，通過(guò)信息技術(shù)，加快檔案管理改革進(jìn)程，滿足社會(huì)需要。

2　檔案管理現(xiàn)代化與信息化發(fā)展中存在的問(wèn)題

近年來(lái)，檔案管理發(fā)展迎來(lái)了重大的機(jī)遇，信息化技術(shù)為其提供了支撐，相關(guān)部門也提高了對(duì)檔案管理信息化發(fā)展的重視。但從目前的發(fā)展情況來(lái)說(shuō)，還存在以下幾個(gè)方面的問(wèn)題。

2.1檔案管理現(xiàn)代化信息化人才缺失

檔案管理在現(xiàn)代化與信息化發(fā)展過(guò)程中，對(duì)檔案管理人員的要求越來(lái)越嚴(yán)格。但是從目前檔案管理人員情況來(lái)看，很多管理人員綜合素質(zhì)偏低，很多單位由于編制問(wèn)題，使一些不具備檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員進(jìn)入檔案部門，又或者一人身兼數(shù)職，降低了檔案管理工作的質(zhì)量，給檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展造成極大的阻礙。

2.2資金短缺，阻礙了檔案管理現(xiàn)代化信息化發(fā)展進(jìn)程

檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展過(guò)程中，傳統(tǒng)的管理模式、人才儲(chǔ)備機(jī)制等已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化發(fā)展需要，對(duì)檔案開發(fā)、利用、保密性等也具有一定的影響。然而，由于單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案重視程度較低，檔案管理意識(shí)較弱，為了追求眼前的利益，忽視了對(duì)檔案管理建設(shè)的資金投入。筆者在調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多高校檔案室面積小、基礎(chǔ)設(shè)備較差，這些硬件設(shè)施很難滿足檔案管理現(xiàn)代化與信息化的發(fā)展需要。可以說(shuō)，缺少必要的資金支持，是導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化與信息化發(fā)展的主要影響因素。

3　加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化與信息化發(fā)展的對(duì)策

檔案管理現(xiàn)代化、信息化發(fā)展是社會(huì)發(fā)展的必然要求，也是檔案事業(yè)未來(lái)的主要方向。在檔案管理過(guò)程中，必須對(duì)各項(xiàng)信息資源進(jìn)行合理配置，利用現(xiàn)代化的技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)開發(fā)，并建立有效的信

息檔案，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和信息共享。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理現(xiàn)代化與信息化發(fā)展需要從以下幾個(gè)方面入手。

3.1轉(zhuǎn)變管理理念

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念是其現(xiàn)代化發(fā)展的關(guān)鍵，必須融入現(xiàn)代化的發(fā)展理念，通過(guò)思想變化，推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化與信息化發(fā)展。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)及部門領(lǐng)導(dǎo)，必須提高對(duì)檔案管理現(xiàn)代化信息化建設(shè)的重視程度，幫助檔案管理人員樹立現(xiàn)代化的管理意識(shí)，為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2改變傳統(tǒng)的檔案管理方式

在傳統(tǒng)的管理模式下，信息化技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，往往是集中在對(duì)相關(guān)檔案信息的收集、整理方面，但是在現(xiàn)代管理模式下，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)的使用，能夠有效處理檔案信息數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)傳遞、管理及分享等。改革傳統(tǒng)檔案管理方式，是促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的核心內(nèi)容，因此，必須制定統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，為檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，并進(jìn)一步提升信息傳遞的效率，充分發(fā)揮檔案管理的作用。

3.3檔案管理現(xiàn)代化與信息化發(fā)展中堅(jiān)持的原則

前瞻性原則。檔案管理信息化建設(shè)，需要以建立數(shù)字化檔案為目標(biāo)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)處理、傳遞檔案資源等，合理利用檔案信息，共享信息資源。這些資源應(yīng)在以后的發(fā)展階段能夠得到充分利用，還能為高校決策提供依據(jù)。

實(shí)用性原則。檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，必須堅(jiān)持實(shí)用性原則，應(yīng)該以使用者需要為中心，不斷提高信息資源的實(shí)用性，這樣才能促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。檔案在服務(wù)社會(huì)的過(guò)程中，其信息只有具有了自己的特色，滿足使用者的需求，才能讓使用者在海量的信息中檢索到，才能提高信息的使用效率。

3.4檔案管理現(xiàn)代化與信息化發(fā)展中堅(jiān)持的原則

協(xié)作性原則。檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)，對(duì)資金、技術(shù)、人才有很高的要求，只有堅(jiān)持協(xié)作性原則，與各個(gè)部門溝通、協(xié)作，獲得領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)部分的支持，檔案的現(xiàn)代化與信息化建設(shè)才能順利進(jìn)行。

4　結(jié) 語(yǔ)

檔案管理工作對(duì)高校發(fā)展具有重要的影響。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其不夠重視，檔案管理人員素質(zhì)普遍偏低，加上支持資金較少，導(dǎo)致檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)存在問(wèn)題，不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需要。因此，必須轉(zhuǎn)變思想，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，堅(jiān)持實(shí)用性、前瞻性、協(xié)作性的原則，促進(jìn)高校檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

［1］韓雪.企業(yè)檔案管理信息化研究［J］.檔案天地，2015（z1）.

［2］戴秀文.對(duì)高校檔案管理信息化建設(shè)的探討［J］.內(nèi)江科技，2014（10）.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.129

G270.7

A

1673-0194（2016）14-0178-01

2016-06-08